AUSGABENEINNAHMEN: Was ist das, wie man es macht und die besten Apps

Es kann viel Zeit und Mühe kosten, die Regelungen zu Erstattungsansprüchen vollständig zu erfassen. Spesenabrechnungen sind einer der lästigsten Aspekte der Beschäftigung, da Ausgaben aus eigener Tasche bezahlt, Papierkram ausgefüllt und relevante Belege nachverfolgt werden müssen. Der Prozess der Spesenabrechnung ist jedoch nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für das Management lästig. Arbeitgeber müssen berücksichtigen, welche Zahlungsnachweise sie aufbewahren müssen, wie sie aufbewahrt werden, wie sie bei der Zahlung von Steuern zugänglich sind und wo sie aufbewahrt werden. Diese Idee ist im Allgemeinen gerade. Einem Arbeitnehmer entstehen im Rahmen seiner Tätigkeit Betriebsausgaben, die der Arbeitgeber erstattet. Aber wie genau sollte man Spesenabrechnungen erstellen und welche sind die beste App für Spesenabrechnungen? Wie geben Sie Spesenbelege online in Express und Quickbooks ein?

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Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenquittung für Unternehmen ist eine Quittung für einen Kauf, den ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen für ein Unternehmen getätigt hat. Wenn ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer eine Spesenabrechnung zur Erstattung einreicht, muss er alle relevanten Quittungen als Kaufbeleg beifügen.

Um die Kosten für während der Arbeit getätigte Anschaffungen, wie z. B. Geschäftsreisen, Bürobedarf oder Ausrüstung für ein Kundengespräch, zu erfassen oder wieder hereinzuholen, benötigen Sie grundsätzlich eine Spesenquittung. In der Regel wird von den Arbeitnehmern erwartet, dass sie diese Spesenbelege zusammen mit einer Spesenabrechnung einreichen, die regelmäßig bearbeitet wird, damit der Arbeitgeber alle entstandenen Kosten erstatten kann.

Neuere Reise- und Kostenprogramme ermöglichen mit Hilfe von Apps, mit denen Sie per Fotohandy einen Schnappschuss der Quittung machen können, eine wesentlich einfachere Abwicklung der Spesenbelege. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) kann von der App verwendet werden, um wichtige Informationen aus dem Bild zu extrahieren. Sie enthalten Uhrzeit, Summe, MwSt.-Prozentsatz und Name sowie Adresse des Händlers. Bei weniger anspruchsvollen Lösungen kann der Mitarbeiter zwar das Foto als Nachweis hochladen, muss das digitale Formular aber ggf. noch von Hand ausfüllen.

Arbeitgeber überprüfen anhand der Spesenbelege, ob es sich bei den geltend gemachten Spesen um genehmigte Kosten handelt. Unternehmen haben häufig Kostenrichtlinien, die festlegen, welche Ansprüche Mitarbeiter geltend machen können, wie viel sie ausgeben dürfen und wessen Lieferanten sie nutzen dürfen. Diese Belege werden von der Ausgabenabteilung eines großen Unternehmens auf Einhaltung geprüft.

Wie Spesenabrechnungen funktionieren

Das Finanz- oder Personalteam kann in kleineren Unternehmen für die Überprüfung von Spesenbelegen zuständig sein. Mehrere führende Unternehmen setzen digitale Kostenmanagementlösungen ein, um den langwierigen Prozess zu beschleunigen, einschließlich automatischer Genehmigungen für einige Produkte und der Möglichkeit für Manager, Ansprüche online oder über mobile Apps zu bewerten und zu genehmigen.

Belege für Betriebsausgaben dienen nicht nur als Nachweis, dass der Arbeitgeber die Ausgaben erstattet. Sie werden auch von der Steuerbehörde (HMRC, IRS usw.) aufgefordert, zu bestätigen, dass das Unternehmen alle Steuergesetze zu Geschäftsausgaben eingehalten hat.

Arbeitgeber können die Genauigkeit der Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter verbessern, indem sie ihnen das direkte Einreichen von Quittungen erleichtern. Zum Beispiel ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass ein Mitarbeiter die Quittung verlegt, sie nicht anfordert oder sie vielleicht Monate später anfordert, wenn er währenddessen ein Handybild der Zahlung für Erfrischungen bei einem Kundentreffen in einer Kaffeelounge eines Resorts einreichen kann warten auf die Getränke. Die führende Tourismusbuchungs- und Ausgabenverwaltungssoftware umfasst Reisebuchungsfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, Tickets für Reisen und Unterkünfte zu planen, zu reservieren und zu erstellen.

Arbeitgeber könnten in vielerlei Hinsicht von einer schnelleren und genaueren Verarbeitung von Ausgabenbelegen profitieren. Wenn OCR verwendet wird, um die Zahlen automatisch aufzuzeichnen, anstatt die Mitarbeiterdaten neu eingeben zu lassen, führt dies zur genauen Einreichung von mehr Ansprüchen. Der Mitarbeiter erhält mehr Komfort, indem er die zeilenweise Spesenübermittlung aktiviert, die das Hochladen von Belegen ermöglicht, sobald die Gebühr angefallen ist. Anstatt am Jahresende einen kleinen Schock zu bekommen, wenn die Mitarbeiter schließlich dazu kommen, einen Rückstand an Spesenbelegen einzugeben, können Unternehmen die Ausgaben in Echtzeit verfolgen.

Benötige ich Quittungen für Ausgaben?

Alle Unternehmen müssen alle Kosten über 75 USD schriftlich dokumentieren, um sie beim Internal Revenue Service einzureichen. Das Fehlen einer Quittung für solche Kosten ist allgemein verpönt. Auch wenn keine Quittung erforderlich ist, ist es immer eine gute Idee, alle von Ihnen getätigten Zahlungen zu dokumentieren. Jede Art von schriftlicher Dokumentation, wie z. B. ein Tagebuch, eine Tabellenkalkulation oder ein Computerprotokoll, ist ausreichend.

Welche Belege sind für Spesenabrechnungen erforderlich?

Im Gegensatz zu Einkäufen sind Ausgaben Geld, das für den Betrieb Ihres Unternehmens ausgegeben wird. Geben Sie eine Beschreibung des Artikels, den Sie kaufen, oder der Dienstleistungen, die Sie erhalten, das Datum an, an dem Sie die Ausgaben tätigen, sowie den Betrag, den Sie zahlen, um zu beweisen, dass Sie das Geld für legitime geschäftliche Zwecke ausgeben.

Was sind die 4 Arten von Ausgaben?

Während sich alle Ausgaben auf Ihre Finanzunterlagen auswirken, haben sie den größten Einfluss auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Die Ausgaben werden in der Einnahmenaufstellung in fünf Kategorien unterteilt, darunter:

Finanzielle Auslagen
Kosten der verkauften Waren
Betriebsaufwand
Betriebsfremde Aufwendungen
Ausserordentlicher Aufwand

Was sind die drei Arten von Quittungen?

Eine Quittung ist ein Dokument, das eine Transaktion bestätigt; Es dient als Kaufnachweis, den Händler ihren Kunden liefern, wenn sie unter anderem für eine Ware oder Dienstleistung bezahlen. Abhängig von Ihrer Art des Kaufs können Sie verschiedene Quittungen erhalten. Elektronische Belege sind bereits verfügbar und durch die weltweite Expansion des E-Commerce ebenso legitim wie Papierbelege.

Die Taxonomie der Quittungen umfasst die folgenden Arten von Quittungen:

Original
Kreditkartenbeleg
Rechnung

Welche Art von Quittungen sollte ich aufbewahren?

Im Folgenden finden Sie eine Liste der Kaufunterlagen oder Quittungen, die Sie aufbewahren sollten:

Stornierte Schecks oder andere Aufzeichnungen, die Zahlungsnachweise liefern oder
Elektronische Überweisungen
Bandquittungen aus der Kasse
Kontoauszüge und Quittungen für Kreditkarten.

Spesenabrechnungs-App

Im Allgemeinen müssen Sie als unabhängiger Auftragnehmer, Geschäftsinhaber oder Unternehmer genaue Finanzunterlagen führen. Sie müssen jedoch nicht unbedingt anfangen, Quittungen aufzubewahren oder aufzubewahren, nur um dies zu tun.

Heutzutage können Sie organisiert bleiben, Ihre Abschreibungen erhalten und alles mit ein paar Fingertipps auf Ihrem Telefon mit Spesenbeleg-Apps erledigen.

Mit diesen Quittungs-Apps, die Ihnen zur Verfügung stehen, hören Sie auf, den unangenehmen Spesenabrechnungsprozess zu verzögern, und beginnen sofort damit, ihn abzuschließen. Es gibt Apps mit Funktionen, die den Prozess, wenn wir sagen, sogar ein wenig angenehm machen, egal ob Sie wöchentlich die Ausgaben verfolgen oder nur gelegentlich Geschäftsreisen unternehmen.

Es lohnt sich, einen Blick auf die besten mobilen Quittungsverfolgungs-Apps zu werfen, mit denen Sie Ausgaben unterwegs überwachen können. Sie werden Ihnen dabei helfen, dies ausführlicher zu tun als die meisten Apps für die persönliche Finanzverwaltung. Nehmen Sie sich trotzdem Zeit, um herauszufinden, welche Anbieter Datenextraktion, Berichtsexport, Belegscannen und andere Dienste anbieten. Daher können Sie in Apps zur Verfolgung von Ausgabenbelegen diejenige auswählen, die das bietet, wonach Sie suchen.

Lesen Sie auch: KOSTENABRECHNUNG: Bedeutung, Software und Ausfüllen

Beste App für Spesenbelege

Es gibt viele effektive Apps für Spesenabrechnungen und Ausgabenverwaltung. Hier sind die Top-Apps für Spesenbelege, die von einer leistungsstarken All-in-One-Steuerlösung bis zu einer App zum Umrechnen von Fremdwährungen reichen.

#1. QuickBooks

QuickBooks gibt kleinen Unternehmen, die im Begriff sind zu wachsen, die Möglichkeit, ihre eigene Buchhaltung zu führen. Mit der Software können Sie Ihre PayPal-, Square-, Bankkonten, Kreditkarten und vieles mehr verknüpfen. Es integriert alle Einkäufe auf jedem dieser Konten und kategorisiert sie ebenfalls.

Sie können Ihre Quittungen fotografieren und sie von der mobilen QuickBooks-App für Sie aufbewahren lassen. Alle Informationen werden sofort mit früheren Transaktionen auf Ihrem Konto abgeglichen. Wenn Sie zur Arbeit fahren, überwacht die App Ihren Kilometerstand mithilfe von GPS auf Ihrem Smartphone.

Für unabhängige Auftragnehmer oder neue kleine Unternehmen kann QuickBooks zu komplex sein. Dieses Tool könnte jedoch für Sie geeignet sein, wenn Sie eine wachsende Belegschaft betreuen und sich durch Ihre Buchhaltungsanforderungen überfordert fühlen.

#2. Aufwenden

Expensify, ein Favorit unter regelmäßigen Reisenden, ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgabenüberwachung unterwegs zu optimieren. Machen Sie einfach ein Foto von jedem Beleg, der mit dem Unternehmen verknüpft ist, und laden Sie es hoch. Es ist ganz einfach, egal ob Sie bei einem Geschäftsessen sind, am Flughafen in der Schlange stehen oder sogar durch Disneyland touren.

Sie können diese Anwendungen sofort mit Expensify verbinden, um Ihre Einkäufe zu importieren, wenn Sie Mitfahrgelegenheiten nutzen und während Ihrer Geschäftsreise in Hotels übernachten. Zu den unterstützten Diensten gehören Uber, Lyft, Airbnb und HotelTonight.

Fahren Sie lieber mit dem Auto, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind? Auch Expensify hat damit keine Probleme. Mit der App können Sie Ihre Entfernung verfolgen.

Expensify kann über einen Webbrowser verwendet werden und ist außerdem mit Android- und iOS-Geräten kompatibel. Es ist unbestritten, dass sich diese App in der Geschäftsreisebranche wirklich einen Namen gemacht hat, auch wenn sie als universeller Quittungstracker fungiert. Wenn Sie nicht häufig beruflich unterwegs sind, sollten Sie sich Alternativen zu Expensify ansehen.

#3. Frische Bücher

Diese mobile Beleg-App ist Teil der cloudbasierten Buchhaltungssoftware. Verwenden Sie einfach Ihr Telefon, um einen beliebigen Beleg zu fotografieren, und geben Sie dann die Informationen ein, die Sie benötigen, um Ihre Steuern zu vervollständigen, z .

Jede von Ihnen eingegebene Quittung wird zusammen mit allen zugehörigen Informationen Ihrem FreshBooks-Konto hinzugefügt. Dies bedeutet, dass die Synchronisierung vieler Geräte einfach ist. Wenn Sie beispielsweise etwas an Ihrem Laptop anpassen, wird das Update beim nächsten Einchecken auf Ihrem Smartphone sichtbar.

Obwohl das Senden und Verarbeiten von Rechnungen nicht die Hauptfunktion von FreshBooks ist, ist das Organisieren von Quittungen eine. Aus diesem Grund ist es eine fantastische Wahl für Auftragnehmer, die mehrere Kunden verwalten.

#4. Evernote-Belege

Notizen machen ist Evernotes Anspruch auf Berühmtheit. Aber auch im Bereich Spesenabrechnung macht es sich still und leise einen Namen. Du kannst Bilder deiner Quittungen in der App Evernote Receipts speichern und sie verwenden, um Spesenabrechnungen für deine Steuern zu erstellen. Verwenden Sie die herkömmliche Notizen-App, um diese anzuzeigen.

Sie können mit Hilfe der Bilderkennung in Evernote Receipts nach bestimmten Belegen suchen. Es könnte wirklich Ihre Laufleistung verfolgen sowie Ihre persönlichen und geschäftlichen Ausgaben organisieren.

#5. Abukai

Abukai ist der Quittungstracker für Sie, wenn Sie die meisten Ihrer Geschäftsreisen ins Ausland führen. Diese Software ist perfekt für Reisende und kann problemlos Quittungen aus anderen Ländern lesen. Das Beste daran ist, dass es eine Echtzeit-Währungsumrechnung bietet, sodass Sie Ihre genauen Ausgaben in Dollar berechnen können.

Machen Sie einfach ein Foto Ihrer Quittung mit Ihrem iPhone, Blackberry oder Android-Telefon, um Abukai zu nutzen. Zusammen mit der Kategorie Ihres Einkaufs, dem Händler, dem Datum und anderen Informationen speichert Abukai das Foto.

Mit dem kostenlosen Plan von Abukai können Sie jährlich bis zu 12 Kostenberichte erstellen. Unbegrenzte Berichte sind in Premium-Programmen enthalten, die bei 99 $ pro Benutzer und Jahr beginnen. Es kann Sie jedoch mehr kosten, Kollegen und Teammitgliedern Zugriff auf Ihr Konto zu gewähren.

#7. Dext

Dext, ehemals Receipt Bank, bietet drei Methoden zur Digitalisierung von Quittungen: eine mobile App, E-Mail-Integration oder eine Online-Schnittstelle.

Mit dieser App können Sie auch ein einzelnes Foto mit mehreren Belegen hochladen. Außerdem können Sie Ihre PayPal- oder Dropbox-Konten mit Ihrer Kreditkarte verbinden, um neue Transaktionen automatisch importieren zu lassen. Dext funktioniert auch mit anderen Buchhaltungsprogrammen wie Sage, Quickbooks und Gusto.

Dext ist in der idealen Position, um Wirtschaftsprüfern und Buchhaltern zu helfen. Darüber hinaus kann es Geschäftsinhabern, die Tonnen von Quittungen erstellen, helfen, sich zu organisieren und zu organisieren.

Abonnements beginnen bei 20 $ pro Monat für 300 Dokumente. Während der Premium-Enterprise-Plan 60 US-Dollar pro Monat kostet, können Sie unglaubliche 4,000 Dokumente eingeben.

#7. Welle

Wave bietet eine einfache Möglichkeit, Ihre Gelder zu verwalten, wenn Sie Freiberufler, Unternehmensgründer oder Unternehmer mit grundlegenden Buchhaltungsanforderungen sind.

Alle Ihre Einnahmen und Ausgaben werden mit diesem benutzerfreundlichen Tool auf einem einzigen Bildschirm angezeigt. Sie können jederzeit von überall darauf zugreifen, solange eine Internetverbindung besteht, da es in der Cloud gespeichert ist.

Auch wenn Sie offline sind, können Sie mit der Quittungsscan-App von Wave ein Foto machen. Wenn Sie das nächste Mal Zugang zum Internet haben, wird die Quittung automatisch hochgeladen, nachdem Sie Ihre Transaktionsdetails gesehen und genehmigt haben.

Sie können Ihre Konten verfolgen, indem Sie die Wave-App verwenden, um über Zahlungen, Rechnungen und Bankinformationen auf dem Laufenden zu bleiben. Die App ist völlig kostenlos, was am besten für Freiberufler und Geschäftsinhaber geeignet ist, die gerade erst anfangen.

So geben Sie Spesenbelege in Quickbooks Online ein

Mit der mobilen QuickBooks-App können Sie Quittungen fotografieren und speichern, und wir ordnen sofort alle Daten auf der Quittung einer bestehenden Transaktion zu. Daher werden Sie zustimmen, dass die Verfolgung von Ausgaben noch nie so einfach war.

Um die Dinge organisiert zu halten, gruppiert QuickBooks Ausgaben automatisch in Kategorien. Außerdem stellt die einfache Nachverfolgung der Ausgaben sicher, dass Sie keinen Steuerabzug verpassen.

QuickBooks verfolgt Ihre Kosten das ganze Jahr über, sodass Sie Ihren Cashflow vorhersagen und einfach verwalten können. Überprüfen Sie Ihre verfügbaren Mittel anhand der integrierten Kapitalflussrechnung, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Verpflichtungen nachkommen können.

Machen Sie einfach eine Momentaufnahme der Quittungen und nehmen Sie die abrechenbaren Ausgaben in Ihre Notizbücher auf, wenn Sie Ihren Kunden die Ihnen entstandenen Kosten in Rechnung stellen. Die abrechenbaren Ausgaben sollten dann zusammen mit der Quittung der Rechnung hinzugefügt werden.

Ihre Belege werden von QuickBooks verwendet, um Ausgabendaten wie Datum, Anbieter, Betrag und Zahlungsart zu extrahieren. Danach erstellt QuickBooks entweder mit Ihrer Erlaubnis neue Ausgaben oder gleicht Ihre Belege mit bereits bestehenden Gebühren ab.

Wie verfolge ich Ausgabenbelege in der Quickbooks-App?

Die QuickBooks-App besitzt ein Tool mit dem Namen „Projekte“. Diese Funktion hilft Ihnen, die Nachverfolgung und Abrechnung gebührenpflichtiger Ausgaben zu vereinfachen. Es organisiert alle Ihre projektbezogenen Daten, einschließlich Rechnungen, Spesen, Arbeitszeit und andere Besonderheiten, an einem Ort. Unabhängig von der Aufgabe können Sie mit Projects anrechenbare Ausgaben genau verfolgen und abrechnen.

Express Spesenbelege

ExpressExpense ist ein Quittungsersteller, mit dem Sie Quittungen für jeden Zweck erstellen können. Drucken Sie eine längst verschwundene Quittung erneut aus, erstellen Sie eine Quittung, um Ihre Kollegen zu überraschen, oder erstellen Sie eine Quittung für Waren, die Sie anbieten.

Basierend auf den von Ihnen übermittelten Daten erstellt der kostenlose Online-Belegersteller von Express Expense Belege in professioneller Qualität. Wählen Sie einfach eine Quittungsvorlage aus, ändern Sie die erstellte Quittung und laden Sie sie anschließend herunter oder drucken Sie sie aus. Sie dürfen den ExpressExpense-Service nicht verwenden, um fiktive oder betrügerische Dokumente zu erstellen. Die gesamte Nutzungshaftung für Belege von ExpressExpense.com wird vom Benutzer übernommen.

Mit jedem Tintenstrahl- oder Laserdrucker können Sie Spesenbelege auf Express erstellen. Sie bieten eine Begleit-App, „Instant Thermal Print“, um Quittungen auf echtem Thermo-Quittungspapier zu drucken.

Express stellt im Allgemeinen ein kostenloses Quittungsdesign zur Verwendung durch alle Kunden zur Verfügung. Und Sie können sich auch entscheiden, sich als Mitglied anzumelden, wenn Sie auf weitere Optionen für Belegvorlagen zugreifen möchten. Es gibt jährliche und monatliche Mitgliedschaftsoptionen, während die PRO- und Enterprise-Pläne ALLE Quittungsvorlagen enthalten.

Mit der Express Expense-Technologie können Sie Quittungen erstellen, die Sie auf jedem Tintenstrahl- oder Laserdrucker ausdrucken können. Sie können auch einen Bluetooth-Thermodrucker und die KOSTENLOSE mobile Software Quick Thermal Print verwenden, um Ihre eigenen authentischen Quittungen zu drucken.

Wie führen Sie eine Aufzeichnung der Ausgaben?

Sie können die Quittungen und Unterlagen, die Sie für jede Kategorie aufbewahren möchten, grundsätzlich in Aktenordnern oder großen Umschlägen aufbewahren. Wenn es an der Zeit ist, Einkommenssteuern einzureichen, können Sie außerdem Ihre monatlichen Kostenübersichten in einem separaten Ordner aufbewahren, um sie einfach zu finden.

Warum brauchen Buchhalter Quittungen?

Es ist wichtig, Quittungen im Auge zu behalten, wenn man ein Unternehmen führt. Quittungen dienen für Unternehmen einer Reihe von Zwecken, unter anderem als Zahlungsnachweis, zur Begründung von Steuerabzügen, zur Erfassung von Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie zur Überprüfung des Eigentums an Vermögenswerten in der Bilanz.

Zusammenfassung

Zweifellos ist das Einreichen einer Spesenabrechnung nicht nur für die Arbeitnehmer, sondern auch für das Management lästig. Unabhängig davon müssen Arbeitgeber berücksichtigen, welche Zahlungsnachweise sie aufbewahren müssen, wie sie diese aufbewahren, bei der Steuerzahlung zugänglich machen und wo sie aufzubewahren sind.

Wenn ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer eine Spesenabrechnung zur Erstattung einreicht, muss er alle relevanten Quittungen als Kaufbeleg beifügen. Um die Kosten für während der Arbeit getätigte Anschaffungen, wie z. B. Geschäftsreisen, Bürobedarf oder Ausrüstung für ein Kundengespräch, zu erfassen oder wieder hereinzuholen, benötigen Sie grundsätzlich eine Spesenquittung.

Auch wenn das alles abschreckend erscheinen mag, mit Hilfe von Apps, mit denen Sie mit einem Fotohandy einen Schnappschuss der Quittung machen können, ermöglichen neuere Reise- und Kostenprogramme die Bearbeitung von Spesenbelegen erheblich einfacher.