Sie verstehen die Bedeutung von Kennzahlen in Ihrem Debitoren- und Inkassomanagement. Sie benötigen einen Maßstab, um festzustellen, wie effektiv Ihre Bemühungen sind.
Debitorenkennzahlen können diese Informationen offenbaren. Natürlich gibt es zahlreiche Metriken, aus denen Sie auswählen können, also müssen Sie bei denjenigen, die Sie messen, wählerisch sein. Sie verfolgen bereits den Prozentsatz Ihres Forderungsumsatzes und fragen sich wahrscheinlich, wie hoch Ihr durchschnittliches Inkassozeitverhältnis ist. Lassen Sie uns die Details der durchschnittlichen Inkassodauer Ihrer Forderungen, die Formel und die Berechnungen durchgehen.
Was ist die durchschnittliche Erfassungsdauer?
Die durchschnittliche Inkassodauer ist die Zeitspanne, die ein Unternehmen benötigt, um seine Forderungen (AR) einzuziehen. Es bezieht sich auf die durchschnittliche Zeit, die es dauert, bis das Unternehmen Gelder erhält, die ihm von Kunden oder Verbrauchern geschuldet werden. Es muss sichergestellt werden, dass ein Unternehmen über ausreichende liquide Mittel verfügt. Damit soll es ihr ermöglicht werden, ihren kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.
Um es deutlich zu machen, die durchschnittliche Inkassodauer ist eine Berechnung der durchschnittlichen Anzahl von Tagen zwischen dem Datum, an dem sie die Transaktion auf Kredit durchführen) und dem Datum, an dem der Käufer die Zahlung einreicht, oder dem Datum, an dem das Unternehmen die Zahlung vom Käufer erhält.
Bedeutung der durchschnittlichen Erfassungsdauer
#1. Liquidität bewahren
Der Erhalt von Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen, die umgehend erbracht werden, ist für ein Unternehmen eindeutig von entscheidender Bedeutung. Es ermöglicht dem Unternehmen, ein gewisses Maß an Liquidität aufrechtzuerhalten. Dies ermöglicht es ihm, für den unmittelbaren Bedarf zu bezahlen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wann es in der Lage sein könnte, größere Anschaffungen zu tätigen.
#2. Planen Sie zukünftige Ausgaben ein und legen Sie Geld dafür zurück.
Aus zeitlicher Sicht ist insbesondere die durchschnittliche Erfassungsdauer entscheidend. Es kann einem Unternehmen dabei helfen, einen effektiven Plan zur Kostendeckung zu entwickeln und Vorbereitung möglicher Investitionen für weiteres Wachstum.
Je kürzer also die durchschnittliche Inkassodauer aus offensichtlichen Gründen ist, desto besser für das Unternehmen. Es bedeutet, dass die Kunden eines Unternehmens ihre Rechnungen schneller bezahlen. Eine andere Sichtweise ist, dass eine kürzere durchschnittliche Inkassodauer darauf hindeutet, dass das Unternehmen Zahlungen schneller erhält.
Eine kurze Inkassodauer ist möglicherweise nicht immer vorteilhaft, da dies lediglich darauf hindeuten kann, dass die Organisation strenge Zahlungsrichtlinien hat. Die Regeln können für einige Kunden angemessen sein. Andererseits können strengere Inkassokriterien bestimmte Kunden abschrecken und sie dazu veranlassen, nach Organisationen zu suchen, die die gleichen Waren oder Dienstleistungen anbieten, aber flexiblere Zahlungsbeschränkungen oder bessere Zahlungsmöglichkeiten haben.
Formel für den durchschnittlichen Erfassungszeitraum
Schauen wir uns an, wie ein Unternehmen seine typische Sammlungsdauer bestimmt. In den meisten Fällen messen sie die durchschnittliche Sammeldauer in Tagen. Das Unternehmen muss seinen jährlichen durchschnittlichen Forderungsbestand berechnen und durch den Gesamtnettoumsatz dividieren. Die Formel für den durchschnittlichen Erfassungszeitraum lautet wie folgt:
Betrachten Sie das folgende Beispiel, um die Formel der durchschnittlichen Sammelperiode in Aktion weiter zu demonstrieren. Angenommen, Unternehmen ABC hat einen jährlichen Forderungssaldo von 25,000 $. Das Unternehmen erzielte in diesem Jahr einen Gesamtnettoumsatz von 200,000 US-Dollar.
Der erste Schritt zur Bestimmung der durchschnittlichen Inkassofrist für das Unternehmen aus den Forderungen besteht darin, 25,000 USD durch 200,000 USD aufzuteilen. Da die Berechnung den durchschnittlichen Sammelzeitraum für das Jahr ermitteln soll, muss der Quotient dann mit 365 multipliziert werden. In unserem Fall sieht die Berechnung des durchschnittlichen Sammelzeitraums so aus:
(25,000/200,000) * 365 = 45.6
Es deutet darauf hin, dass die durchschnittliche Erfassungsdauer des Unternehmens ABC für das gesamte Jahr etwa 46 Tage beträgt. Wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen darauf abzielen, innerhalb von 30 Tagen Geld zu sammeln, erscheint es ein wenig hoch.
Die durchschnittliche Erfassungsdauer für das Unternehmen kann einige verschiedene Dinge bedeuten. Die durchschnittliche Inkassodauer könnte bedeuten, dass das Unternehmen beim Inkasso von Forderungen nicht so effizient ist, wie es sein sollte. Die Zahl könnte aber auch darauf hindeuten, dass der Konzern flexiblere Zahlungsmodalitäten für ausstehende Rechnungen anbietet.
Berechnungen des durchschnittlichen Erfassungszeitraums
Sie erhalten den durchschnittlichen Inkassozeitraum, indem Sie den durchschnittlichen AR-Saldo durch die gesamten Nettokreditumsätze für den Zeitraum dividieren und dann den Quotienten mit der Anzahl der Tage im Zeitraum multiplizieren. Angenommen, der durchschnittliche AR-Saldo eines Unternehmens für das Jahr beträgt 10,000 US-Dollar. In diesem Zeitraum beliefen sich die gesamten Nettoeinnahmen des Unternehmens auf 100,000 US-Dollar. Um den Zeitraum zu berechnen, würden wir die folgende Formel für den durchschnittlichen Erfassungszeitraum verwenden:
(10,000 $ ÷ 100,000 $) × 365 = Durchschnittliche Erfassungsdauer
Infolgedessen würde die durchschnittliche Inkassodauer 36.5 Tage betragen – keine schlechte Statistik, da die meisten Unternehmen innerhalb von 30 Tagen sammeln. Das Inkasso von Forderungen in einem relativ kurzen – und angemessenen – Zeitrahmen ermöglicht es dem Unternehmen, seine Verpflichtungen zu begleichen, dh eine kurze durchschnittliche Inkassodauer.
Wenn die typische Inkassodauer dieses Unternehmens länger als 60 Tage wäre, müsste es ein aggressiveres Inkassoverfahren implementieren, um diesen Zeitrahmen zu verkürzen.
Umsatz der Forderungen (AR)
Die Kontoumschlagsquote, die wir erhalten, indem wir den Gesamtnettoumsatz durch den durchschnittlichen Forderungssaldo dividieren, ist stark an die durchschnittliche Inkassoperiode gebunden. Der AR-Umsatz im vorherigen Fall beträgt 10 ($100,000 $10,000). Alternativ können Sie den durchschnittlichen Erfassungszeitraum berechnen, indem Sie die Anzahl der Tage im Zeitraum durch den AR-Umsatz dividieren. Die durchschnittliche Erfassungsdauer in diesem Szenario ist die gleiche wie im vorherigen: 37.6 Tage
365 Tage ÷ 10 = Durchschnittlicher Erfassungszeitraum
Vergleichbarkeit
Als eigenständige Metrik hat der durchschnittliche Erhebungszeitraum wenig Aussagekraft. Stattdessen können Sie seinen Nutzen maximieren, indem Sie es als Vergleichstool verwenden.
Der einfachste Weg für ein Unternehmen, davon zu profitieren, besteht darin, seine durchschnittliche Erfassungsdauer regelmäßig zu berechnen und sie zu verwenden, um Trends innerhalb seines eigenen Unternehmens im Laufe der Zeit zu ermitteln. Man kann auch den durchschnittlichen Erfassungszeitraum verwenden, um ein Unternehmen mit seinen Wettbewerbern zu vergleichen, sei es einzeln oder insgesamt. Ähnliche Unternehmen sollten vergleichbare Finanzkennzahlen generieren, damit wir die durchschnittliche Erfassungszeit als Benchmark für die Leistung eines anderen Unternehmens verwenden können.
Unternehmen können auch die durchschnittliche Inkassodauer mit den Kreditbedingungen vergleichen, die ihren Verbrauchern angeboten werden. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen mit einer Nettofälligkeit von 30 ausstellen, ist eine durchschnittliche Inkassoverzögerung von 25 Tagen nicht so problematisch. Eine kontinuierliche Bewertung des ausstehenden Sammelzeitraums wirkt sich jedoch direkt auf die Finanzströme der Organisation aus.
Sammlungen nach Branchen
Nicht jedes Unternehmen handhabt Kredite und Bargeld auf die gleiche Weise. Obwohl Bargeld für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, verlassen sich einige mehr darauf als andere.
Beispielsweise ist die Bankenbranche aufgrund der Kredite und Hypotheken, die sie ihren Kunden gewährt, in erheblichem Maße auf Forderungen angewiesen. Banken müssen eine schnelle Bearbeitungszeit für Forderungen haben, da sie auf die Einnahmen aus diesen Produkten angewiesen sind. Die Einnahmen würden sinken, wenn sie nachlässige Inkassoverfahren und -standards hätten, was zu finanziellen Verlusten führen würde.
Immobilien- und Bauunternehmen verlassen sich auf beständige Cashflows, um auch für Arbeit, Dienstleistungen und Materialien zu bezahlen. Da diese Branchen nicht so schnell Bargeld generieren wie Banken, müssen die dort tätigen Mitarbeiter in angemessenen Abständen abrechnen, da Verkauf und Bau Zeit in Anspruch nehmen und Verzögerungen ausgesetzt sein können.
Änderungen in der durchschnittlichen Erfassungsdauer: Wie man sie interpretiert
Eine Verlängerung der durchschnittlichen Erfassungsdauer kann auf eine der folgenden Bedingungen hinweisen:
#1. Lockerung der Kreditpolitik.
Das Management hat sich entschieden, Kunden mehr Kredite zu gewähren, vielleicht um den Umsatz anzukurbeln. Dies könnte auch bedeuten, dass bestimmten Kunden eine längere Nachfrist eingeräumt wird, bevor sie überfällige Schulden begleichen müssen. Dies ist besonders typisch, wenn ein kleines Unternehmen an eine große Einzelhandelskette verkaufen möchte, die im Austausch für lange Zahlungsziele eine erhebliche Umsatzsteigerung garantieren kann.
#2. Die Wirtschaft verschlechtert sich.
Die Zahlungsströme der Kunden können durch allgemeine Wirtschaftsbedingungen beeinträchtigt werden, was sie dazu veranlasst, Zahlungen an ihre Lieferanten aufzuschieben.
#3. Sammelversuche wurden reduziert.
Es könnte zu einem Rückgang der Finanzierung der Sammlungsabteilung oder zu einer Zunahme der Fluktuation der Mitarbeiter kommen. In beiden Fällen wird dem Inkasso weniger Aufmerksamkeit geschenkt, was zu einem Anstieg der ausstehenden Forderungen führt.
Eine Verkürzung der durchschnittlichen Erfassungsdauer kann durch eine der folgenden Bedingungen verursacht werden:
#1. Die Kreditpolitik wird verschärft.
Das Management kann Kredite an Kunden aus verschiedenen Gründen einschränken, einschließlich der Erwartung eines Rückgangs der wirtschaftlichen Bedingungen oder nicht über ausreichendes Betriebskapital verfügen zur Stützung des bestehenden Forderungsbestands.
#2. Begriffe wurden komprimiert.
Kunden wurden möglicherweise kürzere Zahlungsziele vom Unternehmen eingeräumt.
#3. Die Sammelbemühungen wurden verstärkt.
Das Management hat möglicherweise beschlossen, die Personalausstattung und die technologische Unterstützung der Inkassoabteilung zu verstärken, was zu einer Verringerung des Betrags überfälliger Forderungen führen sollte.
Die Beschränkungen des durchschnittlichen Erfassungszeitraums
Es ist ratsam, bei der Interpretation des Verhältnisses der durchschnittlichen Erfassungszeiträume Vorsicht walten zu lassen.
Zum einen ist das Verhältnis im Vergleich zu signifikant zu bewerten. Steigt die Fähigkeit des Unternehmens, Forderungen einzuziehen (das durchschnittliche Inkassodauerverhältnis ist niedriger) oder verschlechtert es sich im Vergleich zu den Vorjahren? (das durchschnittliche Sammelzeitverhältnis ist höher). Wenn er dagegen sinkt, deutet dies darauf hin, dass Ihre Forderungen an Liquidität verlieren, und Sie müssen möglicherweise proaktive Maßnahmen ergreifen, um diesen Trend umzukehren.
Sie sollten auch die Kreditpolitik Ihres Unternehmens mit der durchschnittlichen Anzahl von Tagen vom Kreditverkauf bis zum Einzug des Saldos vergleichen, um festzustellen, wie gut Ihr Unternehmen abschneidet. Wenn die durchschnittliche Inkassofrist 45 Tage beträgt, die Kreditpolitik des Unternehmens es jedoch erfordert, Forderungen innerhalb von 30 Tagen einzuziehen, liegt ein Problem vor.
Wenn der durchschnittliche Zeitraum jedoch 45 Tage beträgt und die erklärte Kreditrichtlinie 10 Tage netto beträgt, ist die Situation weitaus schlimmer; Ihre Kunden halten sich nicht an die Kreditvertragsbedingungen. Dies erfordert eine Überprüfung der Kreditpolitik Ihres Unternehmens und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Die Schritte können die Verschärfung der Kreditanforderungen oder die Klarstellung der Kreditbedingungen für Ihre Kunden umfassen.
Häufig gestellte Fragen zum durchschnittlichen Erfassungszeitraum
Wie berechnen Sie die durchschnittliche Sammeldauer?
Dies erfordert eine Überprüfung der Kreditpolitik Ihres Unternehmens und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen, wie z. B. Verschärfung der Kreditanforderungen oder transparentere Kreditbedingungen für Ihre Kunden.
Was bedeutet eine niedrige durchschnittliche Sammeldauer?
Es bedeutet, dass die Kunden eines Unternehmens ihre Rechnungen schneller bezahlen. Eine andere Sichtweise ist, dass eine kürzere durchschnittliche Inkassodauer darauf hindeutet, dass das Unternehmen Zahlungen schneller erhält.
Wie analysieren Sie die Inkassodauer der Schuldner?
Teilen Sie den von Handelsschuldnern geschuldeten Betrag durch den Jahresumsatz auf Kredit und multiplizieren Sie ihn mit 365, um das Verhältnis der Debitoreneinziehungsdauer zu erhalten.
