Das Buchhaltungssystem hilft Unternehmen, ihre finanziellen Aktivitäten zu verfolgen und zu verwalten. Verkäufe, Akquisitionen, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sind enthalten. In diesem Artikel werden Sie jedoch verstehen, welche Buchhaltungssysteme Computer- und Online-Systeme umfassen, und schließlich die internen Kontrollverfahren, die für effektive Ergebnisse erforderlich sind.
Buchhaltungssysteme
Ein Rechnungslegungssystem ist jedoch eine Sammlung von Rechnungslegungsprozessen, die mit Vorschriften und Kontrollen verbunden sind. Das Ziel eines Buchhaltungssystems ist es daher, feste Transaktionen aufzuzeichnen, sie zu aggregierten Formularen zusammenzufassen und Berichte für Entscheidungsträger bereitzustellen, um Vorgänge zu überwachen, zu bewerten und zu verbessern.
Obwohl ein Buchhaltungssystem vollständig papierbasiert sein kann, kommt dies oft nur in sehr kleinen Unternehmen vor. Off-the-Shelf-Buchhaltungslösungen basieren in der Regel auf beliebigen Verfahren, die für die Eingabe von Daten in die Software erforderlich sind.
Inhalt des Buchhaltungssystems
Ein Compliance-System deckt im Allgemeinen die wichtigsten Funktionsbereiche einer Organisation ab, wie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, den Verkauf von Waren und Dienstleistungen, Zahlungen an Mitarbeiter für verdiente Löhne und Finanzierungsaktivitäten wie Inkasso, Verkauf von Anteilen usw Zahlung von Zinsen an Kreditgeber. Daher umfassen alle Komponenten eines Buchhaltungssystems Buchhaltung, Abrechnungen und Forderungen, Anlagevermögen, Inventar und Gehaltsabrechnung. Abhängig von der Anzahl der abgeschlossenen Transaktionen können jedem der vorherigen Module spezialisierte Buchhaltungsmitarbeiter zugewiesen werden.
Arten von Buchhaltungssystemen
#1. Management Accounting
Diese Art des Rechnungswesens bietet Managern jedoch die Informationen, die sie für die operative Planung und Steuerung benötigen. Beispiele für betriebliches Rechnungswesen sind Kostenrechnung und schlanke Buchhaltung. Somit ist die Kostenrechnung das Verfahren zur Nachverfolgung der Kosten, die einem Unternehmen für verschiedene Vorgänge und Transaktionen entstehen. Lean Accounting untersucht Verfahren, um festzustellen, wie Kosten reduziert und Verschwendung beseitigt werden können, während die Bewertung steigt.
#2. Bestandsbuchhaltung
Sie können auch Lagerbestände und andere relevante Vorgänge verfolgen und planen. Barcode-Tracking und RFID sind auch einige der am häufigsten verwendeten Technologien zur Bestandsbuchhaltung.
#3. Branchenspezifisches Rechnungswesen
Dieses Wort bezieht sich daher auf ein System, das auf einen bestimmten Sektor spezialisiert ist. Beispielsweise unterscheidet sich ein System für eine Vertriebsgesellschaft stark von einem System für die gesetzliche Buchhaltung. Jeder hat jedoch seine eigenen Bedürfnisse, die an die verschiedenen Sektoren angepasst sind.
#4. Gemeinnützige Rechnungslegung
Diese Art der Buchhaltung hat ihre eigenen Anforderungen. Es geht hauptsächlich darum sicherzustellen, dass Gelder richtig verteilt werden; außerdem sollte das System in der Lage sein, Ausgabenberichte zu erstellen.
Ein Buchhaltungssystem ist daher ein System, das verwendet wird, um Finanzinformationen in einem Unternehmen zu ordnen. Es kann immer noch manuell oder computerisiert sein. Der Hauptgrund, warum Sie immer noch ein Buchhaltungssystem verwenden sollten, ist die Verfolgung von Kosten, Einnahmen und anderen Aktivitäten. Behalten Sie grundsätzlich alle Fakten im Auge, die die Finanzen eines Unternehmens betreffen.
Computergestützte Buchhaltungssysteme
Die Zeiten, in denen Buchhalter Buchungsvorgänge mit Hilfe von Hauptbüchern und Bleistiften erfassten, sind vorbei. Nichtsdestotrotz haben Unternehmen kürzlich den Nutzen moderner Computer für Wirtschaftsplanung und -vorhersage erkannt. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften nehmen sie jetzt an. Infolgedessen verwenden viele Unternehmen, von Fortune 100 bis hin zu Ein-Personen-Läden, jetzt eine computergestützte Buchhaltung.
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem ist jedoch ein Buchhaltungsinformationssystem, das Finanzsystemtransaktionen und -ereignisse in Übereinstimmung mit dem verarbeitet Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) für Berichte auf Benutzerbasis.
Funktionen des computergestützten Sccounting-Systems
1. Sehr schöne und präzise Arbeit
2. Bedarf an weniger niederer Arbeit
3. Effiziente Kosten und Zeit
4. Weniger Fehler- und Auslassungspotential
5. Generierte vollständige MIS-Berichte in Echtzeit
Vorteile computergestützter Buchhaltungssysteme
- Im Gegensatz zu manueller Arbeit ist die computergenerierte Buchhaltung normalerweise ordentlich, genau und lesbar.
- Computer verbessern die Effizienz der Mitarbeiter, indem sie die Aufzeichnung und Berichterstattung beschleunigen. So wird Zeit gespart.
- Buchhaltungscomputer können immer noch mehr Kontrolle und Informationen bieten.
- Die computergestützte Buchhaltung reduziert auch sich wiederholende und zeitaufwändige Buchhaltungsaufgaben
- Buchhaltungssoftware erleichtert auch den sicheren Zugriff auf Buchhaltungsdaten außerhalb des Büros erheblich. Dies gilt insbesondere bei der Nutzung der Online-Buchhaltung.
- Computergenerierte Abschlüsse sind ebenfalls sehr genau.
- Buchhaltungssoftware rationalisiert auch den Kontoerstellungsprozess.
- Die Datensätze dieses Systems sind somit sicher.
Nachteile computergestützter Buchhaltungssysteme
- Systemausfälle wie Malware-Angriffe und Schwierigkeiten mit Computerschaltkreisen.
- Die Ausbildung in computergestützten Buchhaltungssystemen ist jedoch häufig recht kostspielig.
- Verzögerungen sind ebenfalls unvermeidlich.
- Die meisten Buchhaltungssysteme auch nicht in der Lage, unerwartete Fehler zu erkennen.
Arten von Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware wird von Fachleuten weltweit verwendet. Sie werden daher in drei Typen eingeteilt:
1. Fertige Software
Diese Software ist jedoch für alle Benutzer konzipiert und weist keine Funktionen oder Änderungen auf, die einer bestimmten demografischen Gruppe zugute kommen würden. Fertige Softwarelösungen eignen sich auch für Unternehmen mit geringem Buchhaltungsvolumen.
Vorbereitungssoftware ist kostengünstiger und nimmt weniger Systemressourcen in Anspruch. Diese Programme haben auch eine dynamische und einfache Lernkurve.
2. Personalisierte Software
Kundenspezifische Buchhaltungssoftware ist somit eine vorgefertigte Software, die geändert wurde, um spezifische Kundenanforderungen zu erfüllen. Diese Initiativen sind in großen und mittelständischen Unternehmen üblich. Benutzerdefinierte Buchhaltungssoftware hat höhere Installations- und Wartungskosten als herkömmliche Buchhaltungssysteme. In den meisten Fällen müssen Benutzer eine Anpassungsgebühr zahlen, um die Dienste des Anbieters zu erhalten.
Der Einsatz eines solchen Abrechnungstools erhöht die Datensicherheit und erleichtert die Wartung. Vor der Verwendung dieses professionellen Beschäftigungsprogramms müssen sich die Benutzer einer angemessenen Schulung unterziehen.
3. Kundenspezifische Software
Maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware wird für bestimmte Unternehmen erstellt. Das MIS enthält solche Programme. Diese Anwendungen werden normalerweise nur für große Unternehmen entwickelt und erfordern eine spezielle Schulung, bevor Benutzer sie erfolgreich verwenden können.
Online-Buchhaltungssysteme
Online-Buchhaltung ist daher die Anwendung von Online- und Internet-Technologie auf die betriebliche Buchhaltung. Es hat auch keine klare Bedeutung und bezieht sich lediglich auf Fortschritte in der Buchhaltung, die durch Computer- und Netzwerktechnologie ermöglicht werden.
#1. Wave (Die beste kostenlose Software)
Wave ist eine großartige Buchhaltungssoftware-Plattform für ein dienstleistungsorientiertes kleines Unternehmen, das nur grundlegende Rechnungen versenden und kein Inventar lagern oder Gehaltsabrechnungen durchführen muss. Daher decken die kostenlosen Funktionen von Wave alle Buchhaltungsanforderungen vieler Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen ab, was es zur besten kostenlosen Software in unserem Test macht.
Vorteile Welle Online-Buchhaltungssysteme
- Buchhaltung, Rechnungsstellung und Scannen von Belegen sind kostenlos verfügbar.
- Es gibt keine Beschränkungen für Transaktionen oder Abrechnungen.
- Mit einem einzigen Konto können Sie auch viele Unternehmen verwalten.
- Es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Personen, die den Dienst nutzen können.
- App für Smartphones und Tablets
#2. QuickBooks Online (insgesamt am besten)
QuickBooks Online ist die beste Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Nicht nur die Mehrheit der Buchhaltungsfachleute in kleinen Unternehmen nutzt QuickBooks Online, sondern es gibt auch unbegrenzte Online-Schulungsressourcen und Foren, um bei Bedarf Unterstützung zu erhalten. Auf alle Buchhaltungsfunktionen kann auch bequem über ein einziges Dashboard zugegriffen werden, um eine reibungslosere und effektivere Buchhaltung zu gewährleisten.
Vorteile der Online-Buchhaltungssysteme von QuickBooks
- Skalierbar
- Wird häufig von professionellen Buchhaltern verwendet
- Integration mit Anwendungen von Drittanbietern
- Cloud-basiert
- App
#3. Frische Bücher
Für die meisten Dienstleistungsunternehmen ist die Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung. Im Gegensatz zu anderer Buchhaltungssoftware ermöglicht Ihnen FreshBooks eine stärkere Personalisierung von Rechnungen. Es sendet und empfängt nicht nur Rechnungen, sondern kann auch die grundlegende Buchhaltung für ein Unternehmen erledigen. Diese Buchhaltungssoftware hilft somit dienstleistungsorientierten Unternehmen, Angebote und Rechnungen zu senden, Anzahlungen einzuziehen, die Zeit für Projekte zu verfolgen und Zahlungen zu erhalten.
Vorteile der Online-Buchhaltungssysteme von FreshBooks
- cloud-basierten
- App-Integration von Drittanbietern
- Erschwinglicher
- Eine einfach zu bedienende Schnittstelle
Es gibt App-Konnektoren von Drittanbietern für Shopify, Gusto, Stripe, G Suite und andere Plattformen. FreshBooks-Rechnungen können auch vollständig angepasst und geändert werden, um ein professionelles Erscheinungsbild zu erzielen. FreshBooks eignet sich nach wie vor hervorragend für die Projektbudgetierung, das Senden von Kostenvoranschlägen und das Einziehen von Zahlungen.
#fünfzehn. Xero
Eine erfahrene Xero-Buchhalter für Unternehmen Sie durch den gesamten Prozess zu führen, kann auch die Erfahrung und Leistung der Cloud-Buchhaltung für Ihr Unternehmen verbessern. Xero ist in unserer Analyse die Top-Lösung für Kleinstunternehmen, die nach einer relativ einfachen Buchhaltungssoftware suchen. Die Software hat daher eine einfache Benutzeroberfläche und lässt sich problemlos mit einem Gehaltsabrechnungsdienst eines Drittanbieters verbinden. Mit der Stripe- und GoCardless-Integration von Xero können Kunden Unternehmen also online bezahlen.
Vorteile von Xero Online-Buchhaltungssystemen
- Cloud-basiert
- App
- Gehaltsabrechnungsintegration mit Gusto
- App-Marktplatz von Drittanbietern
- Einfache Bestandsverwaltung
Interne Kontrollen und Buchhaltungssysteme
Interne Kontrollen sind Richtlinien und Verfahren, die eingerichtet wurden, um die kontinuierliche Zuverlässigkeit der Rechnungslegungssysteme sicherzustellen. Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind in der Buchhaltungsbranche von entscheidender Bedeutung. Ohne genaue Buchhaltungsunterlagen können Manager jedoch keine vollständig informierten Finanzentscheidungen treffen, und Finanzberichte können Fehler enthalten. Interne Kontrollmethoden in der Rechnungslegung werden in sieben Kategorien eingeteilt, von denen jede darauf abzielt, Betrug zu verhindern und Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Unten sind die internen Kontroll- und Buchhaltungssystemverfahren im Buchhaltungssystem aufgeführt, schauen wir sie uns jeweils an.
#1. Aufgabentrennung
Die Trennung der Rollen umfasst die Aufteilung der Verantwortlichkeiten für Buchhaltung, Einzahlungen, Berichterstattung und Rechnungsprüfung. Je mehr Aufgaben aufgeteilt werden, desto unwahrscheinlicher ist es, dass eine einzelne Person Betrug begeht. Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen zwei oder mehr Personen oder die Verpflichtung von Mitarbeitern, kritische Aktionen zu überprüfen, kann in kleinen Unternehmen mit wenigen Buchhaltungsmitarbeitern demselben Zweck dienen.
#2. Zugriff auf interne Kontrollen für Buchhaltungssysteme
Passwörter, Sperren und elektronische Zugriffsprotokolle können dazu beitragen, unbefugte Benutzer von einem Buchhaltungssystem fernzuhalten, während sie gleichzeitig ein Mittel zur Überwachung der Systemaktivität bieten, um die Quelle von Fehlern oder Abweichungen zu ermitteln. Darüber hinaus kann eine zuverlässige Zugriffsverfolgung dazu beitragen, betrügerische Zugriffsversuche zu verhindern.
#3. Audits von physischen Vermögenswerten
Dazu gehören das Handzählen von Bargeld und anderen im Buchhaltungssystem geführten physischen Vermögenswerten wie Inventar, Materialien und Werkzeugen. Das physische Zählen kann durch den vollständigen Verzicht auf computergestützte Aufzeichnungen zuvor unentdeckte Diskrepanzen in Kontoständen aufdecken. Das Zählen von Bargeld in Einzelhandelsgeschäften kann regelmäßig oder vielleicht mehrmals am Tag durchgeführt werden. Größere Projekte, wie z. B. das manuelle Zählen des Inventars, sollten seltener durchgeführt werden, vielleicht einmal im Jahr oder in regelmäßigen Abständen.
#4. Standardisierung der Finanzdokumentation
Finanztransaktionsdokumente, einschließlich Rechnungen, interne Materialanforderungen, Inventarbelege und Reisekostenabrechnungen, können standardisiert werden, um die Konsistenz der Aufzeichnungen im Laufe der Zeit zu gewährleisten. Bei der Bestimmung der Quelle einer Systemabweichung kann die Verwendung von Standarddokumentformaten die Überprüfung früherer Aufzeichnungen erleichtern. Ein Mangel an Konsistenz während einer solchen Überprüfung kann dazu führen, dass Punkte übersehen oder missverstanden werden.
#5. Tägliche oder wöchentliche Probebilanzen
Die doppelte Buchführung fördert die Verlässlichkeit, indem sie sicherstellt, dass die Bücher stets ausgeglichen sind. Dennoch haben Fehler das Potenzial, ein doppeltes System jederzeit zu destabilisieren. Die Berechnung von Probebilanzen auf täglicher oder wöchentlicher Basis kann einen regelmäßigen Einblick in den Zustand des Systems geben und eine schnelle Erkennung und Untersuchung von Anomalien ermöglichen.
#6. Regelmäßige Abstimmungen des Buchhaltungssystems
Buchhaltungsabstimmungen, die auf Need-to-Know-Basis durchgeführt werden, können sicherstellen, dass die Salden in Ihrem Buchhaltungssystem mit den Salden in den Konten anderer Unternehmen, wie Banken, Lieferanten und Kreditkunden, übereinstimmen. Eine Bankabstimmung erfordert beispielsweise den Vergleich der Kassenbestände Ihres Buchhaltungssystems und der Aufzeichnungen über Einzahlungen und Einnahmen mit Ihren Kontoauszügen. Unterschiede zwischen verschiedenen Arten von Zusatzkonten können Probleme oder Unstimmigkeiten in Ihren eigenen Konten aufdecken oder das Ergebnis von Fehlern anderer Unternehmen sein.
Indem von bestimmten Managern verlangt wird, bestimmte Arten von Transaktionen zu genehmigen, können Buchhaltungsunterlagen zur Rechenschaft gezogen werden, indem nachgewiesen wird, dass Transaktionen von den zuständigen Behörden eingesehen, geprüft und genehmigt wurden. Beispielsweise kann das Erfordernis einer Genehmigung für größere Zahlungen und Ausgaben unethische Mitarbeiter davon abhalten, sich an groß angelegten betrügerischen Handlungen mit geschäftlichem Bargeld zu beteiligen.
Was sind die 4 Arten der Buchhaltung?
- Management Accounting
- Bestandsbuchhaltung
- Branchenspezifische Buchhaltung
- Gemeinnützige Rechnungslegung
Was ist das grundlegende Buchhaltungssystem?
Der Vorgang der Erfassung der Finanztransaktionen eines Unternehmens wird als Basisbuchhaltung bezeichnet. Es beinhaltet die Bewertung, Zusammenfassung und Meldung dieser Transaktionen an Regulierungsbehörden, Aufsichtsorganisationen und Steuerbehörden. Die Buchhaltung ist eine der wichtigsten Funktionen in praktisch jeder Form von Unternehmen.
Welche Systeme werden für die Buchhaltung verwendet?
- Wave (Die beste kostenlose Software)
- Quickbooks Online (insgesamt am besten)
- Freshbooks
- Xero
Was ist ein Beispiel für ein Buchhaltungssystem?
Online-Buchhaltungssoftware, die auch als „Cloud-basierte“ Buchhaltungssoftware bezeichnet wird, ist die häufigste Art von automatisiertem Buchhaltungssystem. Online-Buchhaltungssoftware ist ein System, das dabei hilft, Teile des Buchhaltungszyklus zu automatisieren, wie z. B. das Aufzeichnen von Journalbuchungen.
Ist Excel ein Buchhaltungssystem?
QuickBooks und Microsoft Excel sind zwei der beliebtesten Buchhaltungssysteme, aber sie funktionieren unterschiedlich, kosten unterschiedlich und passen unterschiedlich zu Ihrer Unternehmensstruktur.
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