Brauchen Sie Anregungen für die Organisation einer Veranstaltung? Sie sind am richtigen Ort angekommen. Im Laufe der Jahre haben wir zahlreiche Veranstaltungen besucht, die von verschiedenen Gruppen veranstaltet wurden. Wir haben auch eine Menge Best Practices für Sie, auch wenn wir nicht alle Einzelheiten auflisten können, die Sie berücksichtigen müssen (dies hängt oft von der Art der Veranstaltung ab!). In diesem Blogbeitrag führen wir Sie durch die Schritte zur Eventplanung.
Was ist ein Eventplan?
Ein Veranstaltungsplan dient als Fahrplan für alle Elemente Ihrer Veranstaltung.
Diese Komponenten werden nach SMART-Zielen (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) und einem Zeitrahmen koordiniert. Wir empfehlen, von Ihrem Veranstaltungsdatum rückwärts zu arbeiten, um Ihren Zeitplan zu bestimmen (ein Workback-Zeitplan!).
Während Sie sich auf den großen Tag vorbereiten, kann Ihr Veranstaltungsplaner als Leitfaden dienen, um Sie auf Kurs zu halten. Ganz gleich, wie groß oder klein Ihre Veranstaltung ist, ein erfolgreicher Plan enthält die gleichen entscheidenden Elemente, auf die wir im nächsten Teil eingehen werden.
Was sind die Schritte bei der Planung einer Veranstaltung?
Eventmanagement ist anspruchsvoll. Bei so vielen beweglichen Teilen kann es schwierig sein, den Überblick über all die kleinen Details zu behalten. Es gibt viel zu beachten, von der Auswahl eines Ortes und der Redner bis hin zum Versenden von Dankesschreiben und der Leitung einer Nachbesprechung nach der Veranstaltung.
Hier sind einige Schritte zur Organisation einer Veranstaltung.
#1. Entwickeln Sie Veranstaltungsziele und -ziele
Die Festlegung eines klaren Zwecks und Ziels ist die erste Stufe. Welche Ziele verfolgen Sie mit der Ausrichtung dieser Veranstaltung?
#2. Bilden Sie ein Team
Um alle Vorkehrungen für jede Veranstaltung zu bewältigen, ist eine konzertierte Teamarbeit erforderlich. Wählen Sie ein wichtiges Komiteemitglied, um die Veranstaltung zu leiten, und ernennen Sie die Vorsitzenden bestimmter Unterkomitees. Veranstaltungsort, Redner, Unterhaltung, Werbung, Sponsoren, Transport, Freiwilligenverwaltung und andere Bereiche könnten alle von Unterausschüssen abgedeckt werden.
#3. Ein Datum festlegen
Bevor Sie das Datum Ihrer Veranstaltung festlegen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Organisation; Idealerweise liegt diese zwischen vier und sechs Monaten, abhängig von den Besonderheiten Ihrer Veranstaltung.
- Denken Sie an Feiertage
- Vermeiden Sie Großveranstaltungen oder Schulferien
- Verifizieren Sie Termine mit wichtigen Teilnehmern (Hauptredner/Moderatoren, VIP-Besucher, Stakeholder).
#4. Branding für Ihre Veranstaltung
Sie müssen ein Thema auswählen, das sowohl aktuell als auch unverwechselbar ist, wenn Sie möchten, dass sich Ihre Veranstaltung von anderen abhebt. Denken Sie an ein breites, ansprechendes Thema für Ihre Veranstaltung und denken Sie ernsthaft über den Namen nach. Besonders in Internetmedien kann es ein großer Aufmerksamkeitsmagnet sein. Berücksichtigen Sie Ihre Ziele für die Veranstaltung, wenn Sie Namensvorschläge machen. Erstellen Sie einen Slogan – einen prägnanten, einprägsamen Markensatz, der den Anlass zusammenfasst. Erstellen Sie ein Logo, um Ihre Veranstaltung darzustellen. T-Shirts, Wasserflaschen, Taschen und andere Artikel können alle mit Hilfe eines Logos gebrandet werden. Ein Logo kann ganz einfach mit dem kostenlosen Online-Grafikdesign-Tool Canva.com erstellt werden.
#5. Erstellen Sie einen Gesamtplan
Alle Elemente der Veranstaltung, einschließlich:
- Locationauswahl, Planung und Catering (Verträge, Genehmigungen, Versicherungen, Essensauswahl, Caterer etc.)
- Referenten/Moderatoren (Identifizieren, Verifizieren, Logistik und Management) (Identifizieren, Bestätigen, Logistik und Management)
- Aktivitäten/Unterhaltung
- Sowohl Offline- als auch Internet-Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (Webseite, Online-Werbung, Veranstaltungskalender, gedruckte Programme, Medienarbeit, Beschilderung, soziale Medien usw.)
- Verwaltung von Sponsoren und Partnern
- Verwaltung von Freiwilligen
- Denken Sie daran, dass Menschen aus einer Vielzahl von Gründen ehrenamtlich tätig sind (heiße Knöpfe), wie z. B. dem Wunsch, etwas zu bewegen, der Chance, neue Leute sozial kennenzulernen, oder dem Wunsch, etwas Neues zu lernen oder zu erleben. Gute Freiwilligenerfahrungen können zu weiterer Freiwilligenarbeit führen. Sie werden sich nicht wieder freiwillig melden und anderen erzählen, wenn sie eine schreckliche Erfahrung gemacht haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Freiwilligen ein Gefühl der Wärme und Beteiligung haben. Sie müssen glauben, dass sich ihre Bemühungen gelohnt haben und dass sie hilfreich waren.
#6. Verwaltungsprozesse festlegen
Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Redner-, Gäste-, Budget- und Registrierungslisten?
#7. Identifizieren und erstellen Sie Partnerschaften und Sponsoring
Gibt es Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten oder die Sie um Sponsoring bitten könnten, um bei den Kosten zu helfen und die Teilnahme zu steigern? Wenn Sie andere Personen oder Organisationen in Ihre Veranstaltung einbeziehen, haben diese ein berechtigtes Interesse daran, bei der Öffentlichkeitsarbeit zu helfen und den Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen.
Vielleicht möchten Sie darüber nachdenken:
auf der Suche nach Sponsoren aus der Wirtschaft, die einen Teil der Kosten der Veranstaltung finanzieren. Dies kann alles umfassen, von lokalen Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen wie Blumen für die Tische, Geschenktüten usw bedeutender stiller Auktionsgegenstand.
Schließen Sie sich mit Nachbarschaftsgruppen zusammen, die einen Ort bereitstellen oder bei der Planung oder Besetzung der Veranstaltung helfen können.
#8. Erstellen Sie einen Werbeplan
Selbst mit dem unglaublichsten Redner- oder Unterhaltungsprogramm brauchen Sie immer noch PR, um die Teilnehmer anzuziehen. Der erste Schritt bei der Veranstaltungswerbung ist ein Hinweis oder eine Seite auf Ihrer Website, gefolgt von einer Erinnerung in Ihrem Newsletter oder Ihrer E-Mail, sich das Datum vorzumerken, gefolgt von Offline- und Online-Werbung, Medienarbeit und fortlaufender Kommunikation, um die Registrierung zu fördern. Ohne Danksagungen nach der Veranstaltung, Anerkennungen von Sponsoren und Geschichten, die die wichtigsten Botschaften oder den Fundraising-Erfolg der Veranstaltung hervorheben, ist keine Strategie vollständig.
#9. Legen Sie ein Budget fest
Schätzungen für alle wichtigen Komponenten Ihres Event-Masterplans sollten in Ihrem Budget enthalten sein. Vergessen Sie nicht, die Reisekosten von Referenten oder Moderatoren einzukalkulieren.
#10. Werten Sie das Ereignis aus
Woher wissen Sie, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg war? Messen Sie den Erfolg anhand von Besucherzahlen? Wie viel hast du erhöht? Die Nachricht? Wie haben Sie das Publikum oder die Mitglieder eingebunden? Wenn Sie zum ersten Mal Ihre Ziele definieren, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Veranstaltung bewerten, um Ihren Erfolg zu messen.
Was sind die sieben Phasen der Eventplanung?
Das Zusammenstellen einer Feier am Arbeitsplatz, sei es eine Weihnachtsfeier oder ein jährliches Kundenessen, erfordert viel Vorbereitung und ein bisschen Glück. Diese sieben Vorschläge können Ihnen helfen, Stress abzubauen und sicherzustellen, dass Ihr besonderes Ereignis wirklich etwas Besonderes ist.
#1. Fangen Sie früher an, als Sie für notwendig halten.
Auch wenn das Datum Ihrer Veranstaltung noch weit entfernt zu sein scheint, müssen Sie unterwegs viele kleine Maßnahmen ergreifen, um auf Kurs zu bleiben. Wenn Ihre Organisation jährliche Meetings abhält, können Sie mit der Planung der wesentlichen Dinge wie Veranstaltungsort und Tagesordnung beginnen, sobald das vorherige Meeting vorbei ist, während die Lehren aus dem, was funktioniert hat und was nicht, noch frisch sind. Wenn Sie eine Weihnachtsfeier organisieren, kann Ihnen die Überprüfung der Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes im Sommer helfen, Ihre beste Wahl zu treffen und sich möglicherweise sogar für einen Rabatt für eine frühzeitige Reservierung zu qualifizieren. Ein früher Beginn verringert die Wahrscheinlichkeit, wichtige Details zu übersehen, und verschafft Ihnen Zeit, Änderungen vorzunehmen.
#2. Richten Sie einen Hauptkalender ein.
Erstellen Sie eine Liste der Schritte, die unternommen werden müssen, nachdem Sie das erste Feedback von Ihrem Arbeitgeber und anderen Interessengruppen erhalten haben. Auf breiter Ebene kann dies die Suche nach potenziellen Standorten, die Zubereitung von Speisen, das Versenden von Registrierungsformularen und die Organisation von Transporten umfassen. Geben Sie nach jedem dieser Schritte detailliertere Anweisungen und Fristen an. Sie müssen beispielsweise Ihre Möglichkeiten prüfen, Ihre Top-Optionen besuchen und sich darüber informieren, was angeboten wird und was nicht, bevor Sie eine Veranstaltungsortreservierung vornehmen (z. B. AV-Geräte). Wenn Sie jede Aufgabe erledigt haben, streichen Sie sie von der Liste und fügen Sie bei Bedarf neue hinzu.
#3. Stellen Sie ein Team zusammen.
Vermeiden Sie den Versuch, die gesamte Planung selbst zu verwalten. Geben Sie stattdessen spezialisierte Aufgaben basierend auf den Stärken jeder Person. Hat jemand in Ihrem Team in der Gastronomie gearbeitet? Fordern Sie ihn auf, sich nach Catering-Optionen umzusehen. Ein Kollege vom anderen Ende des Flurs spielt nebenbei in einer Coverband. Bitten Sie sie, die Unterhaltung zu organisieren. Haben Sie explizite Erwartungen und Fälligkeitstermine und planen Sie regelmäßige Meetings, um den Fortschritt zu überwachen.
#4. Verhandeln Sie mit Lieferanten über Preise.
Dieser Schritt kann einfach sein, wenn Sie ständig dieselben Anbieter verwenden, da Sie möglicherweise Anspruch auf einen Rabatt haben. Wenn Sie Ihre Veranstaltung an einem Tag oder zu einer Zeit außerhalb der Spitzenzeiten organisieren, können Sie ebenfalls Kosten sparen. Sehen Sie, welche Art von Ermäßigung Sie erhalten können, wenn Sie mehr als ein Hotelzimmer für auswärtige Gäste benötigen; Häufig vergeben Hotels ein Zimmer, wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Reservierungen vorgenommen haben. Holen Sie Angebote von mehreren Anbietern für die von Ihnen benötigten Dienstleistungen ein, da dies Ihnen beim Verhandeln helfen kann: Wenn beispielsweise der Caterer mit dem besten Menü weiß, dass Sie günstigere Angebote haben, könnte er bereit sein, seine Preise zu senken.
#5. Betrachten Sie „Was wäre, wenn“.
Bereiten Sie sich im Voraus auf mögliche Hindernisse vor. Es wäre großartig, wenn das trendige neue Restaurant in der Stadt Ihr Urlaubstreffen beherbergen könnte. Es ist wichtig, höflich nach der Anzahl der anderen Veranstaltungen zu fragen, die für dieselbe Nacht geplant sind, da dies das Maß an Betreuung beeinflussen kann, das Ihre Gruppe erhält. Oder vielleicht organisieren Sie einen Familienausflug in einen nahe gelegenen Freizeitpark. Stellen Sie sicher, dass es Aktivitäten für alle Kinder gibt; Sie möchten nicht, dass die Kleinen traurig sind, weil sie die Fahrgeschäfte nicht fahren können.
#6. Holen Sie es sich schriftlich.
Um Überraschungen am Tag der Veranstaltung zu vermeiden, lesen Sie die Lieferantenverträge sorgfältig durch. Machen Sie keine Annahmen; Was auch immer Sie erwarten, muss ausdrücklich angegeben werden. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihr Vertrag klar festlegt, dass der Verkäufer das von Ihnen gemietete Zelt und die Stühle auf- und abbaut. Ihre Verträge sollten auch Eventualitäten abdecken, z. B. wer einspringt, wenn der von Ihnen gebuchte DJ krank wird.
#7. Spaß haben!
Es ist an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, wie sich Ihre harte Arbeit auszahlt, sobald der große Tag kommt und alles eingerichtet ist und reibungslos funktioniert. Schätzen Sie den Moment, aber seien Sie sich auch möglicher Änderungen bewusst, die Sie für die Zukunft vornehmen könnten. Und denken Sie immer daran, sich bei allen zu bedanken, die zum Gelingen der Veranstaltung beigetragen haben.
Was sind die 6 Phasen der Planung einer Veranstaltung?
Planung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung. Es ist einfach, sich überfordert zu fühlen, weil es so viele Faktoren zu berücksichtigen gilt. Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung erfolgreich verläuft und innerhalb Ihres Budgets bleibt, folgen Sie unseren sechs Schritten.
#1. Identifizieren Sie Ihre Absichten und Ziele.
Es ist wichtig, Platz zu nehmen und Ihre Ziele für die Veranstaltung zu überdenken, bevor Sie sich nach möglichen Orten umsehen. Versuchen Sie, Spenden zu erbitten? oder für die Einführung eines bestimmten Produkts werben? Wollen Sie 40 oder 400 Gäste?
Es ist auch entscheidend, genau auf Ihr Publikum einzugehen. Planung und Budgetierung werden Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich Ihrer Hauptziele bewusst sind und konkrete Kriterien zur Fortschrittsmessung haben.
#2. Legen Sie ein Budget fest
Hier und da ein bisschen mehr auszugeben ist einfach, wenn Sie möchten, dass alles einwandfrei ist. Aber bevor Sie es merken, kann dies zu Hunderten oder sogar Tausenden von Dollar über dem Budget führen. Sie können Ihre Ausgaben besser kontrollieren, indem Sie ein Budget erstellen, das sowohl realistisch als auch flexibel ist.
Diese wesentlichen Komponenten sollten in Ihrem Budget enthalten sein:
- Miete des Veranstaltungsortes Beinhaltet alle anderen Ausgaben wie Versicherungen.
- Verpflegung: Pausensnacks und Mahlzeiten.
- Personalkosten: Sie decken Aufbau, Koordination und Aufräumarbeiten ab.
- Egal, ob es sich um einen DJ handelt oder Sie besondere Gäste zum Reden einladen.
- A/V-Verleih: Je nach Standort müssen Sie möglicherweise zusätzliche Geräte mieten. ein Projektor, zum Beispiel.
- Dekoration: Wenn die Veranstaltung ein Thema hat, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Dekoration kaufen oder mieten.
- Marketing: Wenn Sie über die Mittel verfügen, ist es eine gute Idee, ein Marketingbudget aufzustellen, da die Werbung für Ihre Veranstaltung für den Erfolg von entscheidender Bedeutung ist.
- Eventualfall: Egal wie sorgfältig Sie sich auf Ihre Veranstaltung vorbereiten, unweigerlich entstehen unerwartete Kosten. Bereitstellung eines Sicherheitsnetzes, einschließlich einer 10%igen Sicherheitsleistung.
#3. Zeitplan für die Veranstaltung und Planung
Sich genügend Zeit zu nehmen, ist der wichtigste Teil der Vorbereitung. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, scheint die Zeit so schnell zu vergehen. Für die Vorbereitung und Durchführung größerer Veranstaltungen sollten Sie sich idealerweise 4-6 Monate Zeit nehmen.
Suchen Sie nach möglichen Konflikten, wenn das Datum variabel ist. Sie möchten keinen Ort reservieren, nur um zu erfahren, dass Ihre Veranstaltung mit einem bedeutenden religiösen Feiertag kollidiert oder dass ein wichtiger Gastredner an diesem Tag nicht verfügbar ist.
Wir empfehlen, im Vorfeld der Veranstaltung einen Masterplan und einen Zeitplan zu erstellen, der alle wichtigen Termine enthält, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. Dies erleichtert Ihnen auch die Zuweisung von Aufgaben an Ihr Team. Einreichung von Lizenzen, Versicherungspolicen, Bestätigung von Gastrednern, wichtige Termine für Marketing und Werbung, verschickte Einladungen, Anmeldeschluss und ein detaillierter Kalender für den tatsächlichen Tag könnten alle in Ihren Zeitplan aufgenommen werden.
#4. Partnerschaften
Je nach Art und Größe Ihrer Veranstaltung können Sie eine Zusammenarbeit mit anderen Gruppen für Sponsoring in Betracht ziehen. Dies kann Ihnen helfen, Geld zu sparen und gleichzeitig Ihre Marketing- und Werbemaßnahmen unterstützen.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Unternehmen, die Sie bitten, Ihre Veranstaltung zu sponsern, einen klaren Wert betonen. Ihre Erfolgschancen steigen, wenn Sie überzeugende Argumente für ein Sponsoring vorbringen können.
#5. Beförderung
Jetzt, da die Vorbereitungen im Gange sind, ist es an der Zeit, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen. Selbst wenn Sie die tollsten Redner geplant haben, wird niemand auftauchen, wenn er nichts von der Veranstaltung weiß.
Nehmen Sie wichtige Termine in Ihren Veranstaltungszeitplan auf und erstellen Sie einen PR- und Marketingplan. Ihre Marketingstrategie sollte Folgendes beinhalten:
- Eine Website-Ankündigung über die Veranstaltung.
- Newsletter und E-Mail-Blasts.
- Geplante Social-Media-Beiträge.
- Presse und Medien, einschließlich Ihrer Pressemitteilung.
#6. Machen Sie Fotos und Filme, um den Anlass zu dokumentieren.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Veranstaltung und ihren Erfolg nach all Ihrer Vorbereitung und harten Arbeit dokumentieren. Um sicherzustellen, dass Ihre Fotos von höchster Qualität und Auflösung sind, beauftragen Sie einen professionellen Fotografen.
Diese Fotos können in Ihre Nachbereitung nach der Veranstaltung aufgenommen werden, die auch eine Presseerklärung über die Veranstaltung und Dankesschreiben an Sponsoren und Teilnehmer enthalten kann. Außerdem können diese Bilder bei der Bekanntmachung bevorstehender Veranstaltungen hilfreich sein. Bilder und Videos können einfach gespeichert und mit der Vista-Suite geteilt werden.
Sie können Teammitglieder oder Teilnehmer hinzufügen, sobald Sie den Bereich für Ihr Event erstellt haben. Ihre Bilder werden alle an einem Ort gespeichert, wo sie alle bequem zugänglich und geordnet sind.
Was sind die 3 wesentlichen Komponenten der Eventplanung?
Die Planung einer Veranstaltung unterscheidet sich stark von der Ausrichtung einer typischen Party. Ob die Veranstaltung hochkarätig oder privat ist, es steckt viel mehr Vorbereitung, Entwicklung und Organisation dahinter. Am Ende des Abends hofft jeder Eventmanager auf eine erfolgreiche Veranstaltung, aber dieses Ziel zu erreichen ist nicht immer einfach. Die Planung einer guten Veranstaltung erfordert die folgenden drei Faktoren:
#1. Legen Sie ein Ziel mit Vorgaben und einem Budget fest.
Legen Sie Ziele, Ziele und vor allem ein Budget fest, das alle Aspekte der Veranstaltung abdeckt, bevor Sie überhaupt anfangen, über ein Thema zu träumen. Was sind Ihre Ziele für diesen Anlass? Versuchen Sie, Geld zu sammeln? Gibt es ein Produkt, das besondere Aufmerksamkeit verdient? Was würde der Kunde als Erfolg der Veranstaltung bezeichnen? Wenn Sie ein Ziel vor Augen haben, wird die Organisation des Rests der Veranstaltung viel einfacher.
Warum ist es wichtig, ein Budget zu erstellen? Zunächst einmal müssen Sie wissen, wo Sie ein Ausgabenlimit festlegen. Auch wenn Sie mit einem begrenzten Budget viel erreichen können, sollten Sie keine Veranstaltung organisieren, die die Wünsche und finanziellen Möglichkeiten des Kunden nicht erfüllt. Erstellen Sie ein Einzelpostenbudget, damit jeder Schritt aufgezeichnet wird und Ihre Ausgaben innerhalb akzeptabler Grenzen bleiben.
#2. Wählen Sie einen Standort und schließen Sie Lieferantenverträge ab
Jeder ist sich bewusst, dass Sie keine Party veranstalten können, ohne einen Veranstaltungsort für alle Ihre Gäste zu haben. Dasselbe gilt sowohl für bedeutende als auch für kleine Geschäfts-/Firmenveranstaltungen. Je nach Gesamtkonzept, Budget und Stimmung, die die Veranstaltung haben soll, kann es schwierig sein, den idealen Veranstaltungsort zu finden. Während Produkteinführungen etwas partizipatorischer und ansprechender sein sollten, wird die Wahl einer etablierten Einrichtung mit riesigen Ballsälen ein Thema der Reichhaltigkeit für ein erstklassigeres Ambiente ansprechen. Die Planung für das Design kann ernsthaft beginnen, nachdem Sie den Veranstaltungsort haben.
Die Verwendung von Lieferantenverträgen ist ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltungsvorbereitung. Sobald Sie einen Ort haben, müssen Sie mit der Planung des Menüs und des allgemeinen Aussehens des Veranstaltungsbereichs beginnen. Um die ideale Veranstaltung zu gestalten, müssen Sie Ihre Kontakte in den Bereichen Essen, Beleuchtung, Musik/DJs, Bettwäsche, Blumen und sogar Kuchendesign nutzen. Auch wenn viele Veranstaltungsorte einige dieser Dienstleistungen anbieten, müssen Sie je nach Endprodukt, das ein Kunde benötigt, möglicherweise dennoch Ihre Kontakte beschäftigen. Wenn Sie Ihren Kunden Optionen zur Auswahl geben, kann dies gelegentlich zu den besten Ergebnissen führen, da sie an der gesamten Strategie beteiligt waren.
#3. Branding
Marketingveranstaltungen sind für Ihre Kunden von entscheidender Bedeutung, da die Teilnehmer die Besonderheiten der Zeit und des Ortes für die Teilnahme kennen müssen. Branding ist wichtig, weil Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung wahrgenommen wird und sich von der Masse abhebt. Denken Sie an verschiedene Veranstaltungsnamen, Themen und sogar Logodesigns, um den Teilnehmern einen unverwechselbaren Geschmack und ein unverwechselbares Erlebnis zu bieten. Erstellen Sie einen Slogan für die Veranstaltung, der die Ziele des Kunden und einen Vorgeschmack auf das, was dort passieren wird, kombiniert, um die zusätzliche Meile zu gehen.
Versenden Sie ein Save-the-Date, wenn Sie eine Veranstaltung lange im Voraus (sechs bis zwölf Monate) planen, damit die Gäste Zeit haben, ihre Kalender zu markieren. Eine offizielle Einladung kann dann als Follow-up versendet werden, wenn die Veranstaltung näher rückt. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Produkteinführung handelt, vergessen Sie nicht, dies in der Einladung hervorzuheben. Eine Einladung ist auch eine fantastische Gelegenheit, das Gesamtthema der Veranstaltung zu fördern.
Die Einstellung eines Eventmanagers, der alle Aspekte der Planung von der Konzeption bis zum Abschluss übernehmen kann, ist manchmal der beste Ansatz, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie tun müssen, und streichen Sie die Punkte zwischendurch durch, wenn Sie beabsichtigen, die Veranstaltungsplanung selbst zu übernehmen.
Was sind die fünf Cs des Eventmanagements?
Hier sind die fünf Cs des Eventmanagements: Konzept, Koordination, Kontrolle, Höhepunkt und Abschluss. Aber was bedeuten sie?
#1. Konzept
Das Konzept steht an erster Stelle. Die Konzeption Ihrer Veranstaltung bildet die Grundlage, auf der sie aufbaut. Dabei sollten Sie berücksichtigen:
Wer, wann, wo und was auf Ihrer Veranstaltung stattfindet, sind wichtige Fragen?
Verkürzen Sie hier nicht die Einzelheiten. Gehen Sie tief in jedes der oben genannten Themen ein und nehmen Sie sich die Zeit, jede Facette Ihrer Veranstaltung zu verstehen. Was ist zunächst einmal das Hauptziel Ihrer Veranstaltung? Was ist das Ergebnis? Ihr Publikum muss diesen Zweck verstehen und sich darauf beziehen. Nachdem Sie dies getan haben, können Sie anfangen, über Ihr Publikum nachzudenken, wie Sie es kontaktieren und wie Sie es einbeziehen können.
Wenn Sie das „Warum“ und „Wer“ kennen, können Sie auch in das „Wann“ und „Wo“ vordringen. Der Veranstaltungsort Ihrer Veranstaltung kann ein Kinderspiel sein, wenn sich Ihre Zielgruppe auf diesen Bereich konzentriert, entweder wohnhaft oder beruflich. Oder, wenn sie einen Querschnitt der Bevölkerung oder eines Unternehmens repräsentieren, könnte es ein Jahr geben, das geeigneter oder weniger arbeitsreich ist, um die Teilnahme zu erhöhen.
#2. Koordinierung
Nachdem Sie Ihr Konzept haben, kann die Planung beginnen. Angesichts der Tatsache, dass es wahrscheinlich viele Dinge geben wird, die Sie abdecken müssen, wird dies wahrscheinlich einer der längsten Schritte in diesem Prozess sein.
In der Koordinationsphase prüfen Sie Folgendes:
- Ein Thema auswählen
- Erstellung eines verlässlichen Budgets
- Erstellen eines Zeitplans
- Auf der Suche nach einem Standort
- Organisation von Caterern und Dekorateuren
- Organisation von Unterhaltung, Vorträgen oder anderen Veranstaltungen
- Ausrüstung kaufen
- Organisation von Transport und Unterkunft
- Risikobewertungen und Sicherheit
- Pläne für den Notfall
Die oben aufgeführte Liste ist keineswegs vollständig. Je nach Größe und Art Ihrer Veranstaltung kann diese kürzer oder länger sein. Aber der Schlüssel ist, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Ihre Grundlagen während der gesamten Koordinierungsphase des Prozesses abgedeckt sind.
#3. Kontrolle
Genau das beinhaltet die Ereignissteuerung. Kontrolle behalten. Behalten Sie die Dinge unter Kontrolle und folgen Sie Ihrer Strategie so genau wie möglich. Es ist möglich, Zeit, Geld oder beides für Ressourcen zu verschwenden, die das „Warum“ nicht unterstützen, das Sie in der Konzeptphase erstellt haben, wenn Sie anfangen, vom Kurs abzuweichen und abgelenkt zu werden.
Wenn Sie mit der Planung beginnen, wäre es von Vorteil, einen Zeitplan zu erstellen und spezifische Ziele dafür zu definieren, was bis wann und von wem erledigt werden muss. Behalten Sie den Preis im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie sich ein klares Bild davon machen, wie Ihre Veranstaltung aussehen wird, bevor Sie irgendetwas anderes tun, denn mit Veranstaltungsmanagement können Sie nie zu kontrollierend sein.
#4. Höhepunkt
Wir schließen die Veranstaltung ab. der eigentliche große Tag. Jetzt, da Ihre Veranstaltung erfolgreich war, ist es an der Zeit, mit der Show zu beginnen. Ihr Job als Eventmanager endet aber nicht mit Beginn der Veranstaltung. Tatsächlich hat es gerade erst begonnen.
Die Kommunikation mit Lieferanten, Anbietern und Mitarbeitern, die sorgfältige Beachtung von Zeitrahmen, Sicherheitskontrollen und die rechtzeitige Einrichtung sind alle Teil der Höhepunktphase. In der Höhepunktphase geht es wie in der Kontrollphase darum, das Schiff in die richtige Richtung zu lenken und Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen, falls es vom Kurs abkommt.
#5. Ausschließen
Nach Ende der Veranstaltung beginnt die Abschlussphase. Stellen Sie sicher, dass der Standort sauber und ordentlich ist, kommunizieren Sie mit dem Personal und erledigen Sie die Dinge mit Caterern, Unterhaltung usw.
Der Abschluss erstreckt sich auch auf das Post-Event-Management, z. B. das Einholen von Feedback von Kunden, das Bewerten Ihrer Leistung, das Bedanken bei Anwesenheit und Personal, das Überprüfen des Budgets usw. Auch wenn Sie nach Ihrem Event vielleicht nur ein langes Nickerchen machen möchten, das Post-Event-Management ermöglicht es Ihnen zu beurteilen, ob und wie Sie Ihre Ziele erreicht haben und wie Sie den daraus resultierenden Schwung mitnehmen können.
Zusammenfassung
Der Erfolg von Eventmanagement und -planung erfordert einige Talente. In verschiedenen Phasen des Verfahrens kommen Fähigkeiten wie Detailgenauigkeit, Einfallsreichtum, Ausdauer und strategisches Denken ins Spiel. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich dem Event-Management mit einer soliden Strategie zu nähern, die es Ihnen ermöglicht, den (manchmal) holprigen Weg zu gehen und relativ unverletzt auf der anderen Seite herauszukommen und sich im Glanz einer erfolgreichen Veranstaltung zu sonnen.
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Bibliographie
