Sind Sie Vorstandsmitglied und fragen sich, was Vorstandssitzungsprotokolle sind? Sie haben keine Ahnung, was Protokollführung bedeutet? Oder vielleicht sind Sie ein Neuling in der Welt der Unternehmensführung und möchten sich darüber informieren, wie Unternehmensprotokolle funktionieren.
Protokolle sind die offizielle Aufzeichnung eines Meetings und ein wichtiger Bestandteil des Entscheidungsprozesses. Wenn Sie ein Vorstandsmitglied sind, das wissen möchte, was bei Ihren Meetings passiert, aber nicht alle schaffen können, oder wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres eigenen Meeting-Protokolls benötigen, ist dieser Artikel für Sie!
Was sind Vorstandssitzungsprotokolle?
Vorstandssitzungsprotokolle sind eine detaillierte Aufzeichnung der Verhandlungen des Vorstands eines Unternehmens. Sie umfassen alle vom Vorstand ergriffenen Maßnahmen und werden von Management, Investoren und Aufsichtsbehörden als Referenzinstrument verwendet.
Protokolle werden in der Regel vor, während und nach jeder Sitzung erstellt und von allen anwesenden Mitgliedern unterzeichnet. Das Protokoll sollte widerspiegeln, was bei der Sitzung besprochen und getroffene Entscheidungen getroffen wurden. Protokolle können auch als bezeichnet werden "Protokoll der Verhandlung" oder einfach "Protokoll."
Protokolle von Vorstandssitzungen sind ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Sie sind eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was während des Meetings passiert, und sie enthalten das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Meetings sowie eine Liste der Teilnehmer und ihrer Titel.
Während Protokollführung bei einer Vorstandssitzung mögen wie eine unnötige Pflicht erscheinen, sie können in vielerlei Hinsicht äußerst nützlich sein. Zum Beispiel:
- Sie halten schriftlich fest, was bei der Sitzung vorgefallen ist. Dies macht es für alle, die nicht teilnehmen konnten – einschließlich der Mitglieder, die im Urlaub waren oder andere Verpflichtungen hatten – leicht, genau zu sehen, was während ihrer Abwesenheit passiert ist.
- Sie tragen dazu bei, dass alle über wichtige Entscheidungen des Vorstands auf dem gleichen Stand sind. Ohne diese Aufzeichnungen kann es für alle Beteiligten schwierig sein, sich genau daran zu erinnern, wie etwas entschieden oder gelöst wurde.
- Sie tragen dazu bei, die Transparenz innerhalb Ihrer Organisation zu erhöhen, indem sie jede Entscheidung des Vorstands dokumentieren, sodass alle Beteiligten genau wissen, wo die Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen.
- Sie können verwendet werden, um Entscheidungen zu verfolgen, die der Vorstand Ihrer Organisation im Laufe der Zeit getroffen hat. Sie können auch als Nachweis verwendet werden, wenn es an der Zeit ist, die Leistungen Ihrer Organisation in Berichten oder Förderanträgen darzustellen.
Was sollten Sie in Ihr Protokoll aufnehmen?
Die Protokollführung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Vorstandsmitglieds. Es liegt in Ihrer Verantwortung, alle Entscheidungen, Maßnahmen und Diskussionen aufzuzeichnen, die während einer Vorstandssitzung stattfinden. Die von Ihnen gesammelten Informationen werden verwendet, um andere Mitglieder zu informieren und aufzuklären sowie eine offizielle Aufzeichnung darüber zu erstellen, was bei dem Treffen passiert ist.
Protokolle werden normalerweise auf der Grundlage dessen erstellt, was während des Meetings gesagt oder getan wurde. Fügen Sie alle Informationen hinzu, die Sie über jede während des Meetings getroffene Entscheidung wissen müssen, einschließlich der Frage, wer diese Entscheidungen getroffen hat und warum sie getroffen wurden.
Um das bestmögliche Meeting-Protokoll zu erstellen, sollten Sie während des Meetings selbst detaillierte Notizen machen. Auf diese Weise können Sie in Echtzeit festhalten, was gesagt und getan wurde, sodass Ihre Notizen später als Referenz beim Verfassen des Protokolls verwendet werden können. Folgendes sollte in Ihren Notizen enthalten sein:
#1. Eine Einführung in die Tagung
Darin sollten der Grund für das Treffen und seine Ziele enthalten sein. Es ist auch eine gute Idee, besondere Umstände hervorzuheben, z. B. wenn es zu einer ungewöhnlichen Zeit oder an einem ungewöhnlichen Ort stattfindet. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung, wer dort war und was sie besprochen haben.
#2. Teilnehmerliste und Entschuldigungen für Fehlzeiten
Fügen Sie eine Liste der Teilnehmer bei, einschließlich ihrer Berufsbezeichnungen und der Organisationen, die sie vertreten. Es ist auch nützlich zu vermerken, ob sich jemand im Voraus für seine Abwesenheit entschuldigt hat oder ob es andere Personen gibt, die um Teilnahme gebeten haben, aber bei dieser Gelegenheit nicht teilnehmen können.
#3. Richtiges Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings
Überprüfen Sie Ihre Uhr, bevor Sie mit dem Protokollieren beginnen, damit Sie genau notieren können, wann es beginnt und endet. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details korrekt haben, bevor Sie anfangen aufzuschreiben, was während eines Meetings passiert ist. Dies hilft später, Verwirrung zu vermeiden, wenn Sie versuchen, etwas von jemand anderem herauszufinden, der dort war.
#4. Titel der Tagesordnungspunkte
Beschreiben Sie, worum es bei jedem Punkt auf der Tagesordnung geht, bevor Sie Diskussionen darüber erklären – Sie können dies tun, indem Sie eine Tagesordnung oder Notizen von früheren Meetings zu ähnlichen Themen durchlesen. Dies wird den Lesern helfen, schnell zu erkennen, worum es bei jedem Punkt auf ihrer Agenda geht, indem sie ihnen eine kurze Beschreibung oder Überschrift geben, bevor sie sich eingehender damit befassen.
#5. Eine genaue Liste derer, die während der Meetings gesprochen haben
Bei der Protokollführung geht es nicht nur darum, zu verfolgen, was in der Besprechung passiert ist; Es geht auch darum aufzuzeichnen, wer was gesagt hat. Wenn Sie bei einer Besprechung Notizen machen und nicht wissen, wer gesprochen hat, können Sie dessen Beiträge nicht korrekt aufzeichnen. Dies kann es auch erleichtern, sie wiederzufinden, wenn Sie später mit ihnen in Kontakt treten müssen.
#6. Wichtige Diskussionen zu Tagesordnungspunkten
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Besprechungsprotokoll korrekt und nützlich ist, ist es wichtig, die wichtigsten Diskussionen zu jedem Tagesordnungspunkt im Protokoll festzuhalten. Wenn ein Mitarbeiter später das Protokoll durchlesen möchte, kann er auf diese Weise leicht herausfinden, was zu jedem Tagesordnungspunkt besprochen und vereinbart wurde.
#7. Vereinbarte Maßnahmen und Fristen
Es ist wichtig, vereinbarte Maßnahmen und Fristen festzuhalten, damit jeder sehen kann, was zu tun ist und wann es zu tun ist. Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung, um die Erwartungen in Bezug auf Aufgaben in Ihrer Abteilung oder Ihrem Team zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder weiß, wofür er in Bezug auf zukünftige Arbeitsaufgaben und Projekte verantwortlich ist.
#8. Datum und Titel der nächsten Sitzung
Es ist auch für Protokollführer nützlich, das Datum und den Titel des nächsten Meetings aufzuschreiben. Dies erleichtert es den Teilnehmern, sich über zukünftige Treffen zu informieren, und bietet einen Bezugspunkt für Protokolle früherer Treffen, sodass sie mit neuen verglichen und gegenübergestellt werden können.
Zusammenfassung
Die Protokollführung ist ein wichtiger Bestandteil der Vorstandssitzung. In einer Besprechung werden Protokolle von einer oder mehreren Personen geführt, die sich Notizen darüber machen, was während der Besprechung passiert ist. Der Zweck des Protokollierens besteht darin, die Entscheidungen, Aktionen und Diskussionen aufzuzeichnen, die in einer Besprechung stattfinden. Das Protokoll sollte eine genaue Aufzeichnung dessen enthalten, was gesagt wurde.
Es hilft, das Gespräch auf Kurs zu halten und stellt sicher, dass jeder ein klares Verständnis davon hat, was besprochen wurde. Der Protokollführer muss unparteiisch und objektiv sein. Sie sollten nicht versuchen, das Ergebnis einer Entscheidung oder Diskussion zu beeinflussen. Denken Sie daran: Ein guter Protokollführer ist jemand, der gründlich, genau und organisiert ist, aber auch kreativ genug, um Notizen auf eine Weise zu machen, die später beim erneuten Lesen des Protokolls sinnvoll ist.
