Unternehmensvorstände treffen kollektive Entscheidungen zum Wohle des Unternehmens und zum Schutz der Interessen der Geschäftsinhaber. In traditionellen Vorstandssitzungen trafen sich die Vorstandsmitglieder in Notfallsitzungen oder Hauptversammlungen. Das hat sich in der modernen Unternehmenswelt deutlich geändert, und das Management kommuniziert regelmäßiger.
Für Unternehmen ist es schwierig, mehr physische Treffen für Direktoren und andere Vorstandsmitglieder zu arrangieren. Deshalb steigt die Nachfrage nach Online-Kommunikationsplattformen wie virtuellen Datenräumen massiv.
Wie verwenden Vorstände virtuelle oder Online-Datenraumsoftware für die Vorstandskommunikation? Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Datenraumsoftware für das Management der Vorstandskommunikation.
Was ist eine Software für virtuelle Datenräume?
Ein virtueller Datenraum (VDR) oder elektronischer Datenraum ist ein digitaler Dokumentenspeicher mit fortschrittlichem Projektmanagement und Online-Kommunikationstools. Mit anderen Worten, virtuelle Datenräume sind virtuelle Datenverwaltungsplattformen, auf denen Sie Daten speichern, teilen und verteilen und anders kommunizieren können.
Im Gegensatz zu Meeting-Management-Lösungen sind Datenräume Mehrzweck-Business-Tools, die Meetings automatisieren und Informationen sicher speichern, die bei Bedarf geteilt oder abgerufen werden können.
Aus diesem Grund werden virtuelle Datenräume in den Bereichen Investmentmanagement, Fusionen, Übernahmen, klinische Studien, Fundraising, Immobilien und Verwaltung von Vorstandsdokumenten eingesetzt.
| Neben vielen anderen Anwendungsfällen ist die Board-Kommunikation eine der beliebtesten Anwendungen von Datenräumen. Wie virtuelle Datenräume das Vorstandsmanagement erleichtern, erfahren Sie hier: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Warum sind virtuelle Datenräume für Unternehmensvorstände wichtig?
#1. Bessere und schnellere Vorstandssitzungen
Vorstandssitzungen effektiv zu managen, bleibt eine Herausforderung für das Management. Sie müssen mehrere Softwarekomponenten für Audio- und Videokonferenzen, Datenspeicherung, Aufgabenverwaltung und Boardbook-Vorbereitung verwenden.
Digitale Datenräume geben dem Management den Luxus, alles an einem Ort zu verwalten. So hilft Datenraumsoftware bei der Verwaltung von Vorstandssitzungen:
- VDRs haben anpassbare Vorlagen für die Erstellung von Meeting-Agenden und deren anschließende Versendung an alle erwarteten Teilnehmer.
- Besprechungsteilnehmer können Zugriff auf jedes Dokument sofort aus dem VDR-Repository.
- Benutzer können die verwenden Moderatormodus ihre Präsentationen durch visuelle Unterstützung zu liefern.
- Die Geschäftsführung kann das Treffen aufzeichnen für zukünftigen Gebrauch.
- Mit VDRs können Sie das automatisieren Notizen verarbeiten.
- Teilnehmer können Stimmen abgeben und Dokumente unterschreiben elektronisch in VDRs
- Das Q&A-Tool in den VDRs ist hilfreich für Echtzeit-Fragerunden.
- Task-Manager hilft beim Zuweisen, Verwalten und Verfolgen der Leistung von Benutzern.
- Besprechungsprotokoll-Builder automatisiert die Vorbereitung und Verteilung von Protokollen.
#2. Zentralisierte Datenverwaltung
Da es sich bei der Online-Datenraumsoftware um eine Cloud-basierte Technologie handelt, nutzen Vorstände sie als zentrale Dokumentenablage. Zentralisierte Datenverwaltung stellt sicher, dass sich alle für die Governance erforderlichen Dokumente an einem Ort befinden. Vorstandsbücher, Richtlinienhandbücher, Sitzungsprotokolle und Tagesordnungen, Jahresabschlüsse, M&A-Vorschläge usw. können für Vorstandsmitglieder an einem Ort gespeichert werden.
Auch die Geschäftsleitung kann Daten kategorisieren auf jede bevorzugte Weise, und VDR-Benutzer können von überall und jederzeit darauf zugreifen. Die besten Anbieter virtueller Datenräume auf dem Markt haben dedizierte mobile Apps für den Zugriff rund um die Uhr. Viele Datenraumanbieter geben sogar nach Offline-Zugriff zu VDR-Dokumenten.
#3. Dokumentenkontrolle
100 % Kontrolle über Dokumente ist ein weiterer Faktor, der virtuelle Datenräume von anderen Meeting-Management-Plattformen unterscheidet. Die VDR-Verwaltung kann eingestellt werden Dateizugriffsberechtigungen für Vorstandsmitglieder, Investoren oder Ausschussmitglieder entsprechend.
Beispielsweise können streng geheime oder hochsensible Materialien durch die unbefugte Verwendung verhindert werden Zaunansicht Besonderheit. Es hindert Benutzer daran, das Dokument anzuzeigen; Sie können diese Datei nicht scannen, bearbeiten, kontrollieren, speichern, löschen, drucken oder fotografieren. Zu den Dokumentschutzfunktionen gehören digitale Wasserzeichen, Aktenvernichtung, Datenverschlüsselung und Widerruf des Dokumentenzugriffs.
#4. Datenaustausch und -kommunikation in Echtzeit
Abgesehen von Vorstandssitzungen ist der Datenaustausch in virtuellen Datenräumen viel schneller und sicherer. Vorstandsmitglieder können sogar mit ihren Untergebenen in Datenräumen zusammenarbeiten. Sie können Dateien in Echtzeit teilen, bearbeiten, kommentieren und verteilen.
VDRs erlauben auch Hochladen und Teilen von Dokumenten in großen Mengen; Benutzer können auch Planen Sie gemeinsam zu nutzende Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt.
Datenräume haben Chat-Messenger die Benutzer für Einzelgespräche und Gruppenchats verwenden können. Weitere Kommunikationsmittel sind z Live-Umfragen und dedizierte E-Mail.
#5. Plattformsicherheit und Transparenz
Neben der Dokumentenkontrolle ist die Sicherheit der virtuellen Datenraumplattform einfach unübertroffen. Funktionen wie Zwei-Faktor-Autorisierung eliminieren Sie die Wahrscheinlichkeit unbefugter Eindringlinge in den VDR. Die Datenraumverwaltung kann sofort Löschen Sie ein beliebiges Gerät aus dem VDR und alle Dateien, die von der Plattform gespeichert oder heruntergeladen wurden.
Moderne Datenraumdienste halten alles transparent Audit-Protokolle. Dies sind detaillierte Prüfberichte, die alle Details zu Datenraumaktivitäten enthalten.
Zusammenfassung
Virtuelle Datenräume schaffen eine zentrale Plattform für Vorstände, auf der sie ihre Sitzungen verwalten, Dokumente nahtlos und sicher teilen und speichern, in Echtzeit kommunizieren und ihre wichtigen Daten vor Datenlecks oder -diebstahl schützen können.
