Es ist schwierig, die Datensicherheit aufrechtzuerhalten, wenn Hunderte und Tausende von Dokumenten regelmäßig geteilt, überprüft und markiert werden. Wenn ein Dokument durch mehrere Hände geht, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Datenschutzverletzung, hauptsächlich aufgrund menschlicher Fehler und schwacher Cyber-Sicherheitssysteme. Dies stellt letztendlich die Rechts- und Compliance-Abteilungen einer Organisation vor Herausforderungen.
Der Einsatz virtueller Datenräume ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Compliance-Probleme zu lösen. Das liegt vor allem daran, dass zertifizierte Anbieter virtueller Datenräume internationale und lokale Datenschutz- und Cybersicherheitsstandards strikt einhalten.
In der heutigen Diskussion geht es darum, wie Online-Datenraumsoftware Ihren Compliance-Prozess unterstützt. Hier ist eine kurze Einführung in Datenraumsoftware.
Was ist Datenraumsoftware?
Datenraumsoftware, auch bekannt als elektronischer Datenraum, ist ein zertifizierter Online-Datenspeicher zum Speichern und Verwalten von Rechts-, Finanz- und Unternehmensdokumenten. Wenn man virtuelle Datenräume weiter definiert, handelt es sich um eine Mischung aus mehreren Technologien, die drei große Geschäftsfelder adressieren.
#1. Datenspeicher
Alle virtuellen Datenraumdienste sind im Wesentlichen Dokumentenspeicher, in denen alle Arten von Fachleuten und Unternehmen ihre Daten zur vorübergehenden oder dauerhaften Verwendung speichern können. Bei Datenraumsoftware geht es jedoch nicht nur um Datenspeicherung – die Technologie bietet eine komplette Datenverwaltungslösung. Sie können jedoch Dokumente mit anderen Benutzern im Datenraum teilen, Daten nach Ihren Bedürfnissen organisieren und die vollständige Kontrolle über den eingehenden Datenfluss haben die Daten room.
#2. Online-Zusammenarbeit
Online-Datenspeicher bieten normalerweise keine Tools für die Online-Zusammenarbeit, ein virtueller Datenraum jedoch schon. Eine High-End-Software für elektronische Datenräume verfügt über mehrere Tools für die Zusammenarbeit, darunter Chat-Messenger, Audio- und Videokonferenz-Tools, private oder öffentliche Anmerkungen, Gruppenchats, Q&A-Module, freigegebene Dokumente und Live-Umfragen.
#3. Projektmanagement und Dealmaking
Ein großer Prozentsatz der Nutzung virtueller Datenräume stammt aus Geschäftsabschlüssen. Unternehmen, Organisationen und andere Unternehmen verwenden regelmäßig Online-Datenraumsoftware für Aktivitäten wie Rechtsstreitigkeiten, Fundraising, Immobilienhandel, Due Diligence, Börsengänge, strategische Partnerschaften sowie Fusionen und Übernahmen.
5 Tipps für erfolgreiche Compliance
#1. Definieren Sie, was gespeichert, aufbewahrt und wie lange aufbewahrt werden soll
Zu wissen, was, wie lange und wie Daten gespeichert werden sollen, ist die erste große Herausforderung für Unternehmen. Das liegt daran, dass das unnötige Speichern von Daten eine Belastung darstellen kann und ein kleiner Fehler sich als sehr kostspielig erweisen kann.
Der effektivste Weg, dieses Problem zu lösen, besteht darin, einen Rechtsbeistand einzuholen und gleichzeitig eine formelle und vertretbare Datenaufbewahrungsrichtlinie für digitale und Papierdaten zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie angibt, welche Art von Daten wie lange gespeichert werden sollen. Es mag sehr einfach klingen, aber es kann die Wahrscheinlichkeit erfolgloser Audits und der versehentlichen Offenlegung vertraulicher Daten verringern.
Virtuelle Datenräume helfen nicht nur bei der digitalen Datenverwaltung, sondern minimieren auch den Bedarf an Papierdokumenten.
#2. Integrieren Sie digitale Lösungen in Ihre Datenverwaltungsrichtlinie
Wenn Sie noch an der Papierdokumentation festhalten, sind Sie bereits Risiken ausgesetzt. Papierdokumente sind leicht zu stehlen und anfälliger für Naturkatastrophen. Wenn Sie ein digitales Backup führen, fügen Sie Ihren Gewinnen weitere Kosten hinzu.
In diesem Fall kann Ihnen der Einsatz digitaler Lösungen wie virtueller Datenräume in Ihrem Datenmanagementsystem dabei helfen, zwei große Herausforderungen zu meistern:
- Beseitigen oder minimieren Sie den Bedarf an Papierdokumenten.
- Reduzieren Sie unnötige Kosten für die Datensicherung.
Das liegt daran, dass VDRs von Ihren Mobiltelefonen oder anderen tragbaren Geräten aus leicht zugänglich sind und Datenraumanbieter kostenlos eine Sicherungskopie aller Ihrer Daten aufbewahren.
#3. Entwickeln Sie eine durchgängige Datensicherheit
Datensicherheit ist ein integraler Bestandteil und eine regulatorische Anforderung, insbesondere für öffentliche Organisationen und Finanzinstitute, die mit sensiblen Kundendaten umgehen. Ein durchgängiges Datensicherheitssystem ist für die Einhaltung erforderlich. Allerdings sollte der Datenschutzprozess bei der Datenerfassung beginnen und über die gemeinsame Nutzung der Daten bis hin zur Verfügung gehen.
Datenraumsoftware hilft Ihnen dabei, von Anfang bis Ende das höchste Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten. So können Sie zum Beispiel Hacker am Zugriff auf den Datenraum per Multi-Faktor-Autorisierung hindern und den Datenfluss mit Hilfe von Document Access Control kontrollieren. Darüber hinaus bieten Datenräume verschiedene Maßnahmen zur Dokumenten-, Zugriffs- und Infrastruktursicherheit. Zu den wichtigsten gehören End-to-End-Verschlüsselung, Zaunansicht, Schwärzung, granulare Berechtigungen, digitale Wasserzeichen und mehr.
#4. Halten Sie sich über neue Vorschriften und Richtlinien auf dem Laufenden
Geschäftspraktiken entwickeln sich weiter, ebenso wie Compliance- und Regulierungsrichtlinien. Wenn Sie mit der sich ändernden Compliance-Dynamik nicht Schritt halten, können Sie mit nachteiligen Konsequenzen rechnen.
Hier eignen sich virtuelle Datenräume aufgrund ihrer strikten Einhaltung interner und lokaler Cybersicherheits- und Datenmanagementstandards am besten. Zu den gebräuchlichsten gehören ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 und mehr.
#5. Bereiten Sie bei Bedarf eine Due-Diligence-Checkliste vor
Die Erstellung einer Due-Diligence-Checkliste ist sehr wichtig bei Fusionen, Übernahmen, Wirtschaftsprüfungen, Fundraising oder Börsengängen. Ob Wirtschaftsprüfung (obligatorisch für Aktiengesellschaften) oder rechtliche oder finanzielle Due Diligence, eine Due-Diligence-Checkliste stellt sicher, dass Sie nichts überspringen, und erleichtert Prüfern oder Rechtsteams die Arbeit.
Einige der besten Datenraumanbieter für Due Diligence bieten vorgefertigte Due-Diligence-Checklisten an. Sie können an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst oder so verwendet werden, wie sie sind. Zu den Unternehmen, die gebrauchsfertige Due-Diligence-Checklisten anbieten, gehören iDeals, DealRoom, Merrill Data Site und viele andere.
Zusammenfassung
Die Einführung von High-End-Datenverwaltungslösungen, die Entwicklung eines durchgängigen Datensicherheitsmechanismus und die Einhaltung gesetzlicher Änderungen können die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern. Ein virtueller Datenraum kann Ihnen bei allen oben genannten Verfahren helfen. Befolgen Sie einfach unsere Tipps zur erfolgreichen Implementierung von Software für virtuelle Datenräume und nutzen Sie die Vorteile dieser Technologie für Ihren Compliance-Prozess!
