Gut geführte Teams und effiziente Geschäftsprozesse sind für erfolgreiche Unternehmen häufig von Vorteil. Administratoren bieten Unternehmen wertvolle Dienste, indem sie sie bei der Organisation ihrer Abläufe unterstützen, ihre kritischen Funktionen verbessern und das Erreichen ihrer Ziele erleichtern. Wenn Sie als Administrator arbeiten möchten, müssen Sie sich zunächst über deren spezifische Aufgaben und Fähigkeiten informieren. In diesem Artikel beantworten wir die Frage „Was ist ein Administrator?“ und erläutern anhand einer beispielhaften Stellenbeschreibung, was die Personen in dieser Rolle normalerweise tun. Außerdem stellen wir die verschiedenen Arten von Administratoren vor und geben Informationen zu ihrem erwarteten Gehalt, den erforderlichen Fähigkeiten und den üblichen Arbeitsumgebungen.
Was ist ein Administrator (Admins)?
Ein Administrator ist jemand, der einem Unternehmen dabei hilft, seine Ziele zu erreichen. Administratoren arbeiten für Unternehmen und in Rollen, deren besondere Aufgaben je nach Art des Unternehmens oder der Organisation, in der sie beschäftigt sind, variieren. In den meisten Umgebungen entwickeln Administratoren kurz- und langfristige Strategien, um erfolgreiche Abläufe sicherzustellen, Ziele zu identifizieren und Anstrengungen zu steuern. Sie überwachen Abläufe und ermöglichen Unternehmensaufgaben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und effizient abläuft.
Sie können Verwaltungspositionen innehaben, unterstützen jedoch in der Regel Mitglieder ihrer Abteilung oder ihres Teams bei der Erfüllung ihrer Arbeitspflichten. Administratoren verwalten häufig Abläufe und treffen Entscheidungen, die den Gesamtzielen ihrer Abteilungen dienen. Sie können Aufgaben delegieren, Regeln oder Prozesse ändern oder Verantwortlichkeiten zuweisen, um einem Projekt, einem Unternehmen oder einer Organisation beim Erreichen ihrer Ziele zu helfen.
Administratortypen
Administratoren spielen in den meisten Organisationen eine entscheidende Rolle, da sie dazu beitragen, dass Unternehmen organisiert bleiben und sich auf ihre Ziele konzentrieren. Hier einige Beispiele für Administratoren:
- Vom Gericht bestellter Administrator: Gerichte können Verwalter ernennen, die die Angelegenheiten von Unternehmen überwachen, die ihren Verbindlichkeiten nicht nachkommen können, oder die Nachlässe verstorbener Personen.
- Forum-Administrator: Forumadministratoren sind für die Forenregeln, die Ernennung von Moderatoren, den Datenbankbetrieb sowie die Forenabschnitte und -unterabschnitte verantwortlich. Sie können auch als Moderatoren fungieren.
- Netzwerkadministrator: Netzwerkadministratoren sind für die Aufrechterhaltung der Computerinfrastruktur und des Netzwerks verantwortlich. Sie verwalten häufig Server vor Ort, überwachen die Systemintegrität, führen Tests durch und überprüfen die Kompetenz bei der Interaktion zwischen Software und Netzwerk. Einige Netzwerkadministratoren stellen Systemaktualisierungen oder Filter bereit und konfigurieren sie.
- Serveradministrator: Serveradministratoren verwalten Server und überwachen deren Zustand und Leistung im Auftrag von Unternehmen. Um eine optimale Funktionalität zu gewährleisten, entwerfen, installieren, überwachen und verbessern sie häufig Server und ihre Komponenten.
- System Administrator: Systemadministratoren warten, konfigurieren und stellen den ordnungsgemäßen Betrieb von Computersystemen sicher. Sie können Mehrbenutzerserver verwalten, um ausreichend Betriebszeit, Leistung und Sicherheit zu gewährleisten, um den Benutzeranforderungen und Budgetbeschränkungen gerecht zu werden.
- Office Admin: Allgemeine Büroaufgaben wie Fotokopieren, Faxen, E-Mails, Terminplanung, Buchhaltung, Postversand und das Betreiben von Telefonzentralen werden häufig von Büroadministratoren ausgeführt.
- Universitätsadministrator Universitätsleitungen können als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Studierende für die zentrale Verwaltung verschiedener Universitätsbereiche fungieren.
Was macht ein Administrator?
Die Pflichten eines Administrators variieren je nach Organisation und Branche, aber im Allgemeinen sind sie für ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben verantwortlich, um den reibungslosen Betrieb der Organisation aufrechtzuerhalten. Die typischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Administrators sind wie folgt:
- Kalenderverwaltung und Terminplanung: Administratoren sind häufig für die Verwaltung von Kalendern und die Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlich. Möglicherweise ist eine Koordination mit anderen Teammitgliedern, Kunden und Stakeholdern erforderlich.
- Wartung von Büromaterialien und -geräten: Administratoren sind dafür verantwortlich, Büromaterialien und -geräte in gutem Zustand zu halten, z. B. Materialien zu bestellen und sicherzustellen, dass alle Geräte in gutem Zustand sind.
- Bearbeitung der Korrespondenz: Administratoren können für die Bearbeitung eingehender und ausgehender E-Mails, E-Mail-Korrespondenz, die Beantwortung von Telefonanrufen und die Beantwortung von Anfragen zuständig sein.
- Archivierung und Protokollierung: Administratoren entwerfen und warten elektronische und Papierablagesysteme, um wichtige Dokumente organisiert und zugänglich zu halten.
- Berichtserstellung: Administratoren können für die Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten sowie für die Dateneingabe und Datenpflege verantwortlich sein.
- Reisevorbereitungen: Administratoren können für die Verwaltung von Reiseplänen und Ausgaben für das Personal zuständig sein, z. B. für die Buchung von Flügen, Hotels und Transport.
- Rekrutierung und Onboarding: Administratoren können bei der Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen, z. B. bei der Planung von Vorstellungsgesprächen und der Bearbeitung von Unterlagen für neue Mitarbeiter.
- Allgemeiner Support: Administratoren können den Mitarbeitern bei Bedarf allgemeine Unterstützung leisten, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen, der Behebung von Problemen und der Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben.
Ein Administrator ist für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Sie erledigen zahlreiche Verwaltungsaufgaben, halten Aufzeichnungen und Systeme auf dem neuesten Stand und leisten bei Bedarf allgemeine Unterstützung für das Personal.
Stellenbeschreibung Administrator
Hier ist eine Beispiel-Stellenbeschreibung für einen Administrator:
Funktion: Administrator
Jobübersicht:
Wir suchen einen begeisterten Administrator zur Verstärkung unseres Teams. Der Administrator ist für eine Vielzahl administrativer Tätigkeiten verantwortlich, um den reibungslosen Betrieb unseres Unternehmens sicherzustellen. Der ideale Kandidat verfügt über ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch kollaborativ zu agieren.
Hauptaufgaben:
- Verwalten Sie Kalender, planen Sie Termine und koordinieren Sie Besprechungen, um der Organisation administrative Unterstützung zu bieten.
- Verwalten und halten Sie Büromaterialien und -geräte in gutem Zustand.
- Sie bearbeiten eingehende und ausgehende Post und E-Mail-Korrespondenz.
- Erstellen und pflegen Sie elektronische und Papierablagesysteme.
- Bereiten Sie Berichte, Präsentationen und andere Dokumente vor und verteilen Sie sie.
- Verwalten Sie Reisevorbereitungen und -ausgaben für Mitarbeiter.
- Unterstützen Sie bei der Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
- Bieten Sie dem Personal bei Bedarf allgemeine Unterstützung.
Anforderungen:
- Abitur oder gleichwertig; Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Bereich bevorzugt.
- Mehr als 2 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsfunktion.
- Hervorragende organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Beherrschen Sie die Microsoft Office Suite und andere Office-Software.
- Fähigkeit, selbständig und im Team zu arbeiten.
- Starke Liebe zum Detail und Problemlösungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und Zeit effektiv zu verwalten.
Es handelt sich um eine Vollzeitbeschäftigung mit einem guten Gehalt und guten Vergünstigungen. Wir empfehlen Ihnen, sich für diese spannende Stelle zu bewerben, wenn Sie eine hochmotivierte Person mit einem guten Verwaltungshintergrund sind.
Gehalt als Administrator
Laut Daten aus den USA kann das Gehalt eines Administrators je nach Branche, Standort und Erfahrungsniveau variieren. Nach Angaben des Bureau of Labor Statistics betrug das durchschnittliche Jahresgehalt für Verwaltungsdienstleiter, zu denen auch Administratoren zählen, im Mai 2020 98,890 US-Dollar. Basierend auf den oben beschriebenen Bedingungen können die Einnahmen jedoch zwischen etwa 55,000 und mehr als 160,000 US-Dollar pro Jahr liegen.
Je nach Unternehmen können Administratoren zusätzlich zu ihrem Grundgehalt Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlte Freizeit und andere Vergünstigungen erhalten. Das Gehalt und das Leistungspaket eines Administrators werden vom Arbeitgeber und den individuellen Anforderungen der Stelle bestimmt.
So werden Sie Administrator
Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, wenn Sie Administrator werden möchten:
#1. Sammeln Sie etwas Büroerfahrung.
Während die Anforderungen an Berufserfahrung oder Ausbildung je nach Position unterschiedlich sind, kann Erfahrung im Bürowesen für Ihren Lebenslauf von Nutzen sein. Erwägen Sie Möglichkeiten, die Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Kommunikations-, Organisations- und Managementfähigkeiten helfen. Eine Position als Rezeptionist oder Verwaltungsangestellter kann Ihnen dabei helfen, sich auf eine Karriere als Verwaltungsangestellter vorzubereiten.
#2. Absolvieren Sie ein Studium
Die spezifischen Qualifikationen für jede Stellenausschreibung können unterschiedlich sein, aber der Erwerb eines Bachelor-Abschlusses kann Arbeitgebern zeigen, dass Sie über die erforderlichen Kommunikations-, Zeitmanagement- und Sozialkompetenzen verfügen. Abschlüsse in Disziplinen wie Kommunikation, Englisch, Betriebswirtschaft oder Projektmanagement können Ihnen dabei helfen, die als Administrator erforderlichen Fähigkeiten zu entwickeln. Um die Bildungsanforderungen besser zu verstehen, sollten Sie die Stellenausschreibungen für die Art von Administrator durchsuchen, die Sie sein möchten.
#3. Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf
Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf, um Ihre Erfahrung und Ausbildung widerzuspiegeln, bevor Sie sich auf Stellen bewerben. Legen Sie Wert darauf, die verwaltungsspezifischen Fähigkeiten hervorzuheben, die Arbeitgeber benötigen. Erwägen Sie, Schlüsselwörter aus der Stellenausschreibung in Ihren Lebenslauf zu integrieren. Dies kann Ihnen helfen, die Aufmerksamkeit von Arbeitgebern zu erregen und zu zeigen, dass Sie ein qualifizierter Bewerber mit den gesuchten Talenten sind.
#4. Bewerben Sie sich auf Administratorpositionen
Sobald Ihr Lebenslauf vollständig ist, können Sie sich auf Stellen bewerben, die Sie interessieren. Sie können Ihren Lebenslauf aktualisieren, um sicherzustellen, dass er für jede Gelegenheit geeignet ist. Wenn die Positionen, an denen Sie interessiert sind, zusätzliche Fähigkeiten, Erfahrungen oder Ausbildung erfordern, können Sie sich darauf konzentrieren, diese weiterzuentwickeln, um Ihren Lebenslauf zu stärken.
Was sind Administratorfähigkeiten?
Für die Arbeit als Administrator sind möglicherweise die folgenden Fähigkeiten erforderlich:
#1. Kommunikation
Die meisten Verwaltungspositionen erfordern ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Administratoren interagieren häufig mit anderen Mitgliedern ihres Teams, Unternehmensleitern und direkten Managern. Kommunikationsfähigkeiten können Einzelpersonen dabei helfen, Aufgaben zu verstehen, Besprechungen und Abläufe im Büro zu erleichtern, wichtige Entscheidungen und Informationen weiterzugeben und Pläne zu koordinieren.
# 2. Organisation
Die Organisation wichtiger Unterlagen, Finanzunterlagen, Adressen und Projektinformationen hilft den Administratoren. Da viele Administratoren für die Ablage und Organisation von Abteilungs- oder Unternehmensdokumenten verantwortlich sind, verlassen sich Unternehmen häufig darauf, dass sie sorgfältige Aufzeichnungen führen. Administratoren müssen möglicherweise ihre Organisationssysteme so gestalten, dass sie Prüfungs-, Management-, Rechts- oder Gerichtsanforderungen erfüllen.
#3. Computerfähigkeiten
Während Administratoren häufig Papierkopien von Firmenunterlagen pflegen und verwalten, übernehmen sie gelegentlich auch eine Reihe computerbezogener Aufgaben. Netzwerk- oder Systemadministratoren benötigen häufig umfangreiche Technologie- und Computerkenntnisse, um Einzelpersonen in ihrer Organisation bei Computerproblemen zu unterstützen. Beim Verfassen von Berichten, beim Beantworten von E-Mails und beim Verwenden von Online-Tools für die Buchhaltung oder den Finanzbetrieb benötigen Büro- oder Sachbearbeiter ebenfalls Computerkenntnisse.
#4. Zeiteinteilung
Zeitmanagementfähigkeiten können Administratoren dabei helfen, Arbeit und Fristen zu priorisieren, da Administratoren mehrere Aufgaben für Organisationen übernehmen. Diese Fähigkeiten können auch bei der Aufgabenplanung hilfreich sein. Um Besprechungen und Aktivitäten zu koordinieren, müssen Administratoren möglicherweise die Planungsanforderungen ihrer Vorgesetzten und anderer Mitarbeiter verstehen.
#5. Probleme lösen
Problemlösungsfähigkeiten können Administratoren dabei helfen, praktikable Ideen zu entwickeln, um die Effizienz zu steigern, die Leistung zu verbessern und Redundanzen zu beseitigen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen und sich auf Initiativen zu konzentrieren. Ein Verwalter kann von einem Gericht oder einer Organisation damit beauftragt werden, eine Sanierung durchzuführen und Pläne zu entwerfen, um Unternehmen oder Grundstücke wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Problemlösungsfähigkeiten können Administratoren unabhängig von der beruflichen Funktion dabei unterstützen, erfolgreiche Strategien zur Kontrolle der Arbeitslast und zur Rationalisierung von Abläufen zu entwickeln.
#6. Soziale Fähigkeiten
Bei der Kommunikation mit Teams, dem Management, Kunden und Partnern können Administratoren von sozialen Fähigkeiten profitieren. Möglicherweise müssen sie auf Korrespondenz, E-Mails und direkte Telefonanrufe antworten. Einige Administratoren übernehmen regelmäßig Empfangsaufgaben für ihre Unternehmen und soziale Fähigkeiten können ihnen dabei helfen, für ihre Unternehmen zu werben. Administratoren mit ausgeprägten sozialen Fähigkeiten, optimistischem Gemüt und hilfsbereiten Persönlichkeiten sind in der Regel die ersten Ansprechpartner für Teammitglieder, Kunden und Besucher.
#7. Aufmerksamkeit fürs Detail
Detailorientierung kann Administratoren dabei helfen, Ineffizienzen zu erkennen und Prozesse zu verbessern. Ihr Job kann es erfordern, dass sie eine Vielzahl kleinerer Aufgaben erledigen, die Konzentration und Konzentration erfordern. Die Gewährleistung einer angemessenen Organisation, detaillierter Ablage und Berichte kann dazu beitragen, dass Arbeitsplätze effizient bleiben.
Was ist die Arbeitsumgebung eines Administrators?
Die Arbeitseinstellungen von Administratoren können je nach Firma oder Organisation, die sie beschäftigen, variieren. Sie können Teilzeit oder Vollzeit für ein kleines Unternehmen arbeiten. Verwaltungskräfte arbeiten oft zwischen 9 und 5 Uhr, Arbeitgeber benötigen jedoch möglicherweise auch einige, um in Abend- oder Wochenendschichten zu arbeiten. Viele Administratoren sind Managern oder Führungsteams unterstellt, können aber auch ähnliche Positionen für andere Mitarbeiter besetzen. Die Aufgaben von Administratoren im Büro können schnelllebig und abwechslungsreich sein.
Was ist die Rolle eines Administrators?
Die Pflichten eines Administrators variieren je nach Organisation und Branche, aber im Allgemeinen sind sie für ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben verantwortlich, um den reibungslosen Betrieb der Organisation aufrechtzuerhalten. Die typischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Administrators sind wie folgt:
- Verwalten von Kalendern und Terminplanung
- Wartung von Büromaterialien und -geräten
- Bearbeitung der Korrespondenz
- Archivierung und Protokollierung
- Berichtserstellung
- Reisevorbereitungen
- Rekrutierung und Onboarding
Wer fungiert als Administrator?
Administratoren arbeiten in einer Vielzahl von Branchen und Organisationen, darunter Kleinunternehmen, Großkonzerne und Regierungsbehörden. Die konkrete Person, die als Administrator fungiert, variiert je nach Unternehmen. Ein Administrator ist jedoch oft ein Fachmann, der für die Verwaltung zahlreicher Verwaltungsaktivitäten verantwortlich ist, um den reibungslosen Betrieb der Organisation aufrechtzuerhalten.
Ein Administrator kann ein engagierter Mitarbeiter sein, der in manchen Situationen ausschließlich mit der Wahrnehmung administrativer Aufgaben beschäftigt ist. Unter anderen Umständen kann ein Administrator ein Teammitglied sein, das gleichzeitig als Büroleiter oder Assistent der Geschäftsleitung innerhalb der Organisation fungiert.
Wer ist als Administrator qualifiziert?
Die Qualifikationen für die Tätigkeit als Administrator variieren je nach Unternehmen und individuellen Stellenanforderungen. Im Allgemeinen sollte ein Administrator über die richtige Balance zwischen Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrung für den Job verfügen. Zu den gängigen Administratorqualifikationen gehören:
- Bildungswesen: Für eine Einstiegsrolle als Administrator ist in der Regel ein High-School-Abschluss oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich. Viele Organisationen bevorzugen jedoch Kandidaten mit einem Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
- Besondere Qualifikationen: Der Administrator sollte über ausgeprägte organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben und Prioritäten zu verwalten, gut unter Druck zu arbeiten und mit Bürosoftware wie der Microsoft Office Suite vertraut zu sein.
- Erfahrungen : Vorkenntnisse in einer Verwaltungsfunktion werden in der Regel bevorzugt, insbesondere für Positionen auf höherer Ebene. Abhängig von den Stellenanforderungen können auch Erfahrungen in einer bestimmten Branche oder mit bestimmter Software oder Systemen erforderlich sein.
- Zertifizierungen: Je nach Branche müssen Administratoren möglicherweise über bestimmte Zertifizierungen oder Lizenzen verfügen. Beispielsweise benötigen einige Administratoren im Gesundheitswesen möglicherweise eine Zertifizierung zum Certified Medical Manager (CMM).
Wer steht über einem Administrator?
Die Organisationsstruktur eines Unternehmens kann je nach Branche, Größe und individuellen Organisationszielen unterschiedlich sein. Ein Administrator ist in der Regel eine Position auf mittlerer Ebene innerhalb eines Unternehmens mit verschiedenen darüber und darunter liegenden Positionen. Hier sind einige Jobs, die über einem Administrator stehen könnten:
- Geschäftsführer
- Direktor
- Führendes
Ist ein Administrator ein Rezeptionist?
Ein Administrator ist nicht dasselbe wie ein Rezeptionist, obwohl es einige Überschneidungen bei seinen Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten geben kann.
Zusammenfassung
Schließlich handelt es sich bei Administratoren um Fachleute, die verschiedene Verwaltungstätigkeiten ausführen, um den reibungslosen Betrieb einer Organisation sicherzustellen.
Die Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrung, die erforderlich sind, um Administrator zu werden, variieren je nach Unternehmen und den individuellen Arbeitsanforderungen, umfassen jedoch häufig eine Kombination aus Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrung. Bei Administratoren handelt es sich häufig um Positionen auf mittlerer Ebene innerhalb eines Unternehmens, über denen Manager, Direktoren und Führungskräfte stehen.
Während sich einige Aufgabenbereiche möglicherweise mit denen anderer Verwaltungsberufe überschneiden, wie z. B. Rezeptionisten, haben Administratoren häufig eine größere Bandbreite an Verantwortlichkeiten und möglicherweise mehr Entscheidungsbefugnis innerhalb des Unternehmens. Administratoren spielen eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs einer Organisation und sind ein großer Gewinn für jedes Team.
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Bibliographie
