Sie fragen sich vielleicht, ob es einen Unterschied zwischen einem Assistenten der Geschäftsleitung und einem Verwaltungsassistenten gibt. Die Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung ähnelt der eines Verwaltungsassistenten oder einer Sekretärin, da jeder Verwaltungsaufgaben für einen anderen Mitarbeiter ausführt oder überwacht. Wenn Sie in Verwaltung und Wirtschaft arbeiten möchten, können Sie Assistent der Geschäftsleitung oder Verwaltungsassistent des CEO einer Organisation werden. In diesem Artikel werden jedoch der Unterschied zwischen einem Assistenten der Geschäftsführung und einem Verwaltungsassistenten, das Gehalt, das sie verdienen können, sowie ihre strategische Stellenbeschreibung erörtert.
Was sind die Hauptaufgaben eines Executive Assistant?
Executive Assistants unterstützen die Führungskräfte, für die sie arbeiten, indem sie ihre Zeitpläne koordinieren, Anrufe entgegennehmen und zurückrufen, E-Mails überprüfen und beantworten, Papierkram archivieren und organisieren, Aufzeichnungen führen und während Besprechungen Notizen machen.
Wie heißen Executive Assistants jetzt?
Sie werden auch als administrative Business Partner, Senior Support Specialists, Senior Administrative Assistants und Chief Administrative Assistants bezeichnet.
Welche Qualifikationen brauche ich, um Assistent der Geschäftsleitung zu werden?
Personen, die als Assistenten der Geschäftsführung arbeiten möchten, sollten die höchste Glaubwürdigkeitszertifizierung der IEAA erhalten. Dies ist Level 5, und wenn Sie es bestehen, werden Sie als Executive Assistant zertifiziert.
Executive Assistant vs. Administrative Assistant: Was ist der Unterschied?
Wie unterscheiden sich also die Leistungen eines Assistenten der Geschäftsführung von denen eines Verwaltungsassistenten? EAs bieten im Allgemeinen High-Level-Support. Sie sind Projektmanagement Experten, während Verwaltungsassistenten eher Aufgabenmanager sind.
Ein EA kann Aufgaben ausführen, die denen von AAs ähneln. Sie können Sie auch mit Strategien unterstützen, die für ihre Rolle spezifisch sind. Ein EA kann in seiner Freizeit nach möglichen Lösungen suchen, Schritte vorschlagen, die Sie unternehmen können, um Ihre Ziele zu erreichen, und nützliche Tools empfehlen.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung zwischen einem Assistenten der Geschäftsführung und einem Verwaltungsassistenten Ihre Ziele für die Einstellung eines solchen. Benötigen Sie jemanden, der proaktiv Entwicklungsbereiche identifiziert und gleichzeitig einige Ihrer Arbeitslasten übernimmt? Möchten Sie Menschen lieber auf eine bestimmte Vision hinweisen?
Berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Einstellung eines EA oder AA. Die Einstellung eines Assistenten ist keine einmalige Ausgabe; Sie müssen sicher sein, dass sich die monatlichen Kosten lohnen. Berücksichtigen Sie zusätzlich zu dem Gehalt, das Sie ihnen zahlen, andere Ausgaben. Zum Beispiel müssen Sie Geld für Softwareabonnements ausgeben, damit Ihr EA seine Arbeit richtig machen kann.
Gehälter für Executive Assistant vs. Administrative Assistant
Die Preise für persönliche Assistenten variieren. In den Vereinigten Staaten beginnt das Gehalt eines bürobasierten Verwaltungsassistenten in der Regel bei 16 US-Dollar pro Stunde. Je nach Bundesland können qualifizierte Verwaltungsassistenten bis zu 20 US-Dollar pro Stunde verdienen.
Im Gegensatz dazu beträgt das Einstiegsgehalt für einen Assistenten der Geschäftsleitung 15 bis 30 US-Dollar pro Stunde für grundlegende Dienstleistungen, wobei einige Assistenten bis zu 75 US-Dollar pro Stunde verlangen. Diese EAs haben in Bereichen wie Finanzen und Webentwicklung gearbeitet.
Wenn Sie virtuelle Fernunterstützung in Betracht ziehen, erweitern sich Ihre Optionen. Viele Unternehmen berechnen einen Stundensatz für Remote-Office-Assistant-Services, der durchschnittlich 38 US-Dollar pro Stunde beträgt. Es scheint ein gutes Geschäft zu sein, außer dass die Einstellung eines Teilzeitassistenten zu diesem Preis mehr als 3,000 US-Dollar pro Monat kostet. Andere Unternehmen bieten 449-Dollar-Pläne mit begrenzten Einschlüssen an, z. B. nur 12 Stunden Aufgabenarbeit pro Monat.
Der günstigste Plan von Wing, der nur 6.24 $ pro Stunde kostet, ermöglicht es Ihnen, 4 Stunden pro Tag von Montag bis Freitag zu arbeiten, mit einer Reaktionszeitgarantie von 5 Minuten. Mit diesem Plan haben Sie Zugriff auf einen dedizierten Assistenten, der Aufgabenwarteschlangen erledigt und sicherstellt, dass Ihre Arbeit von hoher Qualität ist.
Fähigkeiten als Führungsassistent vs. Verwaltungsassistent
Eine Ihrer Hauptüberlegungen sollte neben den Kosten die mögliche Kompatibilität Ihrer Assistentin der Geschäftsleitung mit dem Rest Ihrer Mitarbeiter sein. Assistenten der Geschäftsleitung müssen über Fähigkeiten verfügen, die für das Team, das sie unterstützen, relevant sind, aber sie sollten auch über „weiche“ Fähigkeiten verfügen, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit effektiver zu erledigen. Generell sollten alle Assistenten der Geschäftsführung über folgende Fähigkeiten verfügen:
- Zeiteinteilung. Unternehmer haben häufig mehrere Verpflichtungen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Ein Assistent sollte in der Lage sein, Besprechungen und Projekte zu „verwalten“, Prioritäten zu setzen und einen effizienten Zeitplan für Unternehmensleiter zu erstellen.
- Forschung. Assistenten müssen in der Lage sein, Informationen aus verschiedenen Quellen abzurufen und das, was sie finden, in ein leicht verdauliches Format zu destillieren.
- Projektmanagement. Ein AA oder EA muss in der Lage sein, große und komplexe Aufgaben in kleinere aufzuteilen. Sie müssen genauestens auf Details achten und die Beteiligten über den Status eines Aktionsplans auf dem Laufenden halten.
- Problemlösung. Effektive Fähigkeiten zur Problemlösung sind für Assistenten an den heutigen Arbeitsplätzen unerlässlich, da sie wichtige Entscheidungen oft mit unzureichenden Informationen treffen müssen. Sie sollten in der Lage sein, Projektänderungen vorzuschlagen oder vorzunehmen, ohne ihren Vorgesetzten einzubeziehen.
- Kommunikation. Sowohl EAs als auch AAs müssen ausgezeichnete Kommunikatoren sein. Sie müssen in der Lage sein, effektiv mit Menschen auf verschiedenen Dienstaltersebenen zu kommunizieren, mit ihnen in Beziehung zu treten und Updates oder Anfragen zu übermitteln.
- Empathie. Empathie ist für alle EAs und AAs unerlässlich. Sie müssen die Anforderungen ihres Chefs oder Kunden verstehen und in Maßnahmen umsetzen. Schließlich sollte ein Assistent in der Lage sein, bei Bedarf die Gänge zu wechseln. EAs und AAs müssen flexibel sein, um den sich ständig ändernden Anforderungen ihrer Geschäftskunden gerecht zu werden.
Was ist die strategische Stellenbeschreibung eines Executive Assistant?
Executive Assistants unterstützen CEOs und andere hochrangige Führungskräfte bei administrativen Aufgaben, damit sie sich auf die Führung des Unternehmens konzentrieren können. Sie organisieren die Kommunikation der Führungskraft, sodass die wichtigsten Informationen leicht zugänglich sind, ohne dass Elemente mit niedriger Priorität durchsucht werden müssen. Während sie einen höflichen und kompetenten Kundenservice bieten, überprüfen die Assistenten der Geschäftsführung die Besucher und beurteilen ihre Bedürfnisse. Sie verwalten den täglichen Kalender der Führungskraft, einschließlich Besprechungsplanung, Terminbestätigung, Erstellung von Reiseplänen und Transportarrangements. Executive Assistants sind auch dafür verantwortlich, andere Verwaltungsmitarbeiter in Bezug auf Unternehmensrichtlinien und Best Practices zu schulen.
So schreiben Sie eine strategische Stellenbeschreibung für einen Executive Assistant
Um qualifizierte Kandidaten für die Position des Executive Assistant zu gewinnen, ist es wichtig, sich zunächst einen Überblick über das Unternehmen und die Stellenbeschreibung selbst zu verschaffen. Beschreiben Sie kurz das Arbeitsumfeld, was Ihr Unternehmen auszeichnet und warum die Rolle für Ihr Unternehmen wichtig ist.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Stellenbeschreibung eines Executive Assistant
Firma [Name Ihrer Firma] sucht eine gut organisierte Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung von zwei unserer Abteilungsleiter. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, Beziehungen zu hochrangigen Führungskräften aufzubauen und zur Gesamteffizienz unserer Organisation beizutragen.
Das Unternehmen [Name des Unternehmens] hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Kultur zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen. Wir freuen uns über einen über dem Branchendurchschnitt liegenden Work Happiness Score und eine Gesamtbewertung von 4.5 Sternen auf Indeed-Unternehmensseiten. Wenn dies nach dem Job und Arbeitsumfeld für Sie klingt, bewerben Sie sich noch heute!
Nachfolgend finden Sie ein weiteres Beispiel für die Stellenbeschreibung eines strategischen Assistenten der Geschäftsleitung, damit Sie eine überzeugende und effektive Stellenausschreibung für sich selbst verfassen können. Die erste Stellenbeschreibung ist ein perfektes Beispiel für eine Stellenbeschreibung als Executive Assistant, einschließlich einer umfassenden Liste von Verantwortlichkeiten, die Sie in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen sollten.
Executive Assistant des Chief Legal Officer
Wir suchen einen Executive Assistant zur Unterstützung des Chief Legal Officer, der für Legal, Compliance, Government Affairs und Human Resources zuständig ist. Diese Rolle wird die Zeitpläne von Führungskräften koordinieren und verwalten, wichtige rechtliche und strategische Materialien und Pläne vorbereiten und organisieren und bei Vorstandssitzungen und der Vorbereitung von Vorstandsmaterialien helfen.
Diese Rolle ist die Augen und Ohren des CLO. Es verbindet Organisationen, Projekte und wichtige Geschäftsinformationen mit dem CLO. Es stellt auch sicher, dass Meetings und Materialien effizient und nützlich sind, und arbeitet mit dem CLO als vertrauenswürdigem Partner zusammen, um die gesetzlichen Prioritäten des Unternehmens zu erfüllen.
Aufgrund der dynamischen Natur dieser Rolle muss der ideale Kandidat über außergewöhnliche Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit verfügen, die Bedürfnisse des CLO zu erkennen und vorherzusehen. Die Rolle muss nahtlos und professionell mit einer vielfältigen Gruppe von Personen interagieren, einschließlich Mitgliedern des Senior Management Teams, des Vorstands und Führungskräften, die dem CLO unterstellt sind.
Um diese Aufgabe gut zu erledigen, sollte die Person in der Lage sein, mit hochsensiblen und vertraulichen finanziellen, rechtlichen, personellen und institutionellen Informationen professionell und mit gutem Urteilsvermögen umzugehen.
Diese kurze Einführung in die Position der Assistentin der Geschäftsführung dient als hervorragendes Modell für Ihre vollständige Stellenbeschreibung.
Tipps für die Entscheidung, Verwaltungs- oder Führungsassistent zu werden
Wenn Sie darüber nachdenken, eine dieser Karrieren zu verfolgen, beachten Sie die folgenden Ratschläge:
#1. Setzen Sie Ihre Ausbildung fort oder erwerben Sie zusätzliche Zertifizierungen.
Während für den Job möglicherweise nur ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich ist, können zusätzliche Aus- und Weiterbildungen Ihrem potenziellen Arbeitgeber zeigen, dass Sie in der Rolle erfolgreich sein können. Zertifizierungen in Business Writing und relevanten Softwareanwendungen sind verfügbar. Zusätzliche Kurse und Schulungen können Sie auf Ihre Aufgaben als Führungs- oder Verwaltungsassistent vorbereiten und möglicherweise Ihre Arbeitgeber beeindrucken.
#2. Holen Sie sich etwas Berufserfahrung
Das Sammeln relevanter Berufserfahrung kann Sie den täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Verwaltungs- und Führungsassistenten aussetzen. Dies kann Ihnen helfen, zu bestimmen, welche Rolle für Sie am besten geeignet ist. Arbeitgeber verlangen möglicherweise vorherige Berufserfahrung, wenn Sie Assistent der Geschäftsleitung werden möchten, damit Sie sich für Ihre zukünftige Karriere qualifizieren können. Sie können sich auch mit gängigen Bürogeräten wie Computerprogrammen, Druckern und Telefonsystemen vertraut machen, denen Sie in beiden Berufen begegnen können.
#3. Erstellen Sie einen relevanten Lebenslauf.
Untersuchen Sie die Position, auf die Sie sich bewerben, und erstellen Sie eine Liste der Fähigkeiten und Qualifikationen, die Ihr potenzieller Arbeitgeber benötigt. Erwägen Sie, Ihren Lebenslauf zu aktualisieren, um alle Schulungen, Zertifizierungen sowie Hard- und Soft-Skills aufzunehmen, die zeigen, warum Sie der beste Kandidat sind. Der Abschnitt über Ihre Berufserfahrung kann auch eine Zusammenfassung enthalten, die alle relevanten Verantwortlichkeiten oder Fähigkeiten hervorhebt, wie z. B. Organisation, die Ihre Bereitschaft für Ihre voraussichtliche Position demonstrieren.
#4. Zusätzliche Informationen für die Stellenbeschreibung
Darüber hinaus sollten Informationen über Ihr Unternehmen und die Branche, insbesondere in Bezug auf die Rolle und Aufgaben der Assistentin der Geschäftsführung, in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden. Wenn das Unternehmen beispielsweise einen CEO und einen COO hat und der Assistent der Geschäftsführung für beide arbeitet, nehmen Sie diese Informationen in die Stellenbeschreibung auf. Wenn das Unternehmen beispielsweise in der digitalen Medienbranche tätig ist, möchten Sie möglicherweise, dass die Kandidaten über praktische Kenntnisse dieser Branche verfügen, einschließlich Prozessen, Terminologie und häufig verwendeten Technologieprogrammen.
Es kann von Vorteil sein, auch Gehaltsinformationen aufzunehmen. Wenn Sie Mitarbeiter in Nevada haben oder eine Remote-Position mit Bewerbern aus Nevada besetzen, müssen Sie möglicherweise Gehaltsinformationen angeben. Fügen Sie auch Informationen über Arbeitsvergünstigungen hinzu und vergessen Sie nicht, Informationen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung oder andere gesetzlich vorgeschriebene Informationen beizufügen.
Machen Assistenten der Geschäftsleitung persönliche Besorgungen?
Ihr Chefassistent bei der Arbeit kann Ihnen wahrscheinlich bei einigen persönlichen Aufgaben behilflich sein. Viele Doppelassistenten arrangieren Familienreisen und kaufen Geschenke für ihre Führungskräfte.
Zusammenfassung
Neben den oben genannten Eigenschaften sollten Assistenten der Geschäftsführung auch gute Führungsqualitäten, Gewissenhaftigkeit und Networking mitbringen. EAs können als Stabschefs fungieren, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, und Unternehmensleiter verlassen sich oft darauf, dass sie Entscheidungen in ihrem Namen treffen. Bei der Entscheidung zwischen der Einstellung eines Assistenten der Geschäftsführung oder eines Verwaltungsassistenten ist es neben dem Nachdenken über die „harten“ Fähigkeiten, die Sie benötigen, entscheidend, Talente anhand ihrer zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu überprüfen.
Was macht ein Assistent der Geschäftsleitung FAQs?
Was macht eine Assistentin der Geschäftsführung im Alltag?
Executive Assistants arbeiten direkt mit dem oberen Management zusammen und sind verantwortlich für Buchhaltung, Buchhaltung, Kalenderverwaltung, Kundenbeziehungen, Ablagesysteme, Reisepläne und mehr.
Was sind die Top-Fähigkeiten einer Assistentin der Geschäftsleitung?
Top Executive Assistant-Fähigkeiten
- Kommunikationsfähigkeiten.
- Organisationstalent. Jede Art von administrativer Rolle erfordert hervorragende organisatorische Fähigkeiten.
- Gutes Zeitmanagement.
- Networking-Fähigkeiten
- Kenntnisse der Informationstechnologie.
- Multitasking
- Verfügbarkeit zum Lernen.
- Ein Teamplayer sein
Was erwartet ein CEO von einer Assistentin der Geschäftsführung?
Ein Vorstandsassistent Ihres CEO sollte außergewöhnlich gut darin sein, die Bedürfnisse und Vorlieben des Vorstandsvorsitzenden zu antizipieren. Das bedeutet, dass sie nicht bei jedem kleinen Schritt, den sie tun müssen, ständig auf die Führung des Anführers angewiesen sind.
Ähnliche Artikel
- Virtueller Verwaltungsassistent: Jobs, Dienstleistungen, Unternehmen, Anforderungen und alles, was Sie brauchen.
- http://VIRTUAL ASSISTANT SERVICES: Best Virtual Assistance Services
- Verwaltungsassistent: Stellenbeschreibung, Fähigkeiten und Gehalt (aktualisiert!)
- VIRTUAL ASSISTANT BUSINESS: 2022 Detaillierter Start-up-Leitfaden (+ kostenlose Tipps)
Bibliographie
