Referenzchecks sind in der Arbeitsvermittlung gängige Praxis und liefern Arbeitgebern nützliche Informationen über potenzielle Mitarbeiter. Zu lernen, wie man hochwertige Referenzprüfungen durchführt, kann einem Personalchef helfen, außergewöhnliche Mitarbeiter einzustellen. Früher wurde angenommen, dass ein direktes Gespräch mit dem Vorgesetzten oder Kollegen eines Kandidaten einen gewissen Einblick in Ihre potenziellen Beschäftigungsaussichten geben würde. Die meisten Unternehmen führen jedoch eine Referenzprüfung per Telefon, Interviewfragen und E-Mails durch. Es kann lästig sein, Telefon-Tag mit einer Referenz zu spielen, und die Informationen, die aus einem solchen kurzen Austausch gewonnen werden, sind normalerweise nicht beeindruckend. Der Wechsel zu einer E-Mail-basierten Lösung für die Referenzprüfung kann also nicht nur mehr Antworten, sondern auch bessere, umsetzbarere Einblicke in Ihren zukünftigen Mitarbeiter in kürzerer Zeit liefern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie anhand einer Vorlage eine Arbeitszeugnisprüfung durchführen.
Was ist eine Referenzprüfung?
Eine Referenzprüfung liegt vor, wenn ein Personalchef oder ein Vertreter der Personalabteilung E-Mails oder Anrufe an frühere Arbeitgeber eines Kandidaten sendet, um über den beruflichen Werdegang des Kandidaten zu sprechen. Bei Vorstellungsgesprächen mit potenziellen Neueinstellungen konzentrieren sich HR-Mitarbeiter in der Regel auf die bisherige Leistung, Erfahrung und Fähigkeiten des Kandidaten, da diese den größten Indikator für seinen zukünftigen Erfolg in der Position darstellen. Dies ist häufig einer der letzten Schritte im Vorstellungsgespräch, bevor ein Stellenangebot abgegeben wird.
Wie funktioniert die Referenzprüfung?
Wenn ein Unternehmen es vorzieht, Referenzprüfungen per E-Mail durchzuführen, kann der Einstellungsmanager detaillierte Fragen an die früheren Arbeitgeber des Kandidaten senden, um festzustellen, ob sie für die Position geeignet sind. Hier sind einige der häufigsten Fragen, die in Referenzprüfungs-E-Mails behandelt werden:
- Kandidatenerfahrung Personalverantwortliche können Kandidaten mit direkten Fragen zu ihrem relevanten beruflichen Werdegang befragen. Die Antworten auf diese Fragen können Aufschluss über das Potenzial eines Kandidaten geben, in der offenen Position erfolgreich zu sein.
- Leistung der Kandidaten Die bisherigen Arbeitsnachweise der Kandidaten stehen oft im Mittelpunkt der E-Mails zur Prüfung von Referenzen durch Manager. Wenn ein Kandidat in früheren Positionen die Erwartungen erfüllt oder übertrifft, kann dies darauf hindeuten, wie er in zukünftigen Positionen abschneiden wird.
- Die Einstellung des Kandidaten Eine weitere wichtige Eigenschaft, nach der Personalchefs fragen können, ist die Einstellung potenzieller Kandidaten. Wenn zum Beispiel eine Referenz antwortet, dass der Kandidat immer gute Laune hatte und positiv zu seinem Team beigetragen hat, kann dies einen wertvollen Einblick in die Gesamteinstellung des Kandidaten geben.
- Fähigkeiten des Kandidaten Personalverantwortliche können sich auch nach den spezifischen Fähigkeiten eines Kandidaten erkundigen. Dies kann dem Arbeitgeber Informationen über die Fähigkeit des Bewerbers liefern, wesentliche Arbeitsaufgaben zu erfüllen.
Worauf achten Arbeitgeber bei einem Referenzcheck?
Arbeitgeber können Referenzen zu Ihrer Leistung, Pünktlichkeit und Teamarbeit verlangen. Gehalt, Beförderungen, Disziplinarmaßnahmen und warum Sie gegangen sind, können ebenfalls gefragt werden.
So überprüfen Sie E-Mail-Referenzen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Referenzen per E-Mail zu überprüfen:
#1. Kontaktdaten anfordern.
Fordern Sie eine Liste mit Referenzen an, einschließlich E-Mail, Beziehungen, Unternehmen und Positionen. Auch wenn sich die Referenz nicht mehr in dieser Position befindet, können sie möglicherweise immer noch gute E-Mails zur Überprüfung der Referenz bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass der Kandidat Referenzen von mehr als einem Arbeitsplatz hat.
#2. Erstellen Sie einen groben Entwurf
Erstellen Sie eine Referenzprüfungs-E-Mail mit Fragen zum Kandidaten. Sie können für jede Referenzprüfung eine eigene E-Mail erstellen oder eine generische Vorlage verwenden. Die Möglichkeit, spezifische Fragen zum Wissen der Referenzperson über einen Kandidaten zu stellen, ist ein Vorteil des Schreibens individueller E-Mails. Die Verwendung einer Anstellungsvorlage hingegen kann Ihnen helfen, Zeit bei der Referenzprüfung zu sparen.
#3. Leiten Sie die E-Mail weiter
Um die Kandidaten und Referenzen zu schützen Anonymität, sollten Sie dem Empfänger die Ergebnisse Ihrer Referenzprüfung per E-Mail zusenden. Warten Sie einige Werktage, bis die Referenz reagiert. Sobald sie antworten, senden Sie eine Dankesnachricht für die Antwort.
Bedeutet ein Referenzcheck, dass ich den Job bekommen habe?
Die Überprüfung von Referenzen garantiert noch kein Stellenangebot. Bei der Einstellungsentscheidung prüft das Gremium mehr als nur Referenzprüfungen, um zu bestimmen, wer eingestellt werden soll.
Was sollten Arbeitgeber bei einer Referenzprüfung nicht tun?
Fragen Sie nicht nach Referenzen zu verbotenen Gründen der Diskriminierung gemäß den geltenden Menschenrechtsgesetzen. Wenn Sie die Frage in Ihrer Bewerbung und Ihrem Vorstellungsgespräch nicht stellen würden, stellen Sie sie nicht, während Sie Referenzen überprüfen.
Tipps zum Prüfen von Referenzen per E-Mail
Hier sind einige Tipps, die Managern helfen können, Referenzprüfungen per E-Mail besser durchzuführen:
#1. Geben Sie Informationen über den Kandidaten an.
Personalchefs sollten zu Beginn einer E-Mail zur Referenzprüfung Informationen über den Kandidaten bereitstellen, dessen Referenzen sie prüfen. Dies kann es der Referenz erleichtern, den Kandidaten zu identifizieren, und Informationen über den Hintergrund und Charakter des Kandidaten liefern. Es ist auch eine gute Idee, anzugeben, wie lange der Kandidat für die Referenz gearbeitet hat und welche Position er innehatte.
#2. Pflegen Sie Ihre Ethik
Es ist wichtig, ethische Fragen über den Kandidaten zu stellen, wenn Sie eine Referenzprüfung per E-Mail durchführen. Sie können dies erreichen, indem Sie Fragen stellen, die die Fähigkeit des Kandidaten offenbaren, wesentliche Arbeitsaufgaben zu erfüllen. Ein respektvoller Umgang zwischen Personalchefs, Kandidaten und Referenzen ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und faire Einstellungsentscheidungen zu treffen.
#3. Stellen Sie konkrete Forderungen.
Um mehr über einen potenziellen Kandidaten zu erfahren, können Sie ihm direkte Fragen stellen. Um festzustellen, ob ein Kandidat wahrscheinlich ein geeigneter Mitarbeiter ist, stellen Sie Fragen zu seinen einzigartigen Fähigkeiten, seiner Erfahrung und seiner Leistung. Darüber hinaus ist es am besten, Fragen zu Themen zu stellen, die in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen, auf die sich der Kandidat bewirbt. Ein Manager, der zum Beispiel eine Stelle im Kundenservice besetzen möchte, täte gut daran, sich nach der Erfahrung des Bewerbers im Umgang mit Kunden in früheren Positionen zu erkundigen.
#4. Beachten Sie die Länge.
Es ist auch wichtig, die Länge der E-Mail zu reduzieren, die Sie zum Überprüfen von Referenzen verwenden. Kürzere E-Mails können Referenzen ermöglichen, die E-Mail schnell zu lesen und darauf zu antworten. Dies kann auch zur Effizienz des Einstellungsprozesses beitragen.
Können Sie nach der Referenzprüfung abgelehnt werden?
Eine Ablehnung kann nach einer Referenzprüfung erfolgen. Einige Schätzungen beziffern den Prozentsatz der nach einer Referenzprüfung abgelehnten Kandidaten auf 20 %. Kandidaten, die während des Screening-Prozesses falsche Referenzen angeben, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit disqualifiziert.
Vorlage für Arbeitszeugnisse
Hier ist eine Vorlage zur Prüfung von Arbeitszeugnissen für E-Mails, die Personalchefs verwenden können:
Sehr geehrte/r [Name des früheren Arbeitgebers],
Ich sende diese E-Mail, um die Referenzen für [Name des Kandidaten] zu überprüfen, der derzeit für [Positionsname] in unserem Unternehmen ein Vorstellungsgespräch führt. [Name des Kandidaten] erwähnte, dass Sie einen wertvollen Einblick in seine Erfahrungen bei der Arbeit in Ihrer Organisation geben könnten, und nannte Sie als relevante Referenz.
Ich möchte mich speziell nach den Fähigkeiten und Erfahrungen erkundigen, die [Name des Kandidaten] während seiner Arbeit für Ihr Unternehmen unter Beweis gestellt hat. Glauben Sie, dass sie in der Lage sind, [wesentliche Berufspflichten] zu erfüllen? Darüber hinaus würde ich gerne nach der Einstellung von [Name des Kandidaten] fragen, während er für Ihre Organisation arbeitet, da diese Position von Einzelpersonen verlangt, auch unter Druck eine positive Einstellung zu bewahren.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Gedanken dazu haben, ob [Name des Kandidaten] gut zu unserem Unternehmen passt.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung beim Ausfüllen dieser Referenzprüfung.
Beste,
[Dein Name]
Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie eine Referenzprüfung durchführen
#1. „Wie lange hat der Kandidat für Ihr Unternehmen gearbeitet?“
Dies ist eine sehr aufschlussreiche Frage, da sie die Offenheit bestätigt. Die Länge der Zeit, die Sie für einen früheren Arbeitgeber gearbeitet haben, kann helfen, eine Geschichte zusammenzusetzen. Sie können das Problem ansprechen, wenn der Bewerber erst seit zwei Monaten dort arbeitet und sein früherer Arbeitgeber dies bestätigt. Wenn der Kandidat jedoch lange dort gearbeitet hat, kann dies zusätzliche Überlegungen hervorrufen.
#2. „Würden Sie diese Person wieder einstellen?“
Dies ist eine großartige Frage, weil sie Ihnen alles sagt, was Sie wissen müssen. Diese einfachen Ja/Nein-Fragen (geschlossene) können genauso viel verraten wie tiefergehende Fragen. Sie sind jedoch erklärungsbedürftig. Während die Antwort also mit „Ja“ oder „Nein“ beginnt, können Sie nach dem Warum fragen, um mehr Einblick zu erhalten.
„Würden Sie den Kandidaten als zuverlässig und vertrauenswürdig einstufen?“ „Was vermittelt Ihnen diesen Eindruck?“
Verlässlichkeit und Verlässlichkeit zu zeigen, ist in jeder Position unerlässlich. Sie können sich ein klareres Bild von den Charaktereigenschaften des Kandidaten machen, indem Sie nach konkreten Beispielen fragen, wann er diese gezeigt hat und wann nicht.
#4. „Was sind Ihrer Meinung nach die größten Stärken und Schwächen der Person?“
Dies ist wahrscheinlich etwas, was der Kandidat direkt während des Interviewprozesses gefragt wurde. Das Beste an dieser Frage beim Sammeln von Referenzen ist der Vergleich mit den Antworten des Kandidaten. Es gibt Ihnen auch eine bessere Vorstellung von dem Kandidaten und was er Ihrem Unternehmen aus der Perspektive eines Personalchefs bieten kann.
Eine der Stärken der Kandidaten kann genau das sein, wonach das Unternehmen sucht. Ein möglicherweise schwerwiegenderer Fehler besteht jedoch darin, dass es zu viele Risiken birgt. In jedem Fall erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um eine Entscheidung zu treffen.
#5. „Welche Fähigkeiten muss der Kandidat verbessern, um sein volles Potenzial auszuschöpfen?“
Dies ist eine großartige Frage, da sie viel über den Befragten verrät. Erstens erhalten Sie eine direkte Antwort auf ihre Fähigkeitsdefizite. Sie können jedoch auch feststellen, ob dies eine notwendige Fähigkeit für die jeweilige Rolle ist. Außerdem erfahren Sie das „vollste Potenzial“ des Kandidaten und können sich vorstellen, wie er Ihr Unternehmen verbessern würde.
#6. „Was war die größte Errungenschaft des Einzelnen während der Zusammenarbeit mit Ihnen?“
Offensichtlich betont dies das Positive, während das Negative heruntergespielt wird. Aber das ist OK. Dies ist eine großartige Frage, die Sie stellen sollten, wenn Sie auch eine Vielzahl anderer aufschlussreicher Fragen stellen. Mit dieser Frage können Sie mehr über die größten beruflichen Erfolge Ihres Kandidaten erfahren. Angenommen, Sie haben zwei Referenzen angefordert, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Wenn es in kurzer Zeit eine signifikante Änderung zwischen den Referenzen gibt, haben Sie einen ziemlich guten Hinweis auf die berufliche Entwicklung des Kandidaten.
Fragen, die Sie niemals stellen sollten, wenn Sie die Referenz überprüfen möchten.
Die erste und wichtigste Voraussetzung ist, dass Sie sich an das halten, was für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, angemessen ist. Anstatt irgendetwas Persönliches zu lenken, sollte sich alles um die Arbeitspersönlichkeit drehen. Es wird Ihnen gut gehen, wenn Sie die folgenden Fragen befolgen.
#1. „Hat der Antragsteller Kinder?“ „Haben sie vor, mehr Kinder zu haben?“
Es ist tatsächlich illegal, sich vor der Einstellung nach dem Familienstand eines Kandidaten zu erkundigen. Dazu gehört, ob sie verheiratet, geschieden oder ledig sind und ob sie Kinder haben (oder haben wollen).
Darüber hinaus ist es unangemessen, nach dem Betreuungsbedarf von Kindern zu fragen. In diesem Fall ist der beste Weg, Rechtswidrigkeiten zu vermeiden, Fragen zu familiären und persönlichen Beziehungen, insbesondere zu Kindern, zu vermeiden.
#2. „Praktiziert der Kandidat irgendeine Religion?“ „Welcher Religion folgen sie?“
Bedenken Sie Folgendes: Beeinflusst die Religion des Kandidaten seine Fähigkeit, in der Rolle zu arbeiten? Das ist wieder einmal illegal. Sie sollten sich nicht nach Religion, religiösen Feiertagen oder ihren kirchlichen Praktiken und Führern erkundigen. Sie können sich jedoch erkundigen, ob der Zeitplan des Kandidaten mit den ausgeschriebenen Stunden für die Stelle kollidiert oder nicht.
#3. „Wie alt ist der Bewerber?“
Wenn es um die Arbeitswelt geht, fällt die direkte Frage nach dem Alter unter die Kategorie „unabhängig“. Sie wollen keine Anzeichen von Altersdiskriminierung zeigen. Aber wenn das Alter des Bewerbers ein Deal Breaker ist, weil der Job erfordert, dass er mit Alkohol umgeht oder arbeitet, könnten Sie die Frage stellen: „Können Sie einen Nachweis für Ihr Alter erbringen?“
Die Art der Rolle in diesem Szenario erfordert eine bestimmte Altersspanne, sodass sie unserem „Ist sie relevant?“ entspricht. Regel. Sie sollten jedoch trotzdem versuchen, es zu vermeiden, Menschen einfache Fragen zu Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung usw. zu stellen.
Ist die Referenzprüfung der letzte Schritt?
Eine Referenzprüfung ist häufig der letzte Schritt, den ein Einstellungsmanager oder Personalvermittler durchführt, bevor er einem Kandidaten ein Stellenangebot unterbreitet.
Zusammenfassung
Das Durchführen einer Referenzüberprüfung per Telefon hat sich als nervenaufreibender erwiesen als E-Mails, und die Informationen, die aus einem solchen kurzen Austausch gewonnen werden, sind in der Regel nicht beeindruckend. Wenn Sie jedoch spezifischere Informationen über Ihren potenziellen Mitarbeiter wünschen, kann der Wechsel zu E-Mails nicht nur zu mehr Antworten führen, sondern auch zu besseren, umsetzbareren Einblicken in Ihre potenziellen Mitarbeiter in kürzerer Zeit. Stellen Sie dabei Ihre Fragen direkt und einfach.
Häufig gestellte Fragen zur Referenzprüfung
Wie läuft eine Referenzprüfung ab?
Eine Referenzprüfung wird in der Regel über ein längeres Telefoninterview oder über eine Vorlage für eine Beschäftigungs-E-Mail durchgeführt. Während dieses Prozesses können Personalvermittler oder Einstellungsmanager Stunden damit verbringen, Referenzen und Daten zu überprüfen.
Bedeutet Referenzprüfung Stellenangebot?
Laut Foss impliziert eine Referenzprüfung im Allgemeinen, dass ein Personalchef im Begriff ist, einem Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten, und eine letzte Bestätigung möchte, dass Sie der Richtige für sein Team sind.
Wie lange dauert eine Referenzprüfung?
Die Referenzprüfung jeder Person dauert durchschnittlich drei bis zehn Werktage. Wenn Sie der Spitzenkandidat sind, sollten Sie innerhalb von drei bis zehn Tagen vom Arbeitgeber hören. Es dauert länger, vom Arbeitgeber eine Rückmeldung zu erhalten, wenn Sie die zweite oder dritte Wahl für die Stelle sind.
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