Sie suchen eine Karriere im Management? Hast du das Zeug zum Office Manager? Der Office Manager ist eine Schlüsselposition in jeder Organisation und ist für die Überwachung des täglichen Betriebs des Büros verantwortlich. In diesem Blogartikel besprechen wir die Stellenbeschreibung, Qualifikationen, Gehalt, Fähigkeiten und alles andere, was Sie wissen müssen, um ein Office Manager zu werden.
Was ist ein Office-Manager?
Ein Office Manager ist eine Person, die für die Überwachung des effizienten Betriebs eines Büros verantwortlich ist. Dazu gehören die Verwaltung von Mitarbeitern, die Organisation von Papierkram und Ablagesystemen, die Abwicklung von Finanztransaktionen und die Überwachung der allgemeinen Bürowartung. Office Manager müssen über ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit zum Multitasking verfügen. Sie müssen auch in der Lage sein, schwierige Situationen mit Professionalität und Diplomatie zu meistern.
Office Manager-Jobbeschreibung
Das Berufsbild eines Office Managers umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Das Wichtigste ist die Führung des Personals. Dazu gehören die Einstellung, Schulung, Bewertung und Disziplinierung von Mitarbeitern. Office Manager müssen auch administrative Aufgaben wie Ablage, Aufzeichnungen und andere Schreibarbeit erledigen. Sie sind auch für die Bürowartung und -versorgung zuständig.
Zusätzlich zu diesen Aufgaben sind Office Manager auch für die Überwachung der Finanztransaktionen des Büros verantwortlich. Dazu gehören der Ausgleich der Bücher, die Abstimmung der Konten und die Erstellung von Finanzberichten. Sie können auch für die Verwaltung von Budgets, die Entwicklung von Finanzplänen und die Sicherstellung der Einhaltung lokaler und staatlicher Gesetze verantwortlich sein.
Schließlich sollte der Büroleiter in der Lage sein, den reibungslosen Betrieb des Büros sicherzustellen und zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und des Tagesgeschäfts beizutragen.
Aufgaben
Zu den Aufgaben des Büroleiters gehören:
- Wartung
- Postsendung
- Ausrüstung
- Banknoten
- Besorgungen
- Shopping
- Planen Sie Besprechungen und Termine.
- Organisieren Sie die Einrichtung des Büros und bestellen Sie Schreibwaren und Geräte.
- Halten Sie das Büro in gutem Zustand und führen Sie alle notwendigen Reparaturen durch.
- Arbeiten Sie bei Bedarf mit der Personalabteilung zusammen, um die Bürorichtlinien zu aktualisieren und zu pflegen.
- Organisation von Büroabläufen und -abläufen
- Abstimmung aller Bürogeräte mit der IT-Abteilung
- Verwalten Sie Vertrags- und Preisdiskussionen mit Büroanbietern, Dienstleistern und Büromietverträgen, um sicherzustellen, dass alle Dinge pünktlich in Rechnung gestellt und bezahlt werden.
- Verwalten Sie das G&A-Budget für das Büro und garantieren Sie eine genaue und zeitnahe Berichterstattung.
- Geben Sie Besuchern allgemeine Hilfestellung.
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Fragen der Büroverwaltung (z. B. Schreibwaren, Hardware und Reisearrangements)
- Kommunizieren Sie mit Facility-Management-Anbietern wie Reinigung, Catering und Sicherheit.
- Planen Sie interne oder externe Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen.
Anforderungen an die Büroverwaltung
- Erfahrung im Büromanagement, in der Verwaltung oder als Assistent.
- Verständnis der Aufgaben, Prozesse und Verfahren des Büromanagements
- Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung von Aufgaben
- Detailorientierung und Problemlösungsfähigkeiten
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Hervorragende Organisations- und Planungsfähigkeiten
- Kenntnisse in Microsoft Office
- Buchhaltungs-, Daten- und Verwaltungsprozesse und -verfahren sind alle erforderlich.
- Verständnis für Bürotechniken und -verfahren
- Vertrautheit mit Personalmanagementstrategien und -prozessen
- Verständnis von Geschäfts- und Managementprinzipien
- Kenntnisse von Office-Softwareprodukten und EDV-Kenntnisse
Ein gut geschriebener Abschnitt über die Fähigkeiten Ihres Lebenslaufs, der Ihre relevanten Talente als Büroleiter hervorhebt, kann Ihrem Lebenslauf helfen, das Bewerber-Tracking-System (ATS) zu besiegen, das der erste Schritt ist, um Ihre Bewerbung bekannt zu machen. Verwenden Sie die unten aufgeführten Top-Fähigkeiten und -Kenntnisse des Büroleiters, um Ihnen bei der Erstellung eines effektiven Lebenslaufs zu helfen.
Fähigkeiten des Büroleiters
- Kommunikation
- Auswertung und Analyse
- Judgment
- Probleme lösen
- Eine Entscheidung treffen
- Organisation und Planung
- Zeitverwaltung
- Detailorientierung
- Genauigkeit
- Delegation
- Coaching
- Initiative
- Integrität
- Flexibilität
- Teamarbeit
- Budgetierung
- Staffing
- Überwachung
- Standards schaffen
- Prozessverbesserung
- Bestandsverwaltung
- Management der Versorgung
- Kreativität
- Proaktivität
- Recordkeeping
- Zugänglichkeit
- Microsoft Office-Kenntnisse
- Koordination
- Rechnungsstellung
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Motivation
- Empathie
- Amtshilfe
UNSERE VORTEILE
- Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Verwaltungsassistent
- Verständnis der Verantwortlichkeiten, Systeme und Prozesse des Office Administrators
- MS-Office-Kenntnisse (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
- Kenntnisse im Umgang mit Büromaschinen (z. B. Faxgeräte und Drucker)
- Kenntnisse von E-Mail-Planungssoftware wie Email Scheduler und Boomerang
- Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung von Aufgaben sind erforderlich. Detailgenauigkeit und Problemlösungsfähigkeiten sind ebenfalls erforderlich.
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Ein kreativer Kopf mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen, und starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld
- Ein Abitur ist erforderlich, Erfahrungen als Verwaltungsassistent oder Sekretärin sind wünschenswert.
Büroleiter Gehalt
Das Gehalt eines Office Managers hängt von der Größe der Organisation und der Anzahl der Aufgaben ab, für die sie verantwortlich sind. Laut dem Bureau of Labor Statistics beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt eines Büroleiters 58,000 US-Dollar. Dies kann zwischen 40,000 und 90,000 US-Dollar pro Jahr liegen, abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der Aufgaben, für die sie verantwortlich sind.
So bereiten Sie sich auf die Rolle vor
Wenn Sie daran interessiert sind, Office Manager zu werden, können Sie mehrere Schritte unternehmen, um sich auf die Rolle vorzubereiten. Zunächst sollten Sie einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Fach erwerben. Außerdem sollten Sie Erfahrungen im Büromanagement, in der Buchhaltung oder im Finanzdienstleistungsbereich sammeln.
Es ist auch wichtig, Erfahrungen mit Computersoftware wie Microsoft Office zu sammeln und ein gutes Verständnis für Finanztransaktionen zu haben. Sie sollten sich auch die Zeit nehmen, Ihre Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln. Schließlich sollten Sie sich über die neuesten Trends im Büromanagement auf dem Laufenden halten und bereit sein, sich neuen Herausforderungen zu stellen.
Andere Titel für Office Manager
Der Titel Office Manager wird verwendet, um eine Vielzahl von Positionen zu beschreiben. Einige dieser Titel umfassen Büroadministrator, Bürokoordinator, Büroleiter und Verwaltungsassistent.
Der Titel Office Manager wird auch verwendet, um eine Vielzahl von Rollen in der Unternehmenswelt zu beschreiben, wie z. B. Chief Administrative Officer, Chief Operating Officer und Chief Financial Officer.
Funktionen eines Office Managers
Die Hauptaufgaben eines Office Managers bestehen darin, den täglichen Betrieb des Büros zu überwachen. Dazu gehören die Verwaltung von Mitarbeitern, die Organisation von Papierkram und Ablagesystemen, die Abwicklung von Finanztransaktionen und die Überwachung der allgemeinen Bürowartung.
Office Manager müssen auch mit schwierigen Situationen professionell und diplomatisch umgehen können. Sie müssen über ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit zum Multitasking verfügen.
Darüber hinaus müssen Büroleiter in der Lage sein, Budgets zu verwalten, Finanzpläne zu entwickeln und die Einhaltung lokaler und staatlicher Gesetze sicherzustellen. Sie müssen auch über ein gutes Verständnis der Büroabläufe und die Fähigkeit verfügen, mit einer Vielzahl von Menschen zusammenzuarbeiten.
Was kommt nach einem Office Manager?
Nachdem Sie ein Office Manager geworden sind, gibt es mehrere Karrierewege für den Aufstieg. Dazu gehören Positionen wie Executive Director, Chief Operating Officer und Chief Administrative Officer. Diese Positionen erfordern mehr Erfahrung und sind in der Regel mit einem höheren Gehalt verbunden.
Ist ein Office Manager ein Admin?
Nein, ein Office Manager ist kein Administrator. Ein Administrator ist eine Person, die für die Verwaltung des gesamten Betriebs einer Organisation verantwortlich ist. Ein Office Manager hingegen ist für die Überwachung des effizienten Betriebs eines Büros verantwortlich. Dazu gehören die Verwaltung von Mitarbeitern, die Organisation von Papierkram und Ablagesystemen, die Abwicklung von Finanztransaktionen und die Überwachung der allgemeinen Bürowartung.
Was ist die schwierigste Rolle eines Office Managers?
Die schwierigste Aufgabe eines Office Managers ist die Personalführung. Dazu gehören die Einstellung, Schulung, Bewertung und Disziplinierung von Mitarbeitern. Office Manager müssen auch mit schwierigen Situationen professionell und diplomatisch umgehen können.
Was ist die wichtigste Fähigkeit für einen Office Manager?
Die wichtigste Fähigkeit für einen Office Manager sind hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Dazu gehört die Fähigkeit zum Multitasking, zur Priorisierung von Aufgaben und zur diplomatischen Bewältigung schwieriger Situationen. Office Manager müssen außerdem über ein gutes Verständnis der Büroabläufe und die Fähigkeit verfügen, mit einer Vielzahl von Menschen zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus müssen sie mit Computersoftware wie Microsoft Office vertraut sein und ein gutes Verständnis für Finanztransaktionen haben.
Wie nennt man sonst einen Büroleiter?
Kandidaten, die nach Jobs als Büroleiter suchen, können auch nach Rollen als Büroleiter oder Leiter von Verwaltungsdiensten suchen. Verwenden Sie andere Stellenbezeichnungen, um potenziellen Bewerbern das Auffinden Ihrer Stellenanzeige für den Büroleiter zu erleichtern.
Welche Informationen sollte ich in meiner Stellenausschreibung für einen Büroleiter angeben?
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer Stellenausschreibung daran, dass sie den Kandidaten dabei helfen soll, die Anforderungen an die Stelle eines Büroleiters in Ihrem Unternehmen zu verstehen. Um Personen zu gewinnen, die zu Ihrem Unternehmen passen, machen Sie Angaben zu den Ausbildungsanforderungen des Büroleiters, den benötigten Talenten und den zugewiesenen Aufgaben. Wenn Sie eine Stelle für einen Büroleiter veröffentlichen, fügen Sie zunächst Ihre Spezifikationen zu unserer Vorlage für die Stellenbeschreibung für einen Büroleiter hinzu, um eine professionell aussehende, umfassende Stellenanzeige zu erstellen.
Typische Arbeitgeber von Office Managern
Ein Büroleiter kann von jedem Unternehmen mit mehr als ein paar Mitarbeitern eingestellt werden. Zu den wichtigsten Arbeitgebern gehören:
NHS-Trusts, Universitäten, Finanzinstitute, lokale Regierungen, Wohltätigkeitsorganisationen der Zentralregierung, kleine Unternehmen und Hersteller sind Beispiele für Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen.
Lokale Jobbörsen sowie regionale und nationale Jobbörsen werden häufig zur Ausschreibung von Stellen genutzt. Stellenangebote werden auch über Arbeitsvermittlungen ausgeschrieben.
Auf Zieljobs können Sie nach Geschäfts- und Managementjobs suchen sowie Lebenslauf- und Bewerbungsberatung erhalten.
Zusammenfassung
Der Office Manager ist eine Schlüsselposition in jeder Organisation und ist für die Überwachung des täglichen Betriebs des Büros verantwortlich. Die Stellenbeschreibung umfasst die Verwaltung von Mitarbeitern, die Organisation von Papierkram und Ablagesystemen, die Abwicklung von Finanztransaktionen und die Überwachung der allgemeinen Bürowartung. Die Qualifikationen, um ein Office Manager zu werden, variieren von Organisation zu Organisation, aber die meisten Arbeitgeber verlangen einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Bereich. Das Gehalt eines Office Managers hängt von der Größe der Organisation und der Anzahl der Aufgaben ab, für die sie verantwortlich sind, aber das durchschnittliche Jahresgehalt beträgt 58,000 $.
Die wichtigsten Fähigkeiten für einen Office Manager sind ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, Multitasking-Fähigkeit und ein gutes Verständnis von Büroabläufen und Finanztransaktionen. Zur Vorbereitung auf die Rolle sollten Sie einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder einem verwandten Fachgebiet erwerben und Erfahrungen in den Bereichen Büromanagement, Rechnungswesen oder Finanzdienstleistung sammeln.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie das Zeug dazu haben, ein Office Manager zu werden, sollten Sie sich noch heute auf die Rolle vorbereiten. Mit den richtigen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen können Sie Office Manager und ein wichtiger Teil jeder Organisation werden.
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Bibliographie
