Wenn es um Karrierewege und Wunschjobs geht, hat man schnell das Gefühl, dass es nur wenige Möglichkeiten gibt. Aber es gibt viele verschiedene Arten von Jobs und Rollen da draußen, und wir haben die Mission, sie ans Licht zu bringen und zu erklären, was sie beinhalten. Sprechen Sie gerne mit unterschiedlichen Menschen? Möchten Sie einer Vielzahl von Teams helfen, ihre Ziele zu erreichen? Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte die Stelle als Büroassistent (OA) gut zu Ihnen passen. In diesem Artikel analysieren wir die allgemeinen Spezifikationen und die Stellenbeschreibung eines Büroassistenten, das damit verbundene Gehalt und den perfekten Lebenslauf für den Job.
Was ist ein Office-Assistent?
Die alleinige Verantwortung eines Büroassistenten besteht darin, dafür zu sorgen, dass das Büro so reibungslos und effizient wie möglich läuft. Im Allgemeinen arbeiten Sie an administrativen Aufgaben, aber wenn es dem Büro als Ganzes zugute kommt, können Sie sagen, dass alles erlaubt ist.
Daher ist dies eine hervorragende Einstiegsposition für alle, die Erfahrungen in einer Büroumgebung sammeln möchten. Sie lernen die Grundlagen in einer Vielzahl von Bereichen kennen – Verwaltung, Betrieb, Kundendienst usw. – und werden hoffentlich in einem schnelllebigen, manchmal herausfordernden Umfeld erfolgreich sein. Nach einigen Jahren Berufserfahrung sind Sie bestens gerüstet, um in die Positionen Verwaltungsassistent und Assistent der Geschäftsführung aufzusteigen.
Was macht ein allgemeiner Büroassistent?
Verwaltungsaufgaben werden von allgemeinen Büroassistenten innerhalb einer Organisation ausgeführt. Zu ihren Aufgaben gehören das Beantworten von Telefonen, das Beantworten von E-Mails, das Einreichen von Dokumenten und das Planen von Terminen. Sie können auch für die Wartung der Büroausstattung und das Beschaffungsmanagement zuständig sein. Zu den grundlegenden Finanzaufgaben, bei denen diese Fachleute behilflich sein können, gehören Rechnungsbearbeitung und Spesenabrechnungen.
Ein Büroassistent sollte in der Lage sein, unter Druck effizient zu arbeiten, sowie über ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen. Sie müssen außerdem über fundierte Computerkenntnisse wie Microsoft Office sowie Erfahrung mit Verwaltungsaufgaben wie Dateneingabe und Aufzeichnungen verfügen. Es ist auch entscheidend, dass sie effektiv mit einer Vielzahl von Interessengruppen zusammenarbeiten, darunter Führungskräfte, Mitarbeiter und Kunden.
Für wen ist der Job als Büroassistent geeignet?
Jemand mit einer einigermaßen sozialen Persönlichkeit ist am besten für die Rolle eines allgemeinen Büroassistenten geeignet. Da Sie täglich mit den unterschiedlichsten Persönlichkeiten zu tun haben, müssen Sie sich schnell anpassen und mit Menschen aller Art zusammenarbeiten können. Abgesehen von Menschen müssen Sie auf alles und jeden vorbereitet sein. Last-Minute-Jobs sind möglich, daher müssen Sie in der Lage sein, ohne Stress spontan zu arbeiten.
Wenn Sie detailorientiert, organisiert und praktisch sind, werden Sie eher als allgemeine Büroassistentin erfolgreich sein. Außerdem sollten Sie wissbegierig sein, insbesondere wenn Sie in die Position eines Verwaltungsassistenten oder einer Assistentin der Geschäftsführung aufsteigen möchten.
Wie sieht ein typischer Tag für einen Büroassistenten aus?
Der Tag eines Büroassistenten ist nie derselbe. Morgens gehen Sie vielleicht ans Telefon und nehmen Nachrichten entgegen, während Sie nachmittags Post sortieren und Rechnungen und Korrespondenz vorbereiten.
Im Allgemeinen hängt die Art der Arbeit, die Sie erhalten, von dem Unternehmen ab, das Sie einstellt, und davon, wie viel Verantwortung es Ihnen in Ihrer Rolle übertragen möchte. Nachdem wir dies gewusst haben, schauen wir uns die Berufsbeschreibung eines allgemeinen Büroassistenten an.
Stellenbeschreibung Büroassistent
Büroassistentinnen und Büroassistenten werden für die Durchführung einer Vielzahl von Büro- und Verwaltungsaufgaben in einer Vielzahl von Büroumgebungen ausgebildet. Sie können auch als Verwaltungsassistent, Büroangestellter oder Sekretär bekannt sein. Im Allgemeinen besteht ihre Rolle darin, anderen Büromitarbeitern zu helfen und die verschiedenen Aufgaben zu erledigen, die erforderlich sind, um den reibungslosen Betrieb des Büros aufrechtzuerhalten.
Diese Stellenbeschreibung des Büroassistenten deckt die wesentlichen Qualifikationen, Pflichten und Verantwortlichkeiten eines allgemeinen Büroassistenten ab und kann bei der Einstellung für Verwaltungspositionen einfach an Ihr Unternehmen angepasst werden.
#1. Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Büroassistenten
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind in der Stellenbeschreibung Büroassistent wie folgt aufgeführt:
- Optimieren Sie die Abläufe, indem Sie das Büro organisieren und die Mitarbeiter unterstützen.
- Sortieren und verteilen Sie Mitteilungen so schnell wie möglich.
- Erstellen und aktualisieren Sie Aufzeichnungen, um die Genauigkeit und Gültigkeit der Informationen sicherzustellen.
- Meetings und Termine sollten geplant und geplant werden.
- Überwachen Sie die Versorgungsniveaus und gehen Sie mit Engpässen um
- Lösen Sie bürobezogene Probleme und reagieren Sie auf Anfragen oder Bedenken
- Koordinieren Sie sich mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass etablierte Richtlinien befolgt werden.
- Pflegen Sie verlässliche Beziehungen zu Lieferanten, Kunden und Kollegen.
- Führen Sie bei Bedarf Rezeptionsaufgaben aus.
#2. Fähigkeiten des Office-Assistenten
Wie wir gesehen haben, bringt der Beruf des Büroassistenten ein breites Spektrum an Aufgaben mit sich. Welche Kompetenzen und Soft Skills sind also erforderlich, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein? Einige der Fähigkeiten, die Sie vermitteln müssen, umfassen:
Flexibilität
Als Büroassistent/in ist Ihre Rolle relativ flexibel und umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben. Ein guter OA ist ein Teamplayer mit einer Macher-Einstellung, der bereit ist, anfallende Aufgaben zu übernehmen, um das Unternehmen zu unterstützen.
Als allgemeiner Büroassistent haben Sie wenig Verantwortung. Wenn Sie eine spezifischere Liste von Verantwortlichkeiten bevorzugen, ist dies möglicherweise nicht die Rolle für Sie. Zeitmanagement ist eine weitere wichtige Fähigkeit für Büroassistenten, die ihre unterschiedlichen Arbeitsbelastungen jonglieren müssen, um Probleme in Echtzeit zu bearbeiten und gleichzeitig Fristen für zeitkritische Projekte einzuhalten.
Exzellente Kommunikationsfähigkeiten.
Der Schlüssel zum Erfolg als OA sind starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sowohl im mündlichen als auch im schriftlichen Kontext. Sie sind die erste Person, die Kunden oder potenzielle Mitarbeiter sehen, wenn sie das Büro betreten. Wenn sie beurteilen, ob das Unternehmen gut zu ihnen passt, geben Ihre Interaktionen den Ton an. Gleiches gilt für jegliche Kommunikation per E-Mail oder Telefon.
Als Bürokaufmann/-frau bist du der erste Ansprechpartner und der erste Eindruck im Unternehmen. Darüber hinaus kann der Einsatz von Kommunikationsfähigkeiten zum Aufbau starker Beziehungen zu Bürogeräteanbietern dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen einen besseren Service oder sogar einen oder zwei Rabatte erhält. Arbeitgeber müssen darauf vertrauen können, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie einen Besucher begrüßen oder ans Telefon gehen, professionell verhalten.
Selbständig arbeiten zu können.
Bei der Einstellung eines Büroassistenten suchen Führungskräfte nach jemandem, der nicht viel Aufsicht benötigt und sich wohlfühlt, seinen eigenen Zeitplan und sein Arbeitspensum zu verwalten. Büroassistenten müssen proaktiv sein, potenzielle Probleme erkennen und sich selbst darum kümmern. Kein Chef oder Mitarbeiter wird es zu schätzen wissen, wenn ein OA eincheckt, um zu sehen, ob er mehr Kaffee bestellen kann, wenn das Büro fast leer ist!
Unternehmen wollen einen Kandidaten, der die Initiative ergreift und Probleme selbstbewusst unter Zeit- und Budgetbeschränkungen löst. Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Büroassistenten ist die Fähigkeit zum Multitasking. Schließlich sind Sie da, um Aufgaben aus den To-Do-Listen anderer Teammitglieder zu entfernen, nicht um neue hinzuzufügen, indem Sie viele Fragen stellen!
Detail orientiert.
Als OA benötigen Sie außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten. Neben der Verwaltung Ihres Zeitplans und Ihrer To-do-Liste müssen Sie genau auf Details achten. Sie bearbeiten eine Vielzahl von Dokumenten, von wichtigen internen Notizen bis hin zur Kundenkorrespondenz. Perfektionismus und die doppelte Überprüfung Ihrer Arbeit können Ihnen helfen, peinliche und möglicherweise kostspielige Fehler zu vermeiden.
Technologisch versiert.
Neben allgemeinen Textverarbeitungs- und Computerkenntnissen müssen Sie Kenntnisse verschiedener Büroverwaltungssoftware für die verschiedenen Büroaufgaben nachweisen, die Sie ausführen müssen. Organisationen können Ersatz für viele der Programme in der traditionellen Microsoft Office-Suite verwenden, wenn sich die Technologie weiterentwickelt.
#3. Bildung und andere Qualifikationen
Für den Einstieg in den Außendienst benötigen die meisten Büroassistenten lediglich die Fachhochschulreife oder einen gleichwertigen Abschluss. Einige fortgeschrittene Positionen können andererseits eine langjährige Berufserfahrung und/oder eine spezielle Ausbildung erfordern.
Obwohl es normalerweise nicht erforderlich ist, gibt es eine Reihe von Online-Zertifikaten und Studiengängen im Bereich Büromanagement für Büroassistenten, die in Führungspositionen aufsteigen möchten. Darüber hinaus stehen weitere verwaltungsspezifische Studiengänge, wie z. B. der Bachelorstudiengang Arztpraxis, zur Verfügung.
Durchschnittliches Gehalt eines Büroassistenten
Das Gehalt eines Büroassistenten kann je nach Erfahrung, Branche, Unternehmensgröße und Geografie variieren. Das durchschnittliche Stundengehalt für einen Büroassistenten in den Vereinigten Staaten beträgt 16.32 USD pro Stunde (Stand: April 2023). Die Mehrheit der Gehälter für Büroassistenten in den Vereinigten Staaten liegt derzeit zwischen 12.98 USD (25. Perzentil) und 18.03 USD (75. Perzentil). Die durchschnittliche Gehaltsspanne für einen Büroassistenten variiert erheblich (um bis zu 5.05 USD), was bedeutet, dass es je nach Qualifikationsniveau, Standort und jahrelanger Erfahrung zahlreiche Aufstiegsmöglichkeiten und eine höhere Bezahlung geben kann.
Tipps zum Schreiben eines besseren Lebenslaufs für Office-Assistenten
Um schnell Personalchefs zu gewinnen und die Position als allgemeine Büroassistentin zu sichern, muss Ihr Lebenslauf auffallen und gleichzeitig die in der Stellenbeschreibung beschriebenen Anforderungen erfüllen. Diese Hinweise helfen Ihnen bei der Erstellung eines stärkeren Lebenslaufs für allgemeine Büroassistenten:
#1. Heben Sie Ihre Fähigkeiten im Bereich Bürotechnik hervor
Bei der Gestaltung Ihres Lebenslaufs für einen allgemeinen Büroassistenten müssen Sie Ihre Softwareerfahrung mit Online-Terminplanung, Rechnungsstellung, Projektmanagement und Kundenbeziehungsmanagement hervorheben. Betonen Sie Ihr Wissen über Hardware wie Scanner, Kopierer und Telefonsysteme. Indem Sie Ihr Wissen über Bürotechnik betonen, zeigen Sie Personalchefs, dass Sie relevante Fähigkeiten für den Job mitbringen und sich schnell neue aneignen können.
#2. Quantifizieren Sie Ihre Erfahrung als Büroassistent
Personalverantwortliche können den Umfang und die Auswirkungen Ihrer Arbeit besser verstehen, wenn Sie konkrete Zahlen und Ergebnisse angeben. Sehen Sie, ob Sie Antworten auf die Fragen „Wie viel?“ hinzufügen können. und wie viel?" in jedem Aufzählungspunkt Ihres Erfahrungsbereichs. Wenn Sie die genaue Zahl nicht kennen, kann das Tilde-Symbol () verwendet werden, um eine Schätzung oder einen Durchschnitt anzugeben.
#3. Behalten Sie einen offenen Ton bei
Es ist entscheidend, eine Sprache zu verwenden, die in fast jedem gewöhnlichen Text einen konsistenten Ton oder eine „Stimme“ herstellt und aufrechterhält. Diese Regel gilt auch für Lebensläufe, die einen formellen, aber direkten Ton erfordern (im Gegensatz zum lockereren Ton eines LinkedIn-Profils und der eifrigen, selbstbewussten Stimme eines Anschreibens).
Verwenden Sie einfache Sätze und unkomplizierte Beschreibungen Ihrer Erfahrungen, um eine offene Stimme in Ihrem Lebenslauf als allgemeiner Büroassistent zu erzielen. Denken Sie an diesen Rat, insbesondere wenn Sie Ihren Profilabschnitt schreiben, da Sie möglicherweise versucht sind (oder glauben, dass Sie dies tun müssen), übermäßig „werbliche“ Begriffe wie „Hervorragend bei“ zu verwenden, wenn ein direkterer, geradlinigerer Begriff wie „Qualifiziert in“ vorzuziehen ist .
So richten Sie Ihren Lebenslauf an der Stellenbeschreibung aus
Personalchefs müssen eine große Anzahl von Lebensläufen sichten, um einen Kandidaten zu finden, der ihren Anforderungen entspricht. Unternehmen definieren diese Bedürfnisse durch Stellenbeschreibungen, und wenn Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen mit den Angaben in der Stellenbeschreibung abgleichen, können Sie sich von der Masse abheben.
Beginnen Sie bei der Entscheidung, was in Ihren allgemeinen Lebenslauf als Büroassistent aufgenommen werden soll, mit den wichtigsten Anforderungen, die in Stellenbeschreibungen normalerweise zuerst aufgeführt oder mehrfach erwähnt werden. Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten und Eigenschaften, die Sie hervorheben, dem Personalchef zeigen, wie Sie die obersten Prioritäten des Unternehmens erfüllen können. Allgemeine Lebensläufe werden häufig übersehen, vermeiden Sie also das Kopieren und Einfügen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf bemerkenswerte Leistungen, um die Aufmerksamkeit des Personalchefs zu erregen.
Was sind die Aufgaben einer Schulbüroassistentin?
Als Schulsekretariatsassistent/in erledigst du kaufmännische Aufgaben für die Verwaltung der Schule. In dieser Rolle können Sie Anwesenheitsdaten sammeln, den Zeitplan für jede besondere Veranstaltung auswerten, Besucherausweise ausstellen, Studenten beaufsichtigen und andere Aufgaben nach Bedarf ausführen.
Was sind die drei Arten von Büroassistenten?
- Administrative Unterstützung.
- Sachbearbeiterin für Datenerfassung
- Administrator des Büros
Welche Fähigkeiten braucht man, um Büroassistent zu werden?
- Erforderliche Fähigkeiten für einen Office-Assistenten
- Fähigkeit zur mündlichen Kommunikation.
- Kommunikationsfähigkeit schriftlich.
- Kenntnisse der Technik.
- Organisatorische Fähigkeiten.
- Zeitmanagementfähigkeiten.
- Fähigkeiten zur Problemlösung.
- Planungsfähigkeiten.
- Einfallsreichtum.
Ist Office Assistant dasselbe wie Rezeptionist?
Der Büroassistent tippt Dokumente ein, sendet E-Mails und Faxe, plant Termine und unterstützt bei allen anderen ihm zugewiesenen bürobezogenen Aufgaben. Im Wesentlichen ist eine Bürorezeptionistin für die Bereitstellung eines hervorragenden Kundenservice verantwortlich, während ein Büroassistent für die Bereitstellung einer hervorragenden Bürounterstützung verantwortlich ist.
Ist der Office-Administrator und der Office-Assistent gleich?
Die Rolle des Bürokaufmanns ist fast identisch mit der eines Assistenten. Der Unterschied besteht darin, dass Sie über solidere Fähigkeiten verfügen und problemlos zusätzliche Aufgaben übernehmen können. Ein Administrator wird häufig als das schlagende Herz jeder Büroumgebung angesehen.
Ist Büroassistent dasselbe wie Sekretärin?
Ein Verwaltungsassistent hat mehr Aufgaben als eine Sekretärin. Verwaltungsassistenten leisten mehr als Schreibarbeit. Ein Verwaltungsassistent hat im Gegensatz zu einer Sekretärin die Befugnis, unabhängige Entscheidungen zu treffen.
Zusammenfassung
Das ist fantastisch, wenn der Beruf des Büroassistenten ideal klingt! Sie werden ein wichtiger Teil jedes Büros sein und dafür sorgen, dass administrative Aufgaben schnell und korrekt erledigt werden. Nutzen Sie die oben aufgeführten Informationen und Tipps zu Ihrem Vorteil. So können Sie Ihren Traumberuf verwirklichen. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu lesen!
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- VERWALTUNGSASSISTENT: Bedeutung, was sie tun, Gehalt und Anforderungen
Bibliographie
