Die Rolle eines Executive Assistant ist eine hochrangige Position innerhalb einer Organisation. Es ist eine wichtige Position, da Assistenten der Geschäftsführung hochrangige Führungskräfte unterstützen, ihnen bei der Terminplanung helfen, ihr Tagesgeschäft regeln und so den reibungslosen Ablauf des Unternehmens sicherstellen. Das Berufsbild einer Assistentin der Geschäftsführung umfasst die gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Aufgaben, die anspruchsvoll und belastend sein können.
Wenn Sie als Assistent der Geschäftsleitung arbeiten möchten, sollten Sie wissen, was ihre Rollen und Aufgaben sind, welche Fähigkeiten erforderlich sind, wie die Gehaltsspanne ist und was eine Assistentin der Geschäftsleitung von anderen administrativen Rollen unterscheidet.
Wer ist Assistent der Geschäftsleitung?
Ein Executive Assistant, oft auch als Executive Administrator bezeichnet, überwacht die Kommunikation und Zeitpläne der wichtigsten Führungskräfte. Zu ihren Aufgaben können auch das Zusammenstellen von Besprechungsunterlagen, das Überprüfen und Versenden von E-Mails, das Annehmen und Tätigen von Anrufen und das Organisieren von Geschäftsreisen für die Führungskräfte gehören.
Assistenten der Geschäftsführung sollten ausreichend qualifiziert sein, um die Geschäftsführung bei betrieblichen Problemen zu unterstützen und die Organisation auf eine höhere Ebene zu bringen. Sie arbeiten eng mit hochrangigen Führungskräften zusammen und sind oft dafür verantwortlich, vertrauliche Informationen zu pflegen und sicherzustellen, dass die Geschäftstätigkeit der Führungskraft reibungslos abläuft.
Stellenbeschreibung eines Assistenten der Geschäftsleitung
Die Stellenbeschreibung eines Assistenten der Geschäftsführung umfasst die Durchführung wesentlicher Büroaufgaben für den erfolgreichen Betrieb eines Unternehmens. Daher konzentrieren sie sich auf die Unterstützung spezifischer hochrangiger Führungskräfte und die Bewältigung komplexer Aufgaben. Sie erfüllen verschiedene Aufgaben und verfügen außerdem über spezifische Fähigkeiten, um in der Rolle erfolgreich zu sein.
Was sind die Aufgaben eines Executive Assistant?
Executive Assistants bieten Führungskräften administrative Unterstützung, damit sie wesentliche Aufgaben und Unternehmensprojekte erledigen können. Zu den Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung gehören:
- Umgang mit der Kommunikation der Führungskraft und dafür sorgen, dass wichtige Informationen weitergegeben werden.
- Sie überwachen den Tagesablauf der Führungskraft, der die Planung von Besprechungen, die Überprüfung von Terminen und die Organisation von Transporten umfasst.
- Schulen Sie andere Verwaltungsmitarbeiter in Unternehmensrichtlinien und Best Practices.
- Executive Assistants bereiten Jahresabschlüsse, Berichte, Memos, Rechnungen, Briefe und andere relevante Dokumente vor.
- Verwalten Sie Unternehmensunterlagen, Dokumente und Berichte, indem Sie sie nach Bedarf ablegen und abrufen.
- Sie sammeln und analysieren auch Daten, um Dokumente zu erstellen, die Vorstände, Ausschüsse und Führungskräfte prüfen und präsentieren.
- Sie helfen bei der Vorbereitung von Meetings und machen auch während der Meetings genaue Notizen.
Voraussetzungen für Executive Assistant
Für die Stelle der Assistentin der Geschäftsführung gibt es mehrere Voraussetzungen. Sie beinhalten:
- Erlangung des Abiturzeugnisses und anderer relevanter Zertifikate
- Sollte fortgeschrittene Kenntnisse in mündlicher und auch schriftlicher Kommunikation auf professionellem Niveau haben.
- Fristen einhalten können
- Umfassende Kenntnisse des gesamten MS-Office-Pakets
- Die Fähigkeit, tägliche Aufgaben effektiv zu priorisieren.
- Sollte über starke Entscheidungs- und Problemlösungsfähigkeiten verfügen
Was sind die Top 3 Fähigkeiten eines Executive Assistant?
Die drei wichtigsten Fähigkeiten, die ein Assistent der Geschäftsführung für die Ausführung administrativer Aufgaben benötigt, sind die folgenden:
#1. Organisatorische Fähigkeiten
Assistenten der Geschäftsleitung müssen zahlreiche Aufgaben und Informationen bewältigen, was hervorragende organisatorische Fähigkeiten erfordert. Gute organisatorische Fähigkeiten ermöglichen es den Mitarbeitern außerdem, ihre Zeit effektiv zu verwalten, Fristen einzuhalten, Informationen umgehend zu finden und einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.
#2. Kommunikationsfähigkeit
Um ein effektiver Assistent der Geschäftsleitung zu sein, ist es wichtig, über starke Kommunikationsfähigkeiten zu verfügen. Dazu gehören eine professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation sowie ein solides Verständnis der Grammatik und der Schreibkonventionen. Darüber hinaus ist es notwendig, dass Sie Ihren Tonfall an die jeweilige Situation anpassen können.
#3. Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Als Assistent der Geschäftsleitung ist es entscheidend, über ausgeprägte soziale Fähigkeiten zu verfügen, um positive Beziehungen zu Führungskräften, Kollegen und Kunden aufzubauen. Eine wünschenswerte Eigenschaft für einen Assistenten ist auch, sympathisch zu sein, in der Lage zu sein, seinem Chef konstruktive Kritik und Unterstützung zu geben und in der Lage zu sein, gute Beziehungen zu einer vielfältigen Gruppe von Menschen aufzubauen.
Zusätzlich zu den drei wichtigsten Fähigkeiten gibt es weitere notwendige Fähigkeiten, die Assistenten der Geschäftsführung haben sollten, wie zum Beispiel:
- An meinen Führungsqualitäten
- Technische Fachkentnis
- Einfallsreichtum
- Fähigkeit zum Multitasking
- Selbststeuerung und Proaktivität
- Zeitmanagement
Assistent der Geschäftsleitung vs. Verwaltungsassistent
Die Stellenbeschreibung eines Verwaltungs- und Führungsassistenten umfasst Aufgaben wie das Beantworten von Telefonen, das Verwalten von Zeitplänen, das Bearbeiten von Dokumenten und das Erstellen von Berichten. Die Rollen eines Verwaltungsassistenten und eines Assistenten der Geschäftsleitung unterscheiden sich jedoch in der Komplexität und dem Verantwortungsgrad ihrer Verwaltungsaufgaben.
Administrative Assistant
Verwaltungsassistenten führen verschiedene administrative Aufgaben aus. Sie unterstützen das gesamte Büro oder die Abteilung, übernehmen mehr organisatorische Funktionen für das gesamte Büro, erhalten Aufgaben von Vorgesetzten delegiert und konzentrieren sich auf ganze Abteilungen oder Prozesse.
Beispiele für Aufgaben, die Verwaltungsassistenten ausführen: Verwalten eines Konferenzraumkalenders, Beantworten von E-Mails, die an das Firmenkonto gesendet werden, Bewirten aller Kunden und Besucher an der Rezeption usw.
Executive Assistant
Executive Assistants übernehmen weitergehende und komplexere Aufgaben für hochrangige Führungskräfte und CEOs sowie Projektmanagementaufgaben. Zu ihren Aufgaben gehören die Durchführung von Recherchen, die Überprüfung von Dokumenten und die Beaufsichtigung anderer Angestellter. Außerdem konzentrieren sie sich auf bestimmte Personen und Positionen. Sie arbeiten unabhängig und proaktiv mit wenig bis gar keiner Aufsicht.
Beispiele für Aufgaben, die sie ausführent: Verwaltung des Reisekalenders der Führungskraft, Weiterleitung der Korrespondenz für eine bestimmte Person, Einladung eines wichtigen Kunden zum Mittagessen vor einem Treffen mit der Führungskraft usw.
Ist Executive Assistant eine hohe Position?
Die Position des Executive Assistant ist eine hochrangige Position innerhalb einer Organisation. Oft handeln sie in Partnerschaft mit einer Führungskraft, um Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren, Gespräche zu führen und nach Lösungen für Probleme zu suchen. Im Allgemeinen helfen sie Führungskräften, Lösungen zu finden und ihre tägliche Arbeitsbelastung zu reduzieren.
Obwohl sie oft die gleichen Aufgaben wie Verwaltungsassistenten erfüllen, sind sie in einer höheren Position, weil sie ihrer Rolle auch zusätzliche Eigeninitiative und taktisches Fachwissen verleihen können.
Was ist die nächste Stufe nach dem Executive Assistant?
Es gibt keine spezifische nächste Stufe nach der Assistentin der Geschäftsführung. Die nächste Stufe hängt von den individuellen Karrierezielen und der Organisationsstruktur ab. Es gibt jedoch bestimmte Rollen, die Assistenten der Geschäftsführung anstreben können; sie umfassen Folgendes:
- Stabschef (CoS) – Ein Stabschef (CoS) ist eine strategischere und höherrangige Position, die häufig als rechte Hand der Führungskraft fungiert und verschiedene Projekte und Aktivitäten beaufsichtigt. Je nach Unternehmen darf das Gehalt für eine CoS-Position jedoch nicht höher sein als für eine Assistentin der Geschäftsführung.
- Office Manager – Ein Büroleiter ist für die Verwaltung der täglichen Aktivitäten eines Büros verantwortlich, einschließlich der Einstellung und Entlassung von Verwaltungsmitarbeitern, der Erstellung von Budgets und der Durchführung von Büroverfahren. Assistenten der Geschäftsführung können in diese Position aufsteigen, wenn sie in die Geschäftsführung wechseln möchten.
- Berater für Executive Operations Scaling: Eine Person in dieser Position arbeitet mit Gründer-CEOs in missionsorientierten Sektoren zusammen, um ihnen bei der Skalierung ihrer Unternehmen zu helfen. Es könnte notwendig sein, den Schwerpunkt von administrativen Aufgaben auf strategische Beratung und operatives Management zu verlagern.
Executive Assistants können in andere Positionen wechseln, einschließlich Projektmanagement, Personalwesen oder Marketing. Darüber hinaus sollten Sie, wenn Sie planen, in Ihrer Karriere voranzukommen, einen beruflichen Weg einschlagen, der die Interessen und Fähigkeiten der Person ergänzt.
Ist ein Executive Assistant höher als ein Manager?
Das Berufsbild eines Assistenten der Geschäftsleitung und eines Managers variiert. Ein Executive Assistant arbeitet nur mit einer kleinen Anzahl von Top-Management-Führungskräften zusammen, während Office Manager den breiteren Bedürfnissen aller Mitarbeiter oder Mitglieder eines Teams dienen.
Während Manager für das tägliche Management des gesamten Teams oder einer kleinen Abteilung verantwortlich sind, sind Assistenten der Geschäftsleitung selten in das Tagesgeschäft des Unternehmens eingebunden. Nichtsdestotrotz berichten Assistenten der Geschäftsführung und Manager an Führungskräfte, aber Manager haben eine breitere Rolle, die die Umsetzung von Richtlinien und Strategien in der gesamten Organisation umfassen könnte.
Ist Executive Assistant to CEO ein guter Job?
Assistentin des CEO zu sein, ist ein guter Job. Executive Assistants, die direkt mit dem CEO zusammenarbeiten, entwickeln Führungs- und Managementfähigkeiten. Außerdem können sie ein höheres Gehalt verdienen als Assistenten der Geschäftsleitung, die für andere niedrigere Führungspositionen arbeiten, insbesondere in einem florierenden Unternehmen oder einer florierenden Organisation.
Was wünscht sich ein CEO von einem Executive Assistant?
Während jeder Tag neue und unterschiedliche Herausforderungen für Assistenten der Geschäftsleitung mit sich bringen kann, sucht ein CEO Assistenten der Geschäftsleitung mit einer Kombination aus Fähigkeiten und Qualitäten, um sie bei der effektiven Führung der Geschäfte des Unternehmens zu unterstützen. Zu den Qualitäten und Fähigkeiten, die ein CEO bei einem Assistenten der Geschäftsführung sucht, gehören:
- Organisation: Starke organisatorische Fähigkeiten, um den Zeitplan des CEO zu verwalten, Kundenprojekte zu beaufsichtigen und Unternehmensdokumente zu pflegen
- Höchste Sicherheit: Die Fähigkeit, den CEO zu unterstützen, zu befähigen und an seiner Seite zu stehen, indem Wissen und Intelligenz in realen Umgebungen angewendet werden
- Antizipieren von Bedürfnissen und Vorlieben: Die Fähigkeit, die Anforderungen des CEO vorherzusagen und zu planen, ohne sich ständig auf seine Anweisungen zu verlassen
- Planungskompetenz: Tadellose Organisations- und Planungsfähigkeiten, um die Zeit des CEO zu optimieren und die Produktivität auf einem hohen Niveau zu halten, als Torwächter zu fungieren, um wichtige Meetings und Ereignisse zu priorisieren
- Strategische Partnerschaft: Die Fähigkeit, als wertvoller strategischer Partner CEOs dabei zu helfen, Unternehmen in Richtung ihrer Ziele zu lenken, Beiträge zu kritischen Themen zu leisten und spezielle Projekte zu übernehmen
- Integrität und Vertraulichkeit: Hervorragende Integrität und Diskretion zum Schutz sensibler und persönlicher Informationen im Zusammenhang mit der Organisation und den Interessengruppen. Außerdem sollten Assistenten der Geschäftsführung in der Lage sein, den CEO bei nicht kritischen Besprechungen zu vertreten.
Kann ein Executive Assistant CEO werden?
Die Antwort darauf wäre ja. Executive Assistants können CEO innerhalb einer Organisation werden, aber der Übergang würde den Erwerb zusätzlicher Fähigkeiten, Branchenkenntnisse und Erfahrungen erfordern.
Ist Executive Assistant ein stressiger Job?
Die Rollen der Assistenten der Geschäftsleitung können anspruchsvoll und stressig sein. Die Verantwortung, die Sie übernehmen müssen, kann überwältigend werden und Ihre geistige Gesundheit beeinträchtigen. Wie bei jedem Job gibt es gute und schlechte Tage, daher ist es wichtig, sich eine Auszeit zu nehmen, um sich um sich selbst zu kümmern.
Warum ich aufgehört habe, Assistentin der Geschäftsleitung zu sein?
Es gibt mehrere Gründe, warum Assistenten der Geschäftsführung von ihrer Position zurücktreten.
#1. Karriere-Stagnation
Einige Assistenten der Geschäftsleitung fühlen sich in ihren Rollen festgefahren und befürchten, für ihre Karriere in die Verwaltungsarbeit gesteckt zu werden. Sie können nach anderen Gelegenheiten suchen, die persönliches und berufliches Wachstum ermöglichen.
#2. Berufsunzufriedenheit
Assistenten der Geschäftsleitung könnten frustriert sein, wenn sie einfache Aufgaben erledigen und ihr Arbeitsleben sich um die täglichen Aktivitäten anderer drehen müssen. Dies könnte sie dazu bringen, Karrieren zu verfolgen, die mehr Freiheit und Kreativität bieten.
#3. Stressiges Arbeitsumfeld
Assistenten der Geschäftsführung haben oft lange Arbeitszeiten, halten sich an die Zeitpläne ihres Chefs und müssen möglicherweise zu ungewöhnlichen Zeiten verfügbar sein. Daher Burnout und der Wunsch nach einer besseren Work-Life-Balance.
#4. Persönliche Gründe
Assistenten der Geschäftsleitung können ihre Position aus persönlichen Gründen, Weiterbildung oder beruflichen Veränderungsmöglichkeiten aufgeben, die in ihrem aktuellen Unternehmen nicht verfügbar sind.
Insgesamt unterscheiden sich die Erfahrungen der Assistenten der Geschäftsleitung je nach ihrer Persönlichkeit, der Führungskraft, die sie unterstützen, und ihrer Fähigkeit, sich an die Rolle anzupassen.
Gehalt Assistentin der Geschäftsführung
Die Gehaltsspanne für einen Assistenten der Geschäftsleitung kann je nach Faktoren wie Branche, geografischer Lage und Erfahrung variieren. Ein Assistent der Geschäftsführung kann in den Vereinigten Staaten ein Gehalt zwischen 50,000 und 95,000 US-Dollar pro Jahr verdienen.
Das Durchschnittsgehalt für einen Standard-Executive Assistant des CEO oder eines Senior Executive auf derselben Ebene in den USA beträgt 60,361 USD, wobei der Median von 57 % der CEO-Assistenten der Geschäftsführung zwischen 56 und 141 USD liegt.
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Bibliographie
