Assistenten der Geschäftsleitung übernehmen eine entscheidende Rolle in einem Unternehmen, indem sie wichtige Führungskräfte des Unternehmens bei Planungs-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben unterstützen. Um effektive Ergebnisse zu erzielen, gibt es einige alltägliche Aufgaben und Pflichten, die die meisten leitenden Verwaltungsassistenten erfüllen müssen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ein Verwaltungsassistent ist, Fragen für Vorstellungsgespräche, sein Gehalt und Tipps zum Verfassen eines effektiven Lebenslaufs.
Leitender Verwaltungsassistent: Überblick
Ein leitender Verwaltungsassistent ist eine qualifizierte Fachkraft, die Führungskräften und der Geschäftsleitung administrative Unterstützung bietet. Sie erledigen verschiedene Aufgaben wie die Verwaltung von Zeitplänen, die Abwicklung von Korrespondenz, die Organisation von Besprechungen, die Führung von Aufzeichnungen usw. Diese Mitarbeiter werden in verschiedenen Arbeitsumgebungen auch als Chefsekretäre oder Assistenten der Geschäftsleitung bezeichnet. Typischerweise ist ein Assistent der Geschäftsleitung ein erfahrener Administrator und Organisator, der in der Lage ist, mehrere Aufgaben zu erledigen und zu delegieren, um sicherzustellen, dass die grundlegenden Alltagsfunktionen der Organisation erfüllt werden.
Wie werde ich leitender Verwaltungsassistent?
Um Verwaltungsassistent der Geschäftsführung zu werden, überlegen Sie sich zunächst Ihre Karriereziele, die Art der Unternehmen, für die Sie arbeiten möchten, und die Branchen, die Sie interessieren. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen müssen:
#1. Erwerben Sie Bildung
Ein Verwaltungsassistent auf Einstiegsniveau benötigt in der Regel einen High-School-Abschluss, um seine Karriere zu beginnen. Daher wird empfohlen, mindestens einen Schritt weiter zu gehen und einen Bachelor-Abschluss in Bereichen wie Betriebswirtschaftslehre zu erwerben. Dies liegt daran, dass es keine Seltenheit ist, einen Job auf der Grundlage früherer Berufserfahrung zu bekommen, dies hängt jedoch stark von Ihrem potenziellen Arbeitgeber ab.
#2. Zertifizierung erhalten
Es gibt mehrere Kurse, die jedem, der eine Position als Assistent der Geschäftsleitung anstrebt, einen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschaffen, der wiederum dabei hilft, seine Kompetenzen unter Beweis zu stellen und seine Verdienstmöglichkeiten zu steigern. Diese konzentrieren sich normalerweise auf bestimmte Aspekte der Arbeit, wie zum Beispiel:
- Certified Administrative Professional: Dies ist ein Kurs, der von der International Association of Administrative Professionals gesponsert wird.
- Das Advanced Certificate für den Executive Assistant: ist ein fünftägiges Intensivschulungsprogramm, das von Qualifi, einer offiziellen, von der britischen Regierung regulierten Vergabestelle, international akkreditiert wird.
#3. Trainingserfahrung
Die richtige Ausbildung und Zertifizierung bilden eine solide Grundlage für den Berufseinstieg, aber es gibt nichts Besseres als die wertvolle Erfahrung, die Sie sammeln, wenn Sie im Job sind. Wenn Sie sich also für Einstiegsstellen bewerben, achten Sie darauf, diejenigen auszuwählen, die Ihnen die Ausbildung bieten, die Sie in den ersten Wochen oder Monaten benötigen. Sie können auch als Büroassistent oder Sekretärin beginnen und dann zur Assistentin der Geschäftsleitung aufsteigen.
#4. Fähigkeiten erlangen
Unternehmen, die einstellen, berücksichtigen ihre Stärken und Schwächen, um sicherzustellen, dass der Bewerber gut zum Unternehmen passt. Um den reibungslosen Betrieb des Führungsteams zu ermöglichen, müssen die Fähigkeiten und das Fachwissen der Assistenten der Geschäftsführung erheblich verbessert werden. Zu den wichtigsten Fähigkeiten eines Verwaltungsassistenten gehören:
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mit sensiblen Themen umzugehen
- Zeitmanagement-Fähigkeiten
- Führungsqualitäten
- Problemlösung und Entscheidungsfindung
- Proaktivität und Selbststeuerung
- Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Liebe zum Detail
- Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office Suite oder verwandter Software, fortgeschrittenes Niveau in Outlook
#5. Sich für Jobs bewerben
Wenn Sie bereit sind, sich für eine Stelle als Assistent der Geschäftsleitung zu bewerben, registrieren Sie sich auf Karriereseiten wie LinkedIn, Glassdoor und Indeed, um über neue Stellenangebote informiert zu werden. Lesen Sie die Stellenbeschreibungen für Assistenten der Geschäftsführung sorgfältig durch, um einen Eindruck davon zu bekommen, wonach Arbeitgeber suchen und welche Qualifikationen Sie benötigen. Bereiten Sie sich außerdem auf bevorstehende Interviewfragen vor, indem Sie die Unternehmen recherchieren und über Ihre Erfahrungen nachdenken.
Aufgaben des leitenden Verwaltungsassistenten
Die Aufgaben eines leitenden Verwaltungsassistenten unterscheiden sich in den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen, und auch ihre beruflichen Verantwortlichkeiten unterscheiden sich je nach den spezifischen Bedürfnissen und Richtlinien ihres Arbeitgebers. Im Allgemeinen erfüllen diese Arbeitnehmer jedoch viele der gleichen alltäglichen Aufgaben am Arbeitsplatz wie Sekretärinnen, persönliche Assistenten und Verwaltungsassistenten.
Aufgaben des leitenden Verwaltungsassistenten: Beispiele
Ein Tag als Verwaltungsassistent der Geschäftsleitung umfasst in der Regel eine Vielzahl von Aufgaben wie Terminplanung, Schreiben, Interaktion mit anderen und Führen von Aufzeichnungen. Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens und der Führungskraft umfassen Ihre Aufgaben wahrscheinlich unter anderem:
- Verfassen Sie schriftliche Korrespondenz und pflegen Sie elektronische und Papierakten.
- Erleichtern Sie die alltäglichen Büroaktivitäten, darunter das Sortieren von Post, das Beantworten von Telefonanrufen, das Anfertigen von Kopien, die Koordination von Terminen und die Pflege von Mitarbeiterkalendern.
- Unterstützen Sie das Management bei Sonderprojekten, einschließlich der Datenerfassung, der Koordinierung der Projektlogistik und der Überwachung der Projektzeitpläne.
- Bewahren Sie die Vertraulichkeit kontroverser, privilegierter und sensibler Informationen, um das Vertrauen der Kunden und die betriebliche Integrität sicherzustellen.
- Erstellen Sie Präsentationen und Dokumente mit Desktop-Publishing-Software und digitalen Grafiken.
- Begrüßen Sie Gäste, Kunden und Beamte durch persönliche oder telefonische Begrüßung; Beantwortung oder Weiterleitung von Anfragen bei gleichzeitiger Bereitstellung eines vorbildlichen Kundenservice.
- Bewahren Sie Ihr berufliches und technisches Wissen durch die Teilnahme an Bildungsworkshops
- Fungieren Sie als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften und internen/externen Kunden
- Übernehmen Sie die Aufgabe, Anrufe entgegenzunehmen, Nachrichten entgegenzunehmen und Korrespondenz weiterzuleiten
- Behandeln Sie Anfragen und Abfragen angemessen
- Führen Sie ein Tagebuch, vereinbaren Sie Besprechungen und Termine und stellen Sie Erinnerungen bereit
- Reisevorbereitungen treffen
- Nehmen Sie Diktate und Protokolle auf und geben Sie die Daten genau ein
- Unterstützung bei PMO-Aktivitäten und -Prozessen, einschließlich Projektplanung, Aufnahme, Priorisierung, Initiierung, Ausführung und Schulung; sowie bei der Förderung der Zusammenarbeit von Endbenutzern und wichtigen Interessengruppen.
Welche Fähigkeiten sind für einen Assistenten der Geschäftsleitung erforderlich?
In dieser Rolle ist Organisation eine wesentliche Fähigkeit, wenn man bedenkt, dass Sie Unterlagen archivieren, E-Mails kategorisieren und Telefonanrufe überwachen müssen. Daher suchen Arbeitgeber häufig nach Kandidaten, die ein großes Arbeitspensum mit unterschiedlichen Aufgaben und Projekten bewältigen können. Wenn Sie über eine natürliche Fähigkeit zum Multitasking verfügen, auf Details achten und Aufgaben priorisieren, ist eine Position als Assistent der Geschäftsleitung möglicherweise die beste Lösung für Sie.
Gehalt leitender Verwaltungsassistent
Das durchschnittliche Gehalt für Verwaltungsassistenten in Los Angeles, Kalifornien, beträgt im Juni 75,687 2023 US-Dollar, die Spanne liegt jedoch normalerweise zwischen 66,855 US-Dollar und 85,417 US-Dollar. Die Gehaltsspanne kann je nach vielen wichtigen Faktoren stark variieren.
Faktoren, die das Gehalt des leitenden Verwaltungsassistenten beeinflussen
Die folgenden Faktoren bestimmen und wirken sich auch auf das Gehalt eines Verwaltungsassistenten aus.
- Bildungswesen
- Zertifizierungen
- Fähigkeiten
- Anzahl von Jahren
- Ort
- Erfahrungen
Gehalt leitender Verwaltungsassistent: Hochbezahlte Verwaltungsassistentenjobs
Nachfolgend finden Sie hochbezahlte Jobs mit guten Gehältern:
- Aktien-Research-Analyst.
- Verwaltungsanalyst
- Betriebswirt
- Unternehmensadministrator
- Leitender Verwaltungsassistent
- Business-Support-Administrator
- Administrative Coordinator
Fragen im Vorstellungsgespräch für leitende Verwaltungsassistenten
Bei Vorstellungsgesprächsfragen für Verwaltungsassistenten handelt es sich um Fragen, die ein Interviewer einem Kandidaten während eines Vorstellungsgesprächs stellen kann. Zur Vorbereitung nutzen Sie diese Liste, um sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten, auch wenn die genauen Fragen unterschiedlich sind. Dies liegt daran, dass Recruiting-Manager mithilfe von Interviewfragen einen besseren Prozess entwerfen, um die beste Eignung für die Zusammenarbeit mit ihnen zu finden.
Fragen im Vorstellungsgespräch für leitende Verwaltungsassistenten: Beispiele
Wenn bei Ihnen ein Vorstellungsgespräch als Assistent der Geschäftsführung bevorsteht, ist es eine gute Idee, Ihre Antworten zu planen und zu üben, um sicherzustellen, dass Sie bei potenziellen Arbeitgebern einen guten Eindruck hinterlassen. Daher hilft Ihnen das Verständnis der häufigsten Fragen, die Ihnen in Ihrem Vorstellungsgespräch wahrscheinlich gestellt werden, bei der Vorbereitung. Hier sind einige häufige Fragen, die Ihnen während eines Vorstellungsgesprächs als Verwaltungsassistent gestellt werden könnten:
- Erzählen Sie mir über sich
- Warum erwägen Sie, Ihre derzeitige Position aufzugeben?
- Auf welche Leistung sind Sie stolz?
- Erzählen Sie mir von einem Fehler, den Sie bei der Arbeit gemacht haben. Wie haben Sie es behoben?
- Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen mit der Buchung internationaler und inländischer Reisen.
- Warum möchten Sie Assistent der Geschäftsleitung werden?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben an Ihrem typischen Arbeitstag als Assistent der Geschäftsleitung?
- Wie würden Sie Ihre Computerkenntnisse einschätzen?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Persönlichkeiten am Arbeitsplatz um?
- Haben Sie bereits andere Büromitarbeiter beaufsichtigt?
- Sprechen Sie über Ihre Berufserfahrung, die für diese Rolle relevant ist.
- Beschreiben Sie Ihren typischen Arbeitstag als Assistent der Geschäftsleitung. Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben?
- Welche Erfahrungen haben Sie mit Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoom gemacht?
- Wie würden Sie mit mehreren wichtigen Aufgaben von mehreren Managern umgehen, die alle bis zum Ende des Tages erledigt sein müssen?
- Was sind Ihre beruflichen Ziele in den nächsten fünf Jahren?
Was bringt ein leitender Verwaltungsassistent einem Unternehmen?
Sie bringen Menschen und Projekte zusammen und sorgen dafür, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten und diese letztendlich schneller erreichen.
Lebenslauf des leitenden Verwaltungsassistenten
Ein Lebenslaufziel ist ein kleiner Absatz oben in Ihrem Lebenslauf, der Ihre Qualifikationen für eine Stelle erläutert. Wenn Sie sich für eine Position als Assistent der Geschäftsleitung bewerben, müssen Sie Ihre Fähigkeiten, Berufserfahrung und Ziele für die Stelle, die Sie suchen, besprechen. Wenn Sie außerdem lernen, wie Sie einen beeindruckenden beruflichen Lebenslauf erstellen, können Sie Ihre Qualifikationen kommunizieren und ihn bei potenziellen Arbeitgebern in Erinnerung behalten.
Lebenslauf eines leitenden Verwaltungsassistenten: Dinge, die enthalten sein sollten
Hier sind Details, die Sie in Ihren zielgerichteten Lebenslauf für einen Lebenslauf eines Assistenten der Geschäftsführung aufnehmen können:
#1. Ihre Felderfahrung
Das Ziel Ihres Lebenslaufs als Verwaltungsassistent ist eine Gelegenheit, Ihre Erfahrung in der Verwaltung unter Beweis zu stellen. Es kann hilfreich sein, Ihren beruflichen Werdegang zu quantifizieren. Sie können beispielsweise schreiben, dass Sie über „fünf Jahre Berufserfahrung“ verfügen. Erwägen Sie auch, Ihren beruflichen Werdegang zusammenzufassen, um Ihre Kompatibilität mit dem Job besser zu verdeutlichen.
#2. Fügen Sie Ihre Fähigkeiten hinzu
Ihre Fähigkeiten zeigen dem Personalchef, dass Sie die beruflichen Aufgaben eines Assistenten der Geschäftsleitung bewältigen können. Wählen Sie also Soft- und Hard-Skills aus, die für die Verwaltung und die Unternehmenskultur des potenziellen Arbeitgebers gelten.
#3. Deine Erfolge
Sie können den Personalmanager beeindrucken, indem Sie ihn davon überzeugen, den folgenden Abschnitten Ihres Lebenslaufs mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Berücksichtigen Sie Anerkennungen, Auszeichnungen und positive Ergebnisse, die Sie als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion erzielt haben. Erwägen Sie auch, sie im zweiten oder dritten Satz Ihres Ziels vorab anzusehen, nachdem Sie sich ordnungsgemäß vorgestellt haben.
#4. Beziehen Sie Berufswünsche mit ein
Beziehen Sie Ziele mit ein, die mit dem Unternehmen übereinstimmen. Wenn Ihre Recherchen Ihnen beispielsweise zeigen, dass Unternehmensleiter in neue Märkte expandieren möchten, können Sie besprechen, wie Ihre kompetenten Verwaltungsfähigkeiten dem Unternehmen bei diesem Übergang helfen können. Sprechen Sie auch im zweiten oder dritten Satz über Ihre Ziele.
#5. Arbeitgeberinformationen
Fügen Sie den Namen des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben, und den Titel der gesuchten Stelle hinzu. Die Angaben zum Arbeitgeber können auch darauf hinweisen, dass der Rest Ihres Lebenslaufs für die spezifische Rolle relevant ist. Wenn es sich bei dem potenziellen Arbeitgeber jedoch um eine große Organisation handelt, kann es hilfreich sein, den Namen der Abteilung oder Abteilung anzugeben, in der Sie Verwaltungsaufgaben wahrnehmen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Berufsbezeichnung auf die gleiche Weise wiedergeben, wie es der Arbeitgeber in der Stellenbeschreibung tut.
Lebenslauf eines leitenden Verwaltungsassistenten: Tipps zum Verfassen eines effektiven Lebenslaufs
Weitere Informationen zum Erstellen eines Lebenslaufziels für eine Assistentin der Geschäftsleitung finden Sie in den folgenden Tipps:
#1. Ändern Sie Ihren Lebenslauf für jeden Job, den Sie suchen
Während Ihrer Jobsuche können Sie sich auf mehrere Stellen als Assistent der Geschäftsleitung bewerben. Denken Sie jedoch daran, die Details Ihres Lebenslaufs an die Stelle anzupassen, auf die Sie sich bewerben, und verwenden Sie die Stellenbeschreibung, um Ihre Worte an den Arbeitgeber anzupassen.
#2. Korrekturlesen
Es ist wichtig, dass Sie Ihr Lebenslaufziel Korrektur lesen, bevor Sie das Dokument einreichen. Dies geschieht, indem Sie Ihre Wörter laut vorlesen, um Rechtschreib- und Grammatikfehler zu erkennen und zu beheben und um herauszufinden, ob Ihre Wortwahl ansprechend ist.
#3. Bitten Sie jemanden um eine Bewertung
Wenn Sie Feedback zu Ihrem objektiven Lebenslauf erhalten, können Sie ihn verbessern. Bitten Sie jemanden, den Sie kennen, beispielsweise einen ehemaligen Kollegen oder Vorgesetzten, Ihre Worte zu lesen und zu entscheiden, ob Sie Ihre Qualifikationen wirkungsvoll unter Beweis gestellt haben.
Was ist der Unterschied zwischen einem Assistenten der Geschäftsleitung und einem Verwaltungsassistenten?
Ein Verwaltungsassistent ist für die Ausführung einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben an seinem Arbeitsplatz verantwortlich, während ein Assistent der Geschäftsleitung komplexere und fortgeschrittenere Verwaltungsaufgaben wahrnimmt, typischerweise für Top-Führungskräfte und andere Führungskräfte in einer Organisation.
Bibliographie
- .travelperk.
- .coursera.
- .In der Tat.
- blog.hubspot
- Ressourcen.praktikabel
- AUFGABEN DES VERWALTUNGSASSISTENTEN: Bedeutung, Gehalt, medizinische Tipps und was Sie wissen müssen
- EXECUTIVE ASSISTANT: Definition, Pflichten, Gehalt, Fähigkeiten & Unterschiede
- Virtueller Verwaltungsassistent: Jobs, Dienstleistungen, Unternehmen, Anforderungen und alles, was Sie brauchen.
- MARKETING-ASSISTENT: Definition, Aufgaben, Gehalt, Manager und Vorstellungsgespräch
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