Verwaltungsassistenten unterstützen Manager, andere Mitarbeiter und Besucher, indem sie eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen, um den reibungslosen Ablauf des Büros und den Erfolg aller Kontakte zwischen dem Unternehmen und seinen externen Interessengruppen sicherzustellen. In diesem Artikel werden die Aufgaben, Fähigkeiten und das Gehalt eines Verwaltungsassistenten erläutert. Es gibt auch einige Tipps, wie Fragen in Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten aussehen, damit Sie wissen, wie Sie sich auf ein solches Vorstellungsgespräch vorbereiten können. Mitlesen!
Wer ist ein Verwaltungsassistent?
Ein Verwaltungsfachmann benötigt Unterstützung von einem Verwaltungsassistenten, um Aufgaben zu organisieren und zu erledigen, die ihm Zeit für kompliziertere Aufgaben verschaffen. Sie sind dafür verantwortlich, Treffen für Administratoren zu arrangieren, Besucher zu begrüßen und in ihrem Namen Papierkram zu erstellen. Hier sind einige Dinge, die von einem Verwaltungsassistenten erwartet werden:
- Bearbeitung von administrativen Anfragen und Anfragen von Top-Managern
- Termine vereinbaren und wahrnehmen mit Verwaltungssoftware
- Meetings organisieren und ausführliche Protokolle führen
Stellenbeschreibung des Verwaltungsassistenten
Wir brauchen jemanden, der mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren kann, während er gleichzeitig positive Energie und starke Kommunikationsfähigkeiten beibehält. Bewerber sollten in der Lage sein, Bürotätigkeiten zu erledigen, höfliche und professionelle Hilfe per Telefon, Post und E-Mail zu leisten, Buchungen oder Reisevorbereitungen zu treffen und am Arbeitsplatz für das Management und alle Besucher eine angenehme Präsenz zu zeigen.
Kandidaten sollten korrekt sein und gleichzeitig freundlich, professionell und aufmerksam sein, um als Verwaltungsassistent erfolgreich zu sein. Sie sollten immer vorbereitet, reaktionsschnell und bereit sein, sich allen Schwierigkeiten direkt zu stellen. Ein kompetenter Verwaltungsassistent verfügt über starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift. Ein guter Verwaltungsassistent kümmert sich in erster Linie um die Belange anderer.
Aufgaben des Admin-Assistenten
Die Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben eines Verwaltungsassistenten konzentrieren sich darauf, anderen Menschen zu helfen. Selbst innerhalb derselben Beschäftigung können sich ihre Verantwortlichkeiten von Tag zu Tag erheblich ändern. Sie können an einem bestimmten Tag mehrere Jobs erledigen, wie zum Beispiel:
- Anrufe entgegennehmen und weiterleiten
- Machen Sie Pläne und Termine.
- Planen Sie Besprechungen und zeichnen Sie gründliche Protokolle auf
- Versenden Sie E-Mails, Notizen, Briefe, Faxe, Formulare und Mitteilungen.
- Mithilfe bei der Erstellung regelmäßig fälliger Berichte
- Erstellen und verwalten Sie ein Dateisystem
- Überarbeiten und halten Sie die Regeln und Vorschriften des Büros ein.
- Geben Sie eine Bestellung für Büromaterial auf und suchen Sie nach neuen Anbietern und Angeboten
- Pflege von Kontaktlisten
- Reisebuchungen vornehmen.
- Ausgabenberichte abgleichen und einreichen
- Allgemeine Hilfestellung für Besucher
- Sie sind Ansprechpartner für interne und externe Kunden.
- Verwalten Sie Anfragen und Anfragen von Top-Managern, indem Sie sich mit leitenden und leitenden Verwaltungsassistenten abstimmen.
Fähigkeiten des Admin-Assistenten
Von einem Verwaltungsassistenten werden eine Vielzahl von Fähigkeiten und Zertifizierungen verlangt, damit er seine vielen Aufgaben wahrnehmen kann. Während er eine unterstützende Rolle spielt, muss der Verwaltungsassistent in der Lage sein, effektiv zu kommunizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Jeder Verwaltungsassistent sollte unter anderem über die folgenden einzigartigen Fähigkeiten verfügen:
#1. Schriftliche Kommunikation
Nahezu jeder Beruf erfordert starke Kommunikationsfähigkeiten. Diese Fähigkeiten reichen vom Versenden von E-Mails bis hin zum Erstellen unternehmensspezifischer Social-Media-Beiträge. Beim Schreiben von Briefen, Reden oder Memos für eine Führungskraft hilft eine starke schriftliche Kommunikationsfähigkeit, die Qualität der Bürokorrespondenz zu verbessern. Das Schreiben von E-Mails und Geschäftsnachrichten erfordert neben anderen Formaten eine gute Grammatik und einen professionellen Ton, als Beispiele für schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
# 2. Verbale Kommunikation
Verwaltungsassistenten können ein volles Büro unterstützen und sollten in der Lage sein, täglich mit Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren. Während Sie mit Kunden sprechen, an Besprechungen teilnehmen oder telefonieren oder sich persönlich unterhalten, sind verbale Fähigkeiten praktisch. Beispiele für verbale Kommunikationsfähigkeiten sind Aufmerksamkeit, effektives Reagieren und die Verwendung des angemessenen Tons für die Umstände.
# 3. Organisation
Gute organisatorische Fähigkeiten sind für Büroassistenten unerlässlich. Verwaltungsassistenten erledigen häufig viele Aufgaben und Informationen auf einmal. Auch direkt unterstützende Verwaltungsassistenten für Führungskräfte sollen ihre Kalender verwalten können. Die Fähigkeit, Dateien schnell und effizient zu organisieren und zu finden, ist ein Muss für viele Stellen als Verwaltungsassistent, unabhängig davon, ob die Daten in einem physischen Aktenschrank oder auf einem Computer gespeichert sind.
#4. Zeiteinteilung
Pünktlich zu sein und Ihre Zeit so zu organisieren, dass Sie die Ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen können, sind beides Beispiele für Zeitmanagement. Verwaltungsassistenten haben oft lange To-Do-Listen, daher müssen sie gute Zeitmanager sein, wenn sie ihre Arbeit fristgerecht erledigen wollen. Zeitmanagement-Experten kommen pünktlich, halten Fristen ein, ordnen Prioritäten neu, wenn unerwartete Probleme auftreten, und planen ihre Tage so, dass sie produktiv sind.
#5. Aufmerksamkeit fürs Detail
Wenn Sie genau auf die Details achten, können Sie möglicherweise verlorene Unterschriften auffangen, Aufgaben termingerecht erledigen und fehlerfreie Geschäftskommunikation erstellen. Bei der Kommunikation im Büro müssen E-Mail-Adressen und andere Details sorgfältig berücksichtigt werden. Verwaltungsassistenten sollten in der Lage sein, bei der Durchführung von Dateneingabeaufgaben wiederholt die richtigen Daten einzugeben. Die Liebe zum Detail kann von einem Verwaltungsassistenten bei der Prüfung von Briefen, der Erstellung von Berichten und der Ausführung regelmäßiger Aufgaben verwendet werden.
#6. Probleme lösen
Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, ist sehr praktisch, wenn sich Pläne ändern oder neue Schwierigkeiten auftauchen. Ein vielbeschäftigter Verwaltungsassistent wird wahrscheinlich auf unvorhergesehene Schwierigkeiten stoßen. Sie können Herausforderungen leicht lösen, wenn sie über schnelle, anpassungsfähige und kreative Denkfähigkeiten verfügen. Ein intelligenter Problemlöser ist auch bereit, um Unterstützung zu bitten und mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten, um Lösungen für Probleme zu finden. Die Problemlösung wird stark durch Diskussionen, Kompromisse und Resilienz unterstützt.
#7. Technologie
Jemand, dessen primäres Produktionsmittel der Computer ist, sollte über ein gewisses Maß an technologischen Prinzipien und Praktiken verfügen. Office-Suiten wie Microsoft Office, die Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationen und Tools für die Veröffentlichung umfassen, sollten Verwaltungsassistenten vertraut sein. Darüber hinaus können sie aufgefordert werden, Faxe zu übermitteln, Dokumente zu scannen oder Daten in ein CRM-System einzugeben. Die Vertrautheit mit Betriebssystemen, Software und Browsern wird Ihnen helfen, als Verwaltungsassistent im Büro erfolgreich zu sein.
#8. Unabhängigkeit
Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, ist ein anderer Name für diese Fähigkeit. Sie sollten in der Lage sein, Informationen zu verdauen, Anweisungen einzuhalten und Aufgaben mit wenig Aufsicht zu erledigen. Eigenständigkeit ist für Verwaltungsassistentinnen und -assistenten von Vorteil, da sie oft als einzige Hilfskräfte in einem Büro fungieren.
Anforderungen für den Administratorassistenten
Im Folgenden sind die Anforderungen an den Verwaltungsassistenten aufgeführt, die Sie überprüfen können, um festzustellen, ob Sie für die Stelle eines Verwaltungsassistenten geeignet sind:
- Besitzen Sie einen Associate-Abschluss in einem ähnlichen Bereich.
- Vorherige Führungserfahrung.
- Gute Schreib- und Computerkenntnisse.
- Achten Sie genau auf die Details.
- Es kann notwendig oder wünschenswert sein, zweisprachig zu sein.
- Streben Sie danach, proaktiv zu sein und den Menschen zu helfen, eine gute Zeit zu haben.
Gehalt des Verwaltungsassistenten
Im Laufe der Karriere kann ein Verwaltungsassistent seinen Lebensunterhalt gut verdienen. Obwohl das Anfangsgehalt für einen neuen Verwaltungsassistenten auf der Ebene einer Sekretärin möglicherweise nur 7.25 USD pro Stunde beträgt, beträgt der Stundenlohn eines Verwaltungsassistenten in den USA normalerweise etwa 15.42 USD. Verwaltungsassistenten mit umfassender Ausbildung und Erfahrung können bis zu 30.25 USD pro Stunde verdienen.
Fragen im Vorstellungsgespräch für den Verwaltungsassistenten
Ein hervorragender Verwaltungsassistent kann nur eingestellt werden, wenn der einstellende Manager die erforderlichen Kenntnisse, Erfahrungen und Charaktereigenschaften kennt und bei potenziellen Bewerbern erkennen kann. Es scheint einfach genug. Doch wie Ihnen jeder Personalmanager bestätigen wird, ist dies viel schwieriger, als es sich anhört. Das Vorstellungsgespräch ist die effektivste Methode, um die zweite Komponente der Gleichung zu vervollständigen, nämlich die Beurteilung des Kandidaten. Interviewfragen für Verwaltungsassistenten sollten die Vielseitigkeit der Position und die Bedeutung widerspiegeln, die sowohl den Hard- als auch den Soft Skills beigemessen wird, um den Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. Hier sind einige Interviewfragen für Verwaltungsassistenten, die Sie sich ansehen können:
#1. Fragen in Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten zur Arbeitsplatzkultur
Mitarbeiter einzustellen, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen, erfordert Kompetenz. Achten Sie darauf, die Kultur Ihres Unternehmens klar auszudrücken, und stellen Sie Fragen, die zeigen, ob ein Interessent daran interessiert ist, in einem ähnlichen Umfeld wie Ihrem zu arbeiten.
- Was stellen Sie sich vor, wenn Sie an unser Unternehmen denken? Sie wollen hier arbeiten, warum?
- Warum möchten Sie in der Verwaltung arbeiten?
- Welche potenziellen Vorteile sehen Sie für einen Verwaltungsassistenten innerhalb einer Organisation?
- Welche Art von Arbeitsplatz finden Sie am förderlichsten für Ihren Erfolg?
- Warum haben Sie sich entschieden, bei Ihrem bisherigen Unternehmen nicht mehr als Verwaltungsassistent zu arbeiten?
#2. Prüfung spezifischer Fähigkeiten und Erfahrungen
Wahrscheinlich suchen Sie keine Sekretärinnen und Rezeptionisten, die nichts anderes tun, als zu tippen und ans Telefon zu gehen, wie es ihre Vorfahren taten. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die technischen Fähigkeiten zu berücksichtigen, die Sie für einen Verwaltungsassistenten benötigen, z. B. Kenntnisse in der Textverarbeitung und Excel, ob Sie Erfahrung in einer bestimmten Branche suchen und ob Planungs-, Kommunikations-, Einkaufs- oder Kundendienstfähigkeiten von Vorteil wären In dieser Position.
- Warum denken Sie, dass Sie ein guter Verwaltungsassistent wären und warum würden Sie Ihrer Meinung nach gut zu dieser speziellen Position passen?
- Welche einzigartigen Fähigkeiten haben Sie, die Ihnen helfen können, in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein?
- Wie sicher sind Sie in Ihrer Fähigkeit, (diese Anwendung) zu verwenden?
- Bitte geben Sie Beispiele für Ihre arbeitsbezogene Nutzung der Anwendung an. Welche innovativen Funktionen kennen Sie?
- Was war Ihrer Meinung nach Ihr bisher größter beruflicher Erfolg? Was war Ihr größter Geschäftsfehler?
#3. Reflexionen über Beziehungen und Persönlichkeiten
Bei ihrer Arbeit, um Ihnen und dem Rest des Teams zu helfen, können Verwaltungsassistenten auf eine Vielzahl von Persönlichkeiten und konkurrierenden Anforderungen stoßen. Schätzen Sie es, jemanden zu finden, der entspannt ist oder jemanden, der durchsetzungsfähiger ist? Respektvoll? Probleme lösen? Diplomatisch? Fragen Sie nach, ob der Bewerber die Eigenschaften besitzt, die Sie bei einem Mitarbeiter suchen.
- Welche Art von Manager fördert Ihre beste Leistung?
- Können Sie ein Beispiel für hilfreiche Kritik nennen, die Sie von einem Vorgesetzten erhalten haben? Welche Änderungen haben Sie gegebenenfalls als Reaktion auf diese Kritik vorgenommen?
- Haben Sie schon einmal einen Bericht bei mehreren Vorgesetzten gleichzeitig eingereicht? Wie haben Sie in diesem Fall die Prioritäten aller in Einklang gebracht?
- Würde es Ihnen etwas ausmachen, mir einen Fall eines Konflikts mitzuteilen, den Sie als Verwaltungsassistent angegangen sind?
- Wer war der schwierigste Kollege, mit dem Sie jemals zu tun hatten? Welche Maßnahmen haben Sie in dieser Beziehung ergriffen?
#4. Tauchen Sie tiefer in Arbeitsstile ein
Manager kennen den Arbeitsstil eines Kandidaten oft erst, nachdem er bei ihm angefangen hat, aber es ist dennoch wichtig herauszufinden, wie er Anweisungen gibt, wie er kommuniziert, wie er seinen Tag organisiert und ob er anpassungsfähig ist oder nicht. zuverlässig, effizient, gut im Multitasking usw.
- Können Sie einen typischen Tag in Ihrer jetzigen oder früheren Position beschreiben?
- Haben Sie schon einmal einen Bericht bei mehreren Vorgesetzten gleichzeitig eingereicht? Wie haben Sie in diesem Fall die Prioritäten aller in Einklang gebracht?
- Was tun Sie zuerst, wenn Sie ein großes Projekt zu verwalten bekommen? Wie würden Sie es arrangieren?
- Können Sie ein schwieriges Projekt erklären, an dem Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben, und wie Sie es angegangen sind?
- Würden Sie bei Ihrem letzten oder aktuellen Job Werkzeuge, Ausrüstung oder Praktiken ersetzen oder ändern? Welche Änderungen würden Sie gegebenenfalls vornehmen und warum?
Was einen guten Verwaltungsassistenten ausmacht
Ein kompetenter Verwaltungsassistent hat eine klare, angenehme Stimme und ein freundliches Auftreten, wenn er Anrufer begrüßt. Ob am Telefon oder privat mit Kunden oder Kollegen, sie sind höflich und verwenden eine gute Grammatik.
Mit wem arbeitet Admin Assistant zusammen?
Wenn ein Verwaltungsassistent nicht direkt dem CEO oder einer anderen Führungskraft unterstellt ist, untersteht er normalerweise einem Geschäftsführer. In kleineren Unternehmen betreuen die meisten Verwaltungsassistenten das gesamte Büropersonal sowie die Führungskräfte und Mitarbeiter verschiedener Abteilungen.
Schulungs- und Schulungsanforderungen für Administratorassistenten
Ein Verwaltungsassistent sollte mindestens einen Realschulabschluss oder ein allgemeines Äquivalenzdiplom haben. Schulungen in diesen Bereichen können auch über Zeitarbeitsfirmen angeboten werden. Kurse in Textverarbeitung und allgemeiner Büroarbeit werden an Berufsschulen und Volkshochschulen angeboten und können für Schüler, die frisch von der High School kommen, sehr hilfreich sein. Ein Bachelor-Abschluss macht Verwaltungsassistenten marktfähiger, weil er zeigt, dass sie eine abgerundete Ausbildung erhalten haben, die Kurse in Schreiben und Mathematik umfasst.
Ist der Verwaltungsassistent eine hohe Position?
Es gibt eine Vielzahl von höherrangigen Verwaltungspositionen als diesen Verwaltungsassistenten. Assistenten der Geschäftsleitung und in einigen Situationen persönliche Assistenten sind zwei Arten von Assistentenpositionen, die über Verwaltungsassistenten auf dem Totempfahl sitzen.
Welche 3 Fähigkeiten benötigt ein Verwaltungsassistent?
Hier sind die 3 Fähigkeiten, die ein Verwaltungsassistent benötigt:
- Schriftliche Kommunikation.
- Verbale Kommunikation.
- Organisation.
Was ist ein anderer Name für einen Verwaltungsassistenten?
Büroadministrator, Programmkoordinator, Büromitarbeiter, Programmassistent, Kundendienstspezialist, Rezeptionist, Kundendienstmitarbeiter und Verkäufer sind Berufe und Berufsbezeichnungen, die mit denen eines Verwaltungsassistenten vergleichbar sind.
Was sind die 4 Arten von Administratoren?
Hier sind die 4 Arten von Administratoren:
- Netzwerkadministratoren.
- Datenbankadministratoren.
- Server-/Webadministratoren.
- Administratoren von Sicherheitssystemen.
Abschließende Überlegungen
Die Tätigkeit als Verwaltungsassistent ist in erster Linie unterstützend. Sie sind für die Organisation und den Austausch von Informationen mit ihren Kollegen verantwortlich, nehmen Telefonanrufe entgegen und erledigen andere administrative Aufgaben. Es ist ein sehr lukrativer Job, warum also nicht?
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Bibliographie
