Die Beschaffungsausgaben in den Griff zu bekommen, ist eine schwierige Aufgabe. Die Wettbewerbslandschaft entwickelt sich ständig weiter und Risiken durch Drittanbieter werden immer häufiger. Den besten Preis – oder das beste Erlebnis – zu bekommen, bedeutet nicht immer, den niedrigsten Preis zu bekommen. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie die Dinge, die Ihr Unternehmen benötigt, zum angemessenen Preis erhalten, ohne an Qualität einzubüßen oder Ihr Unternehmen einer Haftung auszusetzen? Strategisches Sourcing ist die Antwort. Diese umfassende Methode hilft Unternehmen dabei, die Probleme eines Preiswettbewerbs nach unten zu vermeiden und gleichzeitig die Vorteile einer Partnerschaft mit ausgewählten Lieferanten zu nutzen.
Dieser Beitrag vermittelt Ihnen das Wissen, das Sie benötigen, um in Ihrer Beschaffung einen strategischen Beschaffungsmanagementprozess einzuführen.
Was ist Beschaffung?
Um zu verstehen, wie strategische Beschaffung funktioniert, müssen Sie mit dem Beschaffungsprozess und dem Beschaffungskonzept im Allgemeinen vertraut sein.
Beschaffung und Einkauf sind synonym und die unternehmerischen Aufgaben dieser Abteilung haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Noch in den 1980er Jahren galten Einkaufsabteilungen lediglich als „Auftraggeber“ mit einer relativ einfachen Aufgabe, die keine große strategische Planung erforderte. Es war keineswegs ein zerebraler Prozess.
Die Beschaffung begann mit der Erteilung von Bestellungen ohne Rücksicht auf die Erreichung der Unternehmensziele. Die Einkaufstechnik wird heute als transaktionsorientierte Funktion und Teilmenge der Beschaffung beschrieben.
Die Beschaffung gilt als eine Unternehmensführungsaufgabe, die eine Reihe von Themen umfasst, darunter:
- Auswahl potenzieller Lieferanten
- Verträge und Zahlungsmodalitäten werden ausgehandelt.
- Durchsetzung gesetzlicher Compliance-Verpflichtungen
- Vertragsabwicklung
Es ist das Überbegriff für die beiden Hauptelemente des Beschaffungsprozesses: Einkauf und Beschaffung.
Was ist Beschaffung?
Die Beschaffung fällt ebenso wie der Einkauf unter die Beschaffung. Hierbei handelt es sich um den Prozess, eine „Quelle“ für Ihre Waren und Dienstleistungen zu finden. Eine unkomplizierte Beschaffungsstrategie beinhaltet die Suche nach dem kostengünstigsten Lieferanten von Artikeln. Es wird in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Geschäftszwecke durchgeführt. Supply Chain Management ist eine der am weitesten verbreiteten Beschaffungsmethoden.
Was ist strategische Beschaffung?
Strategische Beschaffung ist eine Art der Beschaffung, bei der bei der Beschaffung von Artikeln oder Dienstleistungen verschiedene Taktiken zum Einsatz kommen. Strategien werden in Abhängigkeit von den Echtzeitumständen jeder Akquisition ausgewählt und anhand von Kriterien wie Ausgabenwert, Kategorierisiko und Angebotsmarktcharakter bestimmt.
Zu den verschiedenen Beschaffungstaktiken gehören Crowdsourcing, Outsourcing, Global Sourcing und Low-Cost-Nation Sourcing.
Warum ist strategische Beschaffung wichtig?
Strategische Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, Lieferanten zu finden, die Standards erfüllen und gleichzeitig ein geringes Risiko bei möglichst geringen Kosten bergen. Unternehmen können außerdem umfassende Profile potenzieller Lieferanten erstellen und diese bei Bedarf vergleichen.
Lieferanten werden als wertvolle Partner im strategischen Sourcing angesehen. Es unterstützt Unternehmen bei der Pflege langfristiger Lieferantenbeziehungen.
Diese Methode ermöglicht es Unternehmen, ihre Kaufkraft zu bündeln. Unternehmen können so niedrigere Betriebskosten erzielen und die Risikoelemente in ihrer Lieferkette begrenzen, wodurch die Lieferkette nachhaltiger wird.
Was sind die Vorteile der strategischen Beschaffung?
#1. Erhöhte Einsparungen
Größere Kostensenkungen sind der unmittelbare praktische Vorteil der strategischen Beschaffung.
#2. Quellen und Geschäftsziele ändern
Wenn die Beschaffungsstrategien/-aktivitäten einer Organisation auf ihre organisatorischen Ziele abgestimmt sind, verbessern sich die Geschäftsleistung und die Möglichkeiten zur Risikominderung.
#3. Lieferantenverbesserung
Wenn ein Unternehmen seine hochwertigen Lieferanten identifizieren kann, erzielt es sofort erhebliche Kostensenkungen bei gleichzeitiger Beibehaltung der Produkt- oder Servicequalität.
#4. Langfristige Lieferantenbeziehungen
Diese Methode unterstützt Unternehmen beim Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen mit ihren Lieferanten. Eine langfristige Beziehung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern führt auch zu einer verbesserten Lieferantenleistung.
Best Practices für die strategische Beschaffung
- Nutzen Sie eRFX-Events und eAuctions – Sourcing ermöglicht es Einkäufern, die Erstellung, Verteilung, Sammlung und Speicherung von Sourcing-Ereignissen zu automatisieren und zu standardisieren, was im Vergleich zur manuellen Ereignisverwaltung zu einer höheren Effizienz führt.
- Verwenden Sie die Vertragsverwaltungssoftware – Vertragsmanagementsoftware kann Sie bei der Verwaltung einer beliebigen Anzahl von Verträgen unterstützen, indem sie bevorzugte Lieferantendetails aus eSourcing-Ereignissen mit benutzerdefinierten Feldern zusammenführt, um vertragsspezifische Daten zu erfassen. Wenn Sie nicht über die erforderlichen Managementtools verfügen, können Lieferantenvereinbarungen auf das nächste Jahr übertragen werden, was dazu führen kann, dass Ihre Preise und Servicebedingungen nicht dem Standard entsprechen.
- Verfolgen Sie Ausgaben und Einsparungen – Anstatt auf Tabellenkalkulationen angewiesen zu sein, um Einsparungen zu messen und zu melden, kann Ihnen ein Spar-Tracker-System dabei helfen, einfach Einsparprognosen und Nachverfolgungspapiere zu erstellen und Berichte zu liefern, die Ihre Ergebnisse und Ihren Wert veranschaulichen.
Wie sind die Schritte des strategischen Beschaffungsprozesses?
Schritt #1: Profilieren Sie die Kategorie
Definieren Sie die Ausgabenkategorie und ihre Waren. Wie hoch ist die aktuell genutzte Menge? Wer sind die Nutzer und wo sind sie zu finden? Welche Prozesse kommen zum Einsatz und wer ist an der Lieferkette beteiligt?
Schritt 2: Analysieren Sie den Angebotsmarkt, um mögliche globale und lokale Anbieter zu identifizieren.
Untersuchen Sie die Kostenkomponenten des Produkts oder der Dienstleistung und den Markt des Anbieters auf Risiken und Möglichkeiten. Variablen wie die wichtigsten Rohstoffpreise, Arbeits- und Transportpreise müssen ebenso bepreist werden wie die Kostenelemente der Lieferanten.
Schritt #3: Erstellen Sie eine Strategie
Der nächste Schritt besteht darin, zu entscheiden, wo Sie kaufen möchten, und gleichzeitig das Risiko und die Kosten zu reduzieren. Alternative Lieferanten und die Wettbewerbsfähigkeit des Marktes müssen unter Einbeziehung der Interessengruppen bewertet werden.
Schritt #4: Bestimmen Sie den Beschaffungsprozess
Als nächstes muss ein Unternehmen eine Beschaffungsstrategie entwickeln. Der üblichste Prozess zur Einholung von Angeboten ist eine Angebotsanfrage, die Produkt-/Dienstleistungsspezifikationen, Liefer- und Dienstleistungskriterien, Preisaufschlüsselungen sowie rechtliche und finanzielle Parameter umfasst.
Schritt #5: Lieferanten verhandeln und auswählen
Sobald die Gespräche beginnen und tragfähige Angebote ausgewählt werden, werden die Lieferanten bei Bedarf Erläuterungen und weitere Informationen anfordern. Führen Sie zahlreiche Gesprächsrunden mit Ihren Lieferanten durch, bevor Sie diese gemäß dem Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens auswählen.
Schritt #6: Implementieren und integrieren
Informieren Sie die erfolgreichen Lieferanten und beziehen Sie diese in den Umsetzungsprozess ein. Verbesserungen an Spezifikationen oder Prozessen sowie Änderungen der Liefer- oder Serviceanforderungen sind Teil Ihres Beschaffungsplans.
Schritt Nr. 7: Benchmarking und Verfolgung der Ergebnisse
Die letzte Phase ist der Beginn eines kontinuierlichen Zyklus, der mit dem Benchmarking des aktuellen Zustands der Ware oder Kategorie, der Überwachung der Ergebnisse und der Sicherstellung, dass der volle Wert erzielt wird, beginnt. Ein Unternehmen kehrt dann zu Schritt 1 zurück, um den Angebotsmarkt neu zu bewerten und den Prozess neu zu starten.
Was ist der Unterschied zwischen strategischer Beschaffung und Beschaffung?
Der Hauptunterschied zwischen strategischer und regulärer Beschaffung besteht darin, dass sich die strategische Beschaffung zu einem dynamischen Prozess entwickelt hat, während die allgemeine Beschaffung unkompliziert geblieben ist. Es berücksichtigt lediglich die Lieferantenpreise. Die Idee besteht darin, etwas mit den niedrigsten Gesamtbetriebskosten zu finden.
Die Kosten sind lediglich ein Element der Gleichung bei der strategischen Beschaffung. Es ist eine Komponente einer Unternehmensbedarfshierarchie. Ein Sourcing-Team berücksichtigt eine Reihe verschiedener Faktoren, die sich auf Ihre Verbindung zur „Quelle“, also zum Lieferanten, auswirken können. Dazu gehört die Sicherstellung von Faktoren wie:
- Qualität
- Versorgung
- Service
- Innovation
- Einhaltung der Vorschriften
Nichts davon sollte jemals nur aus Kostengründen aufgegeben werden. Das ist der allgemeine konzeptionelle Prozess, der der strategischen Beschaffung zugrunde liegt.
Beschaffung vs. strategische Beschaffung
Beschaffung ist nicht dasselbe wie strategische Beschaffung. Die Beschaffungsvorgänge bestehen aus taktischen, alltäglichen Transaktionen wie der Erteilung von Bestellungen an Lieferanten. Strategische Beschaffung hingegen umfasst ein breites Spektrum an Beschaffungsaktivitäten, wie zum Beispiel:
- Lieferantenerweiterung
- Strategisches Denken
- Vertragsverhandlungen
- Modelle des Outsourcings
- Infrastruktur für Supply Chain Management
Die Nuancen der Beschaffungsterminologie
Der Fachjargon im Beschaffungswesen kann verwirrend sein. Es ist schwierig, die Feinheiten der Namenskonvention zu verstehen. Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen den Begriffen „Beschaffung“ und „Sourcing“.
Beispielsweise betrachten die meisten Unternehmen den Einkauf eher als strategisch denn als taktisch. Wohingegen die Beschaffung als ein langwieriger Prozess angesehen wird. Diese Unterscheidung wird dadurch unterstrichen, dass sich die KPIs (Key Performance Indicators) für eine Beschaffungsaktivität erheblich von denen für die Beschaffung unterscheiden.
Diese Unterscheidungen gelten auch für andere beschaffungsbezogene Terminologien wie „strategische Beschaffung“ und „Lieferkettenmanagement“, die sich zwar alle auf Stellen entlang desselben Prozesskontinuums beziehen, aber niemals austauschbar verwendet werden sollten. Die Techniken, Dynamiken und Implementierungen unterscheiden sich alle erheblich.
Bei all diesen Aktivitäten handelt es sich um miteinander verbundene Unternehmensaufgaben, die mit dem potenziellen und bestehenden Lieferantennetzwerk eines Unternehmens in Zusammenhang stehen.
Supply Chain Management und strategische Beschaffung
Beschaffung und Supply Chain Management sind untrennbar miteinander verbunden, ebenso wie die strategische Beschaffung. Während es sich bei der Beschaffung um den Prozess der Beschaffung der von einem Unternehmen benötigten Waren und Dienstleistungen handelt, handelt es sich beim Supply Chain Management um die Verwaltung der Infrastruktur und Dienstleistungen, die zur Beschaffung dieser Artikel erforderlich sind. Eine Lieferkette umfasst alle (internen oder externen) Personen, die daran beteiligt sind, ein Produkt oder eine Dienstleistung in die Hände eines Verbrauchers zu bringen.
Im Allgemeinen bezieht sich der Begriff „Lieferkette“ auf die nachvertragliche Phase des Beschaffungsprozesses. Dies umfasst sowohl logistische Belange als auch Belange aller Lieferanten, von Tier 1 bis Tier 3.
Während sich der Einkauf mit allen vorvertraglichen Analysen und Lieferantengesprächen vor Vertragsbeginn beschäftigt, beschäftigt sich das Supply Chain Management mit dem, was NACH Vertragsunterzeichnung passiert.
Können Sie also erkennen, dass sie miteinander verbunden, aber nicht gleich sind?
Beschaffungsexperten denken nun über strategisches Sourcing nach, um Supply-Chain-Management-Entscheidungen zu optimieren und sich so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Ein wichtiges Ziel der strategischen Beschaffung ist die Verbesserung der Käufer-Lieferanten-Beziehung. Die Idee besteht darin, diese Begegnungen zu nutzen, um ein besseres Verständnis für die tatsächlichen Fähigkeiten eines Lieferanten und dessen, was er Ihrem Unternehmen bieten kann, zu gewinnen. Eine Organisation erreicht dies durch die Kombination und Ergänzung ihrer Kernkompetenzen mit mehreren Supply-Chain-Partnern.
Der Übergang großer Unternehmen zur strategischen Beschaffung war ein entscheidender Faktor für Veränderungen im Supply-Chain-Management großer Flotten. Es erfordert eine Transformation in Bereichen wie:
- Fahrzeugbeschaffung
- Vertragsgespräche
- Auswahl eines Lieferanten
- Service Level Agreements (SLAs)
- Bewertungen von Flottenlieferanten
- Feinabstimmung des Supply Chain Managements
Ein gutes Verständnis dieser Prozesse wird der Beschaffungsfunktion und dem Flottenmanagement dabei helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Das ist willkürlicher und gewohnheitsmäßiger Kauf durch Stakeholder und Außendienstmitarbeiter. Es fördert die Innovation, die erforderlich ist, um den größtmöglichen Nutzen aus Vermögenswerten zu erzielen.
Wann ist strategische Beschaffung sinnvoll?
Obwohl die strategische Beschaffung viele Vorteile bietet, ist sie nicht für jedes Beschaffungsprojekt geeignet. Schließlich handelt es sich um einen anspruchsvollen und manchmal zeitaufwändigen Prozess. Für einige Aufgaben ist dieser Detaillierungsgrad einfach nicht erforderlich. Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen dem Wert des zu erwerbenden Artikels und dem Zeitaufwand für die Durchführung eines strategischen Beschaffungsprojekts zu finden.
Strategisches Sourcing eignet sich für folgende Projekte:
- Hoher Wert, richtig definiert und entscheidend für das Unternehmen
- Hochspezialisiert und komplex
- Es steht viel auf dem Spiel, und dies ist Teil eines organisatorischen Umstrukturierungsprojekts.
Zu den Situationen, in denen es um strategische Beschaffung geht, gehören die folgenden:
- Auswahl der Software für das Kundenbeziehungsmanagement
- Bewertung von Finanzdienstleistungen oder Leistungen an Arbeitnehmer
- Auswahl eines Architekten für ein neues Bauprojekt
Szenarien, die sich besser für alternative Beschaffungsmethoden eignen
Aufgrund des Detaillierungsgrades und des Zeitaufwands für die strategische Beschaffung sind bestimmte Umstände einfach nicht für den Prozess geeignet. Hier sind einige solcher Beispiele.
- Die Suche nach einer Projektmanagementlösung für eine einzelne Abteilung ist ein Beispiel für eine Beschaffung mit geringem Wert und geringem Risiko.
- Einholen von Angeboten entsprechend den Richtlinienanforderungen, wenn bereits eine starke Präferenz für einen bestimmten Anbieter besteht
- Probieren Sie RFP Light für einen normalen, transaktionalen Kauf von Büromaterial aus.
- Erwägen Sie eine Informationsanfrage (RFI), während Sie Ideen sammeln, Preise festlegen und einen zukünftigen Kauf vereinbaren.
- Mithilfe einer Qualifikationsanfrage (RFQ) können Sie den besten Experten finden, den Sie bei einer Marketingmaßnahme konsultieren können.
- Erhalten Sie das beste Angebot bei einer einfachen Transaktion – Erwägen Sie eine Angebotsanfrage (RFQ).
Wer ist am strategischen Beschaffungsprozess beteiligt?
An Ihren strategischen Beschaffungsinitiativen werden zahlreiche Mitarbeiter und Abteilungen Ihres Unternehmens beteiligt sein. Typischerweise ist die Beschaffungsabteilung Eigentümer und Manager des Prozesses. Um die Spezialisierung in diesem Bereich zu fördern, haben viele Unternehmen in letzter Zeit Stellen für strategische Beschaffungsmanager geschaffen.
Wie bei den meisten Beschaffungsprojekten werden zwangsläufig weitere Parteien beteiligt sein. Beispielsweise wären bei einem CRM-Beschaffungsprojekt Stakeholder aus Vertrieb, Marketing und Betrieb beteiligt. Darüber hinaus werden häufig Rechts-, Finanz- und Informationstechnologien eingesetzt.
Schließlich erfordert praktisch jede strategische Beschaffungsmaßnahme die Genehmigung und Bewertung durch die Geschäftsleitung.
Strategische Beschaffung: So gelingt der Übergang
Eine Beschaffungsinitiative nach der anderen wird die strategische Beschaffung umgesetzt. Es mag sich zunächst wie eine bedeutende Veränderung anfühlen, doch Elemente des Prozesses werden Ihnen vertraut vorkommen. Tatsächlich teilen strategische Beschaffung und traditionelle Beschaffung eine Reihe von Prinzipien.
Sie durchlaufen den strategischen Beschaffungszyklus, während Sie Einkäufe oder aktuelle Lieferantenbeziehungen finden, die für den Ansatz geeignet sind, beginnend mit der Ausgabenanalyse, dann der Lieferantenauswahl und schließlich der kontinuierlichen Zusammenarbeit.
Strategische Beschaffungstools
Strategische Beschaffungssoftware ist für Unternehmen, die Einsparungen bei der Beschaffung priorisieren, von entscheidender Bedeutung. Diese oft cloudbasierten und kollaborativen Systeme sind darauf ausgelegt, die strategische Beschaffung zu zentralisieren und zu automatisieren und so die Effizienz und Wirksamkeit zu steigern.
Zu den Merkmalen einer strategischen Beschaffungssoftware können gehören:
- Projektmanagement
- Verfolgen Sie Ihre Ersparnisse
- Digitale RFP-Verteilung und -Auswertung
- RFP-Vorlagen-Repository
- Datenerfassung und -analyse
- Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern
- Verwaltung der Lieferantenbeziehungen
- Verwaltung der Kategorien
- Marktplatz für Lieferanten
Zusammenfassung
Schließlich ist die strategische Beschaffung der Prozess des Sammelns von Informationen, der Zusammenarbeit mit den besten Anbietern und der Sicherstellung des kontinuierlichen Beschaffungswerts und der Effizienz. Es geht über einfache Transaktionskäufe hinaus und konzentriert sich auf das Gesamtbild – wie man das Unternehmen dabei unterstützen kann, seine Ziele zu erreichen.
In ähnlicher Weise helfen Lieferantenallianzen, die als Folge strategischer Beschaffung gebildet werden, dabei, auftretende Hindernisse zu überwinden und gleichzeitig die Ergebnisse zu verbessern und die Kosten zu senken.
Die Feinheiten der strategischen Beschaffung unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Grundlagen und Ziele des Prozesses bleiben jedoch unverändert. Glücklicherweise können Sie Ihre strategischen Beschaffungsbemühungen mit jeweils einem Projekt beginnen.
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Bibliographie
