Der Projektumfang ist eine gründliche Aufschlüsselung aller Facetten eines Projekts, einschließlich aller damit verbundenen Aufgaben, Materialien, Fristen und Leistungen sowie der Grenzen des Projekts. Die Erfolgschancen steigen, wenn das Ziel Ihres Projekts klar definiert ist. Dies hilft Ihnen, die Erwartungen der Interessengruppen zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Komponenten des Projekts mit den Zielen übereinstimmen. Hier sind einige wichtige Details über die Definition des Projektumfangs, wie man ihn schreibt und die Bedeutung seiner Verwaltung und Erklärung.
Projektumfang
Der Projektumfang ist Teil der Planung eines Projekts, bei dem eine Liste mit den genauen Projektzielen, Leistungen, Aufgaben, Kosten und Fristen erstellt wird. Eine Scope-Anweisung oder Leistungsbeschreibung ist ein Dokument, das die Parameter eines Projekts beschreibt. Es legt die Regeln für das Projekt fest, weist jedem Teammitglied einen Job zu und erstellt Regeln für die Validierung und Genehmigung der abgeschlossenen Arbeit.
Die Erklärung zum Projektumfang
Die Projektumfangserklärung ist ein wichtiges Dokument, das die Hauptziele des Projekts umreißt und seine Motivation für den Start erläutert. Sie sind typischerweise in Projektzielerklärungen enthalten.
- Die Leistungsbeschreibung (SoW) eines Projekts ist eine umfassende Zusammenfassung aller von einem Projektteam zu erledigenden Arbeiten und aller wesentlichen Faktoren, die sich auf den Abschluss auswirken können
- Ressourcen, Herausforderungen bei der Beschaffung, Timing und fehlende Informationen sind einige der Einschränkungen, die die Projektergebnisse einschränken oder beeinträchtigen könnten.
- Alle Elemente, die vom Umfang des Projekts und seinen Leistungen ausgeschlossen sind, werden als Ausschlüsse vom Umfang bezeichnet.
- Über Meilensteine wird der genaue Liefer- bzw. Fertigstellungstermin festgelegt.
- Die endgültigen Ergebnisse des Projekts, wie z. B. ein Bericht, eine Softwarefunktion, Prozesseinblicke oder -analysen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung für den Kunden.
- Akzeptanzstandards mit klaren Definitionen, wie der Erfolg gemessen wird
- Endabnahme, in der der Kunde mit seiner Unterschrift bestätigt, dass die Scope-Erklärung wahrheitsgemäß und umfassend ist und alle Kriterien berücksichtigt wurden.
Wichtige Schritte zur Definition Ihres Projektumfangs
Erfolgreiches Projektmanagement hängt davon ab, das Ziel eines Projekts genau zu bestimmen. Die Verfahren zum Definieren Ihres Projektumfangs sind unten aufgeführt.
- Erstellen Sie eine Scope-Erklärung mit den wichtigsten Stakeholdern, um zu definieren, was abgedeckt ist. Die Beteiligung von Stakeholdern trägt dazu bei, dass wichtige Details nicht übersehen werden.
- Bestimmen, notieren und teilen Sie Annahmen. Annahmen sind die dem Projekt zugrunde liegenden Fakten. Während der Planungsphase eines Projekts sollen Annahmen eine Richtschnur für den Preis und die Zeit zur Erreichung des Projektziels geben.
- Holen Sie sich Zustimmung von den Stakeholdern, die am stärksten von der Scope-Erklärung betroffen sein werden, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Beispiel für den Projektumfang
Stellen wir uns vor, Sie sind ein Projektmanager, der die Parameter für ein Content-Marketing-Projekt festlegt. Dies ist ein Beispiel für eine sehr einfache Projektzielerklärung.
- Einführung. Für die Website des Unternehmens XYZ wird dieses Content-Marketing-Projekt mit dem Ziel, einen Artikel zu schreiben, durchgeführt, um die Bekanntheit ihrer Marke zu steigern.
- Parameter des Projekts. Recherche, inhaltliche Planung, das Schreiben des Artikels und die Veröffentlichung auf der Website von XYZ unter dem XYZ-Blog sind alle Teil dieses Projekts. Für den Monat April 2020 beinhaltet dies auch die Veröffentlichung des Beitrags in den sozialen Medien. Joe Smith von der Firma ABC wird alle Operationen beaufsichtigen.
- Ergebnisse des Projekts. Eine Projektleistung besteht aus einem ausführlichen 1,000-Wörter-Teil, an den geliefert werden soll [E-Mail geschützt] bis zum Stichtag.
- Abnahmestandards für Projekte. Bevor das endgültige Stück veröffentlicht wird, wird Jane von der Firma XYZ es bewerten und genehmigen.
- Projekt ausgenommen. Zahlungen für Forschung oder vertraglich vereinbarte Dienstleistungen externer Anbieter werden in diesem Projekt nicht verwendet.
- Einschränkungen des Projekts. Kommunikationsschwierigkeiten, Umfangsänderungen und technische Probleme sind einige Beispiele für Einschränkungen.
Was ist Project Scope Management
Als Teil des Planungsprozesses ist das Projektumfangsmanagement eine Methode, die dabei hilft, eine Liste aller Ziele, Ergebnisse, Fälligkeiten und Budgets des Projekts zu identifizieren und aufzuzeichnen. Große Projekte unterliegen häufig Änderungen, während sie das Projektmanagement durchlaufen.
Wenn Projektteams mit einem Ziel beginnen, ist es einfacher, Änderungen zu verwalten und vorzunehmen.
Die Bedeutung des Project Scope Managements
Eine der schwierigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, die Erwartungen der Kunden und Stakeholder zu managen. Auch wenn das Projektziel klar ist, können Manager auf Kurs bleiben und alle Fristen einhalten.
- Anpassbare Anforderungen
- Den Kurs des Projekts ändern, nachdem es bereits begonnen hat
- Zu erkennen, dass das Ergebnis am Ende nicht das war, was erwartet wurde
- Überschreitung des besprochenen Budgets
- Verpassen der Projektfristen
Effektives Projektzielmanagement gibt Ihnen ein vollständiges Bild des Zeit-, Arbeits- und Kostenbedarfs des Projekts. Darüber hinaus ist es für den Abschluss des Projekts hilfreich, zwischen dem zu unterscheiden, was erforderlich ist, und dem, was nicht. Darüber hinaus schafft das Projektziel im Projektmanagement auch die Steuerungsfaktoren des Projekts, um Komponenten anzusprechen, die sich im Laufe des Projektlebenszyklus ändern können.
Projektumfang-Management-Prozess
Lassen Sie uns über die sechs Verfahren zur genauen Bestimmung des Projektumfangs sprechen:
#1. Management des Planungsumfangs
Zunächst erstellen Sie in der Anfangsphase des Projektumfangsmanagements ein Scope-Plan-Dokument, das Sie später verwenden können. Das Dokument hilft in erster Linie bei der Festlegung, Verwaltung, Validierung und Regulierung des Projektumfangs.
#2. Anforderungen sammeln
In der nächsten Phase werden die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder ermittelt. Mit Interviews, Umfragen und Fokusgruppen erfassen Sie die Anforderungen, Ziele, Budgets und Leistungen des Projekts.
#3. Skizzierung des Geltungsbereichs
Außerdem müssen Sie jetzt das Produkt oder die Dienstleistung des Projekts detailliert beschreiben. Danach haben Sie eine Projektzielaussage, die Sie während des gesamten Projekts verwenden können.
#4. Erstellen eines Projektstrukturplans
Projektstrukturpläne koordinieren und weisen Projektaufgaben Teammitgliedern zu. Es enthält eine Liste der erforderlichen Leistungen und ihrer entsprechenden Fälligkeitstermine.
#5. Überprüfung des Umfangs
In diesem Schritt teilen Sie Projektleitern und Stakeholdern das Ziel und die Ergebnisse mit, die Sie niedergeschrieben haben. Dies hilft Ihnen auch, die erforderlichen Genehmigungen zu erhalten. Eine Zielvalidierung muss vor Beginn des Projekts durchgeführt werden, um Probleme zeitnah zu identifizieren.
#6. Verwalten des Umfangs
Projektmanager müssen sicherstellen, dass das Projekt von Anfang an immer innerhalb der Grenzen des definierten Umfangs bleibt. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, sollte das entsprechende Änderungskontrollverfahren verwendet werden.
Was sind die 3 Aspekte des Projektumfangs?
#1. Bereichsdefinition
Projektteams sind diejenigen, die zuerst über den Umfang eines Projekts entscheiden. Außerdem gilt das Projekt erst dann als erfolgreich und abgeschlossen, wenn alle im Lieferumfang enthaltenen Artikel geliefert wurden. Da Sie außerdem die Gesamtziele verstehen und damit beginnen können, die Anforderungen für die Planung in überschaubarere Komponenten zu unterteilen, ist die Umfangsbeschreibung hilfreich für die Planung.
#2. Arbeitszerlegung/PSP.
Die Arbeitszerlegung ist die nächste wichtige Komponente des Projektumfangsmanagements. Darüber hinaus erfolgt dies als Ergebnis der Aufteilung der Komponenten des Projektumfangs durch das Projektteam in überschaubarere Einheiten. Arbeitspakete beziehen sich auf diese Bereiche.
#3. Bereichsverwaltung.
Als letzter Schritt muss auch der Scope aktiv gemanagt werden. Gemeinsam mit anderen Teammitgliedern und dem Projektsponsor übernimmt dies oft der Projektleiter. Änderungen des Umfangs werden durch den Prozess des Umfangsmanagements untersucht, verstanden und vorbereitet. Während eines Projekts ist es typisch, dass das Ziel variiert.
Was sind die 5 Teile eines Projektumfangsplans?
Der Projektumfang oder „Fleisch und Kartoffeln“ eines Projekts ist eine Zusammenfassung der Bedingungen des gesamten Vorhabens. Die fünf Teile einer effektiven Projektumfangserklärung sind Ziele, Zielsetzungen, Leistungen, ein Arbeitsplan, Kosten und Fristen. Außerdem delegierte er Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Was sind die sechs Elemente des Geltungsbereichs?
Die sechs Grundelemente einer guten Scope-Erklärung sind eine Beschreibung des Produktumfangs, Akzeptanzkriterien, Leistungen, Projektausschlüsse, Einschränkungen und Annahmen. Eine gut geschriebene Scope-Erklärung ist für ein erfolgreiches Projekt unerlässlich.
Was sind die zwei Arten des Projektmanagements?
Es gibt zwei unterschiedliche Projektmanagementansätze:
#1. Produktumfang
Der Umfang eines Produkts oder einer Dienstleistung beschreibt seine Eigenschaften und Fähigkeiten. Zu diesen Kriterien gehören Größe, Material und Funktion. Zweck und Nutzung sind funktionale Faktoren.
Das eigentliche Ergebnis bzw. das Angebot steht im Mittelpunkt des Produktumfangs. Hier ist das Endprodukt. Ein „Produkt“ ist ein vom Client genutzter Dienst oder Gegenstand. Wichtig ist, dass der Produktumfang häufig bei der Bewertung des Fortschritts und des Ergebnisses eines Objekts berücksichtigt wird.
#2. Projektumfang
Der Projektumfang umfasst jedoch Bemühungen um die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen. Der Projektumfang beschreibt, wie die Mission abgeschlossen wird. Dokumentieren Sie die Ziele, Ergebnisse, Aufgaben, Teilnehmer, Fälligkeitsdaten und Meilensteine des Projekts.
Der Projektumfang umreißt, was der Umfang des Plans nicht umfasst, und legt damit die Grenzen des Projekts fest. Das Budget oder die Ressourcen, die für das Projekt verfügbar sind, können eingeschlossen werden. Der Projektumfang kann Angaben zum Projektzeitrahmen und zu den Aufgabenzuweisungen enthalten.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein klares Verständnis des Projektumfangs entscheidend für die effektive Durchführung der Einführung eines neuen Projekts oder Produkts ist. Das Ziel ist auch eine sehr wichtige Idee für Projektmanager und Organisationen als Ganzes, da es einen gründlichen Blick auf die Aktivitäten und Vermögenswerte eines Unternehmens gewährt.
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Referenz
