In der Geschäftswelt und darüber hinaus ist E-Mail eine gängige Methode der schriftlichen Kommunikation. Mehrere Unternehmen haben es als Mittel zur Kommunikation mit den Menschen in ihrem Zielmarkt eingeführt. So sehr es auch ein strategisches Instrument ist, um mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten, es muss freundlich, klar und prägnant sein. Das ist das Markenzeichen einer professionellen E-Mail. Es kann einige Zeit dauern, die Kunst des Schreibens einer professionellen E-Mail zu beherrschen, die all diese Standards erfüllt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie wichtig es ist, eine professionelle E-Mail zu schreiben, die dazu erforderlichen Schritte, einige Beispiel-E-Mails, E-Mail-Signaturen und einige Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Verwendung von E-Mails für geschäftliche Zwecke.
Was ist eine professionelle E-Mail-Adresse?
Wir alle haben unsere E-Mail-Konten und erledigen alle unsere Geschäfte per E-Mail, weil das Internet und die Cloud dies notwendig gemacht haben. Unsere E-Mail-Adressen sind auch zu den Knotenpunkten geworden, um die sich unsere anderen Online-Profile und -Konten (sowohl private als auch berufliche) drehen. Daher müssen wir getrennte E-Mail-Konten oder zumindest E-Mail-Adressen für private und geschäftliche Korrespondenz haben. Unsere geschäftliche E-Mail-Adresse darf ausschließlich für die geschäftliche Korrespondenz und die Pflege angemessener beruflicher Beziehungen verwendet werden.
Bei der Kommunikation mit Auftraggebern, Kunden, Anbietern und anderen Geschäftskontakten verwenden Sie am besten eine offizielle „geschäftliche“ E-Mail-Adresse. Professionalität in einer E-Mail-Adresse kann nur erreicht werden, indem der registrierte Domainname des Unternehmens aufgenommen wird. In der Geschäftswelt ist es üblich, eine E-Mail-Adresse basierend auf einer persönlichen Domain für die offizielle Korrespondenz zu verwenden. Um es anders auszudrücken: Wenn Ihr Firmenname Teil Ihrer E-Mail-Adresse ist (über einen Domainnamen), dann haben Sie selbst eine professionelle E-Mail-Adresse.
Was sind die Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse?
Beliebte E-Mail-Dienstanbieter verwenden häufig generische Domänen. Wenn Sie sich also für ein Konto anmelden, können Sie Ihrer E-Mail-Adresse einen einprägsamen Namen oder eine Abkürzung geben. Allerdings sollten Sie und Ihre Mitarbeiter keine private E-Mail-Adresse für die offizielle Geschäftskorrespondenz verwenden. Zusätzlich zu einer geschäftlichen E-Mail-Adresse kann die Verwendung der richtigen E-Mail-Etikette Ihnen dabei helfen, professioneller zu wirken und mehr Aufmerksamkeit auf Ihr Unternehmen oder Produkt zu lenken.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse sowohl professionell ist als auch auf Ihrer Domain basiert. Die Vorteile der Verwendung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse sind folgende:
- Branding
- Entwickelt Vertrauen
- Authentizität
- Zuverlässigkeit
- Einfachheit der Erinnerung
- verbesserte Lieferung und Stehen
So schreiben Sie eine professionelle E-Mail
Während es einfach ist, zufällige E-Mails zu schreiben und an Leute zu senden, können wir das nicht für professionelle E-Mails sagen. Es muss bestimmten Regeln oder Richtlinien folgen, die Freundlichkeit, Klarheit und Professionalität zusammen ausdrücken. Wenn Sie möchten, dass Ihre englischen E-Mails geschliffen und professionell klingen, müssen Sie mit den folgenden Schritten schreiben;
#1. Beginnen Sie mit einer Begrüßung
Verwenden Sie immer eine Begrüßung wie „Liebe Lillian“, wenn Sie eine E-Mail beginnen. Verwenden Sie den Familiennamen des Lesers (wie in „Sehr geehrte Frau Price“), wenn Ihre Beziehung zu ihm formeller ist. Du kannst einfach „Hallo Kelly“ sagen, wenn deine Beziehung zu ihr eher informell ist. Sie können einen Brief an „An wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ adressieren, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen.
#2. Bedanken Sie sich beim Empfänger
Antworten auf Kundenanfragen sollten immer mit einem Dankeschön beginnen. Beispielsweise kann „Danke, dass Sie sich an ABC Business gewendet haben“ als Antwort auf eine Frage zu Ihrem Unternehmen verwendet werden. Wann immer Sie eine E-Mail-Antwort erhalten, sagen Sie etwas wie „Danke für Ihre prompte Antwort“ oder „Danke, dass Sie sich bei mir gemeldet haben“. Sich bei einem Leser zu bedanken, ist nicht nur höflich, es beruhigt den Leser.
#3. Geben Sie Ihren Zweck an
Wenn Sie derjenige sind, der den E-Mail-Austausch initiiert, kommt eine Dankesnachricht möglicherweise nicht in Frage. Der richtige Ansatz besteht darin, zunächst zu erklären, warum Sie schreiben. Wörter und Sätze wie „Ich schreibe, um mich zu erkundigen über …“ oder „Ich schreibe über …“ sind Beispiele.
Erklären Sie gleich, warum Sie die E-Mail schreiben, und kommen Sie dann zum Kern der Nachricht. Halten Sie Ihre Sätze kurz und einfach, damit E-Mail-Empfänger sie schnell überfliegen und die benötigten Informationen erhalten können. Um ein professionelles Profil für sich und Ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten, müssen Sie auf Details wie Sprache, Rechtschreibung und Zeichensetzung achten.
#4. Fügen Sie Ihre Schlussbemerkungen hinzu
Es ist höflich, einer E-Mail ein paar Schlussnotizen und ein letztes Dankeschön hinzuzufügen, bevor Sie sie absenden. Ich schätze Ihre Zeit und Mühe und bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen oder Probleme haben.
#5. Beenden Sie mit einem Abschluss
Der letzte Schritt ist die Abmeldung mit einer passenden Endung und Ihrem Namen. Die Ausdrücke „beste Grüße“, „mit freundlichen Grüßen“ und „danke“ haben alle einen professionellen Ton. Melden Sie sich nicht mit Sätzen wie „Beste Wünsche“ oder „Cheers“ ab, es sei denn, Sie stehen dem Leser sehr nahe. Und bevor Sie auf „Senden“ klicken, werfen Sie einen letzten Blick auf Ihre E-Mail, um sicherzustellen, dass sie fehlerfrei ist.
Professionelle E-Mail-Signatur
E-Mail-Signaturen sind digitale Visitenkarten und sollten nur von Fachleuten verwendet werden. In der Regel sind Ihr vollständiger Name, Firmeninformationen und Kontaktinformationen enthalten.
Zusätzlich zu Text und Links können Vermarkter und Geschäftsleute, die E-Mails senden, Fotos, Logos und interaktive Komponenten enthalten.
Was eine professionelle E-Mail-Signatur beinhalten sollte
Das Wissen, das Sie in diesem Abschnitt gewinnen, ermöglicht es Ihnen, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, die Ihre Kollegen begeistern und sich von der Masse abheben wird.
Eine professionelle E-Mail-Signatur besteht aus 5 Hauptteilen (und einigen Extras). Der Rest des Essays konzentriert sich darauf, Ihnen beizubringen, wie Sie jeden Abschnitt richtig implementieren.
#1. So präsentieren Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Daten
In einer Zeit, in der Buttons und Banner weit verbreitet sind, kann es verlockend sein, jedes Detail Ihres Berufslebens in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Doch Kürze ist eine Tugend, wenn es um Wirkung geht. Aufgrund des geringen Platzes, der für E-Mail-Signaturen zur Verfügung steht, ist alles Extra nur zusätzliches Rauschen.
#2. So präsentieren Sie Ihre Kontaktinformationen
Die Angabe von Kontaktinformationen erleichtert die Kommunikation mit Interessenten. Je mehr Möglichkeiten es gibt, Sie zu kontaktieren, desto unauffälliger wird die beste. Infolgedessen sind die Menschen weniger geneigt, es durchzuziehen.
#3. Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit einem persönlichen Bild und Logo
Wenn Einzelpersonen Ihre E-Mails lesen, ist das letzte Objekt, das sie sehen, wahrscheinlich Ihr Signaturblock.
Wenn jemand eine E-Mail von Ihnen erhält, erinnert er sich höchstwahrscheinlich an Ihr Bild und Logo. Dennoch gibt es viel mehr schlechte Fälle von Bildmissbrauch als hervorragende. Wir verstehen nicht, warum so viele Menschen mit einem schlechten ersten Eindruck einverstanden sind. Das Hinzufügen einer stilvollen, funktionalen und ästhetisch ansprechenden Signatur zu Ihrer ausgehenden E-Mail ist nicht so einfach, wie es scheinen mag.
Das Hinzufügen eines Logos zu Ihrer E-Mail-Signatur mag einfach erscheinen, aber wenn Sie es jemals selbst ausprobiert haben, wissen Sie es anders. Die Verwendung eines E-Mail-Signatur-Editors ist keine dauerhafte Lösung. Erfordert weiterhin die Installation von Code in der vom E-Mail-Client verwendeten HTML-Datei.
#4. Verwenden Sie einen Call-to-Action (CTA), um Ihre E-Mail-Signatur in einen Marketingkanal zu verwandeln
Unsere jüngste Benutzerstudie hat gezeigt, dass E-Mail-Signatur-Marketing (ESM) in 77 % der geschäftlichen E-Mail-Signaturen und in 67 % der privaten E-Mail-Signaturen verwendet wird. Eine gängige Methode, dies zu tun, besteht darin, einen Call-to-Action (CTA) in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen.
Wie definiert man einen „Call to Action“? Vereinfacht gesagt handelt es sich um einen offenen Aufruf an potenzielle Kunden, ein Angebot anzunehmen. In Wirklichkeit sollten Sie einen Call-to-Action in Ihre E-Mail-Signatur einbauen.
5. Werben Sie für Ihre Arbeit bei einem breiteren Publikum, indem Sie Share-Buttons einfügen
Ich habe dir in diesem Artikel gesagt, dass du mit den Informationen, die du gibst, sparsam umgehen sollst. Wenn es jedoch um Schaltflächen zum Teilen in sozialen Medien geht, können Sie alles tun.
Da die Social-Media-Symbole so klein und kompakt sind, können Sie sie alle verwenden und sie werden schöner und vollständiger erscheinen (im Gegensatz zu früher gilt diesmal „mehr ist mehr“).
Wenn sie für Ihre Karriere wichtig sind, sollten Sie aktive Links zu Social-Media-Sites in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen.
Sie sollten keine Social-Media-Profile hinzufügen, die alt oder inaktiv sind oder Ihrer Sache auf andere Weise nicht helfen.
So beenden Sie eine professionelle E-Mail
Wie Sie eine professionelle E-Mail beenden, ist genauso wichtig wie der Anfang. Ja, Sie haben richtig gehört. Sie müssen Ihre E-Mail professionell und dennoch freundlich beenden. Je nach Kontext möchten Sie Ihrer E-Mail-Signatur möglicherweise weitere oder andere Informationen hinzufügen. Aber je mehr Sie den Empfänger nicht kennen, desto mehr Informationen sollten Sie in Ihrer E-Mail angeben. Wie auch immer, die Standardkomponenten einer geschäftlichen E-Mail-Signatur sind wie folgt:
#1. Schlusszeile
Beim Lesen einer E-Mail kann es verunsichern, direkt vom Hauptthema zur Verabschiedung zu gehen. Dies gilt insbesondere, wenn die E-Mail lang ist. Ein abschließender Satz des Dankes oder der guten Wünsche kann helfen, diese Umstellung zu erleichtern. Laut Girson wird die letzte Zeile einer E-Mail normalerweise auch dann gelesen, wenn der Leser sie nur überfliegt. Nutzen Sie also diese Gelegenheit, um einen Aufruf zum Handeln einzufügen oder den Leser daran zu erinnern, was Sie von ihm erwarten.
#2. Abschluss (oder Abmeldung)
Was Sie hier eingeben, wird Ihrem Namen vorangestellt und in Fettdruck angezeigt. Erwägen Sie die Verwendung von Ausdrücken wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“, „Danke“ oder „Ich wünsche Ihnen ein fantastisches Wochenende!“ Sie sollten einen formellen Abschluss für Ihre E-Mail verwenden, es sei denn, Sie stehen in der Nähe des Empfängers oder Sie haben in kurzer Zeit bereits viele E-Mails mit ihm ausgetauscht.
#3. Name
Es empfiehlt sich, Ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname oder was auch immer Sie normalerweise verwenden) oder Ihren Vornamen gefolgt von einer Standard-E-Mail-Signatur zu verwenden, die Ihren vollständigen Namen enthält, wenn dies die erste E-Mail ist, die Sie an jemanden senden. Der Vorname einer Person reicht normalerweise aus, wenn Sie mit jemandem sprechen, den Sie bereits kennen.
#4. Pronomen
Dies liegt ganz bei Ihnen und Ihrem Komfort, insbesondere wenn Sie eine LGBTQ-Identität haben. Verbündete sollten jedoch bedenken, dass ihre Verwendung von Pronomen zur Normalisierung der Praxis und zur Schaffung eines sicheren Raums für transsexuelle und nicht-binäre Menschen beiträgt.
#5. Titel und Firma
Je nachdem, an wen Sie schreiben und worüber Sie sprechen, könnte beides eine gute Möglichkeit sein, Ihre E-Mail zu beenden. Wenn Sie beide einbeziehen, wird dem Absender mitgeteilt, was Sie tun und wo Sie arbeiten, wenn Sie eine E-Mail an eine Person außerhalb Ihrer Organisation senden. Die Tatsache, dass Sie für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten, wird vorausgesetzt, wenn Sie einem Kollegen eine E-Mail senden (insbesondere von einer Firmen-E-Mail-Adresse), also können Sie das weglassen; Wenn Sie jedoch noch nie mit dieser Person zusammengearbeitet haben, kann es hilfreich sein, Ihre Position zu erwähnen. Meistens sollten Sie nicht darüber sprechen, wo Sie jetzt arbeiten, wenn Sie nach einem neuen Job suchen. Da Sie versuchen, Ihre derzeitige Position zu kündigen, könnte der Empfänger Ihrer E-Mail denken, dass Sie zur Arbeitszeit des Unternehmens kommunizieren, obwohl dies nicht der Fall ist.
#6. Kontaktinformation
Obwohl der Empfänger Ihrer E-Mail bereits Ihre Adresse hat, möchten Sie möglicherweise zusätzliche Kontaktinformationen angeben, z. B. eine geschäftliche oder Handynummer, falls er sich mit Ihnen in Verbindung setzen muss. Geben Sie zur Klarstellung nur Kontaktinformationen an, wenn Sie bereit sind, über diesen Kanal erreicht zu werden.
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Bibliographie
