Eine Stellenanalyse ist eine effektive Methode, um die Verantwortlichkeiten und Bedürfnisse einer Stelle zu ermitteln. Bei der Etablierung einer Funktion in einem Unternehmen oder der Einstellung neuer Mitarbeiter können Mitarbeiter, Manager und Personalfachleute eine Stellenanalyse nach einem bewährten Verfahren durchführen. Dabei müssen riesige Mengen an Daten und Informationen gesammelt und analysiert werden. In diesem Artikel werden wir Analysen und Methoden für sichere Arbeitsplätze diskutieren.
Was ist eine Stellenanalyse?
Eine Stellenanalyse ist ein Prozess zur Ermittlung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten, Ziele und des Arbeitsumfelds für eine bestimmte Position. Es wird häufig verwendet, um die perfekte Stellenbeschreibung zu erstellen, aber es deckt so viel mehr ab. Eine richtig durchgeführte Rekrutierung hilft Ihren Mitarbeitern beim Übergang in ihre neue Karriere und unterstützt ihr langfristiges Wachstum.
In der heutigen Geschäftskultur müssen wir die Definition einer Stellenanalyse erweitern. Es umfasst jetzt Erwartungen, Ziele, Fähigkeiten und Kompetenzen, Onboarding-Anforderungen, Informationen zur Leistungsbeurteilung und alles andere, was erforderlich ist, um einen Mitarbeiter zur Erlangung der Positionsbeherrschung auszubilden. Dieser Detaillierungsgrad einer Stellenausschreibung kann bei richtiger Ausführung durch seine Transparenz die Zahl der Bewerbungen erhöhen. Manager, Kollegen und Führungskräfte können sich dann auf die gleiche hervorragende Arbeit für unterschiedliche Ziele verlassen. Anstatt es also für eine Stellenbeschreibung zu verwenden, wollen wir es neu definieren, um zu erklären, wie eine Rolle einen Wert für ein Team und eine Organisation bringt.
Warum ist die Durchführung einer Stellenanalyse unerlässlich?
Dazu gehören Informationen über die Rolle, Erwartungen, Kompetenzen, Einarbeitungspläne, tägliche Aufgaben und andere ähnliche Elemente (anstatt nur eine Stellenbeschreibung), Ihr Unternehmen können die Informationen für Initiativen verwenden wie:
- Rekrutierung
- Auswahl
- Einsteigen
- Ausbildung
- Aufstieg der eigenen Karriere
- Gesundheit und Sicherheit
- Compliance
- Ausdauer
- Kündigung
- Offboarding
- Und noch mehr!
Ein Vorteil der Gestaltung einer Stellenanalyse mit diesem Grad an Tiefe besteht darin, dass Ihr Kandidat besser versteht, wie er dem Unternehmen einen Mehrwert bieten kann und ob er dafür qualifiziert ist. Dies hilft bei der Qualifizierung von Kandidaten und fließt dann sofort in ihre Onboarding-Erfahrung ein, wo Manager Ziele und Aufgaben überprüfen und präzise 30-60-90-Tagesziele erstellen können. Dies dient auch als Grundlage für ihre Produktivitätsbewertungen und wie sie die Anforderungen der Rolle erfüllen können.
Das Setzen klarer Erwartungen während der Onboarding-Phase erhöht den Wert des Offboarding-Jobanalyseprozesses. Wenn das Management gute Arbeit leistet, klare Erwartungen an die Stelle zu schaffen, und der Kandidat diese Standards nicht erfüllt, sollte es nicht überraschen, dass es nicht geklappt hat. Indem diese Informationen in eine vollständige Stellenanalyse aufgenommen, im Voraus bewertet und dann mit den gleichen Erwartungen verglichen werden, haben beide Parteien ein klares Wissen darüber, wo die Bedürfnisse nicht erfüllt wurden, was zu einem einvernehmlicheren Abgang führt.
Job-Analyse-Prozess
Das Folgende ist der Schritt-für-Schritt-Prozess zur Jobanalyse, den Sie berücksichtigen müssen.
#1. Bestimmen Sie den Zweck der Durchführung einer Stellenanalyse
Der Zweck sollte mit dem Erfolg und den strategischen Zielen der Organisation verknüpft sein. Ein wichtiger Grund für Beschäftigungsanalysen ist, dass Jobs viel dynamischer sind als je zuvor. Technologie und die Anforderungen einer wettbewerbsfähigen Wirtschaft verändern häufig die Natur des Berufs und zwingen zu einer Neubewertung. Schnelles Organisationswachstum bringt häufig die Etablierung neuer Beschäftigungsformen mit sich, was die Entwicklung von Stellenbeschreibungen erfordert. Hohe Fluktuation oder geringe Arbeitszufriedenheit können ebenfalls Anzeichen für die Notwendigkeit arbeitsplatzanalytischer Aktivitäten sein.
Eine hohe Fluktuationsrate kann darauf hindeuten, dass Mitarbeiter im Vergleich zum externen Arbeitsmarkt unterbewertet sind. Frühere Arbeitsanalyseergebnisse müssen möglicherweise geändert werden, da Vergütungsentscheidungen von der Arbeitsanalyse abhängen. Langweilige oder sich wiederholende Beschäftigung führt manchmal zu geringer Arbeitszufriedenheit. Die Stellenanalyse kann Sie dabei unterstützen, neue Strategien zur Gestaltung interessanterer und anspruchsvollerer Arbeit zu entwickeln.
#2. Identifizieren Sie die zu analysierenden Jobs
Nach Bestimmung des Verwendungszwecks kann festgelegt werden, welche Stellen wir in der Stellenanalyse berücksichtigen. Andererseits begrenzen zeitliche und finanzielle Beschränkungen in der Regel die Gesamtzahl der Jobs, die in den Prozess integriert werden können. Wenn die Organisation beispielsweise eine hohe Fluktuationsrate hat, sollten wir die Daten auswerten, um herauszufinden, welche Abteilungen die größten Schwierigkeiten haben. Diese Studie bestimmt die Richtung des Projekts. Gleiches gilt, wenn das Unternehmen nur an wenigen Standorten expandiert oder sich wesentlich verändert. Dies sind die Jobs, die sich gut für die Jobanalyse eignen.
#3. Überprüfen Sie relevante Hintergrunddaten
Erfolgreiche Stellenanalysen verwenden häufig bereits erledigte Arbeiten und neue Daten. Durch die Auseinandersetzung mit bestehenden Stellenbeschreibungen und Organigrammen erhalten Sie das notwendige Kernwissen, um mit der Projektarbeit beginnen zu können. Die Jobanalyse hilft beim Verständnis der Verantwortlichkeiten des Jobs und wo sie in den größeren Arbeitsprozess passen.
#4. Planen und führen Sie das Stellenanalyseprojekt durch
Ein erfolgreiches Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung. Es ist notwendig, einen Aktionsplan für das Programm zu entwerfen, der Projektaufgaben und Fristen sowie die effektivsten Arbeitsanalysemethoden zur Datenerhebung enthält.
#5. Verfassen Sie die Stellenbeschreibung und die Stellenbeschreibungen
Nach der Erhebung und Verarbeitung der Daten müssen textuelle Arbeitsergebnisse, Stellenbeschreibungen und Stellenbeschreibungen erstellt werden. Bevor diese Dokumente fertiggestellt werden, sollten sie von einer repräsentativen Stichprobe betroffener Arbeitnehmer und ihrer Vorgesetzten bewertet werden. Falls Änderungen an der Dokumentation erforderlich sind, können diese vorgenommen und die entsprechenden endgültigen Genehmigungen eingeholt werden.
#6. Regelmäßige Überprüfung
Es ist angemessene HR-Praxis, eine methodische regelmäßige Überprüfung von Stellenbeschreibungen und Stellenspezifikationen durchzuführen. Viele Unternehmen Verwenden Sie einen Rotationsansatz, bei dem wir jedes Jahr einen Teil der Organisation und alle drei, vier oder fünf Jahre das gesamte Unternehmen überprüfen.
Um sicherzustellen, dass die Stellenbeschreibungen und Stellenspezifikationen während der gesamten Bewertung korrekt sind, müssen Vorgesetzte aus dem betreffenden Organisationsbereich zur Verfügung stehen. Wenn Vorgesetzte feststellen, dass Stellenbeschreibungen veraltet sind, nehmen sie diese Beschreibungen in die Beurteilung der Stellenanalyse auf. Es stellte auch eine Zufallsstichprobe von Arbeitsplätzen zur Inspektion bereit.
Safe-Job-Analyse
Die Safe-Job-Analyse (SJA) wird in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt, ist aber am bekanntesten in der Öl- und Gasbranche und der Bauindustrie. Die Technik für eine SJA ist häufig identisch, obwohl der Umfang der SJA je nach Branche unterschiedlich sein kann.
Eine Safe-Job-Analyse ist eine Methode zur systematischen Überprüfung einer Arbeitsaufgabe oder -tätigkeit, indem sie in kleinere Unteraufgaben zerlegt und jede einzelne überprüft wird, um das damit verbundene Risiko zu bewerten. Dies ermöglicht den Einsatz von Strategien, um das mit jeder Teilaufgabe verbundene Risiko zu verringern oder zu eliminieren.
Eine Safe-Job-Analyse soll die Anforderungen an HSE-Risikobewertungen und Risiko- und Expositionsanalysen (RVA, auch bekannt als ROS) nicht ersetzen, sondern sie in Fällen verbessern, in denen bestehende Risikobewertungen eine bestimmte Arbeitsstelle oder Aktivität nicht abdecken.
Wir könnten an eine Analyse des sicheren Arbeitsplatzes denken, bei der Sie innehalten und nachdenken, bevor Sie eine potenziell gefährliche Arbeitsaufgabe oder Aktivität ausführen. Indem Sie die Arbeitsaufgabe oder -tätigkeit in kleinere Unteraufgaben aufteilen, können Sie Ihre Arbeit genauer untersuchen und potenzielle Gefahren erkennen. Dies ermöglicht Ihnen, präventive Maßnahmen vor der Arbeitsaufgabe/Tätigkeit umzusetzen.
Methoden der Arbeitsplatzanalyse
Im Folgenden sind die zahlreichen Methoden der Arbeitsplatzanalyse aufgeführt:
#1. Beobachtungsmethode
Drei Methoden der Arbeitsplatzanalyse sind beobachtungsbasiert. Diese sind- Direkte Beobachtung; Arbeitsmethodenanalyse, einschließlich Zeit- und Bewegungsstudien und Mikrobewegungsanalyse; und Critical-Incident-Methode.
#2. Interview-Methode
Es finden Gespräche zwischen Berufsanalytikern und Stelleninhabern bzw. Spezialisten statt. Darüber hinaus ergänzte jemand Einzel- und Teammitarbeiterinterviews häufig mit Material von Managern von Mitarbeitern, deren Aktivitäten analysiert werden sollen.
#3. Tägliche Methode
Es ist notwendig, dass Stelleninhaber ihre täglichen Aktivitäten akribisch aufzeichnen.
#4. Technische Konferenzmethode
Mit Hilfe einer Betreuerkonferenz nutzt diese Strategie Betreuer, die ein umfassendes Werkverständnis haben. Der Analytiker beginnt das Gespräch, das Informationen über den Job liefert.
#5. Funktionale Jobanalyse (JFA)
Es ist eine Strategie zur Dokumentation von Arbeitsinhalten, die eine präzise Terminologie und einen systematischen Arbeitsanalyse-„Zeitplan“ verwendet. Dies ist besonders vorteilhaft für die Rekrutierungs- und Auswahlfunktionen.
#6. Fragebogenmethode
Unter Methoden der Arbeitsplatzanalyse versteht man darunter, wann Mitarbeiter diese individuell oder durch Jobanalysten für eine Gruppe von Mitarbeitern absolvieren können.
#7. Stellenverzeichnisse oder Checklisten
Hierbei handelt es sich um Fragebogenerhebungen, bei denen die Befragten gebeten werden, das Verhalten und/oder die Merkmale der Arbeitnehmer, die für ein bestimmtes Arbeitsfeld erforderlich sind, zu überprüfen oder zu bewerten. Darüber hinaus stehen aufgaben- oder qualifikations-/arbeitnehmerorientierte Stelleninventare zur Verfügung.
#8. Arbeitsleistungsmethode
Bei dieser Methode erledigt der Job Analyst die betreffende Arbeit tatsächlich und erhält aus erster Hand Kenntnisse über kontextbezogene Aspekte der Arbeit wie körperliche Risiken, soziale Anforderungen, emotionale Anforderungen und mentale Bedürfnisse.
Wie genau analysiere ich einen Job?
Eine erfolgreiche Stellenanalyse besteht aus sechs Schritten. Dies umfasst:
- Überprüfung der Pflichten der einzelnen Mitarbeiter
- Untersuchung verwandter Rollen in der Branche
- Definition und Aufzählung der für die Position erforderlichen Ergebnisse
- Die Suche nach der passenden Bildung, Ausbildung und Fähigkeiten
- Definition der Vergütung und etwaiger Leistungen, die gewährt werden können
- die Jobanalysen für jede Rolle im Laufe der Zeit zu modifizieren und zu verbessern
Zwecke der Stellenanalyse
In diesem Abschnitt gehen wir ausführlich auf den Geldbeutel der Arbeitsplatzanalyse ein.
#1. Berufsbeschreibungen
Eine Stellenbeschreibung ist eine schriftliche Erklärung, die die Tätigkeiten des Stelleninhabers beschreibt und wie sie ausgeführt werden sollen. Es bildet den Arbeitsinhalt, das Umfeld und die Beschäftigungsbedingungen genau ab. Im Allgemeinen folgen Stellenbeschreibungen einem Standardformat, das die Stellenbezeichnung, Funktionen, die während der Beschäftigungszeit ausgeführt werden müssen, bestimmte definierende Merkmale der Position sowie die Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers enthalten. Eine Stellenbeschreibung ist eine wertvolle Ressource für die Rekrutierung, Auswahl und Bewertung. Während des Rekrutierungsprozesses beschreibt die Stellenbeschreibung die Stelle für den möglichen Kandidaten. Wenn eine Organisation jemanden einstellt, hilft eine Stellenbeschreibung dem Mitarbeiter zu verstehen, was die Organisation von ihm oder ihr erwartet.
#2. Anforderungen der Arbeitsstelle
Eine Stellenbeschreibung legt die akzeptablen Mindestqualifikationen fest, die ein potenzieller Kandidat besitzen muss, um eine Stelle auszuführen. Stellenanalyse- und Stellenspezifikationsinformationen identifizieren die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die erforderlich sind, um eine Stelle auszuführen. Es ist entscheidend während des Auswahlprozesses.
Es ermöglicht dem Auswahler, die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des möglichen Kandidaten zu beurteilen und zu beurteilen, ob der Kandidat für die Ausführung der Stelle qualifiziert ist oder nicht. Ein Kandidat, der eine persönliche Eigenschaft in den Stellenanforderungen hat, wird besser abschneiden als ein Kandidat, dem diese Eigenschaften fehlen.
#3. Stellenbewertungen
Die Jobanalyse liefert auch Daten zum Vergleichen der aktuellen Jobleistung mit der erwarteten Jobleistung. Um die Gehälter effektiv zu steuern, sind regelmäßige Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter erforderlich. Es unterscheidet und liefert Informationen zum Vergleichen von zwei oder mehr Jobs des gleichen Typs. Die Jobanalyse liefert grundlegende Jobinformationen.
Anschließend bewertet die Arbeitsbewertung die Leistung von Mitarbeitern in ähnlichen Jobs. Wenn jemand die Erwartungen an eine Position nicht erfüllen kann, wird er weniger bezahlt als diejenigen, die die Erwartungen der Organisation erfüllen können.
Beispiel Jobanalyse
Dieses Beispiel führt Sie durch die Erstellung einer Stellenanalyse.
- Berufsbezeichnung: Zentralregion Außendienstmitarbeiter
- Mitarbeitereinstufung: Vollzeit
- Produktionsabteilung
- Louisville, Kentucky ist der Standort.
- Stufe III, Grund- und Provisionszahlung
Job-Anforderungen
Aufgabenübersicht: Identifiziert und fördert neue Kunden, die gut zum technischen Material des Unternehmens passen. Erstellt und implementiert einen Verkaufsprozess, der die Kontaktaufnahme mit potenziellen Verbrauchern, die Nachverfolgung neuer und bestehender Kunden, die Präsentation von Artikeln und den Abschluss von Geschäften umfasst. Verwaltet digitale Aufzeichnungen aller Kundeninteraktionen und Verkaufszahlen. Erstellt Berichte und prognostiziert Verkäufe. Wir müssen jährliche Umsatzziele erreichen.
Beruflichen Pflichten
- Finden Sie neue Kunden in der zentralen Region
- Erstellen Sie Kundenlisten
- Nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Kunden auf.
- Bleiben Sie regelmäßig bei aktuellen und potenziellen Verbrauchern.
- Liefern Sie Verkaufspräsentationen
- Ich sollte potenzielle Kunden besuchen.
- Steigern Sie Ihren Umsatz.
- Verfolgen Sie Verkaufsberichte.
Was genau ist der Sinn einer Stellenanalyse?
Eine Zusammenfassung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten, die für eine bestimmte Stelle erforderlich sind, wird als „Stellenanalyse“ bezeichnet. Eine genaue Jobanalyse ist unerlässlich, um die richtige Vergütung und Zusatzleistungen für jede Position zu ermitteln, Top-Talente zu rekrutieren, aktuelle Mitarbeiter zu schulen, den Weg zum Karriereaufstieg zu skizzieren und den Weg zum Karriereaufstieg festzulegen.
Was sind die 3 Komponenten der Stellenanalyse?
Arbeitsaktivitäten, Arbeitnehmerqualitäten und die Arbeitsumgebung sind die drei grundlegenden Datenkategorien, die in der Arbeitsplatzanalyse verwendet werden. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns fast ausschließlich auf Maßnahmen im Zusammenhang mit der Arbeit. Zusammen mit der Kultur der Organisation dienen die Handlungen der Arbeit als Grundlage, auf der die Eigenschaften der Arbeitnehmer basieren.
Was sind die Herausforderungen der Stellenanalyse?
Es gibt eine Vielzahl zusätzlicher Probleme, die während des Prozesses der Stellenanalyse auftreten können. Einige dieser Probleme umfassen einen Mangel an angemessener Zeit und Ressourcen, Verzerrungen durch die Person, die derzeit die Arbeit ausführt, eine Kommunikationsstörung, die Verwendung ungeeigneter Fragebögen und anderer Formulare, eine fehlende Überprüfung und Überprüfung des Arbeitsanalyseprozesses und an fehlende Belohnung oder Anerkennung für die Bereitstellung relevanter Informationen.
FAQs
Wer führt eine Stellenanalyse durch?
Die Personalabteilung des Unternehmens oder ein ausgebildeter Job Analyst/Berater kann eine Jobanalyse durchführen.
Was sind die 3 Komponenten der Jobanalyse?
Diese sind: Arbeitsaktivitäten, Arbeiterattribute und der Arbeitskontext.
Wer hat die Jobanalyse erstellt?
Zu Beginn des 20. Jahrhunderts hatten auch Frederick Winslow Taylor und Lillian Moller Gilbreth, zwei der Begründer der IO-Psychologie, die Idee der Arbeitsplatzanalyse.
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