Als Kleinunternehmer sollten Sie die QuickBooks Online-Plattform kennen und wissen, wie sie Ihnen bei der Verwaltung von Steuern bis hin zur Gehaltsabrechnung helfen kann. Mit dem QuickBooks Online-Schulungsleitfaden können Sie auch lernen, wie Sie QuickBooks Online verwenden, um Ihre persönlichen Finanzen und Mietobjekte zu verwalten. Mal sehen, wie Sie anfangen können.
So verwenden Sie QuickBooks online für Ihr kleines Unternehmen
#1. Erfahren Sie, wie Sie das QuickBooks Online-Dashboard verwenden.
Der erste Schritt zum Erlernen der Verwendung von QuickBooks Online für Unternehmen besteht darin, sich mit dem Dashboard vertraut zu machen.
Wenn Sie sich online bei Ihrem QuickBooks-Konto anmelden, ist dies das erste, was Sie sehen werden, und von hier aus können Sie zu allem navigieren, was Sie jemals als QuickBooks-Benutzer benötigen. Verbringen Sie etwas Zeit damit, die verschiedenen Menüs des Dashboards zu erkunden und herauszufinden, wo Sie alles finden können.
#2. Fügen Sie Informationen über Ihr Unternehmen hinzu.
Richten Sie nach Ihrer ersten QuickBooks-Anmeldung Ihre Unternehmensinformationen und -präferenzen ein. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol auf Ihrem Dashboard, wählen Sie dann „Konto und Einstellungen“ und dann die Registerkarte „Unternehmen“. Hier können Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen eingeben, wie zum Beispiel:
- Name der Firma
- Geschäftsart
- Kontakt aufnehmen
- Adresse
- Das Firmenlogo
#3. Wählen Sie Ihre finanziellen Präferenzen aus.
Während Sie Ihre Unternehmensinformationen aktualisieren, können Sie in diesem Abschnitt Ihres QuickBooks Online-Kontos auch Ihre finanziellen Einstellungen ändern, indem Sie die Registerkarten „Verkäufe“, „Ausgaben“ und „Erweitert“ verwenden. Aktualisieren Sie Ihre Kreditkartenzahlungen, Rechnungsautomatisierung, Mehrwertsteuerdetails und das Jahresende Ihres Unternehmens, damit alle Informationen in Ihren Berichten korrekt sind.
#4. Importieren Sie die Daten Ihres Unternehmens
Es ist schnell und einfach, Ihre Geschäftsdaten in Ihre QuickBooks Online-App zu importieren, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Sie können Daten wie Banktransaktionen, Kontenpläne, Lieferantenrechnungen, Mitarbeiter, Budgets und Kunden- oder Lieferanteninformationen importieren.
QuickBooks Online bietet mehrere Optionen zum Importieren von Geschäftsdaten, sodass Sie diejenige auswählen können, die für Sie und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Zu den verschiedenen verfügbaren Methoden gehören:
- MS-Excel-Tabellen
- CSV-Dokumente
- Das proprietäre Textdateiformat von QuickBook ist das Intuit Interchange Format (IIF).
- Datei für Web Connect
#5. Personalisieren Sie Ihren Kontenplan
Die Liste der verschiedenen Kategorien, die in QuickBooks verwendet werden, um Geld für den Jahresabschluss Ihres Unternehmens zu kategorisieren, wird als Kontenplan bezeichnet. QuickBooks Online hat fünf Standardkategorien: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Viele Personen, die QuickBooks für Unternehmen verwenden, werden die Standardeinstellungen unverändert lassen, aber Sie möchten die Kategorien möglicherweise an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Vielleicht möchten Sie die Kategorien umbenennen, oder vielleicht stellen Sie fest, dass Sie eine zusätzliche Kategorie einrichten müssen, die nicht unter die fünf bereits aufgeführten fällt.
Navigieren Sie einfach im Dashboard zu „Buchhaltung“ und klicken Sie dann auf „Kontenplan“. Wählen Sie „Neu“ und dann „Ausgaben“ oder „Andere Ausgaben“ als „Kontotyp“. Wählen Sie einen „Detailtyp“ aus und geben Sie dann den Namen und die Beschreibung Ihrer neuen Ausgabenkategorie ein.
#6. Verknüpfen Sie Ihre Bank- und Kreditkarten.
An diesem Punkt können Sie Ihr QuickBooks Online-Konto mit Ihren Bankkonten und Kreditkarten synchronisieren. Das bedeutet, dass QuickBooks frühere Transaktionen automatisch von Ihren Konten herunterlädt und kategorisiert, wodurch Sie Zeit und Mühe sparen, da Sie keine Details mehr manuell eingeben müssen.
Gehen Sie zum Abschnitt „Bankkonten“ Ihres Dashboards und klicken Sie auf „Konto verbinden“, suchen Sie dann nach Ihrer Bank und melden Sie sich mit demselben Benutzernamen und Passwort an, die Sie für das Online-Banking verwenden. Sobald Sie verbunden sind, können Sie alle Konten sehen, die Sie bei dieser Bank haben. Wählen Sie also Ihr Geschäftskonto und dann die Transaktionen aus, die Sie auf Ihr QuickBooks-Konto übertragen möchten. Die meisten Banken zeigen nur Transaktionen der letzten 90 Tage an, aber einige reichen bis zu 24 Monate zurück.
QuickBooks lädt die relevanten Transaktionen automatisch herunter, sobald Sie sie ausgewählt haben. Nachdem Ihre Transaktionen heruntergeladen wurden, müssen Sie nur noch genehmigen, wie sie klassifiziert wurden.
#7. Erhöhen Sie die Anzahl der Benutzer.
Sie können QuickBooks für ein kleines Unternehmen zusätzliche Benutzer hinzufügen, von Ihrem Verkaufsleiter bis zu Ihrem Buchhalter.
Sie können die Einstellungen für jeden Benutzer ändern, damit er bestimmte Aufgaben ausführen kann, aber Ihre Abonnementstufe bestimmt, wie viele Benutzer Sie haben dürfen. Wenn Sie also ein Benutzerlimit sehen, sollten Sie ein Upgrade auf die nächste Stufe in Betracht ziehen .
Um einen neuen Benutzer einzuladen, gehen Sie zu den „Einstellungen“ Ihres Dashboards und dann zu „Benutzer verwalten“. Wählen Sie „Benutzer hinzufügen“ und den Benutzertyp, den Sie erstellen möchten.
#8. Erstellen Sie ein Gehaltsabrechnungssystem.
Gehen Sie zu „Gehaltsabrechnungseinstellungen“ und dann zu „Setup-Übersicht“. Hier können Sie wichtige Informationen für Ihre QuickBooks-Gehaltsabrechnung eingeben, wie zum Beispiel:
- Lohnrichtlinien decken alles ab, von Zahlungsplänen bis hin zu Urlaubsrichtlinien.
- Die Steuereinrichtung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass Steuerzahlungen korrekt verarbeitet werden.
- Abzüge: Fügen Sie hier alle Standardabzüge für alle Mitarbeiter hinzu, wie z. B. Krankenversicherung oder Altersvorsorge.
- Einstellungen: Dazu gehören Buchhaltung und Scheckdruck.
Nachdem Sie diese Informationen eingegeben haben, gehen Sie zum Setup-Übersichtsbildschirm und wählen Sie „Buchhaltung“ und dann „Unternehmen und Konto“. Wählen Sie das Konto aus, das zum Nachverfolgen von Lohnkosten verwendet werden soll.
Um Mitarbeiter zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzuzufügen, gehen Sie zu Ihrem Dashboard und wählen Sie „Mitarbeiter“. Hier können Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter eingeben. Es ist erwähnenswert, dass alle Mitarbeiter die Standard-Gehaltsrichtlinien und -Abzüge haben, die Sie bereits festgelegt haben, aber Sie können sie stattdessen hinzufügen, wenn Sie Mitarbeiter hinzufügen. Sie werden durch den Prozess der Eingabe ihrer Steuerinformationen, Gehaltsdetails und anderer Informationen wie ihres Gehaltsplans geführt, wie im folgenden Video gezeigt.
#9. Verbinden Sie Ihre Anwendungen
QuickBooks Online ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Konten von jedem Ort und zu jeder Zeit. Es lässt sich jedoch auch in Tausende von kompatiblen Apps integrieren, die im QuickBooks App Store verfügbar sind, die Ihnen alle das Leben garantiert erleichtern, wobei 86 % der QuickBooks-Kunden zustimmen, dass Apps ihnen Zeit sparen. Von der Ausgabenverwaltung bis hin zur Cashflow-Prognose gibt es eine Vielzahl von Apps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu rationalisieren und den Überblick über Ihre Geschäftsfinanzen zu behalten.
Sie können die verschiedenen Kategorien des App Store durchsuchen oder, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, einfach nach dem Namen der App suchen. Die Float-App ist QuickBooks beliebtestes Add-on für die operative Cashflow-Prognose. Wenn Sie also wissen möchten, wie hoch Ihr zukünftiger Banksaldo sein wird, schließen Sie sich den Tausenden von Benutzern an, die bereits jede Woche Stunden mit Float sparen.
#10. Gleichen Sie sich regelmäßig ab
QuickBooks Online wird Ihnen Zeit und Mühe ersparen, aber es wird nur richtig funktionieren, wenn Sie es auf dem neuesten Stand halten. Sie sollten Ihre Konten regelmäßig abgleichen (QuickBooks empfiehlt einmal im Monat), damit Ihre Konten mit Ihren Bank- und Kreditkartenabrechnungen übereinstimmen. Die regelmäßige Abstimmung stellt sicher, dass Ihre Cashflow-Prognose immer genau ist, da Float Echtzeitinformationen von QuickBooks Online bezieht.
Wenn Sie jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat ein paar Minuten damit verbringen, Ihre Konten abzugleichen, ersparen Sie sich später Kopfschmerzen. So gehen Sie vor:
- Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf das Zahnradsymbol und dann auf „Abgleichen“.
- Wählen Sie das abzugleichende Bankkonto aus.
- Geben Sie den Endsaldo und das Datum Ihrer Abrechnung ein.
- Klicken Sie auf „Abgleich starten“, um die Transaktionen für den angegebenen Zeitraum anzuzeigen.
- Vergleichen Sie die Transaktionen in QuickBooks mit denen auf Ihrem Kontoauszug.
- Kreuzen Sie die entsprechenden Transaktionen in QuickBooks an.
- Der Differenzbetrag sollte Null sein – das bedeutet, dass die Transaktionen übereinstimmen.
- Wenn es einen Unterschied gibt, stellen Sie sicher, dass die Anzahl der Transaktionen für beide Quellen gleich ist. Wenn in QuickBooks Transaktionen fehlen, können Sie diese manuell eingeben.
- Wenn das Problem mit dem Transaktionsdatum zusammenhängt, klicken Sie einfach darauf und ändern Sie es in das richtige Datum aus Ihrem Kontoauszug.
- Wenn beides das Problem nicht behebt, überprüfen Sie den Betrag jeder Transaktion in QuickBooks.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt fertig stellen“.
QuickBooks-Online-Schulung
Nachdem Sie gesehen haben, wie Sie QuickBooks Online für Ihr kleines Unternehmen verwenden können, finden Sie hier einige Ressourcen, die Ihnen den Einstieg in die QuickBooks Online-Schulung erleichtern:
- Erste Schritte in QuickBooks Pro
- QuickBooks Pro 2020 Grundlagenschulung
- QuickBooks Fortgeschrittene Buchhaltungstechniken
- Lernen Sie QuickBooks Online von Hector Garcia, CPA
- QuickBooks Online in Betrieb.
- 39 kostenlose QuickBooks-Tutorials: QuickBooks schnell lernen
- Kostenloses QuickBooks-Online-Training
- QuickBooks-Schulung
- QuickBooks-Lernzentrum
- QuickBooks für Dummies
Ist QuickBooks Online-Schulung kostenlos?
QuickBooks Online-Zertifizierungsschulungen und -prüfungen sind in QuickBooks Online Accountant kostenlos für Buchhaltungsexperten verfügbar.
Ist QuickBooks Online leicht zu erlernen?
Die Verwendung von QuickBooks zu erlernen ist einfach für diejenigen, die mit Buchhaltungskonzepten und der Funktionsweise von Buchhaltungssoftware vertraut sind, aber es kann schwierig sein für diejenigen, die technologisch herausgefordert sind oder keine Buchhaltungskenntnisse haben.
So verwenden Sie QuickBooks Online für persönliche Finanzen
An einem Ort können Sie ganz einfach Ihre Ausgaben, Einnahmen und Ihr Budget im Auge behalten. Nicht nur das, mit Quickbooks Online for Personal Finances können Sie Ihre Rechnungen auch pünktlich bezahlen, Steuern schätzen und Ihre Finanzen automatisch aktualisieren. Mit der mobilen App können Sie unterwegs die Gehaltsabrechnung durchführen, automatisierte E-Mail-Erinnerungen erhalten, Ihre Banktransaktionen in QuickBooks herunterladen und vieles mehr.
Lassen Sie uns die wichtigsten Funktionen von QuickBooks Online für persönliche Finanzen durchgehen, die unten aufgeführt sind:
#1. Ausgaben im Auge behalten
Indem Sie Ihre Bankkonten und Kreditkarten mit Quickbooks verbinden, können Sie Ihre Ausgaben ganz einfach nachverfolgen. Sie können Ihre Ausgaben weiter kategorisieren und schließlich Finanzberichte erstellen, um Ihre Ausgaben besser zu verstehen.
#2. Steuerberechnung
Wie bereits erwähnt, kategorisiert und organisiert Quickbooks Ausgaben automatisch, sodass Sie Ausgaben das ganze Jahr über leicht nachverfolgen können. Dadurch müssen Sie sich keine Sorgen um Steuererklärungen und Steuerabzüge machen.
#3. Quittungsscannen
Sie können Quittungen in die mobile Quickbooks-App hochladen und die Informationen auf der Quittung mit einer bestehenden Transaktion abgleichen.
#4. Cashflow-Management
Cashflow-Management ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Verwendung von QuickBooks Online zur Verwaltung persönlicher Finanzen. Indem Sie Ihre Finanzdaten regelmäßig in QuickBooks eingeben, können Sie Ihren Cashflow besser verstehen und kontrollieren. Sie können vergangene Transaktionsinformationen sowie erwartete zukünftige Transaktionen wie systematische Investitionspläne (SIPs), Leasingzahlungen und mehr eingeben, sodass QuickBooks Ihre Ausgaben in zukünftigen Monaten leicht vorhersagen kann.
#5. Zahlung per Internet
Mit QuickBooks können Sie alle Arten von Zahlungen akzeptieren, einschließlich Banküberweisungen, Kredit-/Debitkarten usw., was zu schnelleren Zahlungen führt. QuickBooks ruft Ihre Transaktionen automatisch ab, wodurch Sie Zeit und Geld sparen.
#6. Rechnungsautomatisierung
Mit QuickBooks Personal können Sie Ihre Rechnungen an einem Ort verwalten und bezahlen. Sie können automatische Zahlungen für Ihre Rechnungen einrichten, um sicherzustellen, dass Sie keine Zahlung verpassen. Wenn nicht, können Sie sich für automatische Zahlungserinnerungen entscheiden. Mit der Funktion „Gespeicherte Transaktionen“ können Sie Ihre Zahlungsinformationen für einen schnelleren Checkout speichern. Sie können auch mehrere Anbieter gleichzeitig bezahlen und für jeden eine Zahlungsmethode angeben. Da Belege und Rechnungen zudem automatisch in der Cloud gespeichert werden, können sie nicht übersehen werden.
So verwenden Sie QuickBooks online für Mietobjekte
Tabellenkalkulationen, speziell für Immobilien entwickelte Software und Allzweck-Buchhaltungssoftware wie QuickBooks Online sind Optionen, um Mietobjekte im Auge zu behalten.
Viele Investoren sind verwirrt darüber, wie man Mietobjekte in QuickBooks Online einrichtet, weil die Software bekannt ist. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Mietobjekte in QuickBooks einrichten, und diskutieren eine kostenlose Alternative zu QuickBooks Online.
Wie richten Sie Mietobjekte in QuickBooks Online ein?
Da QuickBooks Online eine allgemeine Buchhaltungssoftware ist, die für alle Arten von Unternehmen entwickelt wurde, muss ein Vermieter mehrere Hürden überwinden, um es für ein Mietobjektgeschäft zu verwenden.
Hier sind einige Schritte zum Einrichten von Mietobjekten in QuickBooks Online:
- Gründen Sie ein Unternehmen und nennen Sie es so etwas wie Music City LLC oder Orange Drive Rental.
- Erstellen Sie einen Kontenplan
- Fügen Sie das Mietobjekt dem Kontenplan als Anlagevermögen hinzu, damit die Abschreibung am Ende jedes Jahres manuell abgezogen und der Marktwert des Objekts aktualisiert werden kann.
- Schließen Sie Giro-, Spar-, Kreditkarten- und Hypothekenkonten für jedes Geschäftsbankkonto ein, das für die Immobilie verwendet wird.
- Konfigurieren Sie die Eigenschaft als Klasse, normalerweise mit der genauen Adresse, z. B. 1411 Orange Drive.
- Erstellen Sie einen Kunden für den Mieter, in der Regel unter Verwendung des/der Namen auf dem Mietvertrag, um sicherzustellen, dass Mieteinnahmen und Kautionen korrekt gutgeschrieben werden.
- Erstellen Sie ein Produkt für Mieteinnahmen und erstellen Sie dann Unterprodukte für die verschiedenen Arten von Mieteinnahmen, wie z. B. monatliche Miete, Verspätungsgebühren und Haustiergebühren.
- Wenn Sie einem Mieter jeden Monat eine Rechnung senden möchten, anstatt einen kostenlosen Online-Mietzahlungsdienst zu verwenden, richten Sie wiederkehrende Rechnungen für Mietzahlungen ein.
Hinzufügen mehrerer Mietobjekte zu QBO
Der Vorgang zum Einrichten mehrerer Mietobjekte in QuickBooks Online ähnelt dem oben beschriebenen, mit einigen zusätzlichen Schritten.
Angenommen, ein Investor besitzt ein Einfamilienhaus (SFR) und ein Zweifamilienhaus mit zwei Wohneinheiten. Ein Ansatz zur Verwendung von QBO für mehrere Mietobjekte besteht darin, ein Unternehmen mit mehreren Klassen zu gründen, während der andere darin besteht, zwei separate Unternehmen zu gründen.
Ist QuickBooks Online die beste Option für die Verwaltung von Mietobjekten?
QuickBooks Online kann zur Verwaltung von Mietobjekten verwendet werden. Ein Investor sollte jedoch einplanen, Zeit zu investieren oder einen Fachmann zu bezahlen, um die Software einzurichten.
Wie kann ich QuickBooks selbst lernen?
Sie können an Video-Tutorials teilnehmen, an Webinaren teilnehmen oder QuickBooks-Tutorials online finden.
Wie lange dauert es, QuickBooks online zu lernen?
Es dauert ungefähr 2–3 Wochen, QuickBooks online zu lernen.
Wie füge ich Kunden in QuickBooks Online hinzu und verwalte sie?
Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, gehen Sie zum Menü „Kunden“ und klicken Sie auf „Neuer Kunde“. Geben Sie die Kundendaten ein und speichern Sie. Um bestehende Kunden zu verwalten, gehen Sie zum Menü „Kunden“ und wählen Sie „Kunden“, um eine Liste aller Ihrer Kunden anzuzeigen. Sie können Kunden aus dieser Liste bearbeiten oder löschen.
Wie erstelle und sende ich Rechnungen in QuickBooks Online?
Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie zum Menü „Verkäufe“ und klicken Sie auf „Neue Rechnung“. Geben Sie die Kundeninformationen ein, fügen Sie Einzelposten für die abzurechnenden Produkte oder Dienstleistungen hinzu und speichern Sie. Um die Rechnung zu versenden, klicken Sie auf „Senden“ und wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, an die sie gesendet werden soll.
Wie verfolge ich Ausgaben in QuickBooks Online?
Um Ausgaben zu verfolgen, gehen Sie zum Menü „Ausgaben“ und klicken Sie auf „Neue Ausgabe“. Geben Sie die Informationen des Anbieters ein, fügen Sie Positionen für die gekauften Produkte oder Dienstleistungen hinzu und speichern Sie. Sie können Ihr Bankkonto auch mit QuickBooks Online verbinden, um Ausgaben automatisch zu importieren und zu kategorisieren.
Wie erstelle ich Finanzberichte in QuickBooks Online?
Um Finanzberichte auszuführen, gehen Sie zum Menü „Berichte“ und wählen Sie den Bericht aus, den Sie ausführen möchten. Sie können den Datumsbereich und andere Optionen für den Bericht anpassen, bevor Sie ihn ausführen. Sie können Berichtseinstellungen auch für die zukünftige Verwendung speichern.
Abschließend,
QuickBooks ist die am weitesten verbreitete Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Es ist in verschiedenen Editionen verfügbar, sowohl online als auch auf Ihrem Desktop-Computer. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten können Sie QuickBooks Online verwenden, um Ihre persönlichen Finanzen sowie Ihre kleinen Unternehmen und Mietobjekte zu verwalten. Wir haben auch einige für Sie verfügbare QuickBooks Online-Schulungsressourcen aufgelistet.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es ein Handbuch für QuickBooks?
QuickBooks Online verfügt über ein Schulungshandbuch, das als Ressource für alle SWCDs dient, die QuickBooks verwenden.
Wie kann ich in QuickBooks abgleichen?
Wählen Sie Einstellungen und dann Abgleichen. Wenn dies Ihr erster Abgleich ist, klicken Sie auf „Erste Schritte“, um fortzufahren. Wählen Sie das abzugleichende Konto aus der Kontoauswahl aus. Überprüfen Sie, ob es mit dem auf Ihrem Kontoauszug übereinstimmt.
Was bedeutet C in QuickBooks Online?
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Bibliographie
