Scheckbelege sind wesentliche Bestandteile der Finanzunterlagen eines Mitarbeiters. Es bietet eine Aufschlüsselung der Einnahmen, Abzüge und anderer wichtiger Informationen. In diesem Artikel wird erläutert, was ein Scheckabzug ist, welche Zwecke er erfüllt, einschließlich Einkommensnachweisen, Aufzeichnungen, steuerlichen Zwecken und rechtlichen Verpflichtungen, und wie man einen Scheck erstellt, von der Erfassung der erforderlichen Informationen wie Personal- und Scheckinformationen, Einkünfte, Abzüge, Einbehaltungen, Unternehmensinformationen, Zahlungszeitraum, Nettolohn und laufende Jahresinformationen bis hin zur Auswahl der richtigen Vorlage und dem Ausfüllen der Details. Darüber hinaus werden kostenlose Online-Tools aufgeführt, mit denen Sie Scheckabrechnungen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter erstellen können.
Was sind Check Stubs?
Eine Scheckabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, ist ein Blatt Papier, das einem Gehaltsscheck beiliegt und zeigt, wie viel ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum bezahlt hat. Darin sind die erzielten Löhne, gezahlten Steuern und andere Abzüge vom Lohn eines Arbeitnehmers aufgeführt. Am Ende wird der Nettolohn des Arbeitnehmers ausgewiesen.
Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente für Privatpersonen und Unternehmen und helfen den Mitarbeitern, ihre Gehälter zu verfolgen und Abzüge zu verstehen. Arbeitgeber nutzen sie, um Streitigkeiten beizulegen und W-2-Steuerformulare auszufüllen. Sie sind in einigen Staaten erforderlich und können elektronisch oder in Papierform bereitgestellt werden.
Was ist in Check Stubs enthalten?
Wenn Sie Prüfbelege erstellen, sollten diese die folgenden Informationen enthalten:
- Persönliche und Scheckinformationen: Dazu gehören persönliche Daten, Anmeldestatus (ledig oder verheiratet) und die Quellensteuernummer gemäß IRS-Formular W-4. Dazu gehören der Name, die Adresse und die persönliche Kennung des Mitarbeiters, beispielsweise die letzten vier Ziffern der Sozialversicherungsnummer.
- Verdienste: In diesem Abschnitt wird die Vergütung für den Zeitraum angezeigt, ggf. einschließlich Überstunden. Außerdem werden die Abzüge vor Steuern für Leistungen an Arbeitnehmer wie Krankenversicherung und Rentenbeiträge aufgeführt.
- Abzüge: In diesem Abschnitt werden alle zusätzlichen Abzüge vom Gehaltsscheck nach Steuern angezeigt, z. B. Gruppenlebens- oder Berufsunfähigkeitsversicherung
- Einbehaltungen: Damit ist der Betrag gemeint, den der Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers vom Gehaltsscheck abziehen muss. Dazu gehören Einkommenssteuerzahlungen auf Bundes- und Landesebene, Sozialversicherung, Arbeitslosenversicherung und Arbeitnehmerentschädigung.
- Firmeninformation: Dazu gehören in der Regel der Name und die Adresse des Unternehmens.
- Zahlungszeitraum: Die Daten, die dem Zahlungszeitraum entsprechen, für den der Mitarbeiter die Zahlung erhält.
- Nettogehalt: Dies ist der Geldbetrag, der einem Mitarbeiter übrig bleibt, nachdem alle Abzüge entfernt wurden.
- Informationen zum laufenden Jahr (YTD): In diesem Abschnitt werden die Gesamtverdienste und Abzüge des Mitarbeiters für das laufende Jahr angezeigt.
- Lohnsatz: Hier wird angegeben, wie viel der Mitarbeiter bezahlt wird und in welchen Abständen, z. B. stündlich oder Gehalt.
Der Zweck von Check Stubs
Scheckabrechnungen, auch Gehaltsabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen genannt, dienen folgenden Zwecken:
Einkommensnachweis
Als Einkommensnachweis dient ein Scheckabschnitt. Darin sind die Einkünfte eines Mitarbeiters für einen bestimmten Lohnzeitraum und die Gesamteinkünfte für das Jahr aufgeführt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn eine Person einen Einkommensnachweis vorlegen muss, beispielsweise bei der Beantragung von Darlehen, Hypotheken oder anderen Kreditarten. Dies kann auch bei der Anmietung einer Immobilie oder bei größeren Anschaffungen von entscheidender Bedeutung sein.
Record Keeping
Scheckabschnitte sind für die Aufzeichnungen unerlässlich. Sie bieten eine detaillierte Aufzeichnung der Einkünfte, Abzüge, Steuern und des Nettolohns eines Mitarbeiters. Dies kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber von Nutzen sein. Für den Mitarbeiter bedeutet dies, dass er seinen Verdienst nachverfolgen und sicherstellen kann, dass er korrekt bezahlt wird. Für den Arbeitgeber bietet es eine gründliche Aufzeichnung der Lohnausgaben und hilft bei der Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften.
Steuerzwecke
Scheckabrechnungen sind für Steuerzwecke von entscheidender Bedeutung. Sie liefern die notwendigen Informationen, um geschuldete Steuern zu berechnen, Steuergutschriften zu beantragen und Steuererklärungen auszufüllen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber können damit das Einkommen aus steuerlichen Gründen überprüfen. Scheckabrechnungen sind aus steuerlichen Gründen unerlässlich. Sie geben detaillierte Auskunft über den Verdienst eines Arbeitnehmers und die Höhe der abgezogenen Steuern. Diese Informationen sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber bei der Steuererklärung nützlich.
Gesetzliche Pflichten und Schadensersatzansprüche
Bei der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Arbeitsunfällen müssen die Lohnabrechnungen echt sein. Sie helfen auch dabei, rechtliche Verpflichtungen einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden.
So erstellen Sie Scheck-Stubs
Beim Erstellen von Scheckbelegen wird ein Dokument erstellt, in dem die Gehaltsinformationen eines Mitarbeiters aufgeführt sind. Dazu gehören Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn. Hier sind die Schritte zum Erstellen von Check-Stubs:
- Sammeln Sie die notwendigen Informationen: Sie benötigen die persönlichen Daten des Mitarbeiters (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer), den Lohnsatz und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie benötigen außerdem Informationen zu Abzügen wie Steuereinbehalten, Rentenbeiträgen und Krankenversicherungsprämien.
- Wählen Sie einen Scheck-Stub-Ersteller oder eine Softwareanwendung: Zahlreiche Online-Check-Stub-Ersteller und Softwareanwendungen können Check-Stubs erstellen. Einige dieser Tools sind kostenlos, für andere ist ein Abonnement oder eine einmalige Gebühr erforderlich. Stellen Sie bei der Auswahl eines Scheckabrechnungsherstellers sicher, dass dieser den Gesetzen und Vorschriften Ihres Staates in Bezug auf Gehaltsabrechnungen entspricht.
- Geben Sie die Informationen in den Check Stub Maker ein: Sobald Sie sich für einen Scheck-Stub-Ersteller entschieden haben, geben Sie die in Schritt 1 gesammelten Informationen ein. Der Scheck-Stub-Ersteller berechnet automatisch den Brutto-, Abzugs- und Nettolohn.
- Überprüfen und verteilen Sie die Prüfabschnitte: Überprüfen Sie sie nach der Erstellung auf Richtigkeit. Wenn alles korrekt ist, verteilen Sie die Scheckbelege an Ihre Mitarbeiter. Sie können dies elektronisch per E-Mail tun oder ausdrucken und verteilen.
So erstellen Sie mithilfe von Online-Tools Scheckabrechnungen für Ihr Unternehmen
Um mithilfe von Online-Tools Scheckabrechnungen für Ihr Unternehmen zu erstellen, können Sie verschiedene Online-Gehaltsabrechnungsgeneratoren wie Wix, StubCreator, Shopify und Real Check Stubs verwenden. Befolgen Sie die Schritte, um Scheckabrechnungen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu erstellen:
- Wählen Sie einen Gehaltsabrechnungsgenerator: Wählen Sie einen Gehaltsabrechnungsgenerator, der Ihren Anforderungen entspricht. Verschiedene Generatoren bieten unterschiedliche Funktionen und Vorlagen. Wählen Sie daher einen, der einfach zu verwenden ist und die erforderlichen Funktionen bietet.
- Geben Sie Mitarbeiter- und Geschäftsinformationen ein: Um Scheckabrechnungen zu erstellen, geben Sie alle erforderlichen Mitarbeiter- und Geschäftsdaten ein. Dazu gehören der Name, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer, der Firmenname und der Standort des Mitarbeiters.
- Gehaltsdetails eingeben: Geben Sie die Gehaltsschecknummer, das Zahlungsdatum und den Zahlungszeitraum ein. Geben Sie auch Informationen über das Gehalt des Mitarbeiters für den Rechner des Scheckabstellers an.
- Lohnzeitraum und Lohnsatz eingeben: Geben Sie die Zahlungsperiodendaten und den Lohnsatz des Mitarbeiters ein. Einige Gehaltsabrechnungsgeneratoren fragen auch nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
- Geben Sie Zu- oder Abschläge an: Berücksichtigen Sie Gehaltszuschläge und -abzüge, z. B. Überstundenvergütung oder Steuerabzüge. Der Scheck-Stub-Ersteller berechnet und aktualisiert automatisch den Nettolohn.
- Vorschau und Anpassung: Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnung, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Bei einigen Gehaltsabrechnungsgeneratoren können Sie das Logo des Unternehmens oder andere Branding-Elemente hinzufügen.
- Erstellen und herunterladen: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnung und speichern Sie sie in Ihrem bevorzugten Format (PDF, JPG usw.).
- Verteilen: Verteilen Sie abschließend die Gehaltsabrechnung per elektronischer oder herkömmlicher Post an den Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer kann wählen, wie er die Gehaltsabrechnung erhalten möchte.
Online-Tools zum Erstellen von Scheckabrechnungen für Ihr Unternehmen
Für die Erstellung von Scheckbelegen stehen mehrere Online-Tools zur Verfügung. Hier sind einige Optionen:
Echte Check Stubs™
Dieses Tool bietet eine einfache Möglichkeit, genaue, professionelle und anpassbare Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Es bietet 16 Gehaltsabrechnungsvorlagen, darunter erweiterte, klassische und moderne Designs. Sie können ganz einfach eine Vorlage auswählen, Ihre Daten eingeben und die Gehaltsabrechnung herunterladen. Die generierten Gehaltsabrechnungen können als PDF per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden.
Der Gehaltsabrechnungsgenerator von Shopify
Shopify bietet einen kostenlosen Online-Scheckabrechnungsersteller, der Gehaltsabrechnungen mit allen erforderlichen Unternehmens-, Mitarbeiter-, Einkommens- und Abzugsinformationen erstellt. Es handelt sich um einen einfachen vierstufigen Prozess, bei dem Sie die erforderlichen Felder ausfüllen und die Gehaltsabrechnung per E-Mail an Sie senden, damit Sie sie sofort herunterladen und verwenden können.
StubCreator
StubCreator ist ein weiterer Gehaltsabrechnungsgenerator, mit dem Sie Scheckabrechnungen kostenlos online erstellen können. Es bietet einen schnellen und einfachen Prozess, bei dem Sie nur minimale Details eingeben, eine Gehaltsabrechnungsvorlage auswählen und das Tool die Gehaltsabrechnung sofort erstellt. Sie können die Gehaltsabrechnung in der Vorschau anzeigen und herunterladen.
Waves Gehaltsabrechnungsgenerator
Der Gehaltsabrechnungsgenerator von Wave ist ein kostenloses Online-Tool, mit dem Sie Ihre Unternehmens-, Mitarbeiter-, Einkommens- und Abzugsinformationen eingeben können, um professionelle Scheckabrechnungen zu erstellen. Sie können die Gehaltsabrechnung als PDF speichern, um sie Ihrem Mitarbeiter per E-Mail zu senden, oder sie für Ihre Unterlagen aufbewahren. Das Tool ist schnell, effizient, fehlerfrei und kostengünstig.
Vorteile der Erstellung benutzerdefinierter Check-Stubs mithilfe von Online-Tools
Zu den Vorteilen der Verwendung von Online-Tools zur Erstellung von Scheckabrechnungen für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen gehören:
Automatisierung und Genauigkeit
Ein automatisierter Gehaltsabrechnungsgenerator kann dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei Berechnungen zu verringern. Diese Generatoren sind in der Regel benutzerfreundlich und halten sich an die aktuellen Steuergesetze und -anforderungen. Außerdem berechnen und aktualisieren sie automatisch den Nettolohn inklusive Gehaltszu- und -abzüge.
Kostengünstig
Das Erstellen individueller Gehaltsabrechnungen kann kostengünstiger sein als die Beauftragung eines Buchhalters. Mit vielen Online-Gehaltsabrechnungsgeneratoren können Sie Gehaltsabrechnungen zu einem Bruchteil der Kosten erstellen, die Sie normalerweise einem Buchhalter oder einem Lohnbuchhaltungsunternehmen zahlen würden.
Datenschutz
Gehaltsabrechnungen enthalten vertrauliche Informationen wie Sozialversicherungssteuern, Nummer, Adresse, Arbeitsort, Gehaltsangaben, Bruttolohn und andere persönliche Daten eines Mitarbeiters. Daher ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Gehaltsabrechnungen eine bessere Kontrolle und einen besseren Schutz dieser Informationen.
Erhöhte Produktivität
Das Erstellen individueller Gehaltsabrechnungen kann die Produktivität steigern, indem langwierige Prozesse rationalisiert werden. Anstatt viel Zeit damit zu verbringen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen manuell abzuwickeln und gängige Abzugscodes, aktuelle Steuergesetze und Landesgesetze zu verstehen, können Arbeitgeber einen Online-Scheck-Stub-Ersteller verwenden.
Zeitersparnis
Durch die Verwendung eines seriösen und vertrauenswürdigen Online-Scheckabrechnungserstellers können Geschäftsinhaber sicherstellen, dass die erstellten Gehaltsabrechnungen authentisch sind. Dadurch sparen sie viel Zeit, die sie besser für andere geschäftliche Aufgaben nutzen könnten.
Welche Optionen gibt es zum Anpassen eines Check Stubs?
Das Anpassen eines Scheck-Stubs umfasst mehrere Aspekte, vom Layout und Design bis hin zu seinen spezifischen Informationen. So passen Sie einen Check-Stub an:
- Wählen Sie eine Vorlage: Es sind viele Gehaltsabrechnungsvorlagen online verfügbar. Einige Plattformen, wie Real Check Stubs™, bieten eine Vielzahl von Designs, darunter erweiterte, klassische und moderne Gehaltsabrechnungsvorlagen. Diese Vorlagen sind zu 100 % anpassbar, sodass Sie Ihr Logo oder andere Branding-Komponenten hinzufügen können.
- Geben Sie Geschäftsinformationen ein: Die Geschäftsinformationen umfassen den DBA-Namen und die Adresse des Unternehmens. Normalerweise wird es oben oder unten auf der Gehaltsabrechnung aufgeführt.
- Geben Sie Mitarbeiterinformationen ein: Dieser Abschnitt sollte den vollständigen offiziellen Namen, die ID-Nummer und mögliche Sozialversicherungsinformationen des Mitarbeiters enthalten. Wenn Sie Gehaltsschecks an Ihre Mitarbeiter verschicken, sollte dieser Abschnitt auch die Adresse des Mitarbeiters enthalten.
- Einzelheiten zur Bezahlung: Dies ist der umfangreichste Bestandteil der Gehaltsabrechnung. Es sollte zusammenfassen, wie viel der Arbeitnehmer während des anwendbaren Lohnzeitraums verdient hat und wie viel er bisher in diesem Steuerjahr verdient hat. Darüber hinaus sollte die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden (sowohl reguläre als auch Überstunden) sowie die für jede Einkommensart erzielten Beträge angegeben werden.
- Fügen Sie Zu- oder Abzüge hinzu: Berücksichtigen Sie Gehaltszuschläge oder -abzüge, z. B. Überstundenvergütung oder Steuerabzüge. Der Scheck-Stub-Ersteller berechnet und aktualisiert automatisch den Nettolohn.
- Passen Sie das Layout an: Sie können das Layout Ihres Scheckabschnitts nach Ihren Wünschen anpassen. Dazu kann das Ändern des Farbschemas, der Schriftart oder der Anordnung der Felder gehören.
- Vorschau und Bearbeiten: Sobald Sie alle Informationen eingegeben und das Design angepasst haben, sehen Sie sich die endgültige Gehaltsabrechnung in der Vorschau an und nehmen Sie vor der Fertigstellung alle erforderlichen Änderungen vor.
- Zustellungsmethode: Entscheiden Sie, wie Sie die Gehaltsabrechnungen versenden möchten. Sie können sie als PDF per E-Mail versenden, ausdrucken oder beide Methoden verwenden.
Methoden zum Verteilen von Check Stubs
Das Erstellen und Verteilen von Scheckbelegen kann ein unkomplizierter Prozess sein, insbesondere mit Hilfe von Online-Tools. Die Verteilung von Prüfstubs kann auf verschiedene Arten erfolgen:
- E-Mail: Gehaltsscheckabrechnungen können als PDFs per E-Mail verschickt werden, die Sie einfach von Ihrem Computer aus ausdrucken können. Dies ist eine tolle Möglichkeit, Papier und Porto zu sparen.
- Print: Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Scheckbelege auch ausdrucken. Dies ist eine großartige Option, wenn Sie keinen Zugang zu einem Drucker haben oder einfach lieber eine physische Kopie Ihrer Gehaltsabrechnungen haben möchten.
- Online-Zugang: Wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter digital bezahlt, können sie online auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen, indem sie sich in das vom Arbeitgeber bereitgestellte Gehaltsabrechnungssystem einloggen, in dem die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter gespeichert sind.
Wie kann ich meine Scheckabrechnungen kostenlos erstellen?
Sie können Ihre Scheckabrechnungen kostenlos mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel, Google Sheets oder einem kostenlosen Online-Scheckabrechnungsgenerator erstellen.
#1. Verwenden von Excel oder Google Sheets
- Erstellen Sie eine neue Tabelle: Öffnen Sie Excel oder Google Sheets und erstellen Sie eine neue leere Tabelle.
- Richten Sie die Spalten ein: In Ihrer Tabelle benötigen Sie mehrere Spalten, um die verschiedenen Bestandteile eines Gehaltsschecks darzustellen. Dazu können gehören: Name des Mitarbeiters, Zahlungszeitraum, geleistete Arbeitsstunden, Stundensatz, Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn
- Geben Sie die Daten ein: Geben Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter die relevanten Daten in die entsprechenden Spalten ein.
- Bruttolohn berechnen: Verwenden Sie eine Formel, um den Bruttolohn für jeden Mitarbeiter zu berechnen. Dies wäre normalerweise =Gearbeitete Stunden*Stundensatz in Excel oder Google Sheets.
- Abzüge berechnen: Die Abzüge variieren je nach den Umständen des Einzelnen. Dazu können Dinge wie Steuern, Versicherungsprämien und Rentenbeiträge gehören. Sie können diese vom Bruttolohn abziehen, um den Nettolohn zu erhalten.
- Nettolohn berechnen: Verwenden Sie eine andere Formel, um den Nettolohn zu berechnen. Dies wäre typischerweise =Bruttolohnabzüge.
- Formatieren und drucken: Sobald Sie alle Daten haben, formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Wünschen und drucken Sie sie dann aus, um einen physischen Scheckbeleg zu erstellen.
#2. Verwendung eines kostenlosen Online-Check-Stub-Generators
- Finden Sie einen kostenlosen Gehaltsabrechnungsgenerator
- Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus
- Erstellen und drucken Sie die Gehaltsabrechnung
Insgesamt ist ein Scheckbeleg für Ihr Unternehmen wichtig. Stellen Sie bei der Erstellung eines Scheckbelegs sicher, dass alle Informationen auf dem Scheckbeleg korrekt sind und den örtlichen und bundesstaatlichen Gesetzen entsprechen.
Ähnliche Artikel
- SO ERSTELLEN SIE GEHALTSSTUBS (Leitfaden 2023)
- Hypothekenzinsabzug: Können Sie Hypothekenzinsen abziehen?
- So erstellen Sie Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter: Welche Informationen sollten Sie enthalten?
Bibliographie
