Zu lernen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, mag schwierig erscheinen, besonders wenn es das erste Mal ist. Eine formelle E-Mail muss einen professionellen Ton haben, und deshalb fällt es vielen Menschen schwer, eine zu erstellen. Wenn Sie jedoch eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung haben, ist das Schreiben einer formellen E-Mail ein einfacher Vorgang. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung der notwendigen Schritte und alles, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben.
So schreiben Sie eine formelle E-Mail
Damit Sie richtig lernen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, müssen Sie genau wissen, worum es geht. Was ist also eine formelle E-Mail? Eine formelle E-Mail ist dasselbe wie eine professionelle E-Mail. Es richtet sich an Personen in Behörden, Unternehmensorganisationen, akademische Einrichtungen oder Personen, mit denen Sie nicht vertraut sind.
Beim Schreiben einer formellen E-Mail ist die Wahl der Sprache eines der wichtigsten Dinge. Da Sie nicht an jemanden schreiben, der Ihnen vertraut ist, ist es sehr wichtig, einen professionellen Ton zu verwenden. Das ist automatisch ein Zeichen des Respekts. Eine weitere Sache, die Sie beachten müssen, ist Ihre Zeichensetzung, da diese stark zur Struktur der E-Mail beiträgt.
Schritte zum Schreiben einer formellen E-Mail
Wenn Sie lernen möchten, wie man eine formelle E-Mail richtig schreibt, müssen Sie sich an ein bestimmtes Format halten. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Sie beim Schreiben einer formellen E-Mail befolgen müssen. Sie beinhalten:
- Beginnen Sie mit einer professionellen E-Mail-Adresse
- Schreiben Sie eine Betreffzeile
- Beginnen Sie den Absatz mit einer formellen Anrede
- Machen Sie eine richtige Einführung
- Der Körper
- Beenden Sie die E-Mail formell mit Wertschätzung
#1 Beginnen Sie mit einer professionellen E-Mail-Adresse
Bevor Sie eine formelle E-Mail starten, müssen Sie bestätigen, ob es sich bei der E-Mail-Adresse um eine professionelle handelt. Eine professionelle E-Mail-Adresse ist einfach eine E-Mail, die ausschließlich für geschäftliche Angelegenheiten verwendet wird. Auf diese Weise interagieren die meisten Einzelpersonen mit Unternehmen und Unternehmensorganisationen. Mit Hilfe einer professionellen E-Mail-Adresse können Menschen ihre persönlichen Nachrichten von geschäftlichen unterscheiden.
Außerdem enthält eine professionelle E-Mail Ihren Firmennamen. Dies erleichtert es Einzelpersonen und anderen Unternehmen, Sie zu erkennen.
#2 Schreiben Sie eine Betreffzeile
Achten Sie beim Schreiben einer formellen E-Mail auf den Inhalt Ihrer Betreffzeile. Es ist das erste, was gesehen wird, wenn eine Person ihren Posteingang öffnet. Dies geschieht, damit die Person weiß, worum es in Ihrer E-Mail geht. Eine Betreffzeile sollte den Zweck der E-Mail deutlich machen. Es sollte kurz und einprägsam sein, gleichzeitig aber nicht irreführend. Versuchen Sie nicht, einen Empfänger dazu zu bringen, Ihre E-Mail zu lesen, da Ihre E-Mail sonst möglicherweise verfasst oder nicht beantwortet wird.
#3 Beginnen Sie den Absatz mit einer formellen Anrede
Nach Eingabe einer Betreffzeile beginnt die E-Mail im nächsten Schritt mit einer formellen Anrede. Es ist auch wichtig, auf die Anrede zu achten, da sie direkt die Person anspricht, an die Sie die E-Mail senden. Einige Beispiele für die Anrede sind:
- Grüße
- sehr geehrter
- Hallo
- Wen es angeht
Oftmals ist der Name der Person, an die eine E-Mail adressiert ist, nicht bekannt. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie „an wen es etwas angeht“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden. Sie können auch die Abteilung oder Position der Person ansprechen. Zum Beispiel: Sehr geehrter Personalleiter, Sehr geehrte Personalabteilung.
Wenn Sie jedoch den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie „Dear“ gefolgt vom Namen der Person. Beispiel: „Sehr geehrter Professor Williams“ oder „Grüße Professor Williams“ (gefolgt vom Nachnamen).
# 4 Machen Sie eine richtige Einführung
Gleich nach der Anrede kommt eine Vorstellung. Wenn es um formelle E-Mails geht, ist immer eine Vorstellung erforderlich, da Sie nicht bekannt sind. Auch wenn der Empfänger Sie kennt, müssen Sie sich trotzdem vorstellen.
Die Einleitung beginnt damit, dass Sie Ihren Namen nennen, gefolgt von Ihrem Zweck und Ihrer Relevanz. Zum Beispiel möchte ein Lehrer oder Dozent wissen, ob Sie als Mitglied der Klasse, Abteilung oder Fakultät schreiben. Geben Sie danach den Grund für das Schreiben an.
# 5 Der Körper
Im Hauptteil einer formellen E-Mail erklären Sie im Wesentlichen den Grund für das Schreiben. Die Ausarbeitung ist wichtig, sollte aber nicht übertrieben werden. Der Text einer E-Mail sollte mindestens einen oder zwei Absätze enthalten (abhängig vom Zweck der E-Mail).
#6 Beenden Sie die E-Mail formell mit Wertschätzung
Wie Sie eine E-Mail beenden, ist genauso wichtig, wie Sie sie begonnen haben. Da es formell begonnen hat, muss auch sein Ende formell sein. Dies ist der letzte Absatz und wird auch als Schlussabsatz bezeichnet.
In diesem Absatz müssen Sie sich für die Zeit bedanken, die Sie mit dem Lesen Ihrer E-Mail verbracht haben, und sie dann mit einem formellen Abschluss beenden. Einige dieser formellen Schließungen sind:
- Mit Freundlichen Gruessen
- Treu
- Deine
- Mit Respekt
- Beste
- Grüße
Nachdem Sie sich für einen formellen Abschluss entschieden haben, sollten Ihr Name und Ihre Unterschrift folgen.
Wie starten Sie eine formelle E-Mail?
Egal, ob Sie versuchen, einen Geschäftsvertrag zu bekommen, um eine Gehaltserhöhung zu bitten oder sich einen neuen Job zu sichern, wenn Sie lernen, wie man eine formelle E-Mail beginnt, werden Sie die Oberhand behalten. Eine formelle E-Mail beginnt mit einer professionellen E-Mail-Adresse. Es ist ratsam, beim Schreiben einer formellen E-Mail eine professionelle E-Mail-Adresse zu verwenden, da dies zu mehr Anerkennung führt und sie als wichtig darstellt. Eine professionelle E-Mail sollte Ihren Vor- und Nachnamen oder den Namen Ihres Unternehmens enthalten. Dies erhöht den Wert der E-Mail, da der Empfänger sie möglicherweise als wichtig ansieht.
Nachdem Sie die E-Mail-Adresse als professionell bestätigt haben, sollten Sie als Nächstes auf Ihre Betreffzeile achten. Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte deutlich machen, warum Sie die E-Mail geschrieben haben. Zum Beispiel ein Entschuldigungsschreiben mit der Bitte um Gehaltserhöhung, Erlaubnis für eine Pause etc. Es sollte kurz und einprägsam, aber auch professionell sein.
Ein weiterer ebenso wichtiger Teil beim Beginn einer formellen E-Mail ist die Anrede (ein freundlicher Gruß). Eine richtige Anrede öffnet Ihre E-Mail und bringt Sie auf den richtigen Fuß. Sie können mit „an wen es etwas angeht“ beginnen, aber dies wird nur verwendet, wenn Sie den Namen der Person, die Sie ansprechen, nicht kennen. Lieb und Hallo ist auch eine beliebte Anrede, gefolgt vom Namen oder der Position des Empfängers.
Wie beginnt man einen formellen E-Mail-Absatz?
Der erste Absatz einer formellen E-Mail muss eine Anrede und den Namen der Person enthalten, die Sie ansprechen. Sie können „Dear or Hello“ verwenden. Dies sind die häufigsten Anreden. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. In solchen Situationen lautet die richtige Anrede „An wen es etwas angeht“. Der nächste Schritt besteht darin, sich richtig vorzustellen, indem Sie Ihren Namen nennen, wer Sie sind und warum Sie schreiben.
Was ist ein guter Eröffnungssatz für eine E-Mail?
Beginnen Sie eine E-Mail mit einem guten Eröffnungssatz, was Ihren Leser in Schwung hält, daher ist es ratsam, mit Ihrer Wortwahl vorsichtig zu sein. Nach der Anrede kommt der Eröffnungssatz. Formal sollte ein Eröffnungssatz eine angemessene Einleitung (mit Angabe Ihres Namens und wer Sie sind) und den Grund, warum Sie schreiben, enthalten. Informell enthält ein Eröffnungssatz Grüße und Wohlbefinden. Zum Beispiel: „Ich hoffe, diese E-Mail findet dich gut“, „Ich hoffe, du hattest einen tollen Tag“ usw. und eine Einleitung, in der dein Name und der Grund, warum du schreibst, angegeben sind.
Wie schreibt man ein formelles E-Mail-Beispiel?
Der Versuch, ein formelles E-Mail-Beispiel zu schreiben, ist im Grunde nur das Üben, wie man eine formelle E-Mail schreibt. Damit Sie dies tun können, müssen Sie einige Schritte befolgen. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung, die erklärt, was Sie beim Schreiben eines formellen E-Mail-Beispiels tun sollten. Sie sind:
- Ihr E-Mail-Betreff: Er sollte kurz sein und den Grund Ihrer E-Mail klar angeben
- Die Anrede: „Sehr geehrte(r)“ (der Name der Person oder der Personen, die Sie ansprechen), z. B. „Lieber Professor Williams“, für eine Gruppe „Liebe Studenten“. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, verwenden Sie „To wen es betrifft“.
- Einleitender Absatz: Verwenden Sie diesen Absatz, um sich vorzustellen (mit Angabe, wer Sie sind) und warum Sie schreiben.
- E-Mail-Text: Dieser Teil der E-Mail sollte Details enthalten, die erklären, warum Sie schreiben.
- Schlusssatz: Der Schlusssatz sollte formal enden, z. B. mit freundlichen Grüßen, treu, beste Grüße etc.
Was sind die fünf (5) Teile einer formellen E-Mail?
Bevor eine Person richtig lernen kann, wie man eine formelle E-Mail schreibt, müssen Sie einer bestimmten Struktur und einem bestimmten Format folgen. Dieses Format enthält die fünf (5) Elemente einer formellen E-Mail. Diese Elemente sind:
- Die Betreffzeile
- Anrede
- Einleitender Absatz
- E-Mail-Körper
- Abschließender Paragraph
Dies sind die fünf Elemente, die eine formelle E-Mail ausmachen. Indem Sie diese Elemente anwenden, werden Sie in der Lage sein, eine formelle E-Mail richtig zu schreiben.
So schreiben Sie eine formelle E-Mail für eine Anfrage
Zu lernen, wie man eine Anfrage in einer formellen E-Mail schreibt, ist für jeden Einzelnen unerlässlich. Eine Bitte bedeutet, um etwas zu bitten. Damit Sie dies richtig tun können, müssen Sie sich an eine bestimmte Struktur halten. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Schreiben einer formellen E-Mail für eine Anfrage. Sie beinhalten:
#1 Anrede und einleitender Absatz
Während Sie eine Anfrage schreiben, können Sie nicht sofort loslegen. Sie müssen sich weiterhin an das Format zum Schreiben einer formellen E-Mail halten. Wie bereits erwähnt, müssen Sie mit einer Anrede beginnen. Sie können entweder „Dear“ oder „Hallo“ verwenden. Es ist ratsam, lieber zu verwenden, da es formeller klingt. Unmittelbar nach der Anrede steht der Name des Empfängers. Zum Beispiel, Sehr geehrte Frau Schmidt. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, verwenden Sie „An wen es betreffen könnte“.
Darüber hinaus muss der einleitende Absatz Ihren Namen, einen Hinweis auf die Verbindung, die Sie mit dem Empfänger haben, und Ihren Grund für das Schreiben enthalten. Zum Beispiel, Sehr geehrter Personalleiter, mein Name ist *****, ich bin einer der neu eingestellten Autoren und schreibe, um für **** anzufragen. Indem Sie all dies angeben, weiß der Empfänger, wer Sie sind und warum Sie schreiben.
# 2 Der Körper
Der Text eines förmlichen Antrags sollte detailliert erläutern, worum es sich bei dem Antrag handelt und die Gründe, warum ihm stattgegeben werden sollte. Es sollte auch angegeben werden, ob die Anfrage dringend ist oder nicht. Dies schafft einen Spielraum für den Empfänger, um zu prüfen, ob Sie Ihrer Anfrage stattgeben.
# 3 Absatz schließen
Dieser Teil einer formellen Anfrage ist sehr wichtig. Im Schlussabsatz müssen Sie Ihre Wertschätzung ausdrücken, indem Sie Ihrem Empfänger dafür danken, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre E-Mail zu lesen. Beenden Sie es danach formell mit freundlichen Grüßen, treu, aufrichtig usw.
Zusammenfassung
Zu lernen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, mag schwierig erscheinen, besonders wenn Sie keine Erfahrung haben. Wenn Sie sich jedoch an eine bestimmte Struktur oder ein bestimmtes Format halten, wird das Schreiben einer formellen E-Mail sehr einfach sein. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Elemente anzuwenden, und dies wird Ihnen beibringen, wie man eine formelle E-Mail richtig schreibt.
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