Herkömmliche Organisationsstrukturen beinhalten häufig eine hierarchische Struktur mit Top-down-Management und jeder Abteilung, die sich auf ein spezialisiertes Thema konzentriert. Diese Methode hat zwar Vorteile, kann aber auch zu unerwarteten Ineffizienzen und einem isolierten Geschäftsansatz führen.
Das Heilmittel? Innerhalb der Organisation funktionsübergreifende Teams. Während die meisten Abteilungen nach Kompetenz und Zweck organisiert sind, sind funktionsübergreifende Teams Gruppen von Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven und Fachkenntnissen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Verstehen Sie, wie funktionsübergreifende Teams funktionieren und warum sie die Antwort für jede Organisation sein können, die versucht, sich agil und schnell zu entwickeln.
Was sind funktionsübergreifende Teams?
Funktionsübergreifende Teams bestehen aus Personen aus vielen Funktionsbereichen des Unternehmens, wie Marketing, Produkt, Vertrieb und Kundenerfolg. Sie können Arbeitsgruppen sein, in denen jedes Mitglied sowohl Teil ihres Funktionsteams als auch des funktionsübergreifenden Teams ist, oder sie können die Kernstruktur Ihrer Organisation sein.
Was ist der Zweck von funktionsübergreifenden Teams?
Wenn Sie sich jemals mit einer einfachen Frage an ein Unternehmen gewandt haben, wie z. B. eine Fluggesellschaft oder eine Gesundheitsklinik, und festgestellt haben, dass Sie von Abteilung zu Abteilung weitergeleitet wurden, sind Sie Ihrer Lösung nach zwanzig Minuten nicht näher gekommen als beim ersten Anruf, Sie haben es erlebt wie es ist, in einem Silo zu arbeiten.
Dies ist eine frustrierende Erfahrung für den Kunden und eine verpasste Gelegenheit für Ihr Unternehmen, eine langfristige Beziehung aufzubauen. Während eine Organisation mehrere unterschiedliche Funktionen hat, dient jede dieser Abteilungen dem Kunden, daher sollten sie zusammenarbeiten, um ein ganzheitliches, gutes Kundenerlebnis zu bieten.
Durch die Förderung einer guten teamübergreifenden Kommunikation unterstützen funktionsübergreifende Teams Unternehmen dabei, ihre Kunden an die erste Stelle zu setzen.
Das Zusammenbringen von Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven kann die Problemlösung verbessern und zu fundierteren, langfristigen Entscheidungen führen. Anstatt um Ressourcen zu konkurrieren, arbeiten funktionsübergreifende Teams innerhalb einer Organisation zusammen, um Zeit, Geld und Aufwand optimal zu nutzen, um die Kundenzufriedenheit zu maximieren und gleichzeitig zu den Unternehmenszielen beizutragen.
Die Vorteile eines funktionsübergreifenden Teams
Funktionsübergreifende Teams können das Gesamtbild betrachten, indem sie die „Silos“ einer typischen Organisationsstruktur auflösen. Durch die Zusammenarbeit mit Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven, Kenntnissen und Hintergründen kann das gemeinsame Team Schwierigkeiten bewältigen und Projektziele effizienter erreichen. Sie können auch Hindernisse früher im Prozess antizipieren, da jede Abteilung während des gesamten Prozesses Einfluss hat, im Gegensatz zu einem Projekt, das von Abteilung zu Abteilung geht.
#1. Die Ziele der Organisation werden von funktionsübergreifenden Teams vorangetrieben
Wenn Abteilungen nur innerhalb ihrer spezialisierten Branche agieren, übersehen sie häufig das große Ganze. Beispielsweise kann das Vertriebsteam daran interessiert sein, neue Kunden zu gewinnen, übersieht jedoch möglicherweise die menschlichen Probleme, die mit einer überlasteten Belegschaft verbunden sind. Das Finanzteam ist möglicherweise so besorgt über das Endergebnis, dass es Angst hat, die Risiken der Einführung einer neuen Produktlinie einzugehen. Und das Marketingteam ist möglicherweise so sehr auf die Einführung einer neuen Marke oder eines neuen Produkts konzentriert, dass es Probleme bei der Produktentwicklung übersieht.
Indem Sie Menschen mit scheinbar konkurrierenden Tageszielen zusammenbringen, können Sie sicherstellen, dass die Ziele der Organisation während des gesamten Projekts vorangetrieben werden.
#2. Teams mit unterschiedlichen Funktionen steigern die Produktivität
Anstatt dass ein Projekt durch eine Abteilung wandert, bevor es an die nächste weitergegeben wird, steigern funktionsübergreifende Teams die Effizienz der Projektabwicklung. Wenn Sie mit Personen aus anderen Abteilungen zu tun haben, kann das Team mögliche Probleme ansprechen, bevor sie im Prozess zu weit fortgeschritten sind.
Wenn beispielsweise die Produktentwicklungsabteilung ein aufregendes neues Produkt entwickelt, nur um festzustellen, dass die Vertriebsabteilung daran interessiert ist, das Produkt tatsächlich zu verkaufen, wird Projektzeit verschwendet. Wenn die Vertriebsabteilung jedoch in einem funktionsübergreifenden Team mit der Produktentwicklung zusammenarbeitet, können mögliche Probleme früher angegangen werden, wodurch Zeitverlust und versunkene Kosten reduziert werden.
#3. Kreativität kann durch funktionsübergreifende Teams gesteigert werden
Abteilungen verlieren häufig den Blick für das große Ganze, indem sie sich zu sehr darauf konzentrieren, ihre speziellen Fähigkeiten zu verbessern und ihre spezifischen Ziele zu erreichen. Isolierte Abteilungen könnten festgefahren werden. Funktionsübergreifende Teams können jedoch die Innovation sowohl von Prozessen als auch von Produkten vorantreiben, indem sie unterschiedliche Perspektiven und Kenntnisse zusammenführen. Da sie die Perspektiven verschiedener Funktionalitäten sehen können, finden sie möglicherweise umfassende Lösungen, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen.
Nachteile eines funktionsübergreifenden Teams
Funktionsübergreifende Teams haben einige Nachteile. Einige Experten warnen beispielsweise davor, dass sie den beruflichen Aufstieg einzelner Mitglieder behindern können, weil sie sich auf das Erreichen von Projektzielen konzentrieren. Um dies zu vermeiden, führen mehrere Firmen eingeschränkte Bedingungen für Gruppenmitglieder ein, wobei Personen aus anderen Abteilungen in das Team ein- und ausgewechselt werden, um eine Stagnation zu vermeiden.
Ein weiteres Risiko besteht darin, dass funktionsübergreifende Teams ziellos umherschweifen, wenn ein Projekt zu umfassend oder schlecht spezifiziert ist. Teammitglieder können unzufrieden werden, wenn die Organisation keine angemessenen Vergütungssysteme einführt. Diese potenziellen Nachteile können jedoch durch eine angemessene Planung, wie z. B. die Implementierung eines Rahmenwerks für das agile Projektmanagement, gemildert werden.
Wie man ein effizientes funktionsübergreifendes Team bildet
#1. Sorgen Sie für Vielfalt im Team
Vielfalt ist für funktionsübergreifende Teams unerlässlich, aber nicht auf Kompetenz beschränkt. Je vielfältiger die Gruppe, desto effektiver und produktiver wird sie ihre Ziele erreichen. Dazu gehören Alter, Status, Hintergrund, Standpunkt, Geschlecht, Rasse und Amtszeit bei der Organisation.
#2. Einschließlich Influencer
Es ist entscheidend, dass das Team Personen aus mehreren Abteilungen umfasst, die Einfluss nicht nur innerhalb ihrer eigenen Abteilungen, sondern auch innerhalb der Organisation als Ganzes haben. Irgendwann wird das funktionsübergreifende Team die Zustimmung der Organisation und ihrer verschiedenen Abteilungen benötigen, daher ist es entscheidend, Personen einzubeziehen, die das Wie und Warum der Arbeit des Teams erfolgreich an andere in der Organisation vermitteln können.
#3. Legen Sie spezifische Ziele für das funktionsübergreifende Team fest
Wie bereits erwähnt, kann das Team Schwierigkeiten haben, wenn das Projekt zu breit angelegt ist oder keine klaren Ziele hat. Wenn Sie jedoch explizite Ziele mit festgelegten Fristen oder Meilensteinen definieren, können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Team die Projektziele erreicht. Der Einsatz von Projektmanagement-Software kann das Team auch dabei unterstützen, auf Kurs zu bleiben und Fortschritte zu kommunizieren.
#4. Hierarchien fördern und Teamautorität stärken
Teammitglieder müssen innerhalb der Organisation geschätzt werden, damit das Team produktiv und effizient arbeiten kann. Es ist entscheidend, ihre Autorität über das Projekt zu etablieren und ihre Ziele während der gesamten Arbeit zu betonen.
Ebenso muss die Organisationsführung einen hierarchischen Ansatz innerhalb der Gruppe unterbinden. Während Vielfalt ein wichtiger Aspekt eines funktionsübergreifenden Teams ist, müssen sich diejenigen mit weniger Erfahrung wohl fühlen, wenn sie ihre Perspektiven teilen.
#5. Fördern Sie eine konstruktive Konfliktlösung.
Konflikte können sich unter allen Umständen entwickeln, aber funktionsübergreifende Teams sind aufgrund der Vielfalt an Meinungen, Erfahrungen und Fachkenntnissen möglicherweise anfälliger für Konflikte. Durch die Organisation von Schulungen zur Konfliktlösung für alle Teammitglieder und die Sicherstellung, dass sie die Möglichkeit haben, sich auf persönlicher Ebene zu engagieren, kann Führung dazu beitragen, die schädlichen Auswirkungen von Meinungsverschiedenheiten zu verringern. Dies kann erreicht werden, indem die Teammitglieder bei der Arbeit näher zusammengebracht werden, durch Teambuilding-Übungen und durch die Förderung einer produktiven Kommunikation.
Wer sollte in Ihrem funktionsübergreifenden Team sein?
Nachdem Sie die Ziele Ihres Teams kennen, können Sie entscheiden, wer in den Kader aufgenommen werden soll. Dies sind einige Kriterien, über die Sie nachdenken sollten:
- Welche Arten von Wissen benötigen Sie? Wer in Ihrer Organisation hat die Fähigkeit, es zu geben?
- Teammitglieder sollten neben ihren spezifischen Fähigkeiten auch über persönliche Eigenschaften verfügen, die sie zu wertvollen Mitwirkenden machen. Haben sie bereits Erfahrung mit funktionsübergreifenden Kooperationen? Können sie frei arbeiten und Empfehlungen oder Entscheidungen treffen?
- Übersehen Sie nicht die praktischeren Aspekte der Politik. Wer sind die Stakeholder, wenn sich Ihr Team darauf konzentriert, ein Projekt zu starten oder eine Entscheidung zu treffen? Ihr Team sollte Vertreter aller Interessengruppen umfassen.
Auswahl eines Anführers
Ihr funktionsübergreifendes Team braucht keinen Leiter, aber es wird viel besser funktionieren, wenn es das tut. Also, wer sollte diese Person sein?
Der Leiter eines funktionsübergreifenden Teams muss in der Lage sein, Gespräche zu führen, zu delegieren und andere Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen. Das müssen sie auch können, wenn bestimmte Teammitglieder in der Unternehmenshierarchie weiter oben stehen. Mit anderen Worten, können sie Menschen dazu überreden, etwas zu tun, auch wenn sie keine formelle Genehmigung dazu haben? Können sie andere beeinflussen und überzeugen?
Erstellen von Grundregeln für ein multifunktionales Team
Sobald eine Führungskraft eingesetzt ist, sollte sie als Erstes mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten, um Grundregeln für die Vorgehensweise aufzustellen. Auch dies ist äußerst vorteilhaft, wenn ein Team anfängt, aber es ist nie zu spät, es in einem bestehenden Team zu implementieren.
Zunächst sollte jeder genau verstehen, was von ihm erwartet wird. Jedes Mitglied muss seinen Beitrag leisten, damit sich niemand überfordert fühlt.
Ihr Team benötigt eine klare Vorstellung davon, wie sich jeder verhalten soll, zusätzlich zu klaren Erwartungen an Beiträge. Die Teammitglieder müssen sich wohlfühlen, auch wenn sie anderer Meinung sind. Bei funktionsübergreifenden Teams geht es darum, unterschiedliche Menschen zusammenzubringen, um bessere Antworten zu finden. Sie können jedoch nicht dorthin gelangen, bis Sie Ihre Differenzen erfolgreich verhandeln können.
Schließlich sollte jeder in Ihrem Team verstehen, wie Entscheidungen getroffen werden. Hat jeder zu allem eine Meinung? Wann kann der Teamleiter alleine agieren?
Die Auswahl der richtigen Kommunikationstools ist ein weiterer entscheidender Schritt bei der Bildung eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams. Sie werden sich nicht jeden Tag sehen, also werden Sie diese Tools häufig verwenden.
Wenn Sie Mitarbeiter an überregionalen Standorten haben, sind Ihre Kommunikationstools außerdem das wichtigste Mittel der Zusammenarbeit. Denken Sie hier über den Tellerrand hinaus. Anstatt viele E-Mails zu versenden, funktioniert ein gemeinsamer Blog vielleicht gut für Ihr Team.
Zusätzlich zu Ihren Kommunikationswegen können weitere Tools und Ressourcen erforderlich sein. Betrachten Sie die folgenden Anfragen:
- Verfügt jeder im Team über die Hardware und Software, die er für die Zusammenarbeit benötigt?
- Benötigen Sie physischen oder virtuellen Lagerraum für Ihre Arbeitsgeräte und Materialien? Kann jeder im Team diesen Bereich nutzen?
- Wo finden die persönlichen Meetings Ihres Teams statt?
Funktionsübergreifende Team-Meetings.
Egal, ob Sie ein neues funktionsübergreifendes Team bilden oder ein bestehendes verfeinern, wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag ein neues Gefühl von Klarheit und Dynamik vermittelt hat. Hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können, um das am Laufen zu halten:
- Behalten Sie die Entwicklung Ihres Teams regelmäßig im Auge. Dann ist es praktisch, klar definierte Ziele zu haben. Erreichen Sie Ihre Ziele? Versuchen Sie, den Teamzustandsmonitor zu verwenden, um dem Problem auf den Grund zu gehen. Verwenden Sie zunächst die Confluence-Vorlagen.
- Behalten Sie Ihre Anpassungsfähigkeit bei. Was sollten Sie anders machen, wenn Sie Meilensteine nicht erreichen? Möglicherweise müssen Sie Ihre Pläne auch als Reaktion auf andere Änderungen anpassen. Beispielsweise kann der CEO Ihre Frist ändern oder unerwartete Entlassungen können einige Ihrer Teammitglieder betreffen.
- Denken Sie daran, dass Sie es nicht alleine machen müssen. Confluence verfügt über Ressourcen, die Sie beim Umgang mit den Problemen funktionsübergreifender Teams unterstützen, von der Zielsetzung über Meetings bis hin zur Entscheidungsfindung.
Zusammenfassung
Zwei Köpfe sind einem immer vorzuziehen. In ähnlicher Weise übertreffen funktionsübergreifende Teams traditionelle hierarchische Geschäftsstrukturen jedes Mal. Wir hoffen, dass die Informationen in diesem Beitrag zu neuen Ideen anregen und die Erfolgschancen zu Ihren Gunsten halten.
- CHANGE AGENTS: Wie man Change Agents in jeder Organisation identifiziert
- WIE MAN EIN GESCHÄFTSANALYST WIRD: Wie man ein Geschäftsanalyst ohne Erfahrung wird (Leitfaden 2023)
- Sales Enablement-Strategie: Einfache Anleitung zum Aufbau einer effektiven Strategie
- AUFBAU ERFOLGREICHER HYBRID-TEAMS: Wie man erfolgreiche Hybrid-Teams aufbaut
- Virtuelle Teams: Arten, Vorteile, Herausforderungen und Management
Bibliographie
