Geschäftsausgaben können eine große Belastung für Ihre Ressourcen darstellen. Wenn Sie Ihre Ausgaben nicht sorgfältig im Auge behalten, kann es passieren, dass Sie zu viel ausgeben und Geld verlieren. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Nachverfolgung von Geschäftsausgaben und geben Tipps, wie Sie dies effektiv tun können.
Was sind Geschäftsausgaben?
Die mit dem Betrieb Ihres Unternehmens verbundenen Kosten werden als Geschäftsausgaben bezeichnet. Gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben, auch Betriebsabzüge genannt, werden von Ihren Einnahmen abgezogen, um Ihre Gewinne, Verluste und Ihr steuerpflichtiges Einkommen zu ermitteln. Zu diesen Ausgaben gehören Kilometergeld, Bankgebühren und -provisionen, Software und Versorgungsleistungen, Büromaterial, Druck, Porto und Lieferung sowie Werbe- und Marketinggebühren.
Wenn Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens im Auge behalten, können Sie Gewinne und Verluste überwachen und Branchenmuster untersuchen, um Prognosen zu erstellen. Sie können den sinnvollen Einsatz der Finanzmittel planen, da Sie sich Ihrer finanziellen Situation bewusst sind.
Schritte zur Verfolgung von Geschäftsausgaben
Zur Verfolgung von Geschäftsausgaben sind einige Schritte erforderlich, z. B. die Einrichtung eines separaten Kontos für Geschäftstransaktionen, die Integration Ihrer Buchhaltungssoftware bei Finanzinstituten, die regelmäßige Einreichung Ihrer Belege und die gelegentliche Überprüfung der Daten. Um Ihre Geschäftsausgaben richtig zu verfolgen, befolgen Sie die folgenden Anweisungen.
#1. Erstellen Sie ein Geschäftskonto
Die Erstellung eines Geschäftsfinanzkontos speziell für Ihre Geschäftsaktivitäten ist der erste Schritt, um den Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten. Um Kreditkartenzahlungen von Kunden entgegenzunehmen, müssen Sie ein Händlerdienstleistungskonto, ein Geschäftsgirokonto und ein Geschäftssparkonto eröffnen. Es wäre einfacher, Ihre Finanzen zu verwalten, wenn Sie ein separates Konto für Ihr Unternehmen hätten. Sie haben alle Ihre Geschäftsausgaben an einem Ort, was die Geltendmachung von Steuerabzügen vereinfacht.
#2. Wählen Sie ein Buchhaltungsprogramm aus
Die Wahl einer Buchhaltungssoftware, die Ihre Geschäftsunterlagen automatisieren und jede Ausgabe verfolgen kann, ist der nächste Schritt, um den Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten. Die Überwachung und Organisation Ihrer Geschäftsausgaben wird mithilfe einer Buchhaltungssoftware zum Kinderspiel. Die beste Buchhaltungssoftware verfügt über Berichtsfunktionen, mit denen Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens im Zeitverlauf vergleichen können. Da für Unternehmen viele kostenlose Buchhaltungssoftwareplattformen verfügbar sind, müssen Sie nicht mehr ausgeben, als Sie sich leisten können, um genaue Aufzeichnungen zu haben.
#3. Verbinden Sie Ihre Finanzinstitute
Durch die Anbindung Ihrer Buchhaltungssoftware an Ihre Banken können Sie Ihre Geschäftsausgaben leichter nachverfolgen. Es kann Ihre Ausgaben kategorisieren und den automatischen Download aller Banktransaktionen ermöglichen. Sie können auch weitere Funktionen integrieren, um den Abgleich von Kontoauszügen durch die Eingabe Ihrer täglichen Transaktionen und das Herunterladen von Kontoauszügen zu vereinfachen.
Darüber hinaus können Sie Finanzoperationen an Ihrem Programm durchführen, ohne auf Ihr Bankkonto zuzugreifen, indem Sie Ihre Bankkonten mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpfen. Dank dieser Synchronisierung müssen Sie weniger Zeit damit verbringen, Ihre Kosten im Auge zu behalten. Da Sie außerdem keine Transaktionen vergessen, können Sie sicher sein, dass Ihre Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen korrekt sind.
#4. Legen Sie Ihre Quittungen ab
Achten Sie darauf, Ihre Quittungen während der Geschäftsabwicklung zu archivieren, um eine genaue Verfolgung der Ausgaben zu gewährleisten. Das IRS schreibt vor, dass Sie alle Papierbelege und sonstigen Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Bewahren Sie daher Papierbelege in Ordnern auf und vermerken Sie unbedingt den Grund für jede Transaktion auf den Belegen. Die Ordner können auch anhand der Daten oder Kategorien, unter die sie fallen, beschriftet und organisiert werden.
#5. Überprüfen Sie Ihre Geschäftsausgaben
Wenn Sie Ihre Ausgaben von Zeit zu Zeit überprüfen, können Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben ziehen. Überprüfen Sie die Berichte, schauen Sie sich die Daten an und führen Sie eine Analyse durch. Beachten Sie die Muster, um zu beobachten, wie viel Sie in den verschiedenen Kategorien ausgeben und wie sich die Kosten summieren. Korrigieren Sie außerdem etwaige Fehler und Auslassungen.
Was ist die Funktionsweise von Business Expense Tracker?
Geschäftskostenmonitore sind in der Regel online oder über eine mobile App verfügbar. Wenn Sie sich einem Anbieter anschließen, erhalten Sie Zugriff auf eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern.
Obwohl die Registrierungsverfahren von Produkt zu Produkt unterschiedlich sind, erfordern die meisten Tracker relativ einfache Finanz- und Unternehmensdaten. Sie sollten die Software mit Ihrem geschäftlichen Girokonto oder Ihrer geschäftlichen Kreditkarte verbinden, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen. Darüber hinaus haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre persönlichen Bankkonten zu verknüpfen, sodass sie nach Vorlage der Belege für genehmigte geschäftliche Ausgaben eine Rückerstattung erhalten.
Die teuersten Bereiche Ihrer Ausgaben werden durch Business-Ausgaben-Tracker hervorgehoben, die Ihre Ausgaben kategorisieren. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Ausgaben zu begrenzen. Sie können beispielsweise alle Inventar- oder Marketingausgaben zusammenfassen, um zu prüfen, ob Sie für jede Werbebuchung Ihr Budget unterschreiten. Diese Erkenntnisse erleichtern die Aufrechterhaltung des Cashflows.
Wie sollten die Bücher meines Kleinunternehmens aufbewahrt werden?
Sie müssen die folgenden Schritte ausführen, um Buchhaltungsunterlagen für Ihr Kleinunternehmen einzurichten:
#1. Wählen Sie ein Buchhaltungsprogramm aus
Die einfache oder die doppelte Buchführung sind die beiden Methoden, mit denen Unternehmen Finanztransaktionen verfolgen. Aufgrund ihrer Einfachheit ist die einfache Buchführung die bevorzugte Methode für kleine Unternehmen bei der Gründung.
In der Einzelbuchhaltung kommt die Kassenrechnung zum Einsatz. Mit dieser Methode behalten Sie den Überblick über die Geschäftseinnahmen, sobald Sie diese erhalten, und über die Ausgaben, sobald diese anfallen. Dieser Ansatz ist am einfachsten, wenn Sie Tabellenkalkulationen für Ihre Buchhaltung verwenden.
#2. Wählen Sie eine Aufnahmetechnik
Sowohl die manuelle Eingabe von Transaktionen als auch die Erstellung einer benutzerdefinierten Tabelle sind Optionen. Verwenden Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware, die die Berechnungen für Sie durchführt, um Fehler zu reduzieren. Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen können Sie alle Ihre Finanzdaten präzise und aktuell verwalten, was Ihnen zukünftige Aufgaben erleichtert.
#3. Erstellen Sie ein Organisationsbankkonto
Während der Steuersaison ist es von Vorteil, getrennte Privat- und Firmenbankkonten zu haben. Sie müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass Ihre persönliche Netflix-Mitgliedschaft unbeabsichtigt importiert wird, wenn Sie Ihre Firmenkonten mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bücher monatlich mit Ihrem Kontoauszug abgleichen. Dabei werden die Daten Ihrer Kontoauszüge mit den Einträgen in Ihrer Buchhaltungssoftware abgeglichen.
#4. Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage
Egal, ob Sie dies online oder in Ihrem Buchhaltungsprogramm tun. Die meisten kleinen Firmen, die Dienstleistungen erbringen, tun dies auf Kredit, was bedeutet, dass sie nach Abschluss eines Projekts eine Rechnung versenden und dem Kunden die Möglichkeit geben, später zu bezahlen.
Auf jeder Rechnung müssen die Zahlungsbedingungen angegeben sein. Dazu gehören Ihre Kontaktinformationen, Zahlungsanweisungen und das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Informationen zur Zahlungsabwicklung stellen sicher, dass später nichts schief geht und das Geld in der richtigen Höhe auf Ihrem Konto ankommt.
Verfolgung der Ausgaben kleiner Unternehmen
#1. Rampe
Die Rampe ist eine Plattform zur Verwaltung von Geschäftskreditkarten und -ausgaben, die kleine Unternehmen dabei unterstützen soll, die Automatisierung zu rationalisieren und Kosten zu senken. Durch die Verwaltung von Firmenkarten, Kostenmanagement, Rechnungszahlungen, Buchhaltung und Berichterstellung spart diese 5-in-1-Ausgabenverwaltungssoftware wertvolle Zeit.
Der automatisierte Abgleich erleichtert die Verwaltung der Buchhaltung und automatisiert die Kostenverfolgung. Mehr als 100 Apps, darunter
- Slack
- Okta
- Xero
- Oracle NetSuite
- QuickBooks
- Und Sage kann von Unternehmen in Ramp integriert werden.
#2. Rydoo
Rydoo hilft Ihren Finanzmitarbeitern bei der Ausgabenkontrolle und verbessert gleichzeitig Finanzprognosen und -analysen. Mit dieser Finanzverwaltungsanwendung für Kleinunternehmen können Sie Transportkosten verfolgen, Tagessätze im Auge behalten und Mitarbeiterbelege zentralisieren.
#3. Zirkula
Mit Circula, einer hochentwickelten Mitarbeiterfinanzierungsplattform, können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter und die betrieblichen Leistungen verwalten. Dieses Programm soll eine einfache Benutzeroberfläche bieten, zur Reduzierung der Prozesskosten beitragen und die Compliance Ihres Kleinunternehmens gewährleisten.
Die von Circula angebotenen KI-Lösungen sind sehr nützlich für die Automatisierung von Richtlinien und die Verwaltung von Ausgaben. Darüber hinaus können Sie eine Verknüpfung mit HR- und Gehaltsabrechnungsprogrammen, Reisebuchungs-Websites wie TravelPerk und ERP-Programmen herstellen.
#4. Payhawk
Payhawk ist eine umfassende Finanzsoftware, die Sie bei der Automatisierung und Verwaltung Ihrer Bank- und Buchhaltungsanforderungen unterstützt. Darüber hinaus bietet es alles für Unternehmen jeder Größe, einschließlich Ausgabenmanagement, Rechnungszahlung und Buchhaltungsautomatisierung.
Darüber hinaus ist es mit einer Vielzahl von ERP-Programmen kompatibel, darunter:
- Oracle NetSuite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Salbei
- Genau
- Und Datev.
#5. Aufwenden
Expensify ist ein Kostenverfolgungsdienst, der eine Reihe kostenloser Funktionen bietet, darunter Reisebuchung, Firmenkarten, Rechnungsstellung, Zahlungen und Ausgabenüberwachung. Auch die einzigartige Ein-Klick-Funktion zur Beleg- und Ausgabenüberwachung hat dazu beigetragen, dass es bei Organisationen aller Art beliebt ist, von Einzelunternehmen bis hin zu Fortune-500-Unternehmen.
App zur Verfolgung von Geschäftsausgaben
Der erste Schritt beim Einsatz komplexerer Buchhaltungstechniken, die das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen könnten, besteht darin, den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten.
#1. Persönliches Kapital
Beauftragen Sie einen voll ausgestatteten Investmentmanager wie Personal Capital. Alle Einkäufe, die Sie mit Ihrer Kredit- oder Debitkarte tätigen, werden überwacht und kategorisiert. Die App erstellt Diagramme anhand Ihres monatlichen Cashflows und einer Aufschlüsselung Ihrer monatlichen Ausgaben. Der Vermögensverwaltungsdienst und das kostenlose Finanz-Dashboard sind zwei Varianten.
Eine Anlageverwaltungsoption bietet die Vermögensverwaltungsoption, die als Robo-Advisor fungiert und gleichzeitig Live-Support bietet. Das kostenlose Finanz-Dashboard bietet Cashflow-Analyse- und Budgetierungstools. Mit der App können Sie Ihre Investitionen überprüfen und Ihre Altersvorsorge planen.
#2. Aufwenden
Dabei handelt es sich um eine hervorragende App zur Erstellung von Ausgabenabrechnungen unterwegs, die für iOS- und Android-Smartphones erhältlich ist. Expensify, mit dem Sie Ausgaben verfolgen und Belege manuell fotografieren können, ist ein Muss für Menschen, die häufig beruflich unterwegs sind. Expensify interpretiert Belege automatisch, wenn Sie sie fotografieren, und wandelt sie in dokumentierte Ausgaben um. Sie können Ihre Ausgaben auch kategorisieren, z. B. Kilometer, Reisen und Essen. Das Beste daran ist, dass Expensify für Einzelpersonen nichts und 5 $ monatlich für Teams kostet.
#3. SAP stimmt überein
SAP Concur ist das ideale Spesenabrechnungstool für etablierte (und expandierende) kleine und mittlere Unternehmen. Es bietet integrierte Workflows für Mitarbeitererstattungen, Einreichungen und Genehmigungen, Rechnungsverfolgung, Lieferantenzahlungen, Reisebuchungen und mehr sowie die Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen. Das Beste an SAP Concur ist, dass Sie es nach Ihren Wünschen anpassen können und die Kosten entsprechend berechnet werden (je nach Funktionen und Benutzeranzahl). Ein weiterer Grund, warum SAP Concur eine wunderbare Option ist, besteht darin, dass es eine Reihe von Produkten für kleine Unternehmen bereitstellt, mit denen Sie bei Bedarf mehr Kapazität hinzufügen können. Bestehende Concur-Benutzer können die App kostenlos aus den iOS- oder Android-App-Stores herunterladen.
#4. Wally
Wally ist eine dynamische Software mit einer Menge nützlicher Funktionen zur Kostenverfolgung. Dies ist eine iOS-Software, die Sie verwenden dürfen. Die Basisversion ist kostenlos. Ähnlich wie bei anderen Ausgabenverfolgungs-Apps können Sie Ausgaben manuell eingeben und ihnen Kategorien zuweisen oder direkte Bilder von Belegen erstellen. Diese App kann auch Ihr Einkommen für Sie verfolgen und monatliche Prognosen Ihrer Ersparnisse erstellen. Schließlich eignet es sich hervorragend für Leute, die ein Kleinstunternehmen oder einen Nebenerwerb betreiben, da es sich mehr auf persönliche Finanzen als auf Unternehmensfinanzierungen konzentriert.
#5. Umschläge
Mvelopes verfolgt eine Strategie mit vorgeschlagenen Ausgaben. Es hält Sie davon ab, zu viel auszugeben, und behauptet, Benutzer bei der Erstellung eines Budgets in nur 15 Minuten unterstützen zu können. Das Programm funktioniert, indem Sie Geld in mehrere virtuelle „Umschläge“ einzahlen und so ein monatliches Budget erstellen, das Sie nicht überschreiten dürfen. Sowohl Android als auch iOS unterstützen es.
Tabelle zur Verfolgung von Geschäftsausgaben
Eine Tabelle für Geschäftsausgaben ist eine standardisierte Vorlage, die die Ausgaben eines Unternehmens verfolgt und protokolliert. Das „Was“, „Warum“, „Wer“ und „Wie“ der Verwendung von Unternehmensmitteln wird speziell behandelt, zum Beispiel:
- Wofür wurde das Geld ausgegeben?
- Warum war es aufgebraucht?
- Wer hat es ausgegeben?
- Wie hoch waren die Kosten?
Einige dieser Tabellenkalkulationen verfolgen bestimmte Geschäftsausgaben, während andere Ihnen einen schnellen, allgemeinen Überblick über Ihre vergangenen Ausgaben bieten. Zum Beispiel eine Tabelle zur Verfolgung reisebezogener Kosten, etwa für Unterkunft und Verpflegung. Ihre monatlichen Gesamtausgaben können Sie in einer Ausgabentabelle einsehen.
Verwenden Sie eine Excel-Tabelle für Geschäftsausgaben
Sehen wir uns einige der wichtigsten Vorteile an, die es mit sich bringt, den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben mithilfe einer Microsoft Excel-Tabelle zu behalten.
#1. Ihre finanziellen Entscheidungen werden intelligenter sein
Eine intelligentere finanzielle Beurteilung ist möglich, wenn Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens besser kennen. Ein entscheidender Schritt besteht darin, die Ausgabendaten in einer verständlichen Tabelle zusammenzufassen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie betreiben eine Bäckerei und überlegen, ob es sich lohnt, Ihre Produkte vor Ort zu kaufen.
#2. Zeit und Geld werden gespart
Wenn Sie eine standardisierte Tabelle verwenden, um den Überblick über Ihre Ausgaben zu behalten, können Sie Zeit sparen, indem Sie Gesamt- und Durchschnittswerte mithilfe integrierter Formeln berechnen. Dadurch können Sie sich auf Ihre finanziellen Ziele konzentrieren, anstatt zu rechnen.
#3. Es ist einfacher, unregelmäßige oder betrügerische Ausgaben zu erkennen
Sie können seltsame Veränderungen erkennen, indem Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten. Mithilfe einer Spesentabelle lassen sich beispielsweise Veränderungen bei den Ausgaben leichter erkennen, etwa wenn Sie normalerweise 100 US-Dollar pro Monat für Büromaterial ausgeben, im nächsten Monat aber 500 US-Dollar ausgeben. Das frühzeitige Erkennen dieser „roten Flaggen“ ermöglicht die Erkennung und Untersuchung betrügerischer oder rechtswidriger Ausgaben.
Wie behalten kleine Unternehmen den Überblick über ihre Ausgaben?
Achten Sie darauf, Ihre Quittungen während der Geschäftsabwicklung zu archivieren, um eine genaue Verfolgung der Ausgaben zu gewährleisten. Das IRS schreibt vor, dass Sie alle Papierbelege und sonstigen Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren.
Was ist der beste Weg, die Ausgaben eines Unternehmens im Auge zu behalten?
- Eröffnen Sie ein Geschäftskonto
- Wählen Sie ein Buchhaltungsprogramm.
- Verbinden Sie Ihre Finanzinstitute
- Archivieren Sie Ihre Quittungen
- Überprüfen Sie Ihre Geschäftsausgaben
Wie verfolge ich Geschäftsausgaben automatisch?
So behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben:
- Richten Sie ein Firmenbankkonto ein.
- Wählen Sie ein geeignetes Buchhaltungssystem.
- Wählen Sie entweder Periodenabgrenzung oder Kassenbuchhaltung.
- Treten Sie Finanzinstituten bei.
- Beginnen Sie mit der korrekten Handhabung von Belegen.
- Protokollieren Sie schnell alle Ausgaben.
- Denken Sie darüber nach, eine Budgetierungssoftware zu verwenden.
Wie behalte ich als Selbstständiger den Überblick über die Ausgaben?
Ein Selbstständigenbuch, manchmal auch „Steuerbuch“ genannt, ist ein schicker Begriff für die Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Sie können Informationen in einem handschriftlichen „Hauptbuch“, einer Online-Tabelle oder einer Buchhaltungssoftware aufzeichnen.
Warum sollte ich Ausgaben verfolgen?
Das grundlegende Ziel der Ausgabenverfolgung besteht darin, ineffiziente Ausgabemuster in Ihrem Finanzleben zu erkennen und zu beseitigen. Darüber hinaus können Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen behalten und bessere Finanzpraktiken wie Sparen und Investieren fördern, indem Sie Ihre Kosten kontinuierlich im Auge behalten.
Zusammenfassung
Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben im Auge behalten, können Sie Ihre finanzielle Situation besser verstehen. Ergreifen Sie daher die entsprechenden Maßnahmen, um sicherzustellen, dass eine Ausgabe nicht übersehen wird. Durch die Führung eines organisierten Ausgabenprotokolls können Sie intelligentere Finanzentscheidungen treffen und sich für Steuererleichterungen und andere finanzielle Unterstützung für Unternehmen qualifizieren.
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Bibliographie
