Da Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) in den letzten Jahren an Popularität gewonnen. In diesem Blog gehen wir darauf ein, was Geschäftsprozessautomatisierung ist, warum sie nützlich ist und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Da es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, Abläufe zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen unverzichtbar geworden. Darüber hinaus kann ein Unternehmen stark von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren, die die Produktivität steigern, Kosten senken, die Qualitätssicherung verbessern und die Agilität erhöhen kann. Die Bedürfnisse, Finanzen und das technische Know-how Ihres Unternehmens spielen alle eine Rolle bei der Auswahl der besten Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Geschäftsautomatisierung
Ein Unternehmen verwendet einen Geschäftsprozess, bei dem es sich um eine Sammlung verwandter Aufgaben oder Aktivitäten handelt, um eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel auszuführen. Es handelt sich um eine gut organisierte, wiederholbare Reihe von Aktionen, die Eingaben akzeptiert, Ergebnisse generiert und häufig mehrere Interessengruppen umfasst, darunter Partner, Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Geschäftsprozesse werden erstellt, um eine Organisation dabei zu unterstützen, ihre Ziele methodisch und effektiv zu erreichen.
Der Einsatz modernster Technologie zur Automatisierung routinemäßiger Geschäftsabläufe wird als Business Process Automation (BPA) bezeichnet. Dateneingabe, Berichterstellung, Terminplanung sowie Kommunikation sind einige Beispiele für diese Aufgaben. BPA zielt darauf ab, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und das Niveau von Waren und Dienstleistungen zu verbessern.
Die Verwendung von Software zur Reduzierung und Verbesserung des menschlichen Aufwands innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses wird als Geschäftsprozessautomatisierung bezeichnet. Das Hauptziel von BPA ist es, so viele Prozesskomponenten wie möglich zu automatisieren, da jeder Prozess aus einer Vielzahl von Aufgaben und Arbeitsabläufen besteht.
Darüber hinaus umfasst der Automatisierungsprozess die Bestimmung, welche Aufgaben automatisiert werden können, und die Erstellung eines Arbeitsablaufs, der von einem Computerprogramm oder einem Netzwerk verbundener Systeme ausgeführt werden kann. Nachdem der Workflow erstellt ist, wird er getestet, weiter verwendet und die Mitarbeiter werden im Umgang mit dem neuen System eingewiesen.
BPA ist in einer Vielzahl von Bereichen zu finden, darunter Management, Dateneingabe, Kundenservice, HR-Prozesse, Marketing und Vertrieb.
Häufig automatisierte Prozesse
- Push-Benachrichtigungen sowie E-Mail
- Helpdesk-Support
- Fallstudien für Kunden erstellen
- Sammeln und Verschieben von Daten
- Sicherung und Wiederherstellung
- Antrag auf Urlaub des Arbeitnehmers
- Einkauf
- Call-Center-Betrieb
- Kundenaufträge
- Verfolgen Sie Stunden und Anwesenheit
- Payroll
- Fakturierung
- Kollektionen
- Produkteinführungen
- Blei pflegen
Arten der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)
# 1. Roboter-Prozessautomatisierung (RPA)
RPA ist eine Art der Geschäftsprozessautomatisierung, die sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben mithilfe von Software-Robotern oder Bots automatisiert. Diese Bots können so programmiert werden, dass sie eine Vielzahl von Aufgaben ausführen, darunter Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung und Auftragserfüllung. RPA kann die Produktivität steigern, Fehler reduzieren und die Genauigkeit für Unternehmen verbessern. RPA-Bots können auch so eingerichtet werden, dass sie kontinuierlich arbeiten, was es Unternehmen ermöglicht, riesige Datenmengen schnell und effektiv zu verarbeiten.
# 2. Business Process Management (BPM)
Das Modellieren, Analysieren sowie Optimieren von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Softwarewerkzeugen ist ein Bestandteil der Geschäftsprozessautomatisierung oder BPM. BPM kann Unternehmen außerdem dabei unterstützen, betriebliche Ineffizienzen, Engpässe und potenzielle Verbesserungsbereiche zu lokalisieren. BPM kann Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
# 3. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML)
Natural Language Processing, Sentiment Analysis und Predictive Analytics sind Beispiele für komplexe Aufgaben, die mit KI und ML automatisiert werden können. Unternehmen können mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen ihre Effizienz, das Kundenerlebnis sowie die Entscheidungsfindung verbessern. Für den Kundenservice können Unternehmen Chatbots automatisieren, sodass Kunden schnelle Antworten auf ihre Fragen erhalten, ohne dass eine menschliche Interaktion erforderlich ist.
# 4. Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Automatisierung des Austauschs von Aufgaben und Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen oder Personen mithilfe von Softwaretools. Diese Workflow-Automatisierung kann Unternehmen weiter dabei helfen, manuelle Arbeit zu reduzieren, die Teamarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Workflow-Automatisierung kann beispielsweise von Unternehmen genutzt werden, um den Genehmigungsprozess für Bestellungen und Spesenabrechnungen zu beschleunigen.
So automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
#1. Identifizieren Sie die zu automatisierenden Prozesse
Die Auswahl, welche Ihrer Geschäftsprozesse automatisiert werden können, ist der erste Schritt im Automatisierungsprozess. it Beginnen Sie im Wesentlichen damit, Ihre aktuellen Prozesse zu untersuchen, um die Aktivitäten zu identifizieren, die sich wiederholen, zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Diese Aufgaben sind ideal für die Automatisierung.
#2. Workflow-Definition
Das Definieren des Workflows erfolgt, nachdem Sie festgelegt haben, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Dazu müssen die Schritte des Prozesses skizziert und seine Eingaben, Ausgaben und Wendepunkte herausgefunden werden. Auf diese Weise können Sie außerdem zwischen Aufgaben unterscheiden, die automatisiert werden können, und solchen, die eine menschliche Beteiligung erfordern.
#3. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge aus
Bei der Auswahl des idealen Automatisierungstools für Ihr Unternehmen ist es unerlässlich, eine kluge Wahl zu treffen. Von einfachen Tools zur Aufgabenautomatisierung bis hin zu ausgefeilter Business Process Management (BPM)-Software gibt es eine Vielzahl von Automatisierungstools auf dem Markt. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des passenden Tools den von Ihnen benötigten Automatisierungsgrad und die Komplexität Ihrer Prozesse.
#4. Erstellen und erstellen Sie die Automatisierung
Die Konzeption und Entwicklung der Automatisierung ist der nächste Schritt nach der Auswahl der geeigneten Tools. Um dies zu erreichen, muss das Tool so konfiguriert werden, dass es die vorgesehenen Aufgaben automatisiert und in andere Organisationssysteme integriert werden kann. Darüber hinaus kann dieser Schritt, je nachdem, wie kompliziert Ihre Prozesse sind, auch die Einbeziehung einer Gruppe von Entwicklern erfordern.
#5. Testen und verbessern
Jedes Automatisierungsprojekt muss das Testen als entscheidenden Schritt beinhalten. Nachdem Sie die Automatisierung erstellt haben, testen Sie sie gründlich, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktioniert. In diesem Schritt können Sie Tests mit Dummy-Daten durchführen, Fehler suchen und beheben und die Automatisierung verfeinern, bis sie Ihren Anforderungen entspricht.
# 6. Angestellten Training
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist der nächste Schritt, nachdem Sie die Automatisierung getestet und verbessert haben. Dazu gehört, ihnen den Umgang mit der Automatisierung beizubringen, ihnen Dokumentationen und Schulungsmaterialien zur Verfügung zu stellen und sicherzustellen, dass sie ihre Vorteile verstehen.
# 7. Auswertung der Leistungsüberwachung
Sobald die Automatisierung eingerichtet ist, überprüfen und bewerten Sie regelmäßig ihre Leistung. Auf diese Weise können Sie Probleme oder Verbesserungspotenziale erkennen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung weiterhin Ihren Anforderungen entspricht.
Benefits der Geschäftsautomatisierung
#1. Verbesserte Effizienz
BPA kann zur Prozessvereinfachung beitragen und Durchlaufzeiten verkürzen, indem sich wiederholende und manuelle Aufgaben automatisiert werden. Dadurch können Kosteneinsparungen durch höhere Produktivität und Effizienz erzielt werden.
#2. Kostensparende Maßnahmen
Durch die Automatisierung von Prozessen, die sonst eine menschliche Beteiligung erfordern würden, kann BPA zur Kostensenkung beitragen. Dies kann zu geringeren Arbeitskosten, weniger Fehlern und einer besseren Qualitätskontrolle führen.
#3. Kürzere Reaktionszeiten
Auch die Reaktionszeiten können mit Hilfe von BPA verkürzt werden, indem Genehmigungs- und Kommunikationsverfahren automatisiert werden. Dies kann Unternehmen dabei unterstützen, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren und Probleme rechtzeitig zu lösen.
#4. Prozessvereinfachung
Vereinfachte Prozesse sind einer der wunderbaren Vorteile eines Prozessautomatisierungssystems. Im Wesentlichen wird die Eliminierung verschwenderischer Aktivitäten und Konzentration durch klare Verantwortlichkeiten, anpassbare Benachrichtigungen, wertvolle Einblicke und schnellere Bearbeitungszeiten vereinfacht.
# 5. Verbesserungen im Datenmanagement
Dateneingabe, -speicherung und -abruf können alle mit BPA automatisiert werden, um die Datenverwaltung zu unterstützen. Das Treffen besserer Geschäftsentscheidungen kann das Ergebnis genauerer und vertrauenswürdigerer Daten sein.
# 6. Eine bessere Verteilung der Ressourcen
Durch die Automatisierung von Aufgaben des Ressourcenmanagements wie Zeitplanung und Kapazitätsplanung kann BPA Unternehmen auch dabei unterstützen, Ressourcen effizienter zuzuweisen.
#7. Betriebseinheitlichkeit
Jedes Mal, wenn Sie einen Geschäftsprozess automatisieren, können Sie sich auf einen konstanten Ergebnisstandard verlassen. Indem Sie Ihr Unternehmen als zuverlässig positionieren, kann Ihnen die Standardisierung dabei helfen, mehr Kunden zu gewinnen.
# 8. Verbessertes Kundenerlebnis
BPA kann das Kundenerlebnis verbessern, indem es die Arbeitsbelastung der Kundendienstmitarbeiter verringert und gleichzeitig die Reaktionszeiten durch die Automatisierung von Kundendienstaufgaben wie Ticketing-Systemen und Chatbots verbessert.
Nachteile der Geschäftsautomatisierung
#1. Implementierungskosten
Die meisten Tools zur Geschäftsautomatisierung kosten eine einmalige Einrichtungsgebühr und eine monatliche Abonnementgebühr für die Nutzung.
#2. Bedarf an qualifiziertem Personal
Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter sind erforderlich, um sie bei der Verwendung neuer Automatisierungstools zu unterstützen. Daher kann dies einen erheblichen Zeit- und Arbeitseinsatz erfordern.
#3. Sicherheitsprobleme
Die Erfassung von Geschäftsdaten ist eine entscheidende Komponente der modernen Geschäftsautomatisierung. Dies kann die Anfälligkeit Ihrer Daten für Sicherheitsverletzungen und böswillige Angriffe erhöhen, obwohl es Effizienz und datengesteuerte Entscheidungen fördert. Digitale Automatisierungssysteme können die Daten Ihres Unternehmens Hackern und anderen Angriffen von außen aussetzen, wenn sie nicht ordnungsgemäß gesichert sind.
Beispiele für Geschäftsautomatisierung
#1. Humanressourcen
HR-Experten können Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen, indem sie HR-Verfahren wie Einstellung, Leistungsbewertung und Gehaltsabrechnung automatisieren. Viele Unternehmen automatisieren diese Prozesse mithilfe von BPA-Tools und geben HR-Experten somit mehr Zeit für wichtigere Projekte.
# 2. Kundendienst
Die Automatisierung von Kundendienstprozessen wie Ticketsystemen, Chat-Support und Telefonsupport ist mit Hilfe von Chatbots und anderen Automatisierungstools möglich. Dies verbessert nicht nur die Reaktionszeiten, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis.
#3. Herstellung
Die Automatisierung wird verwendet, um Herstellungsverfahren wie Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung und Qualitätskontrolle zu verbessern. Fertigungsunternehmen können auch die Genauigkeit, Konsistenz und Produktivität steigern, indem sie diese Prozesse automatisieren.
#4. Buchhaltung
Zu den automatisierbaren Buchhaltungsaufgaben gehören die Kreditorenbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung und die Finanzberichterstattung. Darüber hinaus kann dies dazu beitragen, die Genauigkeit zu verbessern, Fehler zu verringern und Zeit zu sparen. Um diese Prozesse zu automatisieren, verwenden viele Unternehmen BPA-Tools wie Buchhaltungssoftware.
#5. Dateneingabe und -verwaltung
Die Dateneingabe und -verwaltung kann durch den Einsatz von Softwaretools automatisiert werden, was den Arbeitsaufwand und das Fehlerrisiko reduziert. Dazu gehören auch Aktionen wie das Erfassen von Bestellungen, das Bearbeiten von Rechnungen und das Verwalten von Kundendaten.
#6. Bestandsverwaltung
Mithilfe von Computerprogrammen, die Lagerbestände verfolgen, Bestellungen automatisch verarbeiten und Lagerbestände verwalten, kann die Bestandsverwaltung automatisiert werden. Dies kann Unternehmen auch dabei helfen, Fehlbestände und Überbestände zu reduzieren und die Produktivität und Rentabilität zu steigern.
Software zur Geschäftsautomatisierung
Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ermöglicht es Unternehmen, manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, Arbeitsabläufe neu zu strukturieren und Abläufe zu verbessern. Diese Softwareprogramme bieten eine Vielzahl von Funktionen, darunter Drag-and-Drop-Workflow-Builder, Aufgabenzuweisung und -verfolgung, Echtzeitberichte und -analysen sowie Integrationen mit anderen Softwareprogrammen.
Die Technologie, die zum Planen, Ausführen und Nachverfolgen der Prozessautomatisierung verwendet wird, wird als Business Process Automation Software (oder einfach BPA-Software) bezeichnet. Weitere Namen dafür sind BPA-Tool, BPA-Plattform und BPA-Lösung.
Zu berücksichtigende Faktoren bei der Auswahl von BPA-Software
#1. Aufgabenmanagement
Aufgabendelegation, Termin- und Erinnerungseinstellung sowie Fortschrittsüberwachung in Echtzeit sollten mit der Software möglich sein. Darüber hinaus muss es Benachrichtigungen und Warnungen versenden, um alle auf dem Laufenden zu halten und den Zeitplan einzuhalten.
#2. Datenanalyse und Berichterstattung
Ebenso wichtig ist es, nach BPA-Software zu suchen, die eine gründliche Analyse Ihrer Prozesse bietet, einschließlich Zykluszeit, Engpässe und Compliance. Um Ihnen dabei zu helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, sollte die Software es Ihnen ermöglichen, Berichte und Dashboards zu erstellen, die vollständig anpassbar sind.
#3. Unterstützung und Schulung
Wählen Sie eine BPA-Software, die umfassenden Kundensupport bietet, wie z. B. Schulungsmaterialien, Benutzerhandbücher und ein spezialisiertes Support-Team. Um mit den neuesten Markttrends und Best Practices Schritt zu halten, sollte die Software auch häufige Updates und neue Funktionen bieten.
# 4. Integration
Idealerweise lässt sich Ihre BPA-Software in andere Anwendungen integrieren, die Sie bereits verwenden, wie Projektmanagement, CRM und ERP.
Im Folgenden sind einige der besten Software für die Geschäftsautomatisierung aufgeführt:
# 1. Wrike
Ein BPA-Tool namens Wrike bietet Funktionen für Zusammenarbeit, Workflow-Automatisierung und Projektmanagement. Es bietet Echtzeitberichte, anpassbare Workflows und Systemintegrationen mit verschiedenen Anwendungen.
# 2. Zoho Schöpfer
Eine Low-Code-Plattform namens Zoho Creator ermöglicht es Unternehmen, einzigartige Web- und Mobilanwendungen zu erstellen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Daten zu verwalten.
# 3. Microsoft Power Automatisieren
Eine Cloud-basierte Automatisierungsplattform namens Microsoft Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) ermöglicht es Unternehmen, automatisierte Workflows zu erstellen und diese mit anderen Microsoft-Produkten zu integrieren.
# 4. Zapier
Mit Hilfe der cloudbasierten Automatisierungsplattform Zapier können Unternehmen Prozesse rationalisieren und sich mit anderer Software verbinden.
# 5. IBM Automatisierung
Eine Cloud-basierte Automatisierungsplattform namens IBM Automation ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und sie mit anderen IBM-Anwendungen zu integrieren.
Was sind die verschiedenen Arten der Geschäftsautomatisierung?
- Automatisierung von Prozessen
- Integrationsautomatisierung
- Basisautomatisierung
- Artificial Intelligence
- Roboter-Prozessautomatisierung
Was sind die 4 Phasen der Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht aus vier Phasen: Analyse, Implementierung, Integration sowie Wartung und Support.
Was sind drei Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
- Kundenservice
- Data Entry
- Fertigung
Warum sollten kleine Unternehmen automatisieren?
Dies erleichtert die Aufzeichnung jeder Kundeninteraktion und kann den Kundenservice verbessern. Sie können Leads und Verkaufsberichte erstellen und organisieren, indem Sie Ihr CRM automatisieren. Es erleichtert auch die Überwachung von Kundenbindungsprogrammen, Rechnungen und Kundenzufriedenheitsbewertungen.
Welche Teile eines Unternehmens können automatisiert werden?
- Data Entry
- Auftragsabwicklung
- Kundenservice
- Marketing
- Sales
- Buchhaltung
- Fertigung
- Lieferkette und Einzelhandel
- Personal
Zusammenfassung
Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen nutzen die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), um die Effizienz zu verbessern und die Expansion voranzutreiben. Daher wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen branchenübergreifend eingesetzt, um die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
Bei der Auswahl der besten BPA-Software ist es daher wichtig, die Bedürfnisse, Finanzen und das technische Know-how Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Software mit einem benutzerfreundlichen Workflow-Builder, effektiven Aufgabenverwaltungsfunktionen, Echtzeitberichten und -analysen, Integrationen mit anderen Softwaretools, Skalierbarkeit und gründlichem Support und Training sind das, wonach Sie suchen sollten. Unternehmen können sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren, die Wachstum und Innovation vorantreiben, indem sie sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Suche nach geeigneten Prozessen zur Automatisierung, die Auswahl der besten BPM-Tools und die Sicherstellung, dass die gesamte Organisation die Automatisierungsinitiative unterstützt, der Schlüssel zu einer erfolgreichen BPA-Implementierung sind. Unternehmen können die Leistungsfähigkeit von BPA nutzen, um ihre Abläufe zu transformieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit in der heutigen dynamischen Geschäftsumgebung durch sorgfältige Planung, Implementierung und Überwachung aufrechtzuerhalten.
Ähnliche Artikel
- AUTOMATISIERUNG DES KUNDENSERVICE: Best Practices
- WORKFLOW-AUTOMATION: Definition, Schritt, Software, Nutzen & Marketing
- Vertriebsautomatisierung: Bedeutung, Plattformen und Vorteile
- AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN: Definition und Top-Software-Tools
- Workflow-Management-Software: Top-Optionen im Jahr 2023
Bibliographie
