Die Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter in einer Organisation sollte auf der Liste aller Manager stehen, und eine der zahlreichen Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist das Praktizieren von Abwesenheitsmanagement.
Die Einführung eines effizienten Abwesenheitsmanagementsystems zur Eindämmung von Fehlzeiten wird der Organisation zugute kommen, insbesondere wenn Arbeitgeber ihre Abwesenheitsmanagementrichtlinie so festlegen, dass Mitarbeiter dabei unterstützt werden, sich Zeit für die Arbeit zu nehmen, wenn ihre Gesundheit es erfordert, und es ihnen ermöglichen, zurückzukehren, wenn sie können.
Was beinhaltet Absenzenmanagement also noch? Sehen wir uns das Abwesenheitsmanagement, seine Richtlinien, Vorteile und Systeme an.
Was ist Abwesenheitsmanagement?
Das Abwesenheitsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Produktivität einer Belegschaft. Arbeitgeber verwenden Richtlinien, Verfahren oder Programme, um die Abwesenheit von Mitarbeitern zu reduzieren, zu verhindern, dass sich Mitarbeiter gegenseitig in die Quere kommen, und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern.
Außerdem muss ein Gleichgewicht gefunden werden zwischen der Unterstützung von Arbeitnehmern, die aufgrund von Krankheit, Verletzung oder unvermeidbaren Situationen ihre Arbeit versäumen, und der Bestrafung von Arbeitnehmern, deren Fehlzeiten verdächtig oder übermäßig sind.
Was ist die Abwesenheitsmanagementrichtlinie?
Unternehmen sollten einfache Richtlinien haben, die den Mitarbeitern ihre Rechte und Pflichten erklären, wenn sie nicht arbeiten. Diese Richtlinie sollte auch die Geschäftsziele und die Kultur des Unternehmens unterstützen.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihre Arbeitnehmer über alle Vorschriften über Krankheit oder Verletzung und Arbeitsunfähigkeit zu informieren, einschließlich aller Vorschriften über Krankengeld.
Die Richtlinie sollte Folgendes enthalten:
- Einzelheiten zu den Bedingungen des vertraglichen Krankengeldes und deren Verhältnis zum gesetzlichen Krankengeld.
- An wen und wann sich Mitarbeiter wenden sollten, wenn sie nicht zur Arbeit erscheinen können.
- Die Fristen für Mitarbeiter zum Ausfüllen des Selbstauskunftsformulars.
- Informationen, wann Beschäftigte ihre ärztliche Eignungsbescheinigung einreichen müssen.
- Wie viele Überprüfungs- oder Auslösepunktsysteme der Arbeitgeber möglicherweise bei der Arbeit verwendet
- Ein Wiedereinstiegsgespräch.
- Information der Mitarbeiter darüber, welche Änderungen notwendig sein könnten, um ihnen zu helfen, so schnell wie möglich wieder an den Arbeitsplatz zurückzukehren.
Was sind die Bestandteile des Abwesenheitsmanagements?
Das Abwesenheitsmanagement ist für das Personalmanagement eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da es sich darauf konzentriert, die Abwesenheit von Mitarbeitern zu reduzieren, Unterbrechungen der Belegschaft zu vermeiden und die Produktivität zu maximieren.
Die Komponenten und Best Practices eines effektiven Abwesenheitsmanagements sind:
#1. Abwesenheitsrichtlinie
Eine gut definierte Abwesenheitsrichtlinie ist unerlässlich, um die Erwartungen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern bezüglich der Freistellung von der Arbeit zu klären.
Die Richtlinie sollte die zulässigen Arten von Abwesenheiten, die Methode für die Beantragung von Freizeit, den Genehmigungsprozess und Disziplinarmaßnahmen für häufige unentschuldigte Abwesenheiten oder Verspätung enthalten.
#2. Kommunikation
Die häufige Kommunikation mit Mitarbeitern über Richtlinien zum Abwesenheitsmanagement trägt dazu bei, die Abwesenheit von Mitarbeitern effektiver zu verwalten.
Das Teilen von Richtlinien für Urlaubsanträge während der Einarbeitung von Mitarbeitern und die regelmäßige Stärkung der Richtlinien können Bewusstsein schaffen und Fehlzeiten minimieren.
#3. Management-Training
Die Schulung von Managern über Unternehmensrichtlinien und bundesstaatliche und staatliche Vorschriften ermöglicht es ihnen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern konsistent und genau zu bearbeiten.
Diese Schulung sollte Compliance-Anforderungen und Aufzeichnungspflichten beinhalten.
#4. Verbesserte Tracking-Funktionen
Die Verwendung von Abwesenheitsverwaltungssoftware oder einer ausgelagerten HR-Lösung, die in die Gehaltsabrechnung integriert ist, kann dabei helfen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern effizienter zu verfolgen als manuelle Prozesse.
Workforce-Management-Software kann auch Urlaubsanträge von Mitarbeitern verwalten, Anwesenheitstrends verfolgen und rechtzeitige Eingriffe ermöglichen.
#5. Self-Service-Tools
Die Befähigung von Mitarbeitern mit Self-Service-Tools, Urlaub zu beantragen, ihren Urlaubskalender anzuzeigen, den Arbeitsplatzschutz zu überprüfen und ihren aktuellen Urlaub zu verwalten, kann die Compliance-Bemühungen unterstützen und die Mitarbeitererfahrung verbessern
#6. Wellness-Initiativen
Die Implementierung von Wellnessprogrammen, internen medizinischen Diensten und flexiblen Arbeitsumgebungen kann dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren und das Engagement, die Produktivität und die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern.
Durch die Implementierung dieser Komponenten können Unternehmen ihre Belegschaft besser verwalten, die Mitarbeitererfahrung verbessern und die Einhaltung relevanter Vorschriften aufrechterhalten.
Was ist das Ziel des Abwesenheitsmanagements?
Das Ziel des Abwesenheitsmanagements besteht darin, die Abwesenheit von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation zu regeln, die Einhaltung von Bundes- und Landesurlaubsgesetzen zu unterstützen und ein produktives und effizientes Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Manager müssen ein Abwesenheitsmanagementsystem einrichten, das gut funktioniert und einfach zu bedienen ist, um Fehlzeiten zu reduzieren und so weit wie möglich zu verhindern.
Um dieses Ziel zu erreichen, umfasst das Abwesenheitsmanagement Folgendes:
- Erstellen Sie klare und gut kommunizierte Richtlinien und Verfahren
- Bieten Sie Managementschulungen an, um Managern dabei zu helfen, mit dem Urlaub der Mitarbeiter umzugehen
- Verbessern Sie die Tracking-Funktionen durch Software, um die Datenerfassung und -analyse zu vereinfachen.
- Implementieren Sie Self-Service-Tools, mit denen Mitarbeiter ihre Abwesenheit verwalten und nachverfolgen können.
- Fördern Sie die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
- Verfolgen und überwachen Sie regelmäßig Abwesenheiten, führen Sie Überprüfungen durch und beheben Sie alle zugrunde liegenden Probleme, die zur Abwesenheit von Mitarbeitern beitragen.
Was sind die Vorteile des Abwesenheitsmanagements?
Die Verwaltung der Abwesenheit von Mitarbeitern ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Produktivität aufrechtzuerhalten, einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.
Einige der Vorteile der Verwaltung von Abwesenheiten sind:
#1. Weniger Fehlzeiten
Effektive Richtlinien und Verfahren für das Abwesenheitsmanagement können dazu beitragen, unbefugte und ungeplante Abwesenheiten zu reduzieren, eine bessere Personalplanung zu gewährleisten und Unterbrechungen des täglichen Betriebs zu minimieren.
#2. Verbesserte Moral und Engagement der Mitarbeiter
Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen und wertschätzen, engagieren sie sich eher für ihre Arbeit und nehmen wahrscheinlich keine ungeplanten Beurlaubungen.
#3. Besseres Workload-Management
Proaktives Abwesenheitsmanagement ermöglicht eine bessere Planung und Verteilung der Arbeitsbelastung unter den Teammitgliedern, reduziert das Burnout-Risiko und hält die Produktivität aufrecht.
#4. Verbesserte Compliance
Ein effektives Abwesenheitsmanagement kann Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche und behördliche Anforderungen wie den Family and Medical Leave Act (FMLA) in den Vereinigten Staaten einzuhalten.
#5. Kosteneinsparungen
Durch die Reduzierung von Fehlzeiten und die Verbesserung der Produktivität können Unternehmen die mit der Abwesenheit von Mitarbeitern verbundenen Kosten wie Produktivitätsverlust, Überstundenvergütung und Zeitarbeit einsparen.
#6. Optimierte Prozesse
Ein Abwesenheitsmanagementsystem kann dazu beitragen, abwesenheitsbezogene Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren, Zeit zu sparen und den Verwaltungsaufwand für HR-Teams zu verringern.
#7. Datengesteuerte Entscheidungsfindung
Abwesenheitsmanagement-Software kann wertvolle Daten und Einblicke in Abwesenheitstrends und -muster liefern, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, potenzielle Probleme erkennen und Strategien zu deren Bewältigung entwickeln können.
Arten von Abwesenheitsmanagementsystemen
- Frontline Education Absence Management (AESOP)
- Hauptabwesenheitsmanagement
- Matrix-Abwesenheitsmanagement
Was ist Frontline Education Absence Management?
Frontline Education Absence Management, früher AESOP genannt, ist das am besten automatisierte System für die Verwaltung von Abwesenheiten und die Suche nach Ersatzlehrern in den Vereinigten Staaten. Über 4,000 Schulbezirke nutzen es.
Darüber hinaus benötigt Aesop als Software as a Service (SaaS) keine Hardware, Software oder Telefonleitungen innerhalb des Bezirks für das Abwesenheitsmanagement. Stattdessen können alle Mitarbeiter jederzeit und überall per Telefon oder Internet auf den Service zugreifen.
Frontline Education Absence Management (früher AESOP) sammelt viele Daten, die verwendet werden können, um die Abwesenheit von Mitarbeitern besser zu verwalten, und spart viel Zeit bei manuellen Unteranrufen. Außerdem reduziert Aesop den Zeitaufwand für die Dateneingabe durch die Integration mit anderen Programmen.
Frontline Education Absence Management (früher AESOP) bietet:
- Qualifizierten Ersatz finden
- Erkennen von Trends zur Verbesserung der Anwesenheit der Mitarbeiter
- Einfache Datenintegration mit anderen Softwareanbietern
- Vertretungsplanung verwalten
Frontline Absence Management (AESOP) bietet auch eine mobile App mit verschiedenen Funktionalitäten für Administratoren, Stellvertreter und Mitarbeiter.
Wie erstelle ich eine Abwesenheit in Frontline?
Um eine Abwesenheit auf Frontline zu erstellen, können Sie die mobile Frontline-App verwenden, die für Kunden von Frontline Absence & Time verfügbar ist, die die erweiterte Funktionalität der Frontline Insights-Plattform nutzen.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Abwesenheit mit der mobilen App:
Sie können eine neue Abwesenheit über eine von zwei Optionen in der App erstellen. Klicken Sie auf der Startseite auf „Abwesenheiten heute“, rufen Sie das Menü auf und wählen Sie die Option „Abwesenheiten“. Drücken Sie auf dieser Seite die Schaltfläche „+“.
#2. Abwesenheitserstellungsschritte
Diese Auswahl öffnet Schritt 2 des Abwesenheitserstellungsprozesses. Von hier aus wählen Sie einen Abwesenheitsgrund aus und drücken dann den Pfeil in der unteren rechten Ecke, um fortzufahren.
#3. Datum
Wählen Sie ein Datum (oder einen Datumsbereich) aus dem Kalender aus und drücken Sie den Pfeil unten rechts, um fortzufahren.
#4. Dauer
Wählen Sie aus einer Liste von Zeitrahmen, die „Ganzer Tag“, „Halber Tag morgens“, „Halber Tag nachmittags“ und/oder „Benutzerdefiniert“ enthalten. Wenn Sie die Option „Benutzerdefiniert“ auswählen, können Sie das Stiftsymbol neben den Start- und Endzeiten auswählen, um den alternativen Zeitrahmen anzugeben.
#5. Ersatz
Sie sehen eine Eingabeaufforderung, um festzustellen, ob ein Ersatz benötigt wird. Wählen Sie je nach den Anforderungen Ihrer Position die Option „Ja“ oder „Nein“ und drücken Sie den Rechtspfeil, um fortzufahren.
#6. Übersichtsseite
Die abschließende Zusammenfassungsseite bietet einen Überblick über die von Ihnen getroffene Auswahl. Dazu gehören der Ort, der Grund der Abwesenheit, der Zeitraum und die Bestätigung, ob eine Vertretung erforderlich ist. Sie können auch eine persönliche Notiz an den Administrator hinzufügen, bevor Sie die Abwesenheit übermitteln.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Abwesenheit senden“, um die Abwesenheitsanfrage zu erstellen. Die App zeigt die Abwesenheitsdetails an, wenn Sie die Option „Abwesenheit anzeigen“ auswählen.
Überprüfen Sie diese Details nach Bedarf und klicken Sie auf „Bearbeiten“ (in der oberen linken Ecke), wenn Anpassungen vorgenommen werden müssen. Drücken Sie andernfalls unten auf die Schaltfläche „Home“, um zur Startseite zurückzukehren.
Wie melde ich mich bei Frontline Education an?
Um sich bei Frontline Education anzumelden, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Besuchen Sie die Anmeldeseite von Frontline Education unter login.frontlineeducation.com.
- Wenn Sie eine Frontline-ID haben, geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf „Anmelden“. Wenn Sie Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf „Benutzername vergessen“ oder „Passwort vergessen“, um Ihre Zugangsdaten wiederherzustellen.
- Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet, klicken Sie alternativ auf „Mit Organisations-SSO anmelden“ und befolgen Sie die Eingabeaufforderungen, um die Anmeldeinformationen Ihrer Organisation einzugeben.
Frontline Education bietet verschiedene Produkte und Dienstleistungen an, und der Anmeldevorgang kann je nach verwendetem Produkt leicht variieren.
Wie schreibt man eine Abwesenheitsnachricht?
Um eine überzeugende Abwesenheitsnachricht zu schreiben, die auch als Abwesenheitsnachricht (OOO) bezeichnet wird, sollten Sie die folgenden Komponenten enthalten:
- Professionelle Begrüßung: Beginnen Sie Ihre Nachricht mit einer höflichen und professionellen Anrede.
- Grund für die Abwesenheit: Optional können Sie Ihre Abwesenheit erwähnen. Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie es, zu viele persönliche Informationen preiszugeben.
- Abwesenheitsdaten: Geben Sie deutlich an, wann Sie abwesend sind und wann Sie zurückkehren.
- E-Mail-Zugang: Informieren Sie den Absender, wenn Sie während Ihrer Abwesenheit keinen oder nur eingeschränkten E-Mail-Zugriff haben.
- Geschätzte Reaktionszeit: Geben Sie ein voraussichtliches Datum an, an dem der Absender mit Ihrer Antwort rechnen kann.
- Alternativer Kontakt: Bieten Sie eine Anlaufstelle für dringende Anfragen oder Hilfestellungen.
Wie schreibe ich ein Abwesenheitsformular?
Um ein Abwesenheitsformular oder einen Abwesenheitsbrief zu schreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Geben Sie Ihre Adresse oben rechts auf der Seite oder oben links ein.
- Fügen Sie das Datum unter dem Briefkopf ein. Wenn Ihre Anfrage per E-Mail erfolgt, können Sie diesen Teil überspringen.
- Wenn Sie Ihre Anfrage per E-Mail senden, verwenden Sie einen geeigneten Betreff, z. B. „Beantragung der Beurlaubung“.
- Fügen Sie die Adresse Ihres Unternehmens ein paar Zeilen unter dem Datum hinzu. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, überspringen Sie diesen Schritt.
- Sprechen Sie Ihren Chef in einem formellen Brief korrekt an, z. B. „Sehr geehrter Herr Heinrich“ oder „Sehr geehrte Frau Hanna“.
- Geben Sie den Grund für Ihre Anfrage und die Daten an, an denen Sie arbeitslos sind.
- Seien Sie transparent und erklären Sie, warum Sie die angegebenen arbeitsfreien Tage benötigen. Dies minimiert mögliche Konflikte mit Ihrem Vorgesetzten und hilft ihm, Ihre Anfrage zu verstehen.
- Erklären Sie in Ihrem letzten Absatz, wie Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit abgedeckt wird, wie Sie Ihre Abreise so einfach wie möglich gestalten wollen und wie Sie im Notfall erreicht werden können.
- Schließen Sie Ihren Brief mit einer Wertschätzung für Ihren Job und Ihr Unternehmen ab und danken Sie Ihrem Chef für seine Aufmerksamkeit.
- Wenn Sie einen gedruckten Brief abgeben, fügen Sie eine handschriftliche Unterschrift hinzu. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie einfach Ihren Namen ein.
- Geben Sie eine Kopie Ihrer Anfrage an die Personalabteilung, da diese diese Informationen für Ihre persönlichen Unterlagen benötigt.
- Überprüfen Sie abschließend Ihre Anfrage, bevor Sie sie senden, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind und die Punkte klar sind
- Urlaubsregelung: Alles, was Sie wissen müssen
- SO RUFEN SIE ARBEITSLOS AN: Antrag auf Beurlaubung
- WORKFORCE MANAGEMENT (WFM): Definition und Funktionsweise
Bibliographie
