Faxen gibt es schon seit vielen Jahrzehnten. Traditionell wurden Faxgeräte zum Versenden von Geschäftskorrespondenz, einschließlich Büronotizen und Briefen, verwendet. Damals wurden Maschinen bevorzugt, weil sie schneller waren als die Post. Aber in der heutigen digitalen Welt haben Unternehmen traditionelle Faxverfahren durch Online-Faxe ersetzt.
Fortschritte in der Technologie ermöglichen es jetzt Unternehmen zum Senden und Empfangen von Faxen per E-Mail. Es hat das geschäftliche Faxen verbessert und es privater und sicherer gemacht. Obwohl mehrere Kommunikationskanäle wie SMS, Telefonanrufe und Social-Media-Messaging entstanden sind, die es Unternehmen ermöglichen, direkt mit Kunden in Kontakt zu treten, hat das Faxen seine Wirksamkeit bewahrt.
Aber die meisten Unternehmen müssen das Fax noch in ihre Geschäftsprozesse integrieren, eine Herausforderung, die zur Nutzung moderner Faxverfahren geführt hat.
Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, finden Sie hier fünf Vorgehensweisen, die Ihnen helfen können, die geschäftlichen Faxprozesse in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren:
#1. Elektronische Signaturen übernehmen
Eine effektive Möglichkeit, das Faxen zu rationalisieren, besteht darin, elektronische Signaturen in Ihre Geschäftsprozesse aufzunehmen. Online-Faxe ermöglichen es Unternehmen, digitale Signaturen zu erstellen, wann immer vertrauliche Dateien gesendet werden müssen. Da die Unterschriftenbilder ein professionelles Aussehen haben, erleichtern sie es, Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit zu demonstrieren.
Die Verwendung von elektronischen Signaturen auf eFax ermöglicht es Unternehmen, Zeit zu sparen. Traditionell mussten Unternehmen jedes an sie gesendete Dokument ausdrucken, bevor sie es signieren, scannen und erneut zurücksenden konnten. Online-Faxe haben dies alles geändert.
Die Verwendung von Faxservern ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zu signieren, ohne sie auszudrucken. Menschen, die viel unterwegs sind, werden diese Lösung als sehr komfortabel empfinden, vor allem, weil sie den gesamten Prozess auf ihrem Handy erledigen können.
Elektronische Signaturen bieten auch für hochsensible und vertrauliche Dokumente mehr Sicherheit als herkömmliche gedruckte Dokumente.
#2. Verwenden Sie Faxdienst-Apps
Eine der Vorgehensweisen, die Sie in Ihrem geschäftlichen Faxprozess optimieren können, ist das Faxen von Dienstanwendungen, die es Ihrem Team ermöglichen, das Faxsystem über ihre Formulare zu bedienen. Mit Faxdienst-Apps können Benutzer Faxe an ihre Telefone senden und empfangen, bevor sie sie an das Faxgerät übergeben.
Unternehmen, die die Verwendung von Faxdienst-Apps übernehmen, können beim Faxen Zeit sparen. Es muss ein ganzes Dokument gescannt, online hochgeladen und dann per E-Mail versendet werden. Stattdessen überträgt der Dienst Dokumente sofort, sobald sie im Vorlageneinzug empfangen und die Faxnummer des Empfängers eingegeben wurde.
Wenn große Dateien angehängt werden müssen, sollten Unternehmen erwägen, gesendete oder empfangene Dokumente hochzuladen, wenn es sich um große Dateien handelt. Das bedeutet, dass Sie, wenn Ihr Unternehmen Online-Faxe in seine Kommunikation integriert, die Nutzung von Cloud-basierten Diensten erkunden könnten, die die Übertragung von PDF- oder Bilddateien ermöglichen.
#3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Als papierlose Technologie ist das Online-Faxen eine notwendige Investition für jedes Unternehmen. Um es richtig auszuführen, müssen Unternehmen einen klaren Ausführungsplan erstellen, um den Übergang von einem papierbasierten zu einem papierlosen Büro zu steuern.
Neben der Anschaffung der notwendigen Ausrüstung sollte ein guter Ausführungsplan die Schulung der Mitarbeiter umfassen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter ist das Herzstück der Rationalisierung des Faxprozesses Ihres Unternehmens. Aber sie können die Online-Faxtechnologie nur übernehmen, wenn sie sich dazu befähigt fühlen. Ihre Mitarbeiter sollten gut geschult und für die Notwendigkeit der Übernahme der Praxis sensibilisiert werden.
Erwägen Sie die Entwicklung eines Schulungsprogramms, um ihnen dabei zu helfen, die Grundlagen des E-Faxens zu verstehen und die unterstützenden Tools richtig einzusetzen. Erwägen Sie, ihnen zu zeigen, wie Online-Faxe Arbeit. Sie können ihre Telefone und E-Mail-Adressen auch so konfigurieren, dass sie Faxe senden und empfangen können.
Indem Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, Online-Fax zu verwenden, kann Ihr Unternehmen alle hinter der Technologie mit einem guten Verständnis dafür gewinnen, warum das Unternehmen auf papierlose Technologie umsteigt.
#4. Hinzufügen eines Deckblatts zu Online-Faxen
Auch mit den technologischen Fortschritten in der heutigen Welt müssen Ihre Faxnachrichten ihre Professionalität bewahren. Online-Faxe werden per E-Mail gesendet und empfangen. Auch wenn E-Mails als professionelles Kommunikationsmittel durchgehen mögen, hinterlässt die Übermittlung von Dokumenten über diesen Kanal beim Empfänger wenig oder gar keinen Eindruck.
Sie können die Nachrichten, die Sie online faxen, hervorheben, indem Sie den Dokumenten, die Ihr Unternehmen versendet, ein Deckblatt hinzufügen. Es stellt sicher, dass Ihre Kommunikation einen positiven ersten Eindruck bei den Empfängern hinterlässt. Es hinterlässt ihnen auch wichtige Details über Ihr Unternehmen, einschließlich des Firmennamens, der Telefonnummer und der Adresse.
#5. Investieren Sie in eine gute Internetverbindung
Das Internet ermöglicht Benutzern die bequeme und sichere Übertragung von Dokumenten aus allen Teilen der Welt. Unternehmen müssen über eine gute Internetverbindung verfügen, um den Übertragungsprozess zum Senden und Empfangen von Online-Faxen zu bewältigen.
Ohne eine stabile Verbindung können Unternehmen nicht auf webbasierte Faxdienste zugreifen oder Dokumente an E-Mails anhängen. Obwohl das Senden dringender Faxe über eine schwache Internetverbindung möglich ist, benötigt Ihr Unternehmen eine stabile Verbindung, um umfangreiche ausgehende und eingehende Dateien zu übertragen.
#6. Archivieren Sie Faxdateien in der Cloud
Einer der Vorteile, die Online-Faxe Unternehmen bieten, besteht darin, dass das Drucken von Dokumenten reduziert oder eliminiert wird. Aber selbst bei der Übertragung digitaler Papiere müssen Unternehmen diese für zukünftige Referenzzwecke archivieren. Der beste Weg, eFax-Dateien zu archivieren, besteht darin, sie in einem Cloud-basierten Speicherplatz zu speichern. Die Verwendung von Cloud-basiertem Speicher hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
Dazu gehört, dass Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf archivierte Dokumente haben. Es ermöglicht ihnen auch, das Archiv zu durchsuchen und bei Bedarf Informationen abzurufen. Cloud-Speicher erleichtert Unternehmen auch das Senden und Empfangen großer Dateien, die möglicherweise nicht per E-Mail gesendet werden.
Abschließende Überlegungen
Das geschäftliche Faxen erfreut sich aufgrund des Komforts, den es Unternehmen bietet, großer Beliebtheit. Im Gegensatz zu herkömmlichen Faxen können Mitarbeiter beim Online-Fax jederzeit und überall Dokumente empfangen und senden. Es eliminiert effektiv die Notwendigkeit, zu warten, bis Sie ins Büro zurückkehren, um Dokumente zu senden oder zu empfangen. Diese Aspekte machen es für Unternehmen entscheidend, ihre Faxprozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten. Wenn Sie Ihren geschäftlichen Faxprozess verbessern möchten, wenden Sie die sechs oben beschriebenen Verfahren an.
