Wenn ein Unternehmen seine Zeit gut verwaltet, kann es Fristen erfolgreich einhalten, das Budget einhalten und erfolgreich sein. Sie müssen in der Lage sein, korrekte Aufzeichnungen zu führen, um dies zu erreichen. Aus diesem Grund sind Stundenzettel für jedes profitable Geschäft von entscheidender Bedeutung. Möchten Sie wissen, was eine Arbeitszeittabellenvorlage für Ihr Unternehmen leisten kann? Hier ist alles, was Sie brauchen, um zu beginnen.
Stundenzettel
Ein Arbeitgeber kann die Stunden verfolgen, die ein bestimmter Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, indem er eine Arbeitszeittabelle verwendet, bei der es sich um eine Datentabelle handelt. Arbeitszeittabellen wurden mit einer Vielzahl von Techniken aufgezeichnet, darunter Papier, Tabellenkalkulationssoftware und Internet-Zeiterfassungstools. Digitale Stundenzettel haben in den letzten Jahren papierbasierte ersetzt.
Anträge auf Stundenzettel
Anwendungen für Stundenzettel sind:
#1. Lohnabrechnung bearbeiten
Arbeitgeber können die Gehaltsabrechnung verarbeiten, indem sie Arbeitszeittabellen verwenden, um die Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Rückstellungen und Änderungen der Mitarbeiter zu verfolgen. Arbeitgeber können einen Workflow für die Genehmigung der Gehaltsabrechnung mithilfe von Softwaresystemen für Arbeitszeittabellen verfolgen. Probleme bei der Gehaltsabrechnung werden meistens durch ungenaue Dateneingabe verursacht.
#2. Stundenzettel für Kanzleien
Für Anwaltskanzleien ist es von entscheidender Bedeutung, genaue Aufzeichnungen über die Stunden der Mandanten und Informationen über die Dienstleistungen zu führen, die sie den Kunden erbringen. Arbeitszeittabellen helfen Anwaltskanzleien, Rechnungen basierend auf den Kundendienstzeiten im Auge zu behalten.
#3. Stundenzettel für Freelancer
Für unabhängige Auftragnehmer ist Zeit Geld. Da viele unabhängige Auftragnehmer Kunden stundenweise abrechnen, ist eine sorgfältige Zeiterfassung unerlässlich. Die Kenntnis der für Projekte aufgewendeten Zeit wird für Menschen, die an einem anderen Ort als ihren Kunden arbeiten, zu einer Herausforderung.
#4. Stundenzettel für Buchhalter
Die Effizienz, mit der Mitarbeiter ihre Zeit mit Kunden verbringen, bestimmt, wie profitabel Wirtschaftsprüfungsunternehmen sind. Hohe Einnahmen resultieren aus einer hohen Auslastung und Abrechenbarkeit. Mit Hilfe von Arbeitszeitnachweisen und Zeiterfassungssoftware können Wirtschaftsprüfungsunternehmen sowohl ihre Zeit als auch ihre Rechnungen verfolgen.
Vorteile von Stundenzetteln
Die Vorteile von Stundenzetteln sind:
#1. Minimieren Sie Zeitverschwendung
Arbeitszeittabellen können Ihnen zeigen, wo Sie Arbeitskraft verschwenden. Sie helfen Ihnen herauszufinden, welche Aufgaben länger dauern als sie sollten und wie Sie das Beste aus Ihrer Arbeit herausholen können.
#2. Bill wahrheitsgemäß
Mithilfe von Arbeitszeittabellen können Sie Kunden eine angemessene Rechnung stellen. Sie dienen dazu, Ihren Kunden zu demonstrieren, dass Sie ihre Projekte effektiv verwalten und ihr Geld nicht verschwenden. Arbeitszeittabellen sorgen dafür, dass Ihre Kunden den Status ihrer Projekte nicht ständig überprüfen müssen.
#3. Automatisieren Sie Ihre Abrechnung.
Unternehmen verwenden Arbeitszeittabellen, um Kunden erbrachte Dienstleistungen basierend auf abrechenbaren Stunden in Rechnung zu stellen. Durch die Automatisierung von Abrechnung und Rechnungsstellung können Sie Ihre Kosten senken. Auch der Umsatz kann durch die automatisierte Abrechnung steigen.
#4. Verbessern Sie das Projektmanagement
Arbeitszeittabellen sind in folgender Hinsicht überraschend wichtige Projektmanagement-Tools:
- Indem sie die für ein Projekt aufgewendete Zeit nachverfolgen, helfen sie bei der Bestimmung, ob eine Person basierend auf der Leistung für ein neues Projekt, eine neue Rolle oder einen neuen Job qualifiziert ist.
- Sie helfen dabei, Orte zu identifizieren, an denen ein Arbeitnehmer mehr Zeit als vorgesehen aufwendet und zusätzliche Schulungen benötigt.
- Sie sind nützlich, um die Gesamteffektivität Ihrer Bemühungen zu messen.
- Sie machen es einfach, die Arbeitsbelastung unter Gruppenmitgliedern zu verteilen, indem sie dabei helfen, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu bestimmen, die einem Projekt zugewiesen sind.
- Sie ermöglichen es Projektmanagern, den Überblick über die Entwicklung zu behalten und Verzögerungen vorherzusehen.
#5. Sparen Sie Geld für Ihr Unternehmen.
Dank Arbeitszeittabellen können Sie genau herausfinden, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten. Im Gegensatz dazu kann die Zeit, die Mitarbeiter im Vergleich zu den von ihnen erzielten Ergebnissen aufwenden, zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität verwendet werden.
Warum werden Stundenzettel verwendet?
Arbeitszeittabellen werden aus folgenden Gründen verwendet:
#1. Stellen Sie eine genaue Gehaltsabrechnung bereit
Die Berechnung einer genauen Gehaltsabrechnung ist die grundlegendste Anwendung von Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter. Dazu multiplizieren Sie die Gesamtzahl der während einer Woche geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn des Arbeitnehmers.
#2. Qualifikation prüfen
Um die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten, können Sie Arbeitszeittabellen verwenden, die Aufgaben innerhalb eines Projekts verfolgen (auch bekannt als Projektmanagement). Auf diese Weise können Sie feststellen, ob eine bestimmte Person für eine neue Aufgabe, Position oder Stelle qualifiziert ist.
#3. Priorisieren Sie Qualifikationen
Im Projektmanagement können Stundenzettel auch zeigen, ob ein Mitarbeiter Kompetenzen in einem Bereich gewinnt, der für anstehende Projekte nützlich sein könnte.
#4. Senden Sie Kundenrechnungen
Einer der wichtigsten Gründe für die Verwendung von Arbeitszeittabellen besteht darin, Kunden, die Ihre Dienste in Anspruch nehmen, mitzuteilen, wie viele Stunden Sie gearbeitet und wie viel Geld Sie verdient haben.
#5. Bewerten Sie den Schulungsbedarf
Arbeitszeittabellen zeigen oft, wenn ein Mitarbeiter länger als erwartet oder zugeteilt braucht, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Mit diesen Informationen können Sie Anweisungen anbieten, wo es erforderlich ist.
#6. Arbeitslasten organisieren
Sie können sehen, wo sich Ihre Mitarbeiter am meisten anstrengen, indem Sie sich ihre ausgefüllten Stundenzettel ansehen. Auf diese Weise können Sie die Arbeitsbelastung gerechter verteilen und die Produktivität steigern.
#7. Bewerten Sie die Wirksamkeit
Arbeitszeittabellen sind eine großartige Möglichkeit, um herauszufinden, welche Ihrer Aufgaben weniger produktiv sind als andere. Mit diesen Informationen können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Verfahren anzupassen und zu verbessern.
#8. Erstellen Sie eine Verlaufsdatenbank
Arbeitszeittabellen geben genaue Zahlen für häufige Aufgaben an, die als Leitfaden für zukünftige Projekte verwendet werden können. Bei den letzten drei Projekten haben Ihre Mitarbeiter zum Beispiel durchschnittlich vier Tage für Tests benötigt. Anschließend können Sie dieses Wissen nutzen, um die Kundenkommunikation zu verbessern.
So kontrollieren Sie die Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter
Der folgende Prozess sind Schritte zur Kontrolle der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter
#1. Beschreiben Sie die Bedeutung von Stundenzetteln.
Ohne Stundenzettel kann Ihr Unternehmen nicht funktionieren. Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, wie wichtig sie sind. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten Fragen, die wir von unseren Kunden erhalten.
#2. Richten Sie Richtlinien und Einschränkungen ein
Verlassen Sie sich nicht auf den Zufall oder die Vorstellung, dass sich der Prozess von selbst löst. Geben Sie klare Regeln und Richtlinien vor, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Stundenzettel von Anfang bis Ende ausfüllen. Wenn es um diese Regeln und Vorschriften geht, ist es besser, zu vorsichtig als nicht vorsichtig genug zu sein.
#3. Unterrichten Sie Ihr Team
Nachdem Sie Ihren Mitarbeitern erklärt haben, warum Arbeitszeittabellen wichtig sind, und die Regeln und Richtlinien festgelegt haben, nehmen Sie sich die Zeit, ihnen beizubringen, wie sie verwendet werden. Auch hier ist es am besten, so schnell wie möglich anzufangen, also denken Sie darüber nach, ein Stundenzettel-Tutorial in Ihr Onboarding-Verfahren zu integrieren.
#4. Zeit sortieren
In manchen Unternehmen bedeutet Zeiterfassung mehr als nur das Ein- und Ausstempeln zu Beginn und Ende des Arbeitstages. Innerhalb der größeren Zeitspanne, die ihr typischer Arbeitstag oder ihre Schicht ist, müssen Ihre Mitarbeiter möglicherweise die Zeit verfolgen, die sie mit der Arbeit an verschiedenen Aufgaben verbracht haben.
#5. Stundenzettel automatisieren.
Obwohl die Kategorisierung der Zeit Ihres Teams ein entscheidender Schritt im Gehaltsabrechnungsverfahren ist, fügt es auch eine weitere Ebene der Komplexität hinzu
Wenn es zu viele Kategorien gibt, können Ihre Mitarbeiter verwirrt sein, wie sie die einzelnen Zeitblöcke benennen sollen, oder sie vergessen möglicherweise, es überhaupt zu tun.
#6. E-Mail-Erinnerungen für Stundenzettel
Selbst wenn Ihre Mitarbeiter ihre Zeit gut im Auge behalten und kategorisieren, kann es den Gehaltsabrechnungsprozess ernsthaft verlangsamen, wenn sie vergessen, ihre Stundenzettel bis zum Fälligkeitsdatum abzugeben.
Versenden Sie einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum Erinnerungen an Stundenzettel, um zu verhindern, dass dies zu einem erheblichen Problem wird. E-Mail, Textnachrichten und Push-Benachrichtigungen sind die beliebtesten Methoden dafür.
#7. Akzeptieren Sie die Stundenzettel
Selbst mit den heutigen Computerlösungen kann es für Mitarbeiter immer noch schwierig sein, ihre Stundenzettel auszufüllen. Sie werden irren. Sie werden entweder versehentlich mehr Zeit hinzufügen, als sie sollten, oder sie werden die Zeit, die sie tatsächlich gearbeitet haben, nicht erwähnen.
Vorlage für Stundenzettel
Jedes Unternehmen kann eine Vorlage für Stundenzettel, ob digital oder in Papierform, verwenden, um die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu verfolgen. Die Verwendung von Vorlagen ist ein ausgezeichneter Ansatz, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Daten für jeden Zahlungszeitraum sammeln. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung von Zeiterfassungsvorlagen anstelle von Zeiterfassungssoftware oder einem Drittanbieterdienst.
So verwenden Sie Arbeitszeittabellen-Vorlagen
Die Benutzerfreundlichkeit und Benutzerfreundlichkeit von Arbeitszeitnachweisvorlagen stehen im Vordergrund. Beginnen Sie mit der Erfassung der Arbeitsstunden mithilfe einer Vorlage für Arbeitszeittabellen, indem Sie wie folgt vorgehen:
#1. Entscheiden Sie sich für eine Vorlage
Wählen Sie zuerst den Vorlagentyp, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Denken Sie über Dinge nach, wie lange Ihre Zahlungsperioden sind, wie viele Details Sie benötigen und welche Art von Beschäftigung Sie erfassen.
#2. Erstellen Sie eine Agenda.
Wählen Sie einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Uhrzeit aus, zu der Sie oder andere Mitarbeiter Ihre Stundenzettel ausfüllen. Viele Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, ihre Stundenzettel-Vorlage jeden Tag auszufüllen, wenn sie zur Arbeit kommen und wenn sie gehen.
#3. Überprüfen Sie die Details.
Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Informationen im richtigen Bereich eingegeben haben, wenn Sie Ihre Arbeitszeittabellenvorlage als Mitarbeiter ausfüllen. Wenn Sie beim Ausfüllen Ihrer Arbeitszeittabellenvorlage präzise sind, können Sie später vermeiden, Fehler zu machen. Diese Art von Arbeitszeittabellen wird am häufigsten verwendet, um die Zeit von Angestellten zu verfolgen, die die Standardarbeitswoche von 9 bis 5 Uhr haben. Diese Art von Arbeitszeittabellen wird am häufigsten verwendet, um die Zeit von Angestellten zu verfolgen, die die Standardarbeitswoche von 9 bis 5 Uhr haben.
#4. Vorlage für wöchentliche Stundenzettel
Die Anzahl der während einer Woche geleisteten Arbeitsstunden wird auf einem wöchentlichen Stundenzettel erfasst. Diese Art von Vorlage wird häufig von Schichtarbeitern mit unvorhersehbaren Zeitplänen oder unabhängigen Auftragnehmern verwendet, die für eine Vielzahl von Kunden arbeiten.
Kann ich Excel für Stundenzettel verwenden?
Ja, man kann Excel für Stundenzettel verwenden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Arbeitszeittabelle in Excel zu erstellen:
- Schritt 1: Formatieren Sie Ihre Tabelle.
- Schritt 2: Fügen Sie den Titel der Arbeitszeittabelle hinzu
- Schritt 3: Fügen Sie die erforderlichen Labels hinzu
- Schritt 4: Fügen Sie Labels für die Zeit hinzu
- Schritt 5: Fügen Sie den letzten Schliff hinzu
Was sollte ein Stundenzettel beinhalten?
Ein Standardarbeitsblatt, ob auf Papier oder in Software, verwendet ein Raster, um zu zeigen, wie viel Zeit jeden Tag für verschiedene Aufgaben und/oder Projekte aufgewendet wurde. Im Allgemeinen enthalten Arbeitszeittabellen die folgenden Details:
- Name des Arbeitnehmers
- Vollständig bezahlt
- Gearbeitetes Datum
- Täglich gearbeitete Stunden
- Gesamte wöchentliche Arbeitszeit
Sie können Mitarbeiter aber auch bitten, andere Informationen zu übermitteln, wie z. B. ihre ID-Nummer (falls relevant), Stundensatz, Überstunden, Mittagspausen, Kilometerstand, Urlaubszeit und mehr.
Zusammenfassung
Um ein Unternehmen effektiv zu führen, müssen Sie nachverfolgen, wie viele Stunden jede Person während eines Zahlungszeitraums arbeitet. Eine Arbeitszeitblattvorlage kann Ihnen dabei helfen, die Gehaltsabrechnung einheitlich und einfach zu verwenden. Arbeitnehmer, die nach Stunden bezahlt werden, verlassen sich häufig auf ihre Stundenzettel, um ihre Einnahmen zu verfolgen. Es ist hilfreich zu wissen, was Stundenzettel sind und wie man sie verwendet, egal ob Sie ein Stundenarbeiter, ein Lohnabrechnungsspezialist in einer Personalabteilung oder beides sind.
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Referenz
