Eine Führungskraft wird manchmal als nur so gut angesehen wie ihr Verwaltungsassistent, der auch als Verwaltungsfachmann, Assistent der Geschäftsführung, Sekretärin oder persönlicher Assistent bezeichnet wird.
Ein Verwaltungsassistent ist die „Augen und Ohren“ eines Unternehmens und erledigt die tägliche Verwaltung für eine oder mehrere Führungskräfte, ein Team oder ein Netzwerk. Sie haben einzigartige und aussagekräftige Einblicke in die Unternehmenskultur, Leistung und zukünftige Ausrichtung. In diesem Beitrag besprechen wir die Fähigkeiten, Bildungsanforderungen und das Gehalt eines Verwaltungsassistenten.
Wer ist Verwaltungsassistent?
Verwaltungsassistenten sind für die Durchführung und Leitung der täglichen Verwaltungsaufgaben einer Organisation verantwortlich. Diese kritische Funktion unterstützt das Management und/oder das Büropersonal durch die Beantwortung eingehender Mitteilungen, die Verteilung von Postkorrespondenz, die Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Archivierung, Drucken oder Fotokopieren, Dateneingabe und andere Ad-hoc-Aufgaben.
Verwaltungsangestellte sind für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens, Teams oder Büros äußerst wichtig. Ein Verwaltungsassistent ist für viele Organisationen oft die erste Einstellung außerhalb des Gründungsteams, wobei sich viele CEOs auf die Fähigkeiten ihrer Assistenten verlassen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Verwaltungsassistenten
Die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten eines Verwaltungsassistenten konzentrieren sich darauf, anderen zu helfen. Ihre beruflichen Aufgaben können sich stark ändern, nicht nur von Job zu Job, sondern auch von Tag zu Tag an derselben Stelle. Sie können an einem Tag eine Reihe von Jobs übernehmen, darunter:
- Gehen Sie ans Telefon und begrüßen Sie Besucher
- Planen Sie Termine und halten Sie Kalender auf dem neuesten Stand.
- Planen und koordinieren Mitarbeiter und andere Besprechungen.
- Sammelt und verteilt Mails. .
- Bereiten Sie nach Bedarf Memos, E-Mails, Rechnungen, Berichte und andere Korrespondenz vor.
- Erstellen und ändern Sie Dokumente, die von Briefen bis hin zu Berichten und Unterrichtsmaterialien reichen.
- Erstellen und pflegen Sie sowohl elektronische als auch physische Ablagesysteme.
- Verwaltet Konten und Buchhaltung.
Kompetenzen und Fähigkeiten des Verwaltungsassistenten
Um ein erfolgreicher Verwaltungsassistent zu sein, benötigen Sie einige Schlüsselqualifikationen.
#1. Computer- und Softwarekenntnisse:
Sie sollten mit Microsoft Office, E-Mail und dem Internet vertraut sein. Wenn Sie für ein kleines Unternehmen arbeiten, müssen Sie möglicherweise mit QuickBooks oder anderen Buchhaltungssoftwareanwendungen vertraut sein.
#2. Multitasking-Fähigkeiten:
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie auch Manager sind. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Anforderungen gleichzeitig zu bearbeiten. .
#3. Kommunikationsfähigkeit
Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich, sind von entscheidender Bedeutung. Sie sollten über gute Englischkenntnisse und hervorragende Korrekturlesefähigkeiten verfügen.
#4. Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Zwischenmenschliche Fähigkeiten sind erforderlich, da Sie mit anderen zusammenarbeiten, einschließlich Kunden und Büroangestellten. Gute Etikette und ein ruhiges Temperament können viel bewirken.
#5. Organisationstalent
Sie müssen detailorientiert und organisiert sein und in der Lage sein, jederzeit ein Dokument zu finden oder ein Protokoll abzurufen.
#6. Entscheidungsfähigkeit:
Sie werden häufig feststellen, dass Sie zahlreiche Dinge praktisch gleichzeitig erledigen, insbesondere in geschäftigen Büros, daher sollten Sie in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und zeiteffiziente Entscheidungen zu treffen. Ein Kunde kann sofort einen Termin anfordern, aber braucht er ihn wirklich sofort oder kann er ein paar Tage warten?
Gehaltstabelle für Verwaltungsassistenten
Die Art des Unternehmens, in dem ein Verwaltungsassistent arbeitet, sowie die Breite der Aufgaben können das Gehalt beeinflussen. Das höchste Gehalt für Verwaltungsassistenten erhalten diejenigen, die als Führungskräfte tätig sind.
- Jährliches Durchschnittsgehalt des Verwaltungsassistenten: 40,990 $ (19.71 $/Stunde)
- Das Jahresgehalt des Verwaltungsassistenten in den oberen 10 %: Mehr als 67,510 USD (2.46 USD/Stunde)
- Jahresgehalt des Verwaltungsassistenten in den unteren 10 %: Weniger als 26,880 $ (12.92 $/Stunde).)
Durchschnittliches Gehalt als Verwaltungsassistent im Vergleich zu anderen besten Jobs
Der Verwaltungsassistent verdiente 39,180 ein Durchschnittsgehalt von 2019 USD. Im Jahr 2019 verdienten vergleichbare Positionen das folgende Durchschnittsgehalt: Assistenten der Geschäftsleitung verdienten 62,920 USD pro Jahr, Kundendienstmitarbeiter verdienten 37,320 USD pro Jahr, Büroangestellte verdienten 36,360 USD pro Jahr und Rezeptionisten verdienten 31,250 USD pro Jahr .
Bildungs-, Schulungs- und Zertifizierungsanforderungen .
Dieser Beruf erfordert keine spezifische Weiterbildung, kann aber von Vorteil sein.
Ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich, und Sie können sich einen Vorteil im Beruf verschaffen, indem Sie sich nach der High School für ein Associate Degree-Programm oder eine Ausbildung zum Sekretariat anmelden. In einer wachsenden Zahl von Branchen verfügen Sekretärinnen häufig über einen Bachelor-Abschluss oder fachspezifische Zertifizierungen wie den akkreditierten Rechtssekretär oder den zertifizierten medizinischen Verwaltungsassistenten. Assistenten der Geschäftsleitung und Sekretärinnen sollten mindestens einige College-Credits haben, wenn nicht einen Bachelor-Abschluss.
Erwägen Sie, Ihre Ausbildung bei einem Zeitarbeitsunternehmen zu beginnen. Diese Organisationen bieten gelegentlich Schulungen für neue Rekruten an. Wenn Sie über grundlegende Sekretariats- oder Verwaltungskenntnisse verfügen, können Sie andernfalls eine Ausbildung am Arbeitsplatz erhalten, während Sie die Besonderheiten einer bestimmten Firma oder eines bestimmten Sektors kennenlernen.
Berufsaussichten
Leider sind die Jobaussichten für diese Position nicht vielversprechend. Laut dem US Bureau of Labor Statistics werden die technologischen Entwicklungen zwischen 2019 und 2029 beginnen, die Aufgaben vieler Verwaltungsassistenten zu übernehmen, was zu einem Rückgang des Beschäftigungswachstums um 9 % führen wird.
Arbeitsplatzumgebung
Nahezu jede Branche benötigt diese Position. Sie könnten in einer Arztpraxis, einer Anwaltskanzlei, einer Regierungsbehörde oder für einen kleinen, örtlichen Auftragnehmer arbeiten. In jedem Fall werden Sie höchstwahrscheinlich in einem Büro arbeiten.
Da virtuelle Assistenten immer gefragter werden, können Sie möglicherweise von zu Hause aus arbeiten.
Arbeitsplan
Dies ist fast immer ein Vollzeitjob während der normalen Geschäftszeiten, aber die Art des Geschäfts, z. B. wenn Sie für eine medizinische Klinik arbeiten, kann einige Wochenendarbeit erfordern. Darüber hinaus können Rechtsanwälte aufgefordert werden, in Vorbereitung auf Gerichtsverfahren und Fristen viele Stunden zu arbeiten.
So landen Sie einen Job als Verwaltungsassistent
#1. Erhalten Sie hervorragende Empfehlungen
Arbeitgeber, die eine Sekretärin oder Verwaltungsassistentin suchen, wollen jemanden, mit dem sie bequem zusammenarbeiten können, der zum Rest des Teams passt und dem man vertrauliche Informationen anvertrauen kann. Diese Qualitäten können durch aussagekräftige Empfehlungsschreiben nachgewiesen werden.
#2. Wenden Sie Ihr Netzwerk an
Nutzen Sie Ihr Netzwerk, um sich über Stellenangebote zu informieren. Kontaktieren Sie Ihre Facebook- und LinkedIn-Bekannten sowie Familienmitglieder, Nachbarn und alte Arbeitgeber. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie es genießen würden, jemandem vorgestellt zu werden, der möglicherweise rekrutiert.
#3. Suchen Sie nach Öffnungen
Um Stellenangebote zu finden, verwenden Sie in einer Google-Suche Schlüsselwörter wie Verwaltungsassistent, Marketingassistent, Redaktionsassistent, medizinische Sekretärin, juristische Sekretärin und Büroassistent. Viele Verwaltungsstellen werden auch im Stellenbereich der Website Ihrer Lokalzeitung oder der Handelskammer ausgeschrieben.
#4. Perfektionieren Sie Ihren Lebenslauf
Dieser Musterlebenslauf kann als Referenz dienen und sicherstellen, dass alle der besten Keywords enthalten sind. Vergessen Sie nicht, wie wichtig ein hervorragendes Anschreiben ist.
#5. Gehen zu einem Vorstellungsgespräch
Zu wissen, was Sie wahrscheinlich im Voraus gefragt werden, wird Ihnen helfen, Ihr Vorstellungsgespräch zu meistern. Betrachten Sie einige typische Beispielfragen und planen Sie Ihre Antworten im Voraus.
Wie kann ein Lebenslauf zur Bewertung der Qualifikationen eines Bewerbers als Verwaltungsassistent verwendet werden?
Befolgen Sie diese Methoden, um festzustellen, ob ein Kandidat für Ihre Position als Verwaltungsassistent geeignet ist:
- Erstellen Sie eine Liste der Verantwortlichkeiten, die Ihr Verwaltungsassistent ausführen können muss.
- Untersuchen Sie Ihre Stellenbeschreibung und die hervorgehobenen Fähigkeiten der Position des Verwaltungsassistenten.
- Um die Kompatibilität festzustellen, vergleichen Sie die im Lebenslauf aufgeführten Fähigkeiten mit denen in Ihrer Stellenbeschreibung.
- Untersuchen Sie ihren Teil auf Berufserfahrung. Vorkenntnisse als Verwaltungsassistent oder in einer verwandten Funktion wie Rezeptionist oder Büroassistent können von Vorteil sein. Ihre einschlägige Berufserfahrung kann entscheiden, ob sie für die Stelle qualifiziert sind.
- Prüfen Sie, ob ihr Bildungshintergrund ihnen in ihrer Position als Verwaltungsassistent helfen kann. Ein Kandidat mit einem Associate Degree in Business Administration und Zertifikaten in Outlook, Excel und professioneller Assistenz weist beispielsweise seine Eignung aus.
Auf welche Fähigkeiten achten Interviewer, wenn sie Stellen als Verwaltungsassistenten einstellen?
Unternehmen suchen Bewerber mit exzellenten Soft Skills und nicht mit einer bestimmten Anzahl von Jahren an Erfahrung oder einem technischen Hintergrund für Positionen im Einstiegs- und mittleren Managementbereich.
Personalchefs suchen oft nach Mitarbeitern, die effektiv kommunizieren, Probleme einfallsreich lösen und den Überblick über endlose Kleinigkeiten behalten können, um das Team zu unterstützen und allen zu helfen, die Organisation voranzubringen.
Die folgenden sind die wichtigsten Fähigkeiten, nach denen Personalbeschaffer bei Bewerbern für Verwaltungsassistenten suchen:
# 1. Kommunikationsfähigkeit:
Als Verwaltungsassistent arbeiten Sie mit Mitarbeitern auf allen Ebenen der Organisation zusammen. Es ist entscheidend, kooperativ, professionell und erfolgreich zu kommunizieren. Einstellungsmanager priorisieren Kandidaten mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten, da sie verstehen, wie gut die Kommunikation eines Verwaltungsassistenten einen erheblichen Einfluss auf die Organisation haben kann.
#2. Organisatorische Fähigkeiten:
In dieser Funktion sind Sie für die Organisation von Kalendern, die Planung von Veranstaltungen, das Projektmanagement und die Einhaltung anderer Fristen verantwortlich. Die kleinsten Dinge sind entscheidend. Wenn Ihre Führungskraft ein Meeting verpasst, kann Geld auf dem Spiel stehen. Die Organisation eines Administrators hilft dem Unternehmen, seine Ziele zu erreichen.
#3. Fähigkeiten zur Zusammenarbeit:
Als Verwaltungsassistent arbeiten Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihren Vorgesetzten sowie mit Personen aus anderen Abteilungen zusammen, um für reibungslose Abläufe zu sorgen Projekte termingerecht abzuschließen. Sie müssen in der Lage sein, dies effizient zu tun.
#4. Computerfähigkeiten:
Ein großer Teil der Arbeit eines Verwaltungsassistenten besteht in der Verwendung eines Computers, sei es zum Abrufen oder Schreiben von E-Mails, zum Verwalten von Kalendern oder zum Erstellen von PowerPoint-Präsentationen. Computerkenntnisse können jedoch am Arbeitsplatz erlernt werden, während Kommunikationsfähigkeiten weitaus schwieriger zu vermitteln sind. Also, wenn dies Ihre Schwachstelle ist, flippen Sie nicht aus! Sie können immer noch einen wunderbaren Job bekommen, wenn Sie Ihre Lernbereitschaft und -fähigkeit unter Beweis stellen.
Berücksichtigen Sie diese Fähigkeiten, wenn Sie sich darauf vorbereiten, Fragen für ein Vorstellungsgespräch als Verwaltungsassistent zu beantworten. Wenn Sie sie dort einsetzen, wo sie sinnvoll sind, können Sie Ihre Position als bester Bewerber in den Augen eines Personalvermittlers oder Personalchefs festigen.
Fragen in Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten
- Welche Organisationsinstrumente verwenden Sie?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie sich geirrt haben. Wie haben Sie die Verantwortung für Ihren Fehler übernommen und was haben Sie daraus gelernt?
- Mit welchen Computerprogrammen und Software fühlen Sie sich am wohlsten?
- Was würdest du tun, wenn du bei einem Projekt feststeckst?
- Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie Diskretion walten lassen mussten.
- Was war Ihr bedeutendster Beitrag zu einem früheren Team, mit dem Sie zusammengearbeitet haben?
- Was unterscheidet Sie von anderen Kandidaten?
- Erzählen Sie mir von einer Zeit, als Sie eine Meinungsverschiedenheit mit einem Chef oder einem Kollegen hatten. Was ist passiert und wie sind Sie damit umgegangen?
- Was ist Ihr ideales Arbeitsumfeld?
- Wie balancieren Sie widersprüchliche Projekte mit hoher Priorität aus?
#1. Welche Organisationsinstrumente verwenden Sie?
Von Einstellungsmanagern wird erwartet, dass Verwaltungsassistenten die am besten organisierte Person im Büro sind. Organisiert zu bleiben ist entscheidend, um die Arbeit richtig zu erledigen, egal ob es darum geht, Besprechungen zu organisieren, Fristen einzuhalten oder Dokumente in kürzester Zeit bereit zu haben. Organisationstools wie Google Kalender, Asana und andere Projektmanagement-Software können Ihnen dabei helfen, in dieser Funktion erfolgreich zu sein, also zögern Sie nicht, Ihr Wissen darüber zu erwähnen.
Organisiert zu bleiben bedeutet mehr als nur zu wissen, wo sich jede Datei befindet. „Die Verwaltung von Kalendern mag unkompliziert erscheinen, hat jedoch erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen und kann schwierig sein. „Der Administrator muss solides Urteilsvermögen walten lassen und die richtigen Prioritäten setzen“, sagt Treena Diebolt, VP of Global Talent Attraction bei Peloton.
Wie soll man antworten
Überlegen Sie vor Ihrem Vorstellungsgespräch, welche Projektmanagement-, Organisations- und Kalendertools Sie in früheren Beschäftigungen oder in Ihrem eigenen Leben verwendet haben. Bereiten Sie sich darauf vor, zu beschreiben, wie Sie die Tools verwenden, um organisiert zu bleiben, wie z. B. die tägliche E-Mail von Asana, die alle Projektbeteiligten über eine bevorstehende Deadline benachrichtigt.
#2. Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie sich geirrt haben. Wie haben Sie die Verantwortung für Ihren Fehler übernommen und was haben Sie daraus gelernt?
Auch die besten Verwaltungsassistenten machen Fehler, denn niemand ist perfekt. Personalchefs verstehen das und wollen wissen, wie Sie einen Fehler zugeben, sofort eine Lösung finden und daraus lernen, um in Zukunft ähnliche Fehler zu vermeiden.
Wie soll man antworten
Sie sollten ein reales Beispiel einer Situation mitbringen, in der Sie einen Fehler begangen haben. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was schief gelaufen ist, warum es passiert ist und was Sie getan haben, um es zu beheben. Sprechen Sie abschließend darüber, was Sie gelernt haben und was Sie beim nächsten Mal anders machen werden, um nicht denselben Fehler zu machen.
Um Ihre Geschichte am besten zu erklären und sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Fakten vermitteln, verwenden Sie den STAR-Ansatz, um Ihre Antwort (auf diese und andere Verhaltensfragen) aufzubauen. STAR ist eine Abkürzung, die steht für:
- Legen Sie das Szenario fest und geben Sie alle erforderlichen Details an.
- Beschreiben Sie, wofür Sie in diesem Fall verantwortlich waren.
- Aktion: Beschreiben Sie die Schritte, die Sie unternommen haben, um es zu beheben.
- Teilen Sie die Ergebnisse Ihrer Aktionen.
#3. Wie verwalten Sie mehrere Projekte mit hoher Priorität?
Einige Verwaltungsassistenten berichten an viele Vorgesetzte; andere können einen breiten Verantwortungsbereich haben, was bedeutet, dass sie für eine große Anzahl von Aufgaben mit hoher Priorität verantwortlich sind. Manager stellen diese Frage, um zu erfahren, wie ein Kandidat seine Zeit verwaltet und sein Urteilsvermögen nutzt, um Aufgaben zu priorisieren.
Wie soll man antworten
Sie sollten Ihre Fähigkeit unter Beweis stellen, mehrere Projekte zu jonglieren, egal ob sie arbeits- oder schulbezogen sind, indem Sie besprechen, wie Sie Ihre Zeit aufteilen und zwischen verschiedenen Initiativen Prioritäten setzen. Dies ist auch eine fantastische Gelegenheit, Ihre Entscheidungsfähigkeit unter Beweis zu stellen.
#4. Mit welchen Computerprogrammen und Software fühlen Sie sich am wohlsten?
Einstellungsmanager haben nichts dagegen, wenn Sie eine Computerschulung absolvieren, aber sie möchten sehen, dass Sie mit verschiedenen Anwendungen vertraut sind und bereit sind, alle anderen Programme zu erlernen, die für den Job erforderlich sind.
Personen, die Verwaltungsassistenten suchen, fragen häufig nach Kenntnissen mit der Microsoft Office Suite, insbesondere PowerPoint, um interne oder externe Präsentationen für das Team erstellen zu können. Laut Stephanie Naznitsky, Geschäftsführerin von OfficeTeam, einer Abteilung von Robert Half, die sich auf die Vermittlung hochqualifizierter Büro- und Verwaltungsfachkräfte spezialisiert hat, möchten Personalchefs möglicherweise einen Kandidaten, der sich mit sozialen Medien auskennt, Online-Konferenzen verwalten kann, in der Dokumentenerstellung versiert ist, oder hat je nach Job Erfahrung im Umgang mit Collaboration-Software.
Wie soll man antworten
Sie sollten darauf vorbereitet sein, die Anwendungen zu identifizieren, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben, und erläutern, wie gut Sie mit ihnen vertraut sind. Sie verwenden je nach Organisation unterschiedliche Software, lesen Sie also die Stellenbeschreibung, um zu sehen, wonach sie suchen. Wenn keine konkreten Anwendungen genannt werden, betonen Sie bekannte Software wie Salesforce, Slack, G Suite, oder Microsoft Teams. Sie können auch die Programme hervorheben, die Sie am schnellsten gelernt haben, um zu demonstrieren, dass Sie, selbst wenn Sie ein Programm, auf das sich dieses Team verlässt, noch nicht verwendet haben, ein schneller und eifriger Lerner sind, der es leicht aufnehmen könnte.
#5. Wie würden Sie mit einem Projekt umgehen, in dem Sie feststecken?
Ein gestresster oder überforderter Chef kann einem Verwaltungsassistenten ein Projekt anvertrauen, ohne die Ziele oder den zu erwartenden Ablauf richtig zu klären. Personalchefs suchen einen Verwaltungsassistenten, der die Initiative ergreift und um Unterstützung bittet, anstatt das Projekt sorglos abzuschließen.
Wie soll man antworten
Skizzieren Sie die Schritte, die Sie befolgen würden, und Ihre Gedanken zur Beschaffung von Hilfe. Sie sollten zunächst erklären, wie Sie Ihre eigene Forschung und Problemlösung durchführen würden. Sie können auch die Nutzung anderer Ressourcen und Verbindungen innerhalb der Organisation besprechen, z. B. Beispiele für vergleichbare Projekte finden, die in der Vergangenheit durchgeführt wurden, oder sich an jemanden wenden, von dem Sie wissen, dass er in der Vergangenheit ähnliche Arbeit geleistet hat. Erklären Sie dann, wie Sie bei Bedarf eine Klärung von Ihrem Management einholen würden.
Sie sollten angeben, dass Sie als Administrator den Zeitplan Ihres Managers kennen und wissen, wann er nicht verfügbar ist, so Naznitsky. Dann könnten Sie sagen: „Nutzen Sie entweder Ihr Einzelgespräch oder buchen Sie Zeit, um um Klärung zu bitten.“ Wenn Sie jetzt zehn Minuten buchen, können Sie später Stunden sinnloser Arbeit oder Zeitverschwendung ersparen.“
#6. Was war Ihr bedeutendster Beitrag zu einem früheren Team, mit dem Sie zusammengearbeitet haben?
Verwaltungsassistenten können sich in der Veranstaltungsplanung, im Projektmanagement und in organisatorischen Bemühungen auszeichnen, die einem Team helfen, effizienter zu arbeiten. Während Verwaltungsassistenten bestimmte Aufgaben haben, werden sie häufig gebeten, zusätzliche Projekte zu übernehmen oder „das Loch zu füllen“, wenn etwas erledigt werden muss, aber niemand sonst kann. Personalchefs suchen nach Bewerbern, die gut mit anderen zusammenarbeiten und zur Gesamtleistung ihres Teams beitragen können.
Wie soll man antworten
Bereiten Sie sich darauf vor, über ein großes Projekt oder einen bedeutenden Beitrag zu sprechen, den Sie in früheren Teams geleistet haben, in denen Sie gearbeitet haben. Betrachten Sie jedes Großgruppenprojekt, das Sie in einer Klasse oder als Teil einer außerschulischen Gruppe abgeschlossen haben, wenn Sie eher auf Einstiegsniveau sind.
Wählen Sie bei der Auswahl eines Projekts, das Sie erklären möchten, etwas aus, für das Sie sich begeistern, damit Ihre Hobbys, besten Eigenschaften und Ihre Persönlichkeit durchscheinen können. „Denken Sie darüber nach, was Ihnen am besten gefallen hat, machen Sie [dann] einfache Stichpunkte, um zu beschreiben, was es war, was von Ihnen erwartet wurde und welche innovativen Ideen Sie hatten, und beschreiben Sie dann das Ergebnis“, rät Naznitsky. Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, wie Sie das Projekt geleitet oder dazu beigetragen haben, sich um Ihre Verantwortlichkeiten gekümmert und das Projekt pünktlich abgeschlossen haben. Fassen Sie dann zusammen, wie dies das Wachstum des Teams oder das Erreichen seiner Ziele unterstützt hat.
#7. Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie Diskretion walten lassen mussten.
Verwaltungsassistenten helfen häufig bei der Verwaltung der Kommunikation, Planung und anderer Initiativen eines Unternehmens, ohne Details an die gesamte Belegschaft weiterzugeben. In der Zwischenzeit betrachtet der Rest des Personals Verwaltungsassistenten häufig als Kollegen, denen man sich anvertrauen kann, was der Organisation helfen kann, besser zu laufen, aber auch verlangt, dass Verwaltungsassistenten in bestimmten Szenarien ihr Urteilsvermögen ausüben.
Wie soll man antworten
Seien Sie diskret, wenn Sie auf eine Frage zur Diskretion antworten. Die Preisgabe aller Details des Problems schadet Ihnen und zeigt, dass Sie nicht wissen, wann Sie Informationen zurückhalten müssen, um Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter zu schützen.
„Denken Sie rechtzeitig darüber nach, denn die Preisgabe zu vieler Fakten zeugt nicht von Diskretion!“ berät Julie Perrine, Gründerin und CEO von All Things Admin, einem Ausbildungsunternehmen für Verwaltungsangestellte. Es erfordert Übung, umfassend über ein Problem zu sprechen und gleichzeitig genügend Details zu liefern, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.
Wenn Sie ein Einstiegskandidat sind, ignorieren Personalchefs diese Frage möglicherweise, aber wenn sie Ihnen gestellt wird, denken Sie an einen Club, in dem Sie auf dem College Mitglied waren, und nennen Sie ein Beispiel von dort.
#8. Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie eine Meinungsverschiedenheit mit einem Vorgesetzten oder einem Kollegen hatten. Was ist passiert und wie sind Sie damit umgegangen?
Meinungsverschiedenheiten und Konfrontationen am Arbeitsplatz sind unvermeidlich. Da Sie als Verwaltungsassistent mit vielen Mitarbeitern zu tun haben, erhöht sich das Risiko, dass es zu Meinungsverschiedenheiten kommt. Personalchefs verwenden diese Frage, um Ihre Fähigkeit zur Selbstreflexion, Selbstanalyse und zum Lernen aus früheren Erfahrungen zu bestimmen.
Wie soll man antworten
„Reagieren Sie nicht: ‚Ich habe nie Konflikte und komme mit allen zurecht.' Das ist Unsinn. Jeder ist mit jemandem uneins. Bitte erzählen Sie mir eine Geschichte. „Wie bist du damit umgegangen?“ Vasquez erklärt. Wenn Personalchefs diese Frage stellen, ist es ihnen egal, ob die Meinungsverschiedenheit aufgetreten ist; Sie möchten hören, was Sie zur Lösung des Problems getan haben, und weiterarbeiten, ohne sich erneut darum kümmern zu müssen.
Sie können Probleme von außerhalb der Arbeit für Berufseinsteiger verwenden, wie z. B. einen Streit während des Einstellungsverfahrens der Studentenverbindung oder einen Klassenkameraden, der während eines Gruppenprojekts nicht in der Lage ist, sein Gewicht zu tragen. Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, was passiert ist, wo das Problem aufgetreten ist und wie Sie zu einer Lösung gekommen sind oder wie Sie sich entschieden haben, weiterzumachen, wenn es nicht gelöst werden konnte. Machen Sie sich niemals über einen Kollegen oder einen früheren Chef lustig. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wie Sie Ihre Kreativität eingesetzt haben, um zu dieser Schlussfolgerung zu gelangen, und was Sie daraus gelernt haben.
Übe deine Reaktion, damit du einen Teil der Emotion eliminieren kannst, während du eine Geschichte über ein angespanntes oder aufwühlendes Szenario erzählst.
#9. Was unterscheidet Sie von anderen Kandidaten?
Personalchefs möchten wissen, was Ihre größten Vorzüge und Fähigkeiten sind und inwiefern sie einzigartig für Sie sind, deshalb stellen sie diese Frage.
Wie soll man antworten
Vor dem Vorstellungsgespräch sollten Sie sich Gedanken über Ihre Stärken machen. Beginnen Sie damit, die Stellenbeschreibung sorgfältig zu lesen und festzustellen, nach welchen Talenten oder Fähigkeiten der Personalchef sucht und welche Sie am besten veranschaulichen. Geben Sie ein konkretes Beispiel dafür, wie diese Fähigkeiten einem Team zugute gekommen sind, dem Sie zuvor angehört haben.
#10. Was ist Ihr ideales Arbeitsumfeld?
Während eines Vorstellungsgesprächs müssen Personalchefs nicht nur feststellen, ob ein Interessent über die wesentlichen Fähigkeiten verfügt, um als Verwaltungsassistent erfolgreich zu sein, sondern auch, ob die Person gut mit dem bestehenden Team zusammenarbeiten wird. Wonach der Manager sucht, wird von der Arbeitsatmosphäre des Unternehmens bestimmt.
Wie kann ein Verwaltungsassistent seine Arbeitsleistung verbessern?
Ein Verwaltungsassistent kann seine Arbeitsleistung verbessern, indem er sich kontinuierlich neue Fähigkeiten aneignet, organisiert bleibt, eine positive Einstellung beibehält, effektiv mit Kollegen und Kunden kommuniziert und Probleme proaktiv antizipiert und löst.
Was ist die Rolle eines Verwaltungsassistenten im Kundenservice?
Ein Verwaltungsassistent spielt eine entscheidende Rolle im Kundenservice, indem er als erster Ansprechpartner für Kunden und Klienten dient, Kundenanfragen bearbeitet, Informationen bereitstellt und bei der Lösung eventuell auftretender Probleme hilft.
Was ist die Rolle eines Verwaltungsassistenten im Datenmanagement?
Ein Verwaltungsassistent ist dafür verantwortlich, genaue und aktuelle Datensätze und Informationen zu führen, Dateien und Datenbanken zu organisieren, Datenbanken zu aktualisieren und den Datenschutz und die Sicherheit zu gewährleisten.
Wie wichtig ist Kommunikation für einen Verwaltungsassistenten?
Effektive Kommunikation ist für einen Verwaltungsassistenten von entscheidender Bedeutung, da er in der Lage sein muss, effektiv mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren. Gute Kommunikationsfähigkeiten umfassen die Fähigkeit, klar und prägnant zu schreiben, aktiv zuzuhören und Ideen effektiv zu artikulieren.
Was ist die typische Arbeitsbelastung für einen Verwaltungsassistenten?
Die Arbeitsbelastung eines Verwaltungsassistenten kann je nach Größe der Organisation und den zugewiesenen Verantwortlichkeiten variieren, umfasst jedoch in der Regel die Durchführung einer Reihe von Verwaltungsaufgaben, darunter das Annehmen von Telefonanrufen, das Planen von Terminen, das Verwalten von E-Mails und Korrespondenz sowie das Organisieren von Dateien.
Wie sind die Berufsaussichten für Verwaltungsassistenten in den nächsten 5 Jahren?
Laut dem Bureau of Labor Statistics werden die Beschäftigungsaussichten für Verwaltungsassistenten von 3 bis 2019 voraussichtlich um 2029 % steigen. Die Nachfrage nach Verwaltungsassistenten wird voraussichtlich stark bleiben, insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Regierung und den Rechtsdiensten.
Wie soll man antworten
Bereiten Sie sich auf Ihr Vorstellungsgespräch vor, indem Sie die Firma, mit der Sie das Vorstellungsgespräch führen, im Voraus recherchieren, damit Sie ihre Werte und Kultur verstehen. Wenn Sie während Ihrer Untersuchung feststellen, dass Ihre Ziele denen ihrer ähneln, können Sie leidenschaftlicher reagieren. Geben Sie hier eine ehrliche Antwort. Wenn Sie gerne mit anderen zusammenarbeiten, lassen Sie es sie wissen.
Wenn Sie andererseits ein Arbeitnehmer sind, der es vorzieht, alleine und mit gesenktem Kopf zu arbeiten, beschreiben Sie das. Egal, wie sehr Sie sich den Job wünschen, wenn die Kultur nicht stimmt, werden Sie dort auf Dauer nicht gerne arbeiten.
Einstellungsmanager bevorzugen Kandidaten, die gut kommunizieren. Wenn Sie also üben, wie Sie auf häufige Interviewfragen antworten, können Sie sich vorbereitet, selbstbewusst und bereit fühlen, zu erklären, warum Sie der perfekte Kandidat für diese Position als Verwaltungsassistent sind.
Häufig gestellte Fragen zum Verwaltungsassistenten
Was macht ein Verwaltungsassistent im Alltag?
Zu den täglichen Aufgaben eines Verwaltungsassistenten gehören das Anordnen mehrerer Kalender, das Annehmen von Telefonanrufen und Nachrichten, das Versenden von E-Mails, das Vorbereiten großer Besprechungen und Präsentationen, das Anfertigen von Notizen in Besprechungen und eine Vielzahl anderer damit zusammenhängender Aufgaben.
Was ist ein anderer Titel für Verwaltungsassistent?
Einige Unternehmen verwenden die Begriffe „Sekretärinnen“ und „Verwaltungsassistentinnen“ synonym.
Wie listet man administrative Fähigkeiten in einem Lebenslauf auf?
Platzieren Sie Ihre administrativen Fähigkeiten in einem separaten Bereich Ihres Lebenslaufs, um die Aufmerksamkeit darauf zu lenken. Fügen Sie Beispiele Ihrer Fähigkeiten in Aktion in Ihren gesamten Lebenslauf ein, einschließlich des Abschnitts über die Berufserfahrung und des Lebenslaufprofils. Erwähnen Sie sowohl Soft- als auch Hard Skills, um abgerundet zu wirken.
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