Sicherstellen, dass Sie die richtige Menge an Zutaten zur Hand haben, ist der erste Schritt beim Backen eines Kuchens. Ihr Kuchen schmeckt zweifellos ein wenig, wenn Sie ein Ei vermissen oder einen kleinen Mangel an Zucker haben. Ähnliche Prinzipien gelten für große Projekte: Wenn Ihnen die Ressourcen fehlen, um das Projekt abzuschließen, wird es nicht wie geplant verlaufen. Verwenden Sie den Kapazitätsplanungsprozess, um sicherzustellen, dass Sie über alle erforderlichen Komponenten – in diesem Fall Teammitglieder, Fähigkeiten und Tools – verfügen, wenn Sie sie benötigen. In diesem Beitrag erläutern wir Ressourcen-, Agile- und Jira-Kapazitätsplanung zusammen mit den entsprechenden Tools.
Was ist Kapazitätsplanung (CP)?
Während eines Kapazitätsplanungsprozesses wird die Menge an Produktionskapazität bestimmt, die benötigt wird, um die wechselnde Verbrauchernachfrage zu befriedigen. In CP bezieht sich „Designkapazität“ auf die maximale Fähigkeit einer Organisation, die Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen.
Organisationen nutzen den CP-Prozess, um ihre Produktionskapazität zu berechnen und sich an die sich ändernden Anforderungen für ihre Produkte anzupassen. Im Zusammenhang mit der Kapazitätsplanung ist eine Entwurfskapazität die maximale Fähigkeit einer Organisation, eine bestimmte Menge an Arbeit in einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen.
CP ist der Prozess des Ausbalancierens verfügbarer Ressourcen, um den Kapazitätsbedarf des Projekts oder den Bedarf des Kunden zu decken. Die Menge an Arbeit, die in einer bestimmten Zeit erledigt werden kann, wird im Projektmanagement und in der Produktion als Kapazität bezeichnet.
Der CP-Prozess ist in folgenden Bereichen des Projektmanagements unerlässlich:
- Resourcenmanagement
- Zeitmanagement
- Team Management
- Arbeitsmanagement
Die Planung von Strategien, Projekten und Produktionskapazitäten gehen Hand in Hand. Die Terminierung der Teammitglieder ist Teil des Planungsprozesses, um sicherzustellen, dass die Arbeit pünktlich ausgeführt wird. Der Prozess des Kapazitätsmanagements ist flexibel. Projektmanager können eine Vielzahl von CP-Ansätzen verwenden, da jedes Unternehmen einzigartig ist und sich die Anforderungen ständig ändern.
Kapazitätsplanungsstrategien
Sie können drei verschiedene Arten der Kapazitätsplanung verwenden, um die Produktionskapazität in einer Vielzahl von Situationen zu erhöhen.
#1. Führen Sie die Kapazitätsplanung durch
Die Erhöhung der Produktionskapazität vor einer hohen Nachfrage wird als „Lead-Kapazitätsstrategie“ oder Lead-Strategie bezeichnet.“
#2. Lag-Strategieplanung
Der Prozess der Steigerung der Produktionskapazität bei gleichzeitiger Bewältigung der Echtzeitnachfrage wird als „Lag Strategy Planning“ bezeichnet.
#3. Spielstrategieplanung
Lead-Kapazitätsplanung und Lag-Strategieplanung werden in der Match-Strategieplanung kombiniert. Es ist notwendig, die Kapazität schrittweise in bescheidenen Schritten zu erhöhen, bis Sie die erforderliche Ressourcenauslastung während der Entwurfsphase der Match-Strategie erreichen.
Kapazitätsplanungsprozess
Obwohl der CP-Prozess von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann, gibt es einige grundlegende Schritte, die in jedem Prozess befolgt werden:
#1. Prognostizieren Sie Ihren erwarteten Bedarf.
Machen Sie eine fundierte Schätzung der Arbeit, die für neue Projekte erledigt werden muss, wenn Sie wissen, dass sie anstehen. Sie können dies mit der Kapazität vergleichen, die Sie derzeit haben, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Kapazität Sie benötigen, um den Job abzuschließen.
#2. Identifizieren Sie die erforderliche Kapazität.
Berechnen Sie die Kapazität, die Sie benötigen, um die Aufgabe abzuschließen, die Sie in der vorherigen Phase prognostiziert haben, basierend auf Ihren anfänglichen Schätzungen. Erwägen Sie, eine Standardmaßeinheit wie die Stunde oder ein Tool zur Projektschätzung wie die Größe eines T-Shirts zu verwenden.
#3. Berechnen Sie die Ressourcenkapazität Ihres bestehenden Teams.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die zusätzliche Arbeitslast bewältigen kann, bevor Sie ein weiteres Projekt hinzufügen, um einen Burnout zu vermeiden. Wenn eine Person durchschnittlich 30 Stunden pro Woche arbeiten kann und jetzt an Projekten arbeitet, können Sie berechnen, wie viele Stunden sie in einer Woche arbeiten kann, indem Sie ihr aktuelles Arbeitspensum vom Durchschnitt abziehen.
#4. Messen Sie die Kapazitätslücke
Messen Sie die Lücke zwischen Ihren aktuellen Ressourcen und dem erwarteten Bedarf basierend auf der erforderlichen Kapazität des Projekts.
#5. Richten Sie die Kapazität an der Nachfrage aus.
Optimieren Sie aktuelle und verfügbare Kapazität so, dass sie basierend auf der vorherigen Kapazitätslücke ausgeglichen sind. Fügen Sie in Kürze neue Teammitglieder hinzu, um das Projekt abzuschließen, wenn Ihr Team derzeit ausgelastet ist und keine zusätzliche Arbeit übernehmen kann. Erwägen Sie, ein zweites Projekt hinzuzufügen, wenn Sie die zusätzliche Kapazität haben, um Ihre Ressourcen voll auszuschöpfen.
Tools zur Kapazitätsplanung
Durch die Verfolgung der Kapazitäten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter und die Vorhersage, was passieren würde, wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen würden, unterstützen Kapazitätsplanungstools Unternehmen bei der Entwicklung strategischer und realistischer Geschäftspläne. Unternehmen können ihre Ziele, Ergebnisse und vor allem ihre Mitarbeiter besser einschätzen, indem sie ihre Belegschaft effektiv verwalten.
Die Auswahl eines Kapazitätsplanungstools unter den Tausenden von Tools, die heute auf dem Markt erhältlich sind, mag schwierig erscheinen, aber es ist entscheidend, dass Sie genau wissen, was Sie brauchen. Glücklicherweise haben wir unsere Nachforschungen angestellt und das Internet nach den besten Kapazitätsplanungstools durchsucht, die derzeit verfügbar sind. Sehen Sie sich diese Auswahl gut ausgewählter Ressourcen an, um sofort mit der Schätzung der Arbeitsbelastung für Ihr Team zu beginnen.
#1. ClickUp
Mit ClickUp können Teams jeder Größe Projekte verwalten, effektiver zusammenarbeiten und ihre gesamte Arbeit aus verschiedenen Apps in einem zentralen Hub konsolidieren. Außerdem ist ClickUp die beste CP-Software für die Überwachung von Workloads, die effektive Verwaltung von Ressourcen und die Steigerung der Gesamteffizienz, da sie Hunderte von anpassbaren Optionen bietet.
#2. DELIMAWorks Manufacturing ERP
DELIMAWorks Manufacturing ERP (Enterprise Resource Planning), früher bekannt als IQMS, ist ein CP-Tool für große Unternehmen in der Verpackungs-, Automobil- und anderen diskreten Fertigungsbranchen.
Diese Lösung ermöglicht die lieferkettenweite Verfolgung, Überwachung und Rückverfolgung von Anfangsdaten und Fertigungsaktivitäten.
#3. Mosaik
Mosaic ist eine Ressourcenmanagement- und CP-Lösung, die alles kann. Es unterstützt den Teamzusammenhalt und garantiert, dass Projekte korrekt geplant werden. Für Aufgaben wie Zeitüberwachung, Budgetierung, Berichterstellung, Erstellung von Stundenzetteln und Projektplanung bietet es eine Vielzahl von Echtzeit-Tools. Sie können es auch verwenden, um Ressourcen zu priorisieren und die Ressourcenplanung besser zu verwalten.
#4. Vorhersage
Um Projekte zu planen, zu verwalten und miteinander zu vergleichen, verwenden Sie Forecast, ein KI-gestütztes Projekt- und Ressourcenkapazitätsplanungstool. Die gut sichtbare und farbcodierte Benutzeroberfläche macht es einfach, den Status Ihres Projekts und den von jedem Teammitglied erzielten Fortschritt zu beurteilen. Wenn es um die Verwaltung Ihrer wertvollsten Ressource – Ihrer Mitarbeiter – geht, ist Forecast hervorragend!
#5. Laufen
Runn ist ein beliebtes CP-Tool, das die Informationen bereitstellt, die Geschäftsinhaber, Projektmanager und Managementteams benötigen, um komplizierte Projekte in Echtzeit zu planen und vorherzusehen. Dieses Programm enthält auch eine integrierte Arbeitszeittabelle, mit der Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben verfolgen und Ihren Zeitplan mit den geleisteten Stunden vergleichen können.
Ressourcenkapazitätsplanung
Der Prozess des Definierens des Arbeitsumfangs, den die Ressourcen eines Unternehmens leisten können, und des Identifizierens der Aktivitäten und Projekte, die von diesen Ressourcen durchgeführt werden können, und des Abstimmens der Arbeit, die erledigt werden muss, mit den Ressourcen, die jetzt verfügbar sind, um aktuelle und zukünftige Anforderungen zu erfüllen wird als Ressourcenkapazitätsplanung bezeichnet.
Rolle der Ressourcenkapazitätsplanung im Projektmanagement
Ein Modell für die Ressourcenkapazitätsplanung ist für das Projektmanagement unerlässlich. Die Planung und Antizipation von Pipeline-Möglichkeiten hilft dabei, Verkauf und Lieferung in Einklang zu bringen. Der Projektmanager berechnet den Ressourcenbedarf und startet den Anforderungsprozess, sobald ein Pipeline-Projekt eine bestimmte Wahrscheinlichkeitsphase erreicht.
Der zugeordnete Ressourcenmanager beginnt dann mit dem Erfüllungsplanungsprozess. Aber zuerst muss er oder sie feststellen, ob genügend Ressourcen vorhanden sind, um mit dem Projekt zu beginnen. Der Ressourcenmanager bewertet die Fähigkeit der verfügbaren Ressourcen, die Anforderungen des Projekts aus verschiedenen Blickwinkeln zu erfüllen, einschließlich Rolle, Abteilung, Team, Fähigkeiten und mehr.
Es ist vorteilhaft, etwaige Engpässe oder Überschüsse vorherzusehen. Manager können diese Lücke daher mit effektiven Resourcing-Techniken schließen, z.
Was sind die geschäftlichen Vorteile der Ressourcenkapazitätsplanung?
Die Planung der Ressourcenkapazität ermöglicht es Unternehmen, Projekte zu prognostizieren und ihr Personal gegen die vorherrschende Marktinstabilität zukunftssicher zu machen. Im Folgenden sind einige Vorteile der Ressourcenkapazitätsplanung für Ihr Unternehmen aufgeführt:
- Reduzieren Sie die Kosten für Projektressourcen in der gesamten Organisation.
- Maximieren Sie die effektive Nutzung jeder Ressource.
- Stellen Sie sicher, dass Sie qualifizierte Ressourcen für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts bereitstellen.
- Identifizieren und schließen Sie die Qualifikationslücke.
- Richten Sie Verkauf und Lieferung durch Pipeline-Opportunity-Prognose aus.
Best Practices der Ressourcenkapazitätsplanung
Die Ressourcenkapazitätsplanung wird im Projektmanagement immer wichtiger, wenn ein Unternehmen die Ressourcenkosten senken und besser auf den Markt reagieren möchte. Infolgedessen hat sich die Idee des Kapazitätsmanagements über die Grundlagen des Vergleichs von Bedarf und Kapazität hinaus entwickelt.
Hier sind einige wesentliche Taktiken für die effektive Umsetzung der Kapazitätsplanung in Ihrem Unternehmen: –
- Prognostizieren Sie Kapazität und Nachfrage und erstellen Sie einen erweiterten Projektressourcenplan.
- Kompetenzmatrix-Tracking und -Analyse in Echtzeit
- Verwalten Sie die Projektpipeline effizient.
- Verbessern Sie den Gesamtressourcenverbrauch, indem Sie ihn prognostizieren.
- Rechnen Sie mit Projekteröffnungen und Bankpersonal.
Wie wähle ich den besten Ansatz für die Ressourcenkapazitätsplanung aus?
CP und Ressourcen sind für moderne Unternehmen unerlässlich, um die Leistung zu steigern. Es ist entscheidend, nach einer Lösung zu suchen, die über die Möglichkeiten der aktuellen Tabellenkalkulationen hinausgeht. Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass seine CP-Software zuverlässig ist und Folgendes bieten kann:
- Das System soll skalierbar, individualisierbar und erweiterbar sein.
- Es muss Rentabilität und Leistung projizieren.
- Echtzeit-BI-Analysen müssen vom System angeboten werden.
- Es muss einen Weg finden, mit der Komplexität einer Matrixorganisation umzugehen.
- Mit anderen Programmen sollte es funktionieren.
Die Planung der Ressourcenkapazität ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektressourcenmanagements. Unternehmen können ihre Ressourcen effizienter nutzen, indem sie die Funktionen ausgeklügelter Tools zur Kapazitätsplanung nutzen.
Agile Kapazitätsplanung
Die agile Kapazitätsplanung beinhaltet die Berechnung der Kapazität Ihres Scrum-Teams für einen bestimmten Sprint, bevor Sie abschätzen, wie viel des Produktrückstands Sie voraussichtlich fertigstellen werden. Manchmal wird es auch als „engagementbasiertes Sprint-Planning“ oder „kapazitätsbasiertes Sprint-Planning“ bezeichnet.
Das Ziel der agilen Kapazitätsplanung ist es, Ressourcen optimal zu beschäftigen, um ihre beste Arbeit zu leisten, damit sie Funktionen produzieren können, die Ihre Kunden und Benutzer begeistern, nicht nur, um zu wissen, wie viel Kapazität Sie haben, sondern auch, wie viel Sie realistisch innerhalb des Zeitrahmens bereitstellen können .
Vorteile der agilen Kapazitätsplanung
#1. Verbesserte Vorhersehbarkeit und Prognose
Für Scrum-Führungskräfte ist es sinnvoll, die Daten der agilen Kapazitätsplanung zu nutzen, da das Hauptziel des agilen Ansatzes darin besteht, die Leistung zu bewerten und Lehren aus der Vergangenheit zu ziehen.
#2. Psychologische Sicherheit, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Es hält Ihr Personal optimal ausgelastet, ohne überlastet zu werden. Ein weiterer Vorteil der agilen Kapazitätsplanung ist die Kontrolle der Arbeitsbelastung Ihres Teams, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Burnout-Gefahr zu begrenzen.
#3. Verbesserte Fähigkeit zum Zurückschieben und Priorisieren
Agile Kapazitätsplanung erstellt evidenzbasierte Erwartungen darüber, was Ihr Team leisten kann. 42 % der Befragten im State of Agile Marketing Report von Agile Sherpa geben an, dass sie Schwierigkeiten haben, mit ungeplanter Arbeit umzugehen.
Herausforderungen der agilen Kapazitätsplanung
Es ist üblich, ohne CP zu viel zu versprechen und zu wenig zu liefern. Trotz der Vorteile von CP kann die Methode die folgenden typischen Herausforderungen mit sich bringen:
- Variable Lieferung
- Fehlende Sprintlimits
- Prioritäten schlecht gesetzt
- Schwer zu skalieren
Jira-Kapazitätsplanung
Die Ressourcenkapazitätsplanung in Jira ist eine nie endende Aufgabe, da sie sich von Unternehmen zu Organisation unterscheidet und aufgrund der verschiedenen Funktionen, die für Ihre erforderliche Jira-Konfiguration berücksichtigt werden, immer einzigartig sein wird.
Es gibt einen Teil der ...
Viele agile Teams nutzen die erweiterten Roadmap-Kapazitätsplanungsfunktionen von Jira während des Produktentwicklungsprozesses und für die Sprintplanung, aber Jira eignet sich auch für nicht-technische Teams, da es den Anforderungen von Teams unterschiedlicher Art und Größe entspricht. Die Jira-Kapazitätsplanung ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellt, dass Projekte die Ressourcen erhalten, die sie zum Erreichen ihrer Ziele benötigen.
Wie führen Sie Jira-Kapazitätsplanung durch?
Jira kann als Projektmanagement-Tool oder als Ticketing-System zur Organisation Ihrer Aktivitäten verwendet werden, aber es gibt einige wichtige Überlegungen, die Sie anstellen sollten, bevor Sie mit dem Jira-Kapazitätsplanungsprozess beginnen.
- Erstellen Sie Projekte und bilden Sie Teams.
- Stellen Sie sicher, dass PMs und ihre Teams auf derselben Seite bleiben.
- Erstellen Sie eine eindeutige Visualisierung.
Schwächen der Kapazitätsplanung in Jira
Die folgenden Dinge sollten Sie beachten, bevor Sie die Kapazitätsplanung in Jira durchführen, da sie mit diesem Projektmanagement-Tool noch verbessert werden können.
- Unzureichendes Zeit- und Ressourcenmanagement
- Schlechte visuelle Wiedergabetreue
- Es fehlen integrierte Finanzfunktionen
Vorteile der Kapazitätsplanung
Unternehmen, die eine CP-Methodik implementieren, um die Effizienz zu steigern und die Nachfrage zu befriedigen, können einen oder alle der folgenden Vorteile genießen:
#1. Begrenzen Sie Fehlbestände
Kunden warten nicht gerne, und wenn sie kein Produkt oder keine Dienstleistung mehr haben, wechseln sie zum nächsten Unternehmen, das ihren Bedarf decken kann. Glücklicherweise besteht ein Vorteil von CP darin, dass Sie Fehlbestände reduzieren und sogar ganz vermeiden können.
#2. Bestimmen Sie die Bereiche der Ineffizienz in den Prozessen Ihres Unternehmens.
Was auch immer Sie sich ansehen (sei es Produkte, Menschen, Ausrüstung oder Ressourcen), Sie wissen, welche Variablen die Kapazität einschränken können und wie Sie sie vermeiden können, um sicherzustellen, dass Sie immer das haben, was Sie brauchen. Die Kenntnis Ihrer minimalen und maximalen Ressourcenkapazität ist ein weiterer Vorteil von CP.
#3. Erhöhen Sie die Lieferkapazität
CP ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Lieferkapazität zu bewerten, damit Sie wissen, dass Sie die verfügbaren Arbeitskräfte haben, um Ihre Produkte sofort nach dem Kauf zu liefern, was Sie zu einem Konkurrenten auf dem Markt macht. Die Kunden von heute wollen ihre Produkte sofort. Schnelle Lieferzeiten für Lieferungen können für ein Unternehmen zum Erfolg führen, während langsamere Lieferzeiten zu Geschäftsverlusten führen können.
#4. Überprüfen Sie die Zugänglichkeit
Bevor Sie einen neuen Vertrag unterzeichnen oder einem potenziellen Kunden ein neues Angebot unterbreiten, können Sie mit CP sicher sein, dass Sie über die erforderlichen Arbeitskräfte und Ressourcen verfügen, um Ihre neuen Kunden, Projekte und mehr zu bearbeiten.
Welche vier Arten der Kapazitätsplanung gibt es?
- Produkt CP
- Personal CP
- Werkzeug CP
Was sind die Faktoren der Kapazitätsplanung?
Bewerten Sie die Service-Nachfrageelemente, die sich auf die Kapazität auswirken können, wie z. B. Prozessfähigkeiten, Quantität und Qualitätsfähigkeiten, um die Nachfrage zu befriedigen.
Welches Tool wird für die Kapazitätsplanung eingesetzt?
Mit den von Runn, einem bekannten CP-Tool, bereitgestellten Daten können Geschäftsinhaber, Projektmanager und Managementteams komplexe Projekte in Echtzeit planen und prognostizieren.
Was sind die 8 Determinanten der Kapazitätsplanung?
Einrichtungen, Produkt- und Servicefaktoren, menschliche Faktoren, Prozessfaktoren, Betriebsfaktoren, politische Faktoren, Lieferkettenfaktoren und externe Variablen sind die folgenden Faktoren, die die effektive Kapazität bestimmen.
Was sind Kapazitätsplanungsprinzipien?
Insbesondere bezieht sich „Kapazität“ auf die maximale Menge an Arbeit, die in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden kann. CP ist der Prozess, durch den Organisationen bestimmen, wie viel Arbeit sie angesichts ihrer Gesamtzahl an Mitarbeitern und bevorstehenden Zeitbeschränkungen erledigen können.
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Bibliographie
