Einbeziehung der Interessengruppen und Management sind entscheidend für die Definition und Erreichung des Projekterfolgs. Das Stakeholder-Mapping ist ein wichtiges Instrument, um Ihnen dabei zu helfen. Dieser Beitrag führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess anhand eines Beispiels für die Zuordnung von Interessenvertretern. Sie lernen, wie Sie Stakeholder anhand ihrer Interessen und Auswirkungen kategorisieren, um kritische Akteure, potenzielle Saboteure, Fürsprecher und Zeitverschwender zu identifizieren. Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie einen soliden Plan erstellen, um die wichtigsten Personen in Ihr Projekt einzubeziehen – Ihre Stakeholder.
Was sind Stakeholder?
Stakeholder können als „Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist“ definiert werden, obwohl dies etwas weit gefasst ist. Eine praktischere Definition könnte lauten: „Jeder, der Ihr Projekt erstellen oder ruinieren kann.“
Diese Gruppe spezifischerer Interessengruppen ist in vier große Kategorien unterteilt:
1) Sponsoren sind häufig diejenigen, die das Projekt starten, indem sie die notwendigen Ressourcen organisieren und Einzelpersonen mit der Aufgabe beauftragen, es abzuschließen. Sponsoren kontrollieren die Anforderungen des Projekts, und wenn sich diese Anforderungen ändern, müssen sie das Projekt entsprechend leiten.
2) Das Projektteam ist für die Durchführung des Projekts und die Sicherstellung seines Abschlusses verantwortlich. Das Projektteam ist dafür verantwortlich, eine Lösung für die Anforderungen des Projekts zu entwickeln.
3) Eine Referenzgruppe besteht aus Personen, die Projektteams konsultieren müssen, um die beste Lösung zu finden. Sie versichern, dass die Lösung ordnungsgemäß funktioniert.
4) Benutzer sind eine vielfältige Gruppe von Personen, die von der Projektlösung profitieren.
TIPP: Die Referenzgruppe und einige Mitglieder des Projektteams können ebenfalls als Benutzer eingestuft werden. Dies ist häufig eine sehr kluge Idee.
Stakeholder-Mapping: Was ist das?
Das Stakeholder-Mapping ist ein kollaborativer Prozess des Studiums, der Debatte sowie der Diskussion, der sich auf viele Ansichten stützt, um eine kritische Liste von Stakeholdern aus dem gesamten Stakeholder-Spektrum zu erstellen.
Das Mapping kann in vier Schritte unterteilt werden:
1) Identifizierung: eine Liste relevanter Gruppen, Organisationen und Einzelpersonen
2) Analysieren: Standpunkte und Interessen von Stakeholdern verstehen
3) Zuordnung: Verknüpfungen zwischen Zielen und anderen Stakeholdern darstellen.
4) Priorisierung beinhaltet die Einstufung der Wichtigkeit von Stakeholdern und die Identifizierung von Herausforderungen.
Die Bedeutung des Stakeholder-Mapping-Tools
Stakeholder-Mapping ist von entscheidender Bedeutung, da Stakeholder für den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Es gibt in der Regel viele Stakeholder, was viele unterschiedliche Erwartungen bedeutet. Es wird Ihnen schwer fallen, sich mit Stakeholdern zu verbinden und diese zufrieden zu stellen, wenn Sie ihren Einfluss und ihr Interesse am Projekt nicht erfassen.
Es ist jedoch eine Einbahnstraße. Eine gute Kommunikation mit Stakeholdern versorgt Projektmanager mit dringend benötigten Informationen über das Projekt, von denen sie auf vielfältige Weise profitieren. Es hilft hinein Risikominderung und Bestimmung der wahren Projektziele der Stakeholder.
Mit anderen Worten, das Stakeholder-Mapping ist der erste Schritt bei der Entwicklung eines effektive Kommunikationsstrategie. Projekte scheitern, wenn wenig bis gar keine Kommunikation stattfindet. Je besser die Kommunikation, desto reibungsloser läuft das Projekt ab und desto einfacher wird es, die Wünsche Ihrer Stakeholder zu verstehen.
Stakeholder-Mapping ist ein weiteres Instrument für das Management von Erwartungen. Sie können die Perspektiven Ihrer Stakeholder auf das Projekt kennenlernen, indem Sie sie darstellen. Infolgedessen kann ein Projektmanager im Laufe des Projekts schrittweise auf diese Erwartungen eingehen und sie mit dem Projekt in Einklang bringen, sodass alle mit den Ergebnissen einverstanden sind.
Ein Beispiel für ein Stakeholder-Mapping
Stakeholder-Karten sollen Ihnen helfen, Ihr Umfeld einzuschätzen, indem sie zeigen, wer den Erfolg Ihres Projekts unterstützen oder behindern kann.
Das vorhergehende Mapping-Beispiel zeigt eine Methode zum Erstellen einer Stakeholder-Map. Bitte bedenken Sie, dass dieses Stakeholder-Mapping-Beispiel nur eine von vielen Möglichkeiten ist, Stakeholder und ihre Wirkung darzustellen.
Obwohl Stakeholder-Maps verschiedene Formen und Formate annehmen können, sollten sie immer die folgenden Informationen enthalten:
- Sie sind einfach zu lesen, da ihr Ziel darin besteht, als schnelle Entscheidungshilfe eingesetzt zu werden.
- Umfassend, weil nur ein gründliches Verständnis der wesentlichen Stakeholder hilfreiche Informationen liefern kann.
- Die vielen Stakeholder werden je nach Art, gemeinsamen Interessen und Einfluss in Kategorien eingeteilt.
Sie können Ihre Kommunikation mit Stakeholdern auf vier Arten verwalten: sie streng verwalten, sie zufrieden stellen, sie auf dem Laufenden halten oder sie einfach überwachen.
Wenn ein Stakeholder einen erheblichen Einfluss, aber nicht so viel Interesse an dem Projekt hat, sollte er zufrieden sein, was bedeutet, dass er regelmäßige Updates benötigt und seine Meinung kritisch ist.
Ein Stakeholder mit einem hohen Maß an Einfluss und Interesse muss genau überwacht werden. Dies bedeutet, dass sie sich häufiger treffen als die Gruppe in der Kategorie „Zufrieden bleiben“, und ihr Feedback ist auch für jede Entscheidungsfindung unerlässlich.
Ihre Kundenbasis besteht aus Menschen mit wenig Einfluss, aber viel Neugier. Auch sie benötigen Fortschrittsaktualisierungen, aber nicht so häufig wie die Gruppen „genau verwalten“ und „zufrieden bleiben“. Diejenigen mit wenig Macht und Interesse müssen überwacht werden, aber sie sollten wahrscheinlich nur über wichtige Meilensteine im Projekt benachrichtigt werden.
So erstellen Sie eine Stakeholder-Karte
Wenn Sie bereit sind, Ihre Stakeholder-Map zu erstellen und mit dem Stakeholder-Mapping-Prozess zu beginnen, führen Sie die folgenden vier Schritte aus:
#1. Stakeholder bestimmen
Ein Projekt kann eine große Anzahl von Stakeholdern haben. Die von Ihnen erstellte Liste entspricht Ihrer Organisation, der Wirkung des Projekts sowie seinen Zielen. Das bedeutet, dass Sie die Liste möglicherweise während des gesamten Projekts überarbeiten müssen.
#2. Stakeholder untersuchen
Der folgende Schritt erfordert erhebliche Untersuchungen. So können Sie feststellen, wie relevant sie für das Projekt sind und welche Perspektive sie einbringen. Definieren Sie die Art von Interessengruppen, die sie sind, wie viel sie für das Projekt geben könnten, und ihre Legitimität dabei. Sind sie bereit mitzumachen? Wie viel Mitsprache und Beteiligung haben sie am Projekt?
#3. Teilnehmer auf einer Karte
In dieser Phase entwerfen Sie Ihre Box und unterteilen sie in vier Abschnitte, wobei die y-Achse den Effektgrad von niedrig (unten) bis hoch (oben) (oben) misst. Sie bilden den Zinsbetrag auf der x-Achse ab, von niedrig (links) bis hoch (rechts) (rechts). Tragen Sie Ihre Stakeholder sowie die Ergebnisse Ihrer Analyse anhand Ihrer Stakeholder-Liste und der Ergebnisse Ihrer Analyse auf den beiden Achsen ein.
#4. Interessengruppen sollten priorisiert werden.
Nachdem Sie Ihre Stakeholder identifiziert, analysiert und auf einer Karte dargestellt haben, können Sie mit der Planung beginnen, wie Sie während des gesamten Projekts mit ihnen interagieren werden. Je nachdem, wo sie auf der Karte landen, werden Sie sie entweder genau kontrollieren oder einfach überwachen. Dies ist der erste Schritt bei der Entwicklung Ihrer Stakeholder-Kommunikationsstrategie und des gesamten Stakeholder-Managements.
Best Practices für Stakeholder-Mapping
Es ist von Vorteil, wenn Sie möglichst viele Informationen über alle Ihre Stakeholder erhalten. Sie sind neugierig, wer sie sind und wie sie am liebsten kommunizieren. Einige möchten vielleicht nur, dass Sie ihnen Updates per SMS schicken, während andere persönliche Präsentationen oder ein Telefongespräch bevorzugen. Bestimmen Sie die Kommunikationsmethode, die sie bevorzugen, und die Häufigkeit, die für sie am besten funktioniert.
#1. Für etwas offen sein
Das Verständnis der kulturellen oder sprachlichen Vielfalt Ihrer Stakeholder ist eine weitere Komponente Ihres Stakeholder-Mappings. Wenn sie Ihre Muttersprache nicht sprechen, müssen Sie Ihre Nachrichten ändern. Es ist wichtig, integrativ zu sein und zu verstehen, dass das, was für einen Stakeholder gut ist, für einen anderen schlecht sein kann.
#2. Effektiv kommunizieren
Der Inhalt Ihrer Mitteilungen muss klar sein. Sie versuchen, Fachjargon zu vermeiden und Fakten bereitzustellen. Seien Sie im Gespräch offen und ehrlich und behalten Sie im Auge, was sicher ist und was nicht. Seien Sie offen für die Kommentare Ihrer Stakeholder und verstehen Sie, wie sie Ihre Entscheidungen beeinflussen könnten.
#3. Seien Sie offen und ehrlich.
Halten Sie niemals Informationen zurück, insbesondere keine schrecklichen Nachrichten. Je früher Sie es veröffentlichen, desto eher können Sie auf die Erwartungen der Interessengruppen eingehen und auch auf ihre Bedenken eingehen.
#4. Weiterhin erreichbar sein
Behalten Sie schließlich offene Kommunikationskanäle bei. Pflegen Sie den Kontakt zu Ihren Stakeholdern, stellen Sie ihnen aber auch einen Mechanismus zur Verfügung, über den sie Sie bei Bedarf erreichen können. Hören Sie zu, was sie zu sagen haben, kommunizieren Sie mit ihnen und stellen Sie Ihre eigenen Fragen, wenn sie es tun. Kommunikation ist der Austausch von Informationen.
Der Prozess des Stakeholder-Mappings ist ebenso wichtig wie das Ergebnis, und die Qualität des Prozesses hängt stark vom Verständnis der Beteiligten ab.
Das Stakeholder-Mapping ermöglicht einen reibungslosen Ablauf von Initiativen.
Vernachlässigung Interessengruppen Verwaltung kann zu Hindernissen und Rückschlägen auf der ganzen Linie führen, weshalb Stakeholder-Mapping ein wesentliches Werkzeug in der Toolbox jedes Projektmanagers sein sollte.
Der Erfolg eines Projekts hängt von der Einbindung und Zusammenarbeit mit Interessenvertretern aus allen Bereichen ab. Ihre Beweggründe verstehen und sie mithilfe von in verschiedene Kategorien einteilen Macht/Interessen-Matrix und Stakeholder-Maps können einen großen Beitrag dazu leisten, dass Ihre Arbeit auf Kurs ist.
Häufig gestellte Fragen zum Stakeholder-Mapping
Was ist das Stakeholder-Mapping-Tool?
Im Allgemeinen ist das Stakeholder-Mapping ein Werkzeug, das in der Stakeholder-Analyse verwendet wird, um Menschen basierend auf ihrer Macht und ihren Interessen zu kategorisieren.
Was ist ein Stakeholder-Engagement-Modell?
Stakeholder-Engagement bezeichnet die systematische Identifikation, Analyse, Planung und auch Durchführung von Initiativen, die Stakeholder betreffen sollen.
