Zwischen wie vielen verschiedenen Apps, Bildschirmen und Webbrowser-Tabs wechselst du deiner Meinung nach während deines Arbeitstages hin und her? Wahrscheinlich viel, oder? Denken Sie jetzt darüber nach, wie viel Zeit Sie damit verbringen. Sie denken vielleicht, dass der Wechsel zwischen so vielen verschiedenen Tools ein unvermeidlicher Teil der Erledigung Ihrer Arbeit ist, aber das ist es nicht.
Es gibt Möglichkeiten, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen und Ihre Effizienz zu verbessern, indem Sie ganz einfach weniger Apps, Bildschirme und Registerkarten verwenden berufliche Aufgaben.
Wie viel Zeit verschwenden die Menschen wirklich mit dem Wechseln zwischen Apps am Arbeitsplatz?
Laut Harvard Business Review wechselte jede Person, die an einer von ihr untersuchten Transaktion in der Lieferkette von Konsumgütern beteiligt war, etwa 350 Mal zwischen durchschnittlich 22 verschiedenen Anwendungen und Websites.
In diesem Beispiel könnte ein einzelner Mitarbeiter im Laufe eines Tages etwa 3600 Mal zwischen verschiedenen Apps und Fenstern wechseln. Der Name für diese Art des Hin- und Herschaltens zwischen verschiedenen Apps, Websites und Bildschirmen ist Kontextwechsel.
Und obwohl es auf den ersten Blick harmlos erscheinen mag, sollte es nicht einfach als ein weiterer Teil der Geschäftstätigkeit abgetan werden – das Wechseln des Kontexts verschwendet viel Zeit am Arbeitsplatz.
Warum Sie sich um die Reduzierung von Kontextwechseln kümmern sollten
Wenn Sie von App zu App und von Website zu Website springen, ist es nicht nur die Menge an Zeitaufwand Klicken Sie zwischen ihnen, die Sie verschwenden.
Jedes Mal, wenn Sie etwas Neues auf Ihrem Bildschirm sehen, braucht es Zeit, sich daran zu gewöhnen und in dem neuen Kontext zu arbeiten.
Jede App oder Website hat einen anderen Zweck und eine andere Schnittstelle, sodass der Wechsel zwischen verschiedenen Tools nie ein nahtloser, sofortiger Prozess ist. Wenn Sie an einem bestimmten Tag zum ersten Mal Anmeldedaten eingeben (die Sie möglicherweise vergessen haben) und eine App öffnen müssen, verschwenden Sie noch mehr Zeit. Das Wechseln des Kontexts verschwendet nicht nur Zeit, sondern kann auch Ihre Produktivität beeinträchtigen, indem es Ihr Gehirn belastet und es schwieriger macht, sich zu konzentrieren.
Laut derselben Studie von HBR verbringt die durchschnittliche Person am Arbeitsplatz bis zu 9 % ihrer Zeit damit, den Arbeitskontext zu wechseln – das ist eine Menge Zeit, die damit verbracht werden könnte, wichtige Aufgaben zu erledigen.
Verwenden Sie eine All-in-One-E-Mail-App (wie Spike), um in kürzerer Zeit mehr zu erledigen
Während die Verwendung einer Reihe verschiedener Apps und Websites an den meisten modernen Arbeitsplätzen unvermeidlich ist, können Sie den Zeit- und Energieaufwand für den Kontextwechsel drastisch reduzieren, indem Sie die optimalen Tools für den Job verwenden.
Laut einer anderen Studie von HBR, verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter bis zu 28 % seines Arbeitstages mit der Bearbeitung von E-Mails. Wenn wir dies zu den 9 % hinzufügen, die für den Kontextwechsel aufgewendet werden, sehen wir, dass ein Mitarbeiter bis zu 37 % seiner Zeit nur mit E-Mails und dem Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Apps und Websites verbringt.
Eine der besten Möglichkeiten, Zeitverschwendung zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, ist die Verwendung einer All-in-One-E-Mail-App wie Spike E-Mail, die Ihre E-Mail-Kommunikation optimiert und die Anzahl der Tools reduziert, die Sie für bestimmte Aufgaben und Funktionen benötigen.
Spike ist der weltweit erste Dialog E-Mail-App. Konversations-E-Mail ist ein Begriff für die Art und Weise, wie Spike Ihre traditionellen E-Mail-Threads in Konversationen im Chat-Stil umwandelt. Damit entfallen Formalitäten und Wiederholungen, wodurch das Lesen und Beantworten von E-Mails einfacher und schneller wird. Sie können also sehen, wie Sie dadurch weniger Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen würden, aber wie sieht es mit der Reduzierung von Kontextwechseln aus?
Nun, Spike ist voll von anderen integrierten Funktionen, die es überflüssig machen, unzählige verschiedene Apps und Tools gleichzeitig zu öffnen. Beispielsweise gibt es integrierte Videobesprechungen, sodass Sie direkt in Ihrem E-Mail-Client schnell eine Teambesprechung einberufen können, ohne zu einer anderen Videokonferenz-App wechseln zu müssen.
Es gibt auch integrierte Gruppenchats und Sprachnachrichten, was bedeutet, dass Sie für keine dieser Kommunikationsformen separate Apps benötigen. Als nächstes haben Sie kollaborative Aufgaben und To-Do-Listen sowie kollaborative Notizen, die Spike zu einer Art Projektmanagement-Software machen.
In der Lage zu sein, schnell eine Aufgabe zu erstellen und sie einem Teammitglied basierend auf dem Inhalt einer E-Mail zuzuweisen, kann eine enorme Zeitersparnis sein. Kollaborative Online-Notizen (mit integrierten Sidebar-Chats) machen die Zusammenarbeit in Echtzeit noch effizienter. In Anbetracht der Tatsache, dass die meisten kleinen Unternehmen Dutzende, wenn nicht Hunderte verschiedener Apps und Websites verwenden, um Geschäfte zu machen, ist es unerlässlich, ein Tool wie Spike zu haben, das den Bedarf an so vielen reduziert.
Allein anhand der oben genannten Funktionen können Sie sehen, wie Sie etwa sechs oder sieben andere Apps loswerden könnten, indem Sie Spike verwenden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams zu optimieren.
Zusammenfassung
Die Reduzierung von Kontextwechseln und die Vereinfachung des Umgangs mit E-Mails sind zwei der besten Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern und am Arbeitsplatz in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Obwohl es derzeit keine App gibt, die dies tut alle, die Verwendung einer multifunktionalen E-Mail-App wie Spike trägt wesentlich zur Verbesserung der Arbeitsabläufe für Sie und Ihr Team bei.
