Rechnungen sind ein wichtiges Element der Führung eines Unternehmens, und zu wissen, wie man eine Rechnung richtig schreibt und versendet, wird Ihnen helfen, die Effizienz zu steigern und schneller bezahlt zu werden. Erstellen Sie zunächst eine Rechnung, die Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen, den Namen und die Kontaktinformationen Ihres Kunden, Daten, Rechnungsnummer, geleistete Dienste, Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen enthält. Wenn Sie fertig sind, senden Sie es per E-Mail, Post oder Rechnungssoftware, um eine Vergütung für Ihre Bemühungen zu erhalten.
Was ist eine Rechnung
Eine Rechnung ist ein Brief, den Unternehmen an Kunden senden, um die Zahlung für erbrachte Waren und Dienstleistungen zu verlangen. Die folgenden Komponenten müssen vorhanden sein, damit eine Rechnung als rechtsgültiges Dokument gelten kann:
- Kontaktdaten für Kunden und Unternehmen
- Eine Gebührennummer
- Rechnungsdatum und Zahlungsdatum
- Name und Einzelheiten der Waren und Dienstleistungen
- Insgesamt und für jede Einheit des Produkts gezahlter Betrag
- Zahlungsbedingungen
Wie sollte ich eine Rechnung vorbereiten, bevor ich sie versende?
Informieren Sie Ihre Kunden immer über die Einzelheiten eines Kaufs, bevor Sie eine Rechnung ausstellen. Nichts in der Zeitung sollte sie schockieren oder erstaunen.
Der Rechnungsbetrag ist der wichtigste Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt. Dies ist einfach zu bestimmen, da die Preise häufig festgelegt sind. Wenn der Kunde mit Ihren Geschäftstarifen nicht zufrieden ist, können Sie versuchen, eine Einigung zu erzielen, indem Sie Rabatte oder Ermäßigungen vorschlagen.
Geben Sie dann die Rechnungs- und Fälligkeitsdaten an, damit Ihr Kunde weiß, wann er mit der Rechnung rechnen muss und wie lange er Sie zurückzahlen muss. Geben Sie ihnen einfach einen Kostenvoranschlag, wenn Sie an einem Projekt arbeiten, bei dem die Lieferzeit variiert, damit sie wissen, womit sie rechnen müssen.
Indem Sie diese Gespräche frühzeitig führen, können Sie Ihre Beziehung zu Ihren Kunden verbessern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie Sie pünktlich bezahlen.
So senden Sie eine Rechnung
#1. Per E-Mail
E-Mail ist die schnellste und bequemste Methode zum Versenden von Rechnungen. Um Betrug zu vermeiden, können Sie Ihre Rechnung in einem nicht bearbeitbaren PDF-Format anhängen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihr Unternehmen und die Rechnung in der Betreffzeile und im Text der E-Mail klar und prägnant beschreiben.
Unterschiedliche Kunden und Verbraucher könnten verschiedene Verfahren zum Erhalten von Rechnungen haben. Es kann eine gute Idee sein, herauszufinden, ob in der Betreffzeile bestimmte Informationen angegeben werden müssen, um die Zahlung zu beschleunigen.
#2. Durch Schneckenpost
Die übliche Methode des Rechnungsversands ist hier per Post oder Fax.
Das Dokument muss ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt, frankiert und entweder persönlich abgegeben oder bei einer Postfiliale abgegeben werden. Aus verschiedenen Gründen betrachten wir diesen Ansatz als überholte Art der Geschäftsabwicklung.
Zunächst einmal dauert das Verfahren lange. Im Laufe der Zeit würde die Führung Ihres Unternehmens gegenüber dem Dienst als Postbote in den Hintergrund treten. Zunächst einmal dauert das Verfahren lange. Im Laufe der Zeit würde die Führung Ihres Unternehmens gegenüber dem Dienst als Postbote in den Hintergrund treten.
Aufgrund der höheren Kosten für Papier, Tinte und Porto im Vergleich zu anderen Mitteln ist der Versand per Post auch teurer. Darüber hinaus ist es für Ihr Unternehmen und die Umwelt schwierig, so viel Papier für den Versand einer einfachen Rechnung zu verwenden.
#3. Verwendung von Rechnungssoftware
Um Ihre Rechnung zu erstellen, können Sie eines der vielen verfügbaren Rechnungsprogramme wie PayPal verwenden. Der Vorteil der Verwendung von Rechnungssoftware ist die Fülle an verfügbaren Vorlagen und die Einfachheit des Brandings.
Kunden können Sie einfacher bezahlen, da sie einfachen Zugriff auf Zahlungslinks haben.
So senden Sie eine Rechnung über PayPal
Einige Artikel sind erforderlich, um eine PayPal-Rechnung zu erstellen. Sie müssen zunächst ein PayPal-Geschäftskonto haben. Zum Glück fallen keine zusätzlichen Kosten an und diese Konten sind einfach einzurichten. Als Nächstes benötigen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden. Eine passende Bilddatei ist auch erforderlich, wenn Sie planen, ein Logo für Ihre Rechnung einzubinden.
Befolgen Sie diese Verfahren, um Ihre Rechnung zu erstellen, nachdem Sie diese zwei oder drei Dinge in Ihrem Besitz haben:
- Öffnen Sie einen PC, Mac oder iPad und melden Sie sich bei Ihrem PayPal-Konto an.
- Wählen Sie „Rechnungsstellung“ aus dem Dropdown-Menü unter „Tools“ und klicken Sie dann auf „Rechnung erstellen“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein. Geben Sie im Feld „cc“ alle zusätzlichen Adressen an.
- Der Kundenname und andere Informationen werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie auf „Kundendaten hinzufügen“ klicken. Sowie ggf. die Lieferadresse.
- Nehmen Sie bestimmte Artikel, Mengen und Preise in die Verkaufsliste auf. Schließen Sie alle verspäteten Gebühren oder andere zusätzliche Kosten ein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnung zweimal überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist.
- Drücken Sie „Senden“.
Jetzt erstellt PayPal eine Rechnung und benachrichtigt Ihren Kunden per E-Mail. Anschließend können Ihre Kunden eine Zahlung mit der von ihnen ausgewählten Methode vornehmen. Sie können stattdessen ihr PayPal-Guthaben oder eine Kredit- oder Debitkarte verwenden.
So senden Sie eine Rechnung bei eBay
- Gehen Sie zur eBay-Startseite, melden Sie sich an, klicken Sie dann auf den Link „Mein eBay“ in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Verkaufen“ aus dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie „Warten auf Zahlung“, indem Sie den Link „Bestellungen“ unter „Seller Hub“ markieren.
- Um eine Rechnung zu senden, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Rechnung senden“, nachdem Sie die Lieferkosten, die ausgewählte Versandart und das Hinzufügen einer Notiz für den Kunden auf der nächsten Seite überprüft haben.
- Wählen Sie bei der entsprechenden Bestellung „Rechnung senden“. Sie können den Käufer davon überzeugen, sofort zu zahlen, wenn Sie Ihrer Rechnung eine Nachricht hinzufügen.
- Klicken Sie auf „Rechnung senden“, wenn Sie mit der Eingabe Ihrer Daten fertig sind.
- Anschließend sollten Sie idealerweise auf eine Antwort mit Zahlung Ihres Kunden warten.
So senden Sie eine Rechnung per E-Mail
Mit Hilfe einer Rechnungs-E-Mail können Sie digitale Rechnungen an Ihre Kunden versenden und eine prompte Zahlung garantieren. Ihre E-Mail bezüglich der Rechnung sollte prägnant, klar und informativ sein.
Nachfolgend finden Sie Tipps zum Versenden einer guten Rechnung per E-Mail
Schreiben Sie einen guten Betreff:
]Das Wichtigste und Erste, was Ihr Kunde sehen wird, ist die Betreffzeile. Ihre Chancen auf eine fristgerechte Zahlung Ihrer Rechnung steigen, wenn Sie diese prägnant und auf den Punkt bringen. Ihre Rechnungen müssen die Rechnungsnummer, den Projektnamen und den Firmennamen in der Betreffzeile der E-Mail enthalten.
Wählen Sie den/die richtigen Empfänger aus:
Um eine Rechnungs-E-Mail an die richtigen Empfänger zu senden, müssen alle entsprechenden Empfänger einbezogen werden. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit einer Rechnung an ein Unternehmen senden, sollten Sie die entsprechende Abteilung, die Person, die Ihnen das Projekt gegeben hat, und die Buchhaltung kopieren.
Hängen Sie alle Ihre Rechnungen an:
Vergessen Sie nicht, die Rechnung in Ihrer E-Mail anzuhängen! Sie sollten es in ein PDF konvertieren, wenn Sie es in Word geschrieben haben. Geben Sie ihm nach dem Anhängen einen Namen, der sowohl Ihren Firmennamen als auch die entsprechende Rechnungsnummer enthält.
Korrigieren Sie den E-Mail-Text
Ohne einen Satz dazu ist der Versand einer Rechnung per E-Mail nur halbwegs effektiv. Es ist unangemessenes Verhalten und unprofessionell. Es sollte jedoch kein langer oder auffälliger Text sein.
Eine E-Mail mit einer Rechnung muss klar und informativ sein
Sie sollten Ihren Kunden über die gesendete Rechnung informieren und ihn freundlich bitten, seinen Teil der Abmachung einzuhalten, und ihm gleichzeitig für seine Kooperation danken.
So senden Sie als Freiberufler eine Rechnung
Wenn Sie als Freiberufler für Kunden arbeiten, ist es Ihre Aufgabe, die Bezahlung für die von Ihnen erledigte Aufgabe zu kassieren. Die Rechnungsstellung ist die beste Methode, um die Zahlungen zu erhalten.
Möglicherweise haben Sie Ihrem Kunden ein Angebot gemacht, in dem die Kosten für die von ihm angeforderte Arbeit aufgeführt sind. Nachdem Ihr Auftrag abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Rechnung, in der die geleistete Arbeit und der voraussichtliche Zahlungsbetrag aufgeführt sind.
Welche Informationen sollten auf einer Freelancer-Rechnung stehen?
Kontaktdaten:
Geben Sie Ihren Namen (oder ggf. Ihren Firmennamen) und Ihre Adresse an. Geben Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse an, falls der Kunde Sie kontaktieren muss. Wenn Ihr Unternehmen ein Logo hat, fügen Sie es in Ihre Rechnung ein, um ihm ein eleganteres Aussehen zu verleihen. Sie sollten auch den Namen und die Adresse Ihres Kunden oder des Unternehmens Ihres Kunden angeben. Geben Sie den Namen der Person an, die ihre Rechnungen prüft, wenn Sie davon Kenntnis haben.
Eine Rechnungsnummer:
Sie müssen Ihre Rechnungsnummern im Auge behalten, unabhängig davon, ob Sie sie manuell erstellen oder ein Buchhaltungsprogramm verwenden, das sie erstellt. Möglicherweise müssen Sie den Verbleib unbezahlter Rechnungen herausfinden oder auf Kundenanfragen zu Ihrer Tätigkeit als Freiberufler antworten. Wenn solche Anfragen auftreten, hilft Ihnen eine organisierte Aufzeichnung der Rechnungen bei der Beantwortung. Ein Verweis auf eine Rechnungsnummer stellt sicher, dass sowohl Sie als auch der Kunde dieselbe Transaktion besprechen.
Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum:
Es ist wichtig, das Ausstellungsdatum auf Ihren Rechnungen anzugeben, da dies der Tag ist, an dem die Zahlungsfrist beginnt. Die Bezugnahme auf das Ausstellungsdatum kann auch dabei helfen, eine Rechnung von einer anderen zu unterscheiden, wenn Sie Ihre Rechnungen versehentlich falsch nummeriert haben.
Einzelpostendetails und fälliger Betrag:
Die Aufschlüsselung der von Ihnen erbrachten Waren und Dienstleistungen ist die wichtigste Information auf der Rechnung. Fügen Sie eine genaue Aufschlüsselung des geschuldeten Gesamtbetrags für jeden Posten auf der Liste bei, zusammen mit einer Beschreibung der ausgeführten oder gelieferten Arbeit oder Ware, ihrer Menge, ihres Preises und ihrer Rate.
Zahlungsverfahren:
Machen Sie das Bezahlen für Ihre Kunden so einfach wie möglich. Fügen Sie Auswahlmöglichkeiten für Kunden hinzu, die Sie bezahlen sollen, zusammen mit allen notwendigen Informationen, damit sie diese Zahlung ausführen können. Wenn Sie Schecks entgegennehmen, machen Sie unbedingt deutlich, wo Kunden diese einreichen können. Geben Sie alle E-Mail-Adressen an, die mit dem PayPal-Konto Ihres Unternehmens verknüpft sind, sowie alle Bankdaten, die für Banktransaktionen erforderlich sind.
Weitere Details:
Geben Sie am Ende Ihrer Rechnung alle zusätzlichen Gebühren, Rabatte oder mehrdeutigen Ausdrücke an. Dies kann etwas mit Säumniszuschlägen oder Skontoabzügen zu tun haben.
Wie kann ich eine Rechnung per E-Mail senden.
Um eine Rechnung per E-Mail zu versenden, müssen Sie einen guten Betreff schreiben und dann einen geeigneten Empfänger auswählen. Nachdem Sie dies getan haben, sollten Sie alle Ihre Rechnungsnummern anhängen und dann sicherstellen, dass Sie einen detaillierten und unkomplizierten Text schreiben.
Wie versendet man eine einfache Rechnung?
Die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen ist die einfachste Art, eine einfache Rechnung zu versenden. Sie können Rechnung 001 als erste senden, Rechnung 002 danach und so weiter.
Zusammenfassung
Unternehmen müssen für fast alles Aufzeichnungen führen. Wichtige Details wie das Rechnungsdatum, der fällige Gesamtbetrag und ob der Kunde eine Zahlung vollständig geleistet hat oder nicht, sind dank Rechnungen sofort verfügbar.
- Wie man mit einer PDF-Vorlage für leere Rechnungen ein Geschäft aufbaut und erfolgreich ist
- Rechnungsfinanzierung; Definition, Typen, Vor- und Nachteile.
- Kostenlose Rechnungssoftware; Die 15 besten Rechnungssoftware-Apps im Jahr 2023.
- Proforma-Rechnung; Was ist Profoma Rechnung & Beispiele?
Bibliographie
