FCRA COMPLIANCE: Warum Arbeitgeber konform sein sollten (+ Kurztipps)

FCRA-Compliance, Compliance und Hintergrundprüfung

Was ist FCRA-Compliance? Zunächst einmal ist der „Fair Credit Reporting Act“ die Alternative für die Abkürzung „FCRA“. Dieses Bundesgesetz wurde 1970 mit dem Ziel in Kraft gesetzt, Kunden bei der Behebung von Unrichtigkeiten in ihrer Bonitätsauskunft zu unterstützen. Der Anwendungsbereich des FCRA wurde 1996 geändert, um andere Kundenstudien einzubeziehen, wie z. B. Verlaufsberichte, die für Job-Screening-Zwecke erstellt wurden. Mit anderen Worten, jeder Arbeitgeber, der einen Dritten zur Durchführung von Hintergrundüberprüfungen einsetzt, muss FCRA-konform sein. Bald werden wir herausfinden, warum es wichtig ist, FCRA-konform zu sein.

FCRA-Hintergrund

Grundsätzlich sind Verbraucher von der FCRA-Durchsetzung abgedeckt. Arbeitgeber, die Hintergrundberichte verwenden, und die Verbrauchermeldestellen (CRAs) (auch bekannt als Hintergrundprüfungsunternehmen), die die Informationen bereitstellen, werden alle von der FCRA reguliert.

Wenn ein Arbeitgeber für Arbeitszwecke eine Zuverlässigkeitsüberprüfung von einem Dritten erhält, findet der FCRA Anwendung. Auch Vorstrafen, Arbeits- und Bildungsnachweise, Kfz-Aufzeichnungen, Gesundheitssanktionen und Berufslizenzen können ebenfalls in diesen Berichten enthalten sein. Darüber hinaus ist es erwähnenswert, dass sich das Wort „Kredit“, obwohl es im Namen des Gesetzes vorkommt, auf alle historischen Aufzeichnungen bezieht, unabhängig davon, ob sie Kreditdetails enthalten oder nicht.

Sowohl der Arbeitgeber als auch die Hintergrundprüfungsfirma sind für die Einhaltung des FCRA verantwortlich.

Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmer jedoch darüber informieren, dass sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen und eine schriftliche Zustimmung einholen werden. Wenn sie aufgrund negativer Angaben in der Studie eine Einstellungsentscheidung treffen, müssen sie außerdem strenge Verfahren für nachteilige Maßnahmen befolgen.

Übersicht über die FCRA-Compliance

Aus Sicht der CRA bedeutet Compliance, dass Prozesse eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen so zuverlässig wie möglich sind, wenn sowohl die staatlichen als auch die bundesstaatlichen Berichtsanforderungen eingehalten werden.

Das FCRA gilt auch in anderen Fällen, wie z. B. Mieter-Screening-Hintergrundüberprüfungen.

Um den FCRA zu verstehen, muss man mit einem Teil seiner Fachsprache vertraut sein. Im Folgenden sind einige der relevantesten Begriffe aufgeführt:

Konsumentenbericht

Ein Hintergrundbericht, auch bekannt als „Hintergrundprüfung“. Nur genaue Informationen wie Beschäftigungsdaten, Vorstrafen und Fahrtenbücher sind in einem Verbraucherbericht enthalten.

Investigativer Verbraucherbericht

Im Gegensatz zu einer Verbraucherbefragung enthält ein investigativer Verbraucherbericht Details, die durch persönliche Interviews gesammelt wurden. Ein persönliches Vorstellungsgespräch ist beispielsweise eine Besprechung von Arbeitsergebnissen. Eine weitere Form des persönlichen Gesprächs ist die persönliche oder fachliche Referenzsuche.

Privatkunden

Die Person, die das Ziel der Zuverlässigkeitsüberprüfung ist, wird als Verbraucher bezeichnet. Dies kann ein Bewerber, ein aktueller Mitarbeiter, ein Auftragnehmer, ein Zeitarbeiter oder sogar ein unbezahlter Freiwilliger am Arbeitsplatz sein.

Verbrauchermeldestelle (CRA)

Die Organisation, die die Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführt und den Hintergrundbericht erstellt

Mitglied

Die Person, die den Verlaufsbericht anfordert und verwendet, ist der betreffende Benutzer. Dies ist in der Regel ein Arbeitgeber oder ein potenzieller Arbeitgeber. Der Empfänger kann auch eine Organisation sein, z. B. eine gemeinnützige Organisation oder ein Schulbezirk.

Offenlegung

Das Dokument informiert den Käufer darüber, dass er oder sie das Ziel einer Zuverlässigkeitsüberprüfung sein könnte.

Genehmigung

Ein vom Kunden unterzeichnetes Dokument, das die Vorbereitung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung autorisiert.

Nebenwirkung

Das Verfahren, das einzuhalten ist, wenn ein Arbeitgeber erwägt, aufgrund des Hintergrundberichts ganz oder teilweise eine negative Einstellungsentscheidung zu treffen.

Warum ist es wichtig, dass Arbeitgeber den Fair Credit Reporting Act (FCRA) einhalten?

FCRA-Konformität und konform
Bild-Kredit: Pixabay (FCRA-konform)

Die Nichteinhaltung des Fair Credit Reporting Act (FCRA) kann ein kostspieliges Risiko darstellen. Wenn ein Arbeitgeber Hintergrundberichte von einem Dritten erhält, wird ein Arbeitgeber von der FCRA aufgefordert, während des anfänglichen Einstellungsverfahrens bestimmte Dinge zu tun. Arbeitgeber werden regelmäßig vor Bundesgerichten wegen angeblicher Verstöße gegen den Fair Credit Reporting Act angeklagt. Berichten zufolge wurden allein im Juni 409 rund 2016 FCRA-Klagen eingereicht.

Arbeitgeber zahlen einen hohen Preis für Rechtsstreitigkeiten in Bezug auf Zeit, Anwaltskosten, finanzielle Vergleiche, Markenschäden und Zeit, die sie von ihrem Kernunternehmen fernhalten. 

FCRA-Compliance-Grafik

FCRA-Compliance-Grafik Von Anfang bis Ende ist ein konformes Hintergrundprüfungsverfahren eine positive Erfahrung für den Bewerber oder Mitarbeiter. Es zeigt, dass das Unternehmen seine ethischen Verpflichtungen ernst nimmt und seine Mitarbeiter wertschätzt. Es trägt auch dazu bei, den unbeabsichtigten Verlust eines vielversprechenden Interessenten oder Mitarbeiters zu vermeiden.

So führen Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung in Übereinstimmung mit dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) durch

Jeder Arbeitgeber, der ein Hintergrundprüfungsunternehmen zur Durchführung von Voreinstellungsprüfungen einsetzt, muss die FCRA einhalten.

Ironischerweise werden einige der grundlegendsten Bestimmungen der FCRA oft zur Grundlage für Klagen. Mit anderen Worten, sie werden zu einem Werkzeug für die falschen Absichten. In diesem Fall sind die folgenden Punkte die wichtigsten Durchsetzungsprobleme, die Arbeitgeber beachten sollten:

Offenlegung

Bevor ein Hintergrundbericht von einer CRA eingeholt wird, muss der Arbeitgeber den Betreffenden darüber informieren, dass dies eine Zulassungsvoraussetzung ist. Der Inhalt und das Format der Offenlegung sind äußerst bedeutsam. In der Offenlegung darf nur die Offenlegungssprache verwendet werden, die in einem separaten Text veröffentlicht werden muss. Es sollte beispielsweise nicht in einer Bewerbung enthalten sein oder in einem Informationspaket versteckt werden.

Darüber hinaus sollte das Vokabular der Offenlegung nur die Offenlegung umfassen; ohne anderes Material im Blick. Der Begriff „fremd“ kann sich auf alles beziehen, von betrieblichen Leistungen über das Verhalten am Arbeitsplatz bis hin zu einem drogenfreien Arbeitsplatz. Daher ist die Einbeziehung eines Haftungsverzichts in die Offenlegung besonders problematisch – und die Grundlage vieler Sammelklagen.

Bevor der Arbeitgeber jedoch einen Hintergrundbericht von einer Ratingagentur einholt, muss er die schriftliche Zustimmung der betroffenen Person einholen. (Elektronische Signaturen, die den E-SIGN-Richtlinien entsprechen, sind akzeptabel.)

Der FCRA benötigt nur einen einzigartigen Inhalt und ein einzigartiges Format, keine spezifische Sprache. Die Offenlegungs- und Autorisierungssprache, ob in separaten Dokumenten oder zusammen, muss klar und deutlich sein. Der Leser sollte sich darüber im Klaren sein, dass er oder sie Gegenstand eines Hintergrundberichts sein wird und dass er oder sie der Erstellung des Berichts zustimmt.

Nebenwirkung

Arbeitgeber müssen das mehrstufige FCRA-Verfahren für nachteilige Maßnahmen befolgen, wenn sie eine negative Beschäftigungsmaßnahme in Betracht ziehen – keine Einstellung, keine Beförderung oder keine Bindung – ganz oder teilweise auf der Grundlage von Details in einer Hintergrundstudie.

Weisen Sie den Antragsteller darauf hin, dass er Opfer einer negativen Entscheidung werden könnte

Geben Sie dann eine Kopie der Studie sowie eine Kopie der Bundesrechtsübersicht ab. Informieren Sie sie darüber, dass sie die Möglichkeit haben, die Studie anzufechten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen bestimmten Zeitraum für den Beginn des Streits einplanen.

Bitte halten Sie Ihre Pferde

Während der Zeit, die dem Antragsteller zur Kontaktaufnahme mit der CRA und zur Anfechtung der Studie zugestanden wird, sollten Sie keine Entscheidungen treffen.

Wenn Sie nach Ablauf der Frist eine ablehnende Entscheidung treffen, müssen Sie sich erneut an den Antragsteller wenden. Dieses Mal klären Sie die Vorgehensweise, geben Kontaktinformationen für die CRA an, die den Bericht erstellt hat, eine Erklärung, dass die CRA die Entscheidung nicht getroffen hat, und Erklärungen, dass sie eine Kopie des Berichts erhalten und trotzdem Einspruch erheben können seinen Inhalt.
Die Einhaltung der Anamneseerhebung ist schwierig, und die FCRA ist der „Elefant im Raum“. Arbeitgeber können es sich nicht leisten, die Augen davor zu verschließen.

Die gute Nachricht ist, dass die FCRA-Komponenten mit dem höchsten Risiko am einfachsten einzuhalten sind. Arbeitgeber benötigen ein gut konzipiertes Screening-Programm, regelmäßige Audits und die Unterstützung eines sachkundigen Screening-Partners.

Wer muss FCRA einhalten?

Sowohl der Arbeitgeber als auch das Hintergrundprüfungsunternehmen sind für die FCRA-Compliance verantwortlich. Arbeitgeber müssen angeben, dass sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen und eine schriftliche Genehmigung einholen werden.

Wie werde ich FCRA-konform?

Vier grundlegende Schritte zur FCRA-Compliance

  • Schritt 1: Machen Sie eine Offenlegung und holen Sie eine schriftliche Zustimmung ein. Ein Arbeitgeber muss Folgendes tun, bevor er einen Verbraucher- oder Ermittlungsbericht anfordert:…
  • Schritt 2: Reichen Sie die Bescheinigung bei einer Verbrauchermeldestelle ein.
  • Schritt 3: Stellen Sie dem Antragsteller vorab Unterlagen zu unerwünschten Maßnahmen zur Verfügung.
  • Schritt 4: Informieren Sie den Antragsteller über die nachteilige Maßnahme.

Was ist der Hauptzweck von FCRA?

Der Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC 1681 ff., regelt den Zugriff auf Aufzeichnungen von Verbraucherkreditauskünften und fördert gleichzeitig die Genauigkeit, Fairness und den Schutz personenbezogener Daten, die von Kreditauskunfteien (CRAs) gesammelt werden.

Was ist der FCRA-Prozess?

Der Fair Credit Reporting Act (FCRA) ist eine Bundesgesetzgebung, die das Sammeln von Kreditinformationen von Einzelpersonen und ihren Zugang zu ihren Kreditauskünften regelt. Es wurde 1970 erlassen, um die Fairness, Genauigkeit und den Schutz personenbezogener Daten in den Dateien von Kreditauskunfteien zu regeln.

Was sind die häufigsten FCRA-Verstöße?

Das Zurückhalten von Mitteilungen, Datenschutzverletzungen, das Einholen von Berichten für unzulässige Zwecke, das Nichtbefolgen erforderlicher Prozesse zur Offenlegung von Schulden, das Bereitstellen und Melden fehlerhafter Informationen, das Bereitstellen und Melden alter Informationen und das Kombinieren von Dateien sind die sieben häufigsten FCRA-Verstöße.

  1. FCRA: Fair Credit Reporting Act Anfängerleitfaden
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