Unternehmen müssen ihre Zeit effektiver verwalten, um sich in der zunehmend wettbewerbsorientierten Wirtschaft von heute einen Vorteil zu verschaffen. Sie können den Umsatz schneller steigern, wenn sie mehr Arbeit in kürzester Zeit erledigen können. Infolgedessen streben sowohl unabhängige Auftragnehmer als auch Geschäftsinhaber danach, ihre tägliche Produktivität zu steigern.
Den Überblick über Ihre Zeit zu behalten, ist ein Ansatz zur Steigerung der Produktivität. Aber es gibt noch einige andere Vorteile der Zeiterfassung, die Sie kennen sollten.
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Es ist unwahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter faul sind, wenn Sie einen Rückgang der Produktivität Ihres Unternehmens feststellen. Vielmehr kann es ihnen einfach an Dringlichkeit fehlen, wenn es um Fristen geht.
Mitarbeiter, die Verantwortung für ihr Arbeitspensum übernehmen und ihre Zeit protokollieren, können besser nachvollziehen, wie lange es dauert, jede Aufgabe zu erledigen, und ihre eigene Leistung einschätzen. Ihre Mitarbeiter haben mehr Kontrolle über ihre Arbeit und Zeitpläne, wenn Sie sie in ihre eigene Produktivität einbeziehen.
Sie haben immer etwas zu tun, wenn sie Zeiterfassungssoftware verwenden, weil sie jeden Job sehen können, der in der Warteschlange wartet. Zum Beispiel ein Tool wie das Aufschlussreiche App ermöglicht Ihnen nicht nur die Zeiterfassung, sondern bietet auch eine umfassende Produktivitätsüberwachung und Remote-Arbeitsverwaltung.
Genaue Abrechnung
Ihr gesamtes Personal hat vermutlich eine ungefähre Vorstellung davon, wie lange es dauert, verschiedene Aufgaben zu erledigen. Eine ungefähre Schätzung weicht jedoch von einem tatsächlichen Protokoll ab. Sie können dem Kunden nicht die Zeit in Rechnung stellen, die Sie tatsächlich für die Arbeit aufgewendet haben, wenn Sie sie nicht nachverfolgen.
Sie würden beispielsweise mehr als 170 abrechenbare Stunden pro Jahr verlieren, wenn Sie durchschnittlich 10 Jobs pro Woche erledigen und jeder Job nur 20 Minuten länger als erwartet dauert.
Aber wenn Sie die Zeit jedes Mitarbeiters genau erfassen, können Sie die Vergütung erhalten, die Ihnen für die aufgewendete Zeit zusteht.
Burnout-Prävention
Burnout bei der Arbeit kann aus verschiedenen Gründen auftreten.
Arbeitsdruck resultiert aus der ungleichmäßigen Verteilung von Projektaktivitäten über den Arbeitstag oder die Arbeitswoche. Regelmäßig längere Arbeitszeiten als vereinbart bremst Mitarbeiter aus und verursacht psychischen Stress.
Mitarbeiter begeben sich in den Bereich kräftezehrender Überstunden, wenn sie mehr Projekte und Aufgaben übernehmen, als sie bewältigen können. Die Produktivität der Mitarbeiter bei der Arbeit sinkt, wenn sie über lange Zeiträume ohne Pausen hart arbeiten.
Mitarbeiter sind vorsichtiger, wie sie ihre Zeit nutzen, wenn sie sie protokollieren. Sie können sich vor Burnout schützen, indem sie die Zahl der Arbeitsstunden begrenzen.
Auftragnehmer sichtbar halten
Wenn Sie mieten unabhängige Auftragnehmer oder Freiberufler, müssen Sie die Menge an Arbeit, die sie leisten, und die Stunden, die sie investieren, genau im Auge behalten, damit Sie Ihr Budget nicht überschreiten.
Fordern Sie an, dass Ihre unabhängigen Auftragnehmer die gleichen Stundenzettel ausfüllen wie Ihre regulären Mitarbeiter. Durch die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware zur genauen Aufzeichnung ihrer Stunden wird nicht nur garantiert, dass Sie nur für abgeschlossene Arbeiten bezahlen, sondern Sie können auch die Produktivität verschiedener Auftragnehmer überwachen.
Dadurch können Sie Aufträge an die qualifiziertesten Personen verteilen.
Zielfernrohrkriechen
Jede Art von Dienstleistungsunternehmen ist auf die eine oder andere Weise mit dem Problem des „Scope Creep“ konfrontiert. Der Kunde wird denken, dass er eine Sache will, aber am Ende fügt er dem Projekt eine ganze Menge neuer Verantwortlichkeiten hinzu.
Bevor Sie es wissen, stehen Sie einem ganz anderen Monster gegenüber als das ursprünglich vereinbarte Projekt, komplett mit einer verlängerten Frist und zusätzlichen Stunden, die dazu passen.
Mit Hilfe Ihres Zeiterfassungssystems können Sie Scope Creep erkennen und verwalten, wenn Zeit und Geld überwacht werden. Tatsächlich können Sie dies fast tun, bevor es beginnt.
Kredit geben, wo Kredit fällig ist
Viele Mitarbeiter, insbesondere diejenigen, die es nicht gewohnt sind, Zeiterfassungssoftware zu verwenden, sind besorgt, dass die Aufzeichnung ihrer Stunden den Eindruck erwecken könnte, dass sie nicht hart arbeiten.
Tatsächlich ist aber typischerweise das Gegenteil der Fall. Sie als Firmeninhaber können erkennen, wenn gute Arbeit geleistet wird, um sie angemessen zu honorieren, wenn Sie die geleisteten Stunden genau im Auge behalten.
Wenn die Leistung einer Person regelmäßig ihre Ziele übertrifft, ist es möglicherweise an der Zeit, sie in eine höhere Position zu befördern. Ebenso können Sie Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Grenzen auszutesten, indem Sie je nach investierter Zeit freundschaftliche Wettbewerbe oder Herausforderungen veranstalten.
Zusammenfassung
Der Hauptvorteil einer effektiven Zeiterfassung besteht darin, die Daten in Ihrem Unternehmen im Auge zu behalten und diese Informationen dann zu nutzen, um so produktiv und profitabel wie möglich zu arbeiten. Hoffentlich haben Sie jetzt einige Ideen, die Sie berücksichtigen und in die Tat umsetzen können.
