Nichts im Leben ist sicher außer dem Tod und den Steuern, so lautet ein altes Sprichwort. Auch wenn Sie sich jedes Jahr mit der Steuervorbereitung auseinandersetzen müssen, wird es nie einfacher. Schließlich gründen nur wenige Menschen ein Unternehmen, weil ihnen das Ausfüllen von Steuerformularen Spaß macht (es sei denn, sie beschäftigen sich natürlich mit der Buchhaltung). Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, wie groß die lästige Steuersaison sein wird. Unternehmen, die sich auf die Steuersaison vorbereiten, indem sie alle erforderlichen Dokumente und Aufzeichnungen im Voraus sammeln (und vielleicht sogar einen Steuerexperten engagieren, der bei der Einreichung hilft), werden nur minimale Ausfallzeiten haben. Wenn Sie die Daten nicht im Voraus sammeln, werden Sie gestresst sein, wenn Sie versuchen, wichtige Dokumente und E-Mails zu finden, um die Einreichungsfristen einzuhalten. In diesem Artikel besprechen wir, wofür W9 in der Wirtschaft und in einer gemeinnützigen Organisation verwendet wird und wie man das Formular ausfüllt.
Was ist W9?
Ein W9-Formular ist ein IRS-Formular, das verwendet wird, um die Steueridentifikationsnummer (TIN) einer Person an ihren Zahler oder denjenigen weiterzugeben, der für die Abgabe einer Informationserklärung beim IRS verantwortlich ist. Das W9-Formular wird mit seinem vollständigen Namen „Request for Taxpayer Identification Number and Certification Form“ genannt.
Ein W9 wird von einem Unternehmen verwendet, um Zahlungen an Auftragnehmer, Freiberufler und andere Lieferanten an den Internal Revenue Service zu melden. Welches Formular (W-9 oder W-4) müssen Sie ausfüllen? Die Antwort wird unterschiedlich sein, wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Angestellter sind.
Darüber hinaus wird eine Anfrage nach einer Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung (Formular W9) von einem Unternehmen verwendet, um Steuerinformationen von Freiberuflern, Beratern und anderen Lieferanten einzuholen. Das W-9-Formular muss vom Auftragnehmer oder Verkäufer ausgefüllt und an das zahlende Unternehmen gesendet werden.
Welche Informationen sind auf Formular W-9 enthalten?
In der ersten Zeile steht Ihr Name, wie er in Ihrer Steuererklärung erscheint. Dieser Abschnitt ist einfach, wenn Sie eine Einzelperson sind und Ihre vertraglichen Einkünfte in Anhang C, Gewinn oder Verlust aus dem Geschäft, erfassen. Ihr eigener Name sollte in Zeile 1 stehen, wenn Sie ein Einzelunternehmer oder ein Ein-Personen-Unternehmen mit beschränkter Haftung (LLC) sind. Wenn Sie als Personengesellschaft, LLC mit zahlreichen Mitgliedern, C-Corporation oder S-Corporation einreichen, verwenden Sie den offiziellen Namen des Unternehmens.
Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, können Sie es hier in der zweiten Zeile angeben. In Zeile 2 sollten Einzelunternehmer und Einzelgesellschaftsgesellschaften ihr Unternehmen oder ihren „Doing Business As“-Namen (DBA) angeben. In Zeile 2 sollte eine Personengesellschaft, eine mehrköpfige LLC, eine C-Corporation oder ein S-Unternehmen ihren Handelsnamen, DBA oder andere alternative Namen angeben.
Im dritten Abschnitt geben Sie an, wie die Einzelperson oder das Unternehmen in Zeile 1 von der Bundesregierung besteuert wird. Bitte wählen Sie nur eine aus. Wenn Sie die Option „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ wählen, müssen Sie den Steuerstatus Ihres Unternehmens begründen. Sie können wählen zwischen:
- Treuhand/Nachlass
- Einzelperson/Einzelunternehmer oder Einzelgesellschaft
- S Corporation
- LLC
- C Corporation
- Partnerschaft
In Zeile 4 können Sie einen Code einfügen, der erläutert, warum Sie von der Quellensteuerbefreiung befreit sind.
Außerdem sollte Ihre Adresse in Zeile 5 stehen. Bitte geben Sie Ihre vollständige Adresse an, einschließlich etwaiger Apartment- oder Suite-Nummern. Ihre Adresse (Stadt, Bundesland und Postleitzahl) steht in Zeile 6. Das IRS sendet Ihr 1099-NEC oder 1099-MISC an diese Adresse. Wenn Sie außerdem Ihre Steuern einreichen möchten, sollten Sie diese Daten angeben.
Wer muss ein W9 ausfüllen?
Ein W9-Formular muss von jedem unabhängigen Auftragnehmer ausgefüllt werden, dessen Jahreseinkommen 600 US-Dollar übersteigt. Ein W9 ist auch von jedem erforderlich, der mehr als 600 US-Dollar an unversteuertem Jahreseinkommen aus Lizenzgebühren, Mietzahlungen, Preisen und Auszeichnungen erhält.
Anstatt W9s beim IRS einzureichen, bewahrt das anfragende Unternehmen sie für Steuerzwecke auf. Die folgenden Situationen erfordern ein W9-Formular:
- Kreditgeber verzichten häufig auf Schuldenverpflichtungen wie Kreditkartenguthaben und Hypothekenzinszahlungen oder reduzieren diese erheblich.
- Wenn ein Unternehmen einen Arbeitnehmer einstellen muss, der ein Einkommen von mehr als 600 US-Dollar einbringt, wendet es sich an unabhängige Auftragnehmer.
- Eine Immobilientransaktion, beispielsweise der Verkauf eines Hauses oder einer anderen Immobilie, an der ein Steuerzahler beteiligt ist.
- Ein Finanzinstitut, das das Anlageportfolio eines Steuerzahlers verwaltet.
So füllen Sie ein W9 aus
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihnen das Ausfüllen von Steuerformularen Lust macht. Das Formular W-9 ist eines der einfachsten IRS-Dokumente. Wir zeigen Ihnen den richtigen Abschluss. Auf der IRS-Website finden Sie alle Seiten für das Formular W-9. Darüber hinaus enthält das IRS-Formular möglicherweise eigene Anweisungen. Hier sind einige einfache Schritte zum Ausfüllen eines W9.
#1. W-9, Zeile 1
Geben Sie Ihren Namen genau so ein, wie er in Ihrer Steuererklärung erscheint.
#2. W-9, Zeile 2
Wenn Ihr Firmenname oder Ihr „Entitätsname“ von dem Namen abweicht, den Sie in Schritt 1 verwendet haben, geben Sie ihn hier ein. Wenn Sie Alleineigentümer sind, bei der Werbung für Ihr Unternehmen aber nicht Ihren eigenen Namen verwenden möchten, können Sie einen fiktiven Namen verwenden, indem Sie „Geschäfte als etwas anderes betreiben“. Hier können Sie diesen Spitznamen eingeben.
Einpersonengesellschaften mit beschränkter Haftung werden häufig übersehen. Auch die Einstufung von Einzelunternehmen und S-Kapitalgesellschaften als nicht berücksichtigte Einheiten wird nie verwendet.
#3. W-9, Zeile 3
Bitte geben Sie an, ob Ihr Unternehmen im Sinne der Bundessteuer ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine Treuhandgesellschaft, ein Nachlassunternehmen oder „Sonstiges“ ist. Es sollte nur eine Kategorie ausgewählt werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das richtige Kontrollkästchen aktivieren.
Als Teil der Anweisungen für Formular W9 stellt das IRS außerdem eine Übersichtstabelle zur Verfügung, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll, welche Unternehmensorganisation Sie auflisten möchten.
#4. W-9, Zeile 4
Ausnahmen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie diese Felder einfach leer lassen. Es gibt jedoch die folgenden zwei Fälle:
- Unter bestimmten Umständen muss das Feld „Code des befreiten Zahlungsempfängers“ verwendet werden, um anzugeben, dass der Empfänger von der Quellensteuerbefreiung befreit ist, beispielsweise im Fall von Unternehmen. Befreite Zahlungsempfänger und ihre jeweiligen Codes sowie die Zahlungskategorien, für die diese Codes erforderlich sind, sind in den Anweisungen für Formular W-9 aufgeführt. Der Code „5“ würde von Unternehmen, die Zins- oder Dividendenzahlungen erhalten haben, in ein W-9 eingegeben werden.
- Das Feld „Befreiung vom FATCA-Meldecode“ ist für Zahlungsempfänger bestimmt, die gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von der Abgabe von Steuererklärungen befreit sind. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer passen in keine dieser Kategorien.
#5. W-9, Zeilen 5-6
Ihre Straße, Stadt, Bundesland und Postleitzahl sind alle erforderlich. Nutzen Sie die in Ihrer Steuererklärung angegebene Postanschrift. Der Einfachheit halber nehmen wir an, Sie sind ein Einzelunternehmer, der Büroflächen mietet, seine Steuererklärung jedoch unter Angabe seiner Privatadresse abgibt. In diesem Fall sollten Sie Ihre Privatadresse auf dem Formular W-9 angeben, damit der IRS Ihre 1099er und 1040er leichter zuordnen kann.
Darüber hinaus könnte das W9-Formular der einzige Mechanismus sein, über den ein Unternehmen Ihre individuellen Daten erhält. Wenn Sie in deren Unterlagen als Lieferant eingetragen sind, können diese Informationen in deren Buchhaltungssystem eingegeben werden und Sie erhalten möglicherweise Ihre 1099- oder andere Steuerformulare per Post an diese Adresse.
#6. W-9, Zeile 7
Die Identifizierung des Antragstellers anhand seines Namens und seiner Postleitzahl ist optional. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine Aufzeichnung der Unternehmen wünschen, mit denen Sie Ihre Steuer-ID geteilt haben.
Darüber hinaus können Sie am Ende dieses ersten Teils des Formulars W-9 bei Bedarf Kontonummern angeben. Um einen bestimmten Benutzer im System des Kunden zu identifizieren, geben Sie hier seine Kontonummer ein. Möglicherweise werden Sie beispielsweise aufgefordert, ein W-9-Formular auszufüllen. Da Sie in ihrem System Lieferant Nr. 45 sind, werden Sie möglicherweise gebeten, diese Nummer hier einzugeben.
#7. W-9, Teil I
Der IRS nennt den nächsten Abschnitt Teil I. Wenn Sie Alleinbesitzer sind, geben Sie hier Ihre eigene Sozialversicherungsnummer ein; Wenn Sie ein Unternehmen oder eine andere Geschäftseinheit sind, geben Sie Ihre Beschäftigungsidentifikationsnummer (EIN) an.
Während einige Einzelunternehmen über EINs verfügen, empfiehlt das IRS Einzelpersonen, beim Ausfüllen des Formulars W-9 stattdessen ihre SSNs zu verwenden. Wenn Sie Ihre Steuern unter Verwendung Ihrer Sozialversicherungsnummer einreichen, ist es einfacher, alle 1099-Nummern, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen.
Was ist, wenn Sie noch keine EIN für Ihr Unternehmen haben? Das W-9-Formular kann weiterhin ausgefüllt werden. Das IRS weist Steuerzahler an, den TIN-Antrag auszufüllen und im entsprechenden Feld „beantragt“ zu vermerken. Bis Sie diese Nummer angeben, unterliegen Sie der Sicherungseinbehaltung. Erhalten Sie sie daher so schnell wie möglich. Auf der Website des IRS können Sie eine EIN beantragen. Weitere Informationen zum Sicherungseinbehalt finden Sie unten in Teil II von Schritt 8.
#8. W-9, Teil II
Bevor Sie Formular W-9 unterzeichnen, müssen Sie die Richtigkeit der in Teil II bereitgestellten Informationen überprüfen. Wenn Sie wissentlich eine falsche Steuererklärung abgeben, drohen schwerwiegende Konsequenzen, darunter Geldstrafen und möglicherweise eine Gefängnisstrafe. Sie müssen schwören (unter Strafe des Meineids), dass die folgenden Aussagen wahr sind, bevor Sie das Formular W-9 unterzeichnen.
- Ich bestätige, dass die hier aufgeführte Steueridentifikationsnummer meine ist (oder dass ich derzeit eine solche beantrage). Es müssen gesetzliche Steueridentifikationsnummern verwendet werden. Das Lügen unter Eid unter Verwendung einer „geliehenen“, gestohlenen oder gefälschten Steueridentifikationsnummer ist mit schweren Strafen verbunden.
- Ich muss mir keine Gedanken über die Quellensteuer machen, weil (a) das Gesetz mich ausdrücklich davon ausnimmt, (b) der IRS mich nicht darüber informiert hat, dass ich alle meine Zinsen und Dividenden melden muss, oder (c) der IRS darüber informiert hat dass ich nicht länger der Sicherungseinbehaltung unterliege.
- Ich bin ein rechtmäßiger Einwohner oder Staatsbürger der Vereinigten Staaten. Wenn Sie einen legalen ständigen Wohnsitz haben, sind Sie in Sicherheit. Der Internal Revenue Service klassifiziert als „US-Person“ auch alle inländischen Nachlässe oder inländischen Trusts sowie alle Personengesellschaften, Körperschaften, Firmen oder Vereinigungen, die nach US-amerikanischem Recht gegründet oder strukturiert sind. Lesen Sie die Anweisungen zum Formular W-9 sorgfältig durch, wenn Ihr Unternehmen ein Partner eines ausländischen Partners ist. Für Nicht-US-Bürger ist möglicherweise das Formular W-8 oder das Formular 8233 erforderlich.
- Ich bestätige, dass der/die von mir auf diesem Formular angegebene(n) FATCA-Befreiungscode(s) korrekt ist/sind. Dieser Punkt, der für den Foreign Account Tax Compliance Act relevant ist, ist wahrscheinlich nichts, worüber Sie sich Gedanken machen müssen.
Wozu dient ein W9 im Geschäftsleben?
Die auf W9-Formularen enthaltenen Informationen werden von einem Unternehmen zur Vorbereitung und Einreichung des Formulars 1099 verwendet, einer Steuererklärung, die von unabhängigen Auftragnehmern zur Erfassung von Einkünften verwendet wird, und vom IRS zur Überwachung der Meldung von Einkünften, die von Nicht-Angestellten erzielt werden.
Arbeitgeber, die Arbeitnehmer beschäftigen, sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Teil des Lohns ihrer Arbeitnehmer einzubehalten, um Sozialversicherung und Medicare zu bezahlen. Freiberufler sind jedoch für das Ausfüllen ihrer Einkommensteuererklärung selbst verantwortlich und müssen häufig keine Steuern von ihrem Gehalt einbehalten. Aus diesem Grund müssen Unternehmen allen Freiberuflern, Beratern und unabhängigen Auftragnehmern, die in einem bestimmten Steuerjahr mehr als 1099 US-Dollar gezahlt haben, das Formular 600 ausstellen.
Es wird beispielsweise allen unabhängigen Auftragnehmern empfohlen, vor Beginn der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen ein vollständig ausgefülltes W9-Formular vorzulegen. Dadurch wird die Legitimität des Auftragnehmers überprüft und Ihrem Unternehmen die für Buchhaltungs- und Reportingzwecke benötigten Daten zur Verfügung gestellt.
W9 für gemeinnützige Organisationen
Viele Führungskräfte im gemeinnützigen Sektor sind wahrscheinlich frustriert darüber, dass ihre Organisationen praktisch die Bürokratie verdrängen müssen, um ihren Steuerbefreiungsstatus zu behalten und ihre Ziele zu erreichen. Lesen Sie auch SO STARTEN SIE 2023 EINE NONPROFIT: Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Während die Non-Profit-Version des Formulars W9 ein weiteres Formular zum endlosen Stapel hinzufügt, ist es zumindest leicht zu verstehen und auszufüllen.
Was ist das Formular W9 für gemeinnützige Organisationen?
Der „Antrag auf Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung“ (Formular W-9) ist das Dokument, das Sie verwenden können, wenn ein anderes Unternehmen oder eine Regierungsbehörde die TIN Ihrer gemeinnützigen Organisation anfordert. Bei der Registrierung beim IRS für eine EIN mithilfe des Formulars SS-4 erhält eine gemeinnützige Organisation gleichzeitig eine TIN. Obwohl es sich um die wichtigsten zu übertragenden Daten handelt, enthält das Formular auch Folgendes:
- Der Name Ihrer gemeinnützigen Organisation
- Die Adresse der Organisation
- Der Typ der Entität
- Die TIN der Organisation
Was ist ein W9 für gemeinnützige Organisationen?
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation ihre Steueridentifikationsnummer (und die damit verbundenen Informationen) an eine andere Organisation weitergeben muss, damit sie eine Informationserklärung beim IRS einreichen kann, müssen Sie W9 ausfüllen. Die Steueridentifikationsnummer (TIN) Ihres Unternehmens kann für verschiedene Zwecke erforderlich sein, beispielsweise für:
- Sie bekommen Geld von einem anderen Unternehmen.
- Organisations- und Immobilienübergänge
- Tilgungszahlung der Hypothek
- Immobilien kaufen, verkaufen oder aufgeben
- Schuldenerlass
- Der Beitrag zur Investition in das Rentenkonto
So füllen Sie ein W-9-Formular für eine gemeinnützige Organisation aus
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die relevanten Abschnitte des W9-Formulars für eine gemeinnützige Organisation ausfüllen.
- Name. Geben Sie den vollständigen offiziellen Namen der Organisation an, wie er in den IRS 990s und anderen Organisationsunterlagen erscheint.
- Firmenname/nicht berücksichtigter Unternehmensname. Sie sollten hier einen „dba“ oder Handelsnamen angeben, wenn Ihre gemeinnützige Organisation unter einem anderen Namen als dem in ihrer Satzung genannten firmiert. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn Ihre Organisation keinen DBA verwendet.
- Bundessteuerklassifizierung. Wählen Sie „Sonstiges“ und schreiben Sie „Gemeinnützige Körperschaft, befreit gemäß IRS-Code Abschnitt ____“. für die Bundessteuerbezeichnung. Geben Sie 501(c)(3) ein, um den Steuerbefreiungsstatus Ihrer Organisation zu ermitteln.
- Ausnahmen. Geben Sie hier einen Code ein, um die Einreichung eines Ersatzberichts zum Quellensteuerabzug oder zum Foreign Account Tax Compliance Act zu vermeiden. Unternehmen, die gemäß Abschnitt 501(c)(3) des Internal Revenue Code qualifiziert sind, können diesen Abschnitt außer Acht lassen. Lesen Sie die Anweisungen für das IRS-Formular W-9 oder wenden Sie sich an einen Buchhalter, wenn Sie Fragen zu Ausnahmen haben.
- Adresse. Bitte füllen Sie die folgenden Abschnitte mit der Postanschrift Ihrer Organisation aus.
- Steueridentifikationsnummer. Für Zwecke der Bundessteuer entspricht die TIN oder EIN einer gemeinnützigen Organisation der Sozialversicherungsnummer einer Person. Wenn Sie das IRS-Formular SS-4 einreichen, erhält Ihre gemeinnützige Organisation eine EIN, sofern sie noch keine hat. Eine EIN kann online beantragt und sofort erhalten werden. Wenn Sie eine EIN haben, können Sie das W-9-Formular mit diesen Informationen ausfüllen. Sie können auf dem W-9-Formular „beantragt“ angeben, wenn Sie eine EIN beantragt, diese aber noch nicht erhalten haben. Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer nicht in die dafür vorgesehenen Felder ein.
- Zertifizierung. Tragen Sie Ihren Namen und Ihr Datum in die Erklärung ein. Sie können sicher sein, dass bei Ihnen kein Quellensteuerabzug erhoben wurde, da Sie die korrekte Steueridentifikationsnummer angegeben haben.
Ist ein W9 dasselbe wie 1099?
Auftragnehmer füllen ein W-9-Formular aus, um ihre Informationen an das Unternehmen weiterzugeben, für das sie arbeiten, und das Unternehmen verwendet diese Informationen dann, um ein 1099-Formular auszufüllen, um dem IRS die Jahresverdienste des Auftragnehmers zu melden.
Wie wirkt sich ein W9 auf meine Steuern aus?
Der Arbeitgeber wird keine Ihrer Steuern einbehalten, wenn Sie ein W-9 einreichen. Sie müssen sicherstellen, dass die richtigen Steuern an den Staat gezahlt werden. Sie müssen jedoch auch die Hälfte der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer tragen.
Zusammenfassung
Wenn Sie Vertragsarbeiter, Freiberufler oder Einzelunternehmer sind, benötigen Sie für die Steuererklärung ein W9-Formular. Ihr Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Steuern von Ihren Gehaltsschecks einzubehalten, und durch das Ausfüllen eines W9 bestätigen Sie, dass Sie dafür selbst verantwortlich sind.
Sie sollten dieses Formular jedoch nicht beim Internal Revenue Service einreichen. Sie liefern es an den anfragenden Arbeitgeber. Das Ausfüllen eines W9 ist unkompliziert, Sie sollten jedoch immer eine abschließende Kontrolle durchführen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Wenn Sie Hilfe beim Verständnis Ihrer Steuerformulare benötigen, sollten Sie sich an einen Steuerberater wenden.
FAQs
Kann ich das Ausfüllen eines W9 verweigern?
Ja, Sie haben das Recht, das Ausfüllen eines W-9-Formulars abzulehnen, wenn Sie Zweifel an der Legitimität des beantragenden Unternehmens haben. Beeilen Sie sich nicht damit, ein W-9-Formular auszufüllen, wenn das Unternehmen es nicht für Steuerzwecke verwendet. Außerdem sind Vollzeitbeschäftigte vom Ausfüllen eines W-9-Formulars befreit.
Was passiert, wenn ich kein W9 einreiche?
Für jedes nicht erscheinende Formular kann eine Geldstrafe von 50 bis 270 US-Dollar verhängt werden. Wenn Sie jedoch Zahlungsempfänger, Auftragnehmer oder Verkäufer eines Unternehmens sind, müssen Sie ein W-9-Formular ausfüllen, sonst drohen Ihnen möglicherweise Bußgelder des IRS.
Wie viel kann man ohne W9 verdienen?
Jede Einzelperson oder Organisation, die im jeweiligen Steuerjahr mehr als 600 US-Dollar an Zahlungen von Ihrem Kleinunternehmen erhält, muss ein W-9-Formular ausfüllen.
Warum sollte jemand einen W9 von Ihnen brauchen?
Sobald Sie als Auftragnehmer mit einem Kunden oder einer Organisation zusammenarbeiten, sollten diese Sie um ein W-9-Formular bitten. Die Informationen auf dem Formular teilen dem Mieter mit, ob er 1099 in Ihrem Namen beim IRS einreichen muss oder nicht.
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