Virtuelle Assistenten gibt es schon, solange die Technologie Remote-Arbeit ermöglicht, aber der Trend hat in den letzten Jahren rasant zugenommen; Tatsächlich wird der Markt für virtuelle Assistenten laut Business Wire bis 25.6 ein Volumen von 2025 Milliarden US-Dollar erreichen. Sie sind besonders nützlich, wenn viele Teams über mehrere Standorte verfügen und Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.
Denn virtuelle Assistenten können ortsunabhängig arbeiten und übernehmen im Rahmen eines flexiblen Vertrags oft vielfältige Aufgaben. Virtuelle Assistenten sind aufgrund ihres geringen Aufwands und ihres begrenzten Engagements eine kostengünstige Personallösung für Unternehmen jeder Größe.
Aber wie genau können Sie damit dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen reibungsloser läuft? Einfach ausgedrückt: Was macht ein virtueller Assistent?
Was genau ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent ist eine selbstständige Person, die bei Verwaltungs-, Geschäftsentwicklungs-, Social-Media-, Marketing- und anderen Aufgaben hilft. Sie entlasten Kleinunternehmer, Unternehmer und Manager durch die Übernahme wiederkehrender Aufgaben und Verwaltungsarbeiten.
Der virtuelle Assistent arbeitet von zu Hause oder einem anderen Ort aus. Virtuelle Assistenten können in den USA oder einem anderen Land ansässig sein.
Da es sich um eine flexible Belegschaft handelt, sind virtuelle Assistenten im letzten Jahrzehnt bei kleinen Unternehmen äußerst beliebt geworden. Je nach Bedarf kann ein virtueller Assistent in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten. Benötigen Sie 20 Stunden pro Woche? Kein Problem. Benötigen Sie 30 Stunden? Wie wäre es mit 40? Es sind VAs verfügbar.
Virtuelle Assistenten können auf Stundenbasis vergütet werden. Es kann auch eine feste Gebühr pro Woche oder Monat gezahlt werden.
Die Einstellung eines virtuellen Assistenten in Vollzeit kann aus mehreren Gründen oft ein besseres Angebot und einen größeren Nutzen bieten:
- Die Preise können überraschend niedrig sein, insbesondere für Offshore-Arbeiter.
- Es ist einfacher, einen Vollzeitassistenten in die regulären Arbeitsabläufe zu integrieren und größere Vorteile aus der Vereinbarung zu ziehen.
- Ein virtueller Assistent in Vollzeit ist besser in der Lage, alle von Ihnen benötigten speziellen Softwareanwendungen zu erlernen, freundschaftliche Beziehungen zu Kollegen und Kunden aufzubauen und mit Ihnen zu wachsen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Einige virtuelle Assistenten sind unabhängige Auftragnehmer. Andere sind Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Agentur, die Sie einstellen, um eine flexible Belegschaft bereitzustellen. Wenn Sie mit einem Unternehmen für virtuelle Assistenten zusammenarbeiten, haben Sie es mit einem Manager zu tun, der Ihre Anforderungen bespricht und die beste Lösung für Sie findet.
Was ein virtueller Assistent macht
Da kleine Unternehmen und Start-ups auf virtuelle Büros setzen, um Kosten zu senken, und Unternehmen jeder Größe das Internet zunehmend für ihre täglichen Abläufe nutzen, erfreuen sich virtuelle Assistenten wachsender Beliebtheit. Da es sich bei einem virtuellen Assistenten um einen unabhängigen Auftragnehmer handelt, ist ein Unternehmen nicht verpflichtet, die gleichen Leistungen zu erbringen oder die gleichen Steuern zu zahlen, wie es der Fall wäre, wenn der Mitarbeiter Vollzeit wäre.
Da der virtuelle Assistent außerdem aus der Ferne arbeitet, ist kein Schreibtisch oder anderer Arbeitsplatz in der Firmenzentrale erforderlich. Ein virtueller Assistent muss für seine Computerausrüstung, häufig verwendete Softwareprogramme und einen Hochgeschwindigkeits-Internetzugang bezahlen und diese bereitstellen.
Welche Rolle spielt ein virtueller Assistent? Top-10-Aufgabenliste
Die Aufgaben eines virtuellen Assistenten variieren je nach den Bedürfnissen des Kunden, einige gängige Aufgaben sind jedoch folgende:
Social Media Management
Ein virtueller Assistent kann einem Kunden bei der Verwaltung seiner Social-Media-Konten helfen. Virtuelle Assistenten können auch Inhalte erstellen, mit Followern interagieren und Engagement-Metriken analysieren, wenn Sie sich fragen, was sie tun.
E-Mail-Marketing
Ein virtueller Assistent kann Sie bei der Erstellung und Durchführung von E-Mail-Marketingkampagnen unterstützen. Darüber hinaus verwalten sie Mailinglisten und analysieren die E-Mail-Leistung, um zukünftige Kampagnen zu optimieren.
Posteingang und Reiseplanung
Ein virtueller Assistent kann Ihnen bei der Verwaltung Ihres Posteingangs helfen, indem er E-Mails sortiert, priorisiert und beantwortet. Sie können auch bei Reisevorbereitungen wie der Buchung von Flügen und Hotels und der Planung von Reiserouten behilflich sein.
Buchhaltung
Ein virtueller Assistent kann grundlegende Buchhaltungsaufgaben erledigen. Es umfasst die Rechnungsstellung, die Kostenverfolgung und den Abgleich von Kontoauszügen.
Kundenbetreuung
Ein virtueller Assistent kann Kunden helfen, indem er auf Anfragen reagiert und Probleme löst.
Kalenderverwaltung
Ein virtueller Assistent kann Kunden bei der Verwaltung ihrer Kalender unterstützen, indem er Termine plant, Besprechungen organisiert und Erinnerungen sendet. Sie können beispielsweise ein Kalendersystem wie Google Kalender einrichten und es mit dem Kunden teilen, um sicherzustellen, dass dieser Zugriff darauf hat.
Lead-Generierung
Ein virtueller Assistent kann Lead- und Interessentenrecherchen durchführen, gezielte Outreach-Kampagnen entwickeln und die Vertriebspipeline verwalten.
Projektmanagement
Ein virtueller Assistent kann beim Projektmanagement helfen, indem er Zeitpläne erstellt, Aufgaben delegiert und Fristen einhält.
Data Entry
Ein virtueller Assistent kann Daten in Tabellenkalkulationen, Datenbanken und anderen Systemen eingeben und organisieren.
Content Creation
Virtuelle Assistenten können visuelle Inhalte für die Website, den Blog oder die Social-Media-Kanäle eines Kunden erstellen. Es können Blogbeiträge, Artikel, Grafiken und Videos eingebunden werden.
Die oben aufgeführten Aufgaben sind nur einige der vielen Aufgaben eines virtuellen Assistenten. Die von einem virtuellen Assistenten bereitgestellten Dienste können je nach den Anforderungen des Unternehmens oder des einzelnen Kunden variieren. Dadurch können VAs anpassungsfähig sein und Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden.
Die Vorteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten
Um mehr über „Was macht ein virtueller Assistent“ zu erfahren? Sie müssen zunächst die Vorteile verstehen. Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann Unternehmen und Unternehmern zahlreiche Vorteile bieten. Virtuelle Assistenten können Unternehmen zu Wachstum und Erfolg verhelfen, indem sie die Produktivität und Effizienz steigern, Stress reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern.
Effizientes Zeitmanagement
Ein virtueller Assistent kann einem Kunden dabei helfen, seine Zeit besser einzuteilen, indem er zeitaufwändige Aufgaben übernimmt und es dem Kunden ermöglicht, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.
Verbesserte organisatorische Produktivität
Sie können dazu beitragen, Geschäftsabläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Stressabbau und mehr Freizeit
Kunden können ihre Arbeitsbelastung reduzieren und ihre Freizeit genießen, indem sie Aufgaben an einen virtuellen Assistenten delegieren, Stress reduzieren und die Work-Life-Balance verbessern.
Erhöhter operativer Umfang
Ein virtueller Assistent kann Unternehmen bei der Ausweitung ihrer Geschäftstätigkeit unterstützen, indem er Aufgaben übernimmt, für die sonst die Einstellung zusätzlichen Personals erforderlich wäre.
Erweiterte Reichweite
Ein virtueller Assistent kann aus der Ferne arbeiten und verschafft Kunden so Zugriff auf einen globalen Talentpool sowie umfassendere Fähigkeiten und Fachkenntnisse.
Verbesserter Kundenservice
Ein virtueller Assistent kann einen hervorragenden Kundenservice bieten, indem er auf Anfragen reagiert und Probleme löst.
Kosteneinsparungen
Kunden können durch die Einstellung eines virtuellen Assistenten Geld für Bürofläche, Ausstattung und Zusatzleistungen sparen.
Verbessertes emotionales Wohlbefinden
Kunden können ihre Arbeitsbelastung reduzieren und ihr geistiges und emotionales Wohlbefinden verbessern, indem sie Aufgaben an einen virtuellen Assistenten delegieren.
Bessere Work-Life-Balance
Durch die Übernahme von Aufgaben, die andernfalls die persönliche Zeit beeinträchtigen würden, kann ein virtueller Assistent Kunden dabei helfen, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
Ein neuer Schwerpunkt auf Kerngeschäftsdienstleistungen
Sie können sich auf Ihre Kerngeschäftsdienstleistungen konzentrieren und die Gesamteffektivität steigern, indem Sie nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben an eine VA auslagern. Auf diese Weise können Sie genau lernen, was ein virtueller Assistent tut.
Welche Rolle spielt ein virtueller Assistent?
Virtuelle Assistenten haben keine spezifischen Aufgaben und ihre Aufgaben variieren je nach Arbeitgeber. Im Folgenden sind einige der häufigsten Aufgaben aufgeführt, die virtuellen Assistenten zugewiesen werden:
Administrative Pflichten
Virtuelle Assistenten werden am häufigsten für Verwaltungsaufgaben eingesetzt. Beispiele hierfür sind das Planen von Besprechungen, das Buchen von Reisen, das Organisieren von Kalendern und sogar das Beantworten von Telefongesprächen über eine Verbindungsleitung.
Buchhaltung
Den Überblick über die Finanzen zu behalten ist ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines profitablen Unternehmens, und virtuelle Assistenten können bei der Budgetierung, beim Einkauf und bei der Ausgabenverfolgung behilflich sein.
Personal Assistant
Zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben können virtuelle Assistenten bei der Organisation von Aufgaben außerhalb des Arbeitsplatzes helfen. Zu den persönlichen Aufgaben gehören das Buchen von Reisen, das Organisieren eines Kalenders und das Kaufen von Geschenken für Freunde und Familie.
Kundenbetreuung
Virtuelle Assistenten können die erste Anlaufstelle für Kunden sein, die Hilfe bei der Fehlerbehebung suchen, oder eine Quelle für Feedback für Unternehmen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten. Virtuelle Assistenten können bei Routineaufgaben helfen oder Tutorials anbieten. Wenn sie einem Kunden nicht weiterhelfen können, können sie die Situation an die zuständige Person im Unternehmen weiterleiten.
Data Entry
Nicht alle Verwaltungsaufgaben sind administrativ; Virtuelle Assistenten können vielfältige Aufgaben übernehmen, darunter auch die Dateneingabe. Ein virtueller Assistent in dieser Rolle kann problemlos Daten zusammenstellen, auf Richtigkeit prüfen und unnötige Datensätze löschen. Dies ist besonders nützlich für die Patientenverfolgung, Abrechnung, den Postversand und die Schulverwaltung.
Produktion von Social Media
Während viele Unternehmen den Wert der Online-Interaktion mit potenziellen Kunden erkennen, können die Anforderungen an das Social-Media-Management manchmal unüberwindbar erscheinen. Virtuelle Assistenten sind hilfreich bei der Beantwortung von Kommentaren und der Kommunikation mit Followern, sie können aber auch den Überblick über die Veröffentlichungspläne behalten und Kontodaten analysieren.
Content Management
Angenommen, Sie nutzen redaktionelle Inhalte, um den Traffic auf Ihre Website zu steigern, die Markenbekanntheit zu steigern und potenzielle Kunden anzusprechen. Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie viel Arbeit im operativen Geschäft steckt. Ein virtueller Assistent kann Sie bei der Verwaltung eines Produktionskalenders, der Organisation von Schreibressourcen und der Erleichterung verschiedener Aspekte des Veröffentlichungsprozesses unterstützen, sodass Sie sich auf die Erweiterung des Inhaltsprogramms konzentrieren können.
Forschung
Jedes Unternehmen muss sich auf Forschung verlassen, um seine Geschäftstätigkeit zu informieren, sei es Markt-, Kunden- oder Leistungsanalyse. Forschung kann wie jedes andere Gut an Kunden verkauft werden. Allerdings kann die Recherche selbst mit dedizierten Ressourcen zeitaufwändig sein, weshalb einige Unternehmen virtuelle Assistenten einstellen, die bei dieser Aufgabe helfen. Diese Aufgaben eignen sich am besten für virtuelle Assistenten, die auf Datenanalyse spezialisiert sind, da sie in der Regel manueller sind.
Wie hoch ist das Gehalt eines virtuellen Assistenten und wie wird er vergütet?
Laut der Jobsuch-Website Zip Recruiter variiert das Gehalt für virtuelle Assistenten je nach Erfahrung und Fachgebiet:
- Pro Stunde (beginnend bei 7.21 $ und steigend auf 62.74 $)
- Pro Woche (beginnend bei 288 $ und steigend auf 2,510 $)
- Pro Monat (beginnend bei 1,250 $ und steigend auf 10,875 $)
- Pro Jahr (beginnend bei 15,000 $ und steigend auf 130,000 $)
Während einige Assistenten Schecks oder Zahlungsanweisungen als Zahlungsmittel akzeptieren, bevorzugen die meisten die Zahlung über sichere Online-Dienste wie PayPal. Ihre Abrechnungsmethoden können unterschiedlich sein: Einige bevorzugen Vorauszahlungen, während andere ihrem Arbeitgeber wöchentlich oder monatlich eine Rechnung stellen.
Werden virtuelle Assistenten als Vollzeit-Remote-Worker eingestellt, müssen diese regelmäßig bezahlt werden.
So finden und stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein
Die Einstellung eines Fernassistenten mag einfach erscheinen, da es sich um eine weniger formelle Rolle handelt, der Einstellungsprozess kann jedoch ebenso viel Vorbereitung seitens des Arbeitgebers erfordern. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:
Stellen Sie Ihre Erwartungen fest
Es ist wichtig, Ihre Erwartungen zu dokumentieren, bevor Sie mit einem neuen Auftragnehmer zusammenarbeiten. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Aufgaben, die erledigt werden müssen, und kommunizieren Sie Prioritäten und Fristen klar.
Wählen Sie einen Manager
Wenn eine Teilzeitkraft nicht Teil Ihres offiziellen Organigramms ist, kann die Führungsverantwortung leicht unklar werden und sich innerhalb eines Teams verschieben. Vermeiden Sie diese Falle, indem Sie von Anfang an festlegen, wer für die Kommunikation von Aufgaben und die Verfolgung von Projekten verantwortlich ist.
Machen Sie ein Budget
Wenn Sie eine flexible Vereinbarung mit einem Assistenten wünschen, die Sie je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern können, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Budget im Voraus genau kennen, damit die Kosten nicht versehentlich außer Kontrolle geraten.
Stellenausschreibung
Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung mit einer Liste der Verantwortlichkeiten und veröffentlichen Sie diese auf einer geeigneten Website. Einige der beliebtesten Websites sind auf Passive Income gelistet, darunter:
- Upwork
- Fiverr
- TaskRabbit
- Hallo Rach
Diese Websites helfen Ihnen, qualifizierte Kandidaten in Ihrem Bereich zu finden.
Mit virtuellen Assistenten können Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren: Ihr Unternehmen.
Zeit ist eine wertvolle Ressource bei der Führung eines Unternehmens, und geringfügige, alltägliche Aufgaben können manchmal ein Hindernis dafür sein, sich auf neue Chancen und Wachstumsbereiche zu konzentrieren. Wenn ein virtueller Assistent Ihre Verwaltungsaufgaben übernimmt, wird Ihre Arbeitsbelastung erheblich reduziert, sodass Sie und Ihr Team mehr Zeit haben, sich auf wichtige Projekte zu konzentrieren.
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Bibliographie
