Wussten Sie, dass Verträge rund 60 – 80 % der Geschäftsvorgänge regeln? Derselbe Bericht deutet auch darauf hin, dass große Unternehmen jeden Tag etwa 215,000 US-Dollar verlieren, wenn sich ein Vertragsprozess hinzieht. Darüber hinaus wird vorgeschlagen, dass Unternehmen durch die Beseitigung von Vertragsungenauigkeiten und Nichteinhaltungen 33-41 % der Kosten senken, was 2 % der jährlichen Gesamtkosten entspricht.
Das ist, wo die Vertragslebenszyklus-Managementsystem kommt ins Bild. Es ist ein Prozess der Verwaltung, Analyse und Ausführung der Vertragserstellung. Unternehmen begannen etwa 2018 mit der Einführung des Vertragslebenszyklusmanagements, aber der Trend gewann in der Welt nach der Pandemie an Dynamik. Das liegt daran, dass Verträge heutzutage größtenteils digital abgewickelt werden.
CLM hilft Unternehmen, Vertragsrisiken zu minimieren und stellt sicher, dass sie Vorschriften einhalten, Verträge prüfen und von Anfang bis Ende organisiert bleiben. Laut Goldman Sachs profitiert das Unternehmen mit einem etablierten CLM-Prozess von einer 80 %igen Reduzierung von Zahlungsfehlern, einer Beschleunigung von Verhandlungszyklen um 50 % und mehr.
Abgesehen von diesen konkreten Vorteilen kann Contract Lifecycle Management einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile des Contract Lifecycle Managements für Unternehmen.
CLM rationalisiert den gesamten Prozess
Fragen Sie jeden Geschäftsmann oder Anwalt, und er wird Ihnen zustimmen, wie wichtig die Vorbereitung ist. Gleiches gilt für Verträge. Hier kommt das CLM ins Spiel. Das Vertragslebenszyklus-Managementsystem kann Ihre vergangenen Verträge durchsuchen, um Standardsprache zu finden, die wiederverwendet werden kann.
If Software zur Dokumentenautomatisierung verwendet wird, können Unternehmen Verträge in wenigen Minuten entwerfen. Diese CLM-Systeme können die wichtigsten Teammitglieder identifizieren, die in den Vertrag aufgenommen werden sollen, und alle Probleme skizzieren, die in der Vergangenheit aufgetreten sein könnten.
Tracking- und Überwachungsverträge werden vereinfacht
Einer der wichtigsten Aspekte des Vertragsmanagements ist die Nachverfolgung Compliance, Meilensteine, Zeitachsen und andere Parameter. Ein etabliertes Vertragsmanagementsystem kann Verträge auf potenzielle Risiken und Probleme verfolgen. Sobald es ein Risiko oder Problem erkennt, benachrichtigt es das betroffene Team, um Maßnahmen zu ergreifen.
Die CLM-Software bietet detaillierte Daten-Dashboards, die wertvolle Einblicke und Einblicke in die Arbeitsbelastung und Verteilung bieten. Das System kann auch Bereiche lokalisieren, in denen Verzögerungen im Vertragslebenszyklus auftreten. Datengesteuerte Lösungen wie diese ermöglichen eine Automatisierung, die über die Rechtsabteilung hinausgeht, indem sie den Vertragsprozess in verschiedene Facetten des Unternehmens integrieren.
Beseitigt menschliche Engpässe
Es ist eine bekannte Tatsache, dass die manuelle Verwaltung und Erstellung von Verträgen komplizierte Prozesse sind. Es kostet viel Zeit und Mühe von den verschiedenen Teams. Es besteht auch die Möglichkeit von Fehlern, die durch menschliche Handhabung und Eingriffe verursacht werden. Laut Experten sind diese menschlichen Fehler eine der größten Hürden im Vertragsmanagement. Durch den Einsatz eines automatisierten Vertragslebenszyklus-Managementsystems können Marken solche menschlichen Engpässe leicht beseitigen.
Die datengesteuerte Vertragsgestaltung verhindert auch, dass die Rechtsabteilung der Organisation im Meer von Dokumenten begraben wird. Es verwendet die leicht durchsuchbaren Vertragsinformationen, um strategische Möglichkeiten zu identifizieren, die andernfalls möglicherweise unbemerkt geblieben wären.
Gewährleistet die Einhaltung
Wie Sie vielleicht bereits wissen, ist Compliance der Schlüsselaspekt eines jeden Vertrags. Bei Abweichungen von vertraglichen Verpflichtungen oder deren Einhaltung können Unternehmen finanzielle und rechtliche Verluste erleiden. Um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, ist es daher entscheidend, die Compliance aufrechtzuerhalten. Dafür ist ein solides Vertragslebenszyklus-Managementsystem erforderlich.
Ein CLM-System speichert alle kritischen Daten Geschäftsdokumente in einem Datensatzverwaltungssystem mit Backups und Richtlinien zur Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien. Es gewährleistet die Durchsetzung der Compliance, da Ihre kritischen Aufzeichnungen sicher sind.
Vereinfacht die Zusammenarbeit
Wie oben erwähnt, bietet CLM ein zentrales Repository für die Speicherung und Bearbeitung aller Verträge. CLM-Systeme speichern alle Verträge und wichtigen Geschäftsdokumente in sicheren Clouds, um den Datenschutz und die Sicherheit dieser Dokumente zu gewährleisten. Teams, die an diesen Verträgen arbeiten, haben einfachen Zugriff und arbeiten sicher und gemeinsam daran.
Fragen Sie jeden, der sich mit Verträgen befasst hat, und er wird Ihnen sagen, dass selbst die einfachsten Verträge mehrere Mitarbeiter und mehrere Freigabeebenen umfassen können. CLM eliminiert die Notwendigkeit mehrerer Versionen und bildet somit einen einheitlichen Arbeitsbereich, in dem alle Bearbeitungen, Genehmigungen, Markups und Ausführung auf einer einzigen Plattform stattfinden.
Hilft Zeit und Kosten zu sparen
Wie bereits erwähnt, enthüllte PriceWaterhouseCoopers, dass die Fehler/Ungenauigkeiten auf der Busy- und Sell-Side eines Vertrags zu 2 % der jährlichen Kosten führten. Mit einem automatisierten CLM-System können Unternehmen eine Menge Geld sparen, indem sie Strafen für die Einhaltung von Vorschriften, aufgrund menschlicher Fehler verlorene Chancen und Zahlungsfehler eliminieren. CLM spart auch Zeit, indem es eine leicht durchsuchbare Vertragsdatenbank, optimierte Funktionen und den Wegfall von Nacharbeiten zur Vermeidung von Verzögerungen bietet.
Da die Digitalisierung weltweit schnell voranschreitet, ist das Vertragslebenszyklusmanagement für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein effektives CLM hilft Unternehmen dabei, an Glaubwürdigkeit zu gewinnen, die Unternehmensführung zu verbessern, Strafen zu vermeiden und sowohl Zeit als auch Mühe zu sparen.
