Zu wissen, was Ihr Arbeitgeber in Bezug auf die Kilometererstattung im Jahr 2023 erwartet und benötigt, ist hilfreich, wenn Sie beabsichtigen, geschäftlich zu reisen. Mitarbeiter, die ihre Fahrzeuge (z. B. Autos oder Lastwagen) verwenden, um geschäftliche Besorgungen zu erledigen, können ihre Kilometer erstattet bekommen. Für das Fahren eines Autos für Arbeits-, Wohltätigkeits-, medizinische oder Umzugszwecke im Jahr 2023 wurde vom Internal Revenue Service (IRS) ein neuer Standardsatz für die Kilometererstattung festgelegt. Ein Formular für Anträge auf Erstattung von Kilometergeldern mit Informationen über die Reise wird den Mitarbeitern auch ausgehändigt, das sie jedes Mal ausfüllen müssen, wenn sie Besorgungen für das Unternehmen erledigen.
In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Punkte zur Kilometererstattung, die Ermittlung Ihrer Anspruchsberechtigung und Tipps zur genauen Dokumentation Ihrer Reisekosten ein.
Kilometererstattung
Wenn ein Arbeitnehmer sein Fahrzeug für berufliche Zwecke nutzt, erstattet ihm der Arbeitgeber seine Kilometer. Die meisten Unternehmen verwenden eine Cent-pro-Meile-Formel. Der Arbeitgeber und seine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer bestimmen jedoch die Erstattungssätze, die gedeckten Kosten und den Zahlungsplan.
Die Entschädigung, die Sie für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs zu beruflichen Zwecken erhalten, wird als Kilometervergütung bezeichnet. Alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Besitz und Betrieb Ihres Autos während der erforderlichen Kilometerleistung werden durch die Erstattung abgedeckt. In den meisten Fällen wird sie pro Kilometer berechnet und deckt alle Kosten ab, die mit dem Besitz und Betrieb eines Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke verbunden sind.
Elemente der Kilometervergütung
Mehrere Faktoren, wie z. B. die folgenden, können die Kilometererstattung beeinflussen:
#1. Berechtigung
Obwohl nicht alle Arbeitnehmer anspruchsberechtigt sind, können Arbeitgeber Arbeitnehmern Kilometergeld erstatten, wenn sie ihre Fahrzeuge für arbeitsbezogene Zwecke nutzen. Die Besonderheiten Ihrer Beschäftigung bestimmen, ob Sie berechtigt sind. Eine typische Meilenrückerstattungsrichtlinie deckt normalerweise die folgenden Reisen ab:
- Besuche bei Kunden
- Bereitstellung eines Transportmittels für Kunden
- Machen Sie einen Ausflug zu einer temporären Arbeitsstelle
- Die Reise zu einer Konferenz oder einem Fachkongress
Denken Sie daran, dass sich aus der Erstattung durch das Unternehmen steuerliche Konsequenzen ergeben können. Es wird empfohlen, dass Sie mit einem erfahrenen Steuerberater sprechen, um herauszufinden, wie sich Ihr Einkommen auswirken könnte.
#2. Standardtarife
Der Internal Revenue Service (IRS) hat einen Standard-Kilometersatz festgelegt, aber ein Unternehmen kann seine Sätze ebenfalls frei festlegen. Der IRS erlaubt Steuererklärungen, bis zu diesem Betrag für Meilen abzuziehen. Obwohl viele Unternehmen ihre Sätze auf den IRS-Satz stützen, ist dies gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ihr Arbeitgeber kann eine Erstattung gewähren, die unter oder über dem gesetzlichen Mindestbetrag liegt.
#3. Anforderungen des Arbeitgebers
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Kilometererstattungen zu zahlen, es sei denn, dies würde dazu führen, dass der Lohn des Arbeitnehmers unter die staatliche Mindestlohnschwelle fällt.
So verfolgen Sie die Meilenrückerstattung
Einige Arbeitgeber verlangen, dass Arbeitnehmer ihre Benzin- und Autoreparaturquittungen zur Erstattung vorlegen. Das umständliche Sammeln von Belegen entfällt bei Verwendung des Standardabzugssatzes. Die Verwendung eines Ausgabenverfolgungsprogramms macht die Verfolgung Ihres Kilometerstands einfach. Diese Programme ermöglichen es Ihnen, Ihre Meilendaten einzugeben und Ihre Erstattung basierend auf diesen Informationen zu berechnen. Mit den folgenden Schritten können Sie Ihre Meilenrückerstattung überwachen:
- Notieren Sie sich das Datum der Reise.
- Behalten Sie die Reisezeit im Auge.
- Sobald die Fahrt beginnt, notieren Sie den Kilometerstand.
- Geben Sie Ihren Start- und Zielort an.
- Fügen Sie eine Zusammenfassung der Ziele der Reise bei.
- Wenn Sie von Ihrer Reise zurückgekehrt sind, notieren Sie den Kilometerstand.
Ihr Arbeitgeber bietet Ihnen möglicherweise eine festgelegte monatliche Kilometerpauschale, einen FAVR (fester und variabler Satz) oder den vom IRS geforderten Standardsatz für die Kilometerrückerstattung.
FAVR (fester und variabler Zinssatz)
FAVR, ein beliebter Ersatz für die traditionelle Methode, beinhaltet die Zahlung einer Kombination aus dem geschätzten Cent-pro-Kilometer-Tarif zur Deckung der variablen Kosten und einer Pauschalsumme zur Deckung der Fixkosten. Gas, Öl, Instandhaltung und Reparaturen sind einige Beispiele für variable Kosten. Während Leasing, Steuern, Registrierungs- und Lizenzgebühren sowie Abschreibungen und Versicherungen Beispiele für Fixkosten sind. Wie immer müssen Sie den Standardmeilensatz des IRS verwenden, und jede zusätzliche Erstattung unterliegt der Einkommenssteuer.
Arbeitgeber und freie Unternehmer können dienstlich bedingte Kilometer abziehen. Darüber hinaus ist es nicht steuerpflichtig, da es für einen Arbeitnehmer nicht als Einkommen gilt. Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer jedoch mehr als die tatsächlichen Fahrtkosten für arbeitsbezogene Zwecke zahlt, kann ein Teil der Erstattung als Entschädigung angesehen und besteuert werden.
Was berechtigt zur Kilometererstattung?
Ihr Unternehmen kann die Kosten für Geschäftsreisen, die nicht mit dem regelmäßigen Arbeitsweg eines Mitarbeiters verbunden sind, abziehen. Folgende Ausgaben kommen für die Kilometererstattung in Betracht:
- Geschäftsreise
- Off-Site-Beratung mit aktuellen und potenziellen Kunden
- Besorgungen erledigen, um Vorräte für das Unternehmen zu kaufen
- Lieferungen für Unternehmen
Kilometererstattungssatz im Jahr 2023
Die neuen IRS-Meilensätze gelten für Reisen, die am 1. Januar 2023 beginnen.
- 65.5 Cent pro Kilometer bei der Fahrt zur Arbeit
- Für Umzugs- oder medizinische Zwecke 22 Cent pro Meile
- 14 Cent pro Meile für wohltätige Zwecke
Als sich Kraftstoffpreise, Kraftstoffeffizienz und Versicherungskosten änderten, änderten sich auch die neuen Kilometersätze.
Regeln für die Kilometerrückerstattung
Sie müssen die drei Anforderungen des IRS für einen rechenschaftspflichtigen Plan erfüllen, damit Ihre Erstattung steuerfrei ist:
- Ihre Auslagen müssen mit Ihrer Tätigkeit in Verbindung gebracht werden, was bedeutet, dass Sie sie während der Arbeit für Ihren Arbeitgeber getätigt haben.
- Sie müssen Ihrem Arbeitgeber unverzüglich und genau eine Abrechnung dieser Kosten vorlegen.
- Jede zusätzliche Vergütung oder Zulage muss rechtzeitig zurückgezahlt werden.
Darüber hinaus hat der IRS keine spezifischen Richtlinien zur Erstattung von Kilometergeldern auf Bundesebene. Sie müssen sich an die Mindestlohngesetze halten, auch wenn Sie diese Erstattung nicht anbieten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Arbeitnehmern mindestens den Mindestlohn zahlen, abzüglich etwaiger Fahrtkostenerstattungen.
Kilometervergütung berechnen
Nehmen wir an, Joe, einer Ihrer Mitarbeiter, erledigt einige Besorgungen für Ihr Unternehmen. Für Vorräte legt Joe eine Strecke von 50 Meilen hin und zurück zurück. Anschließend legt er 13 km zurück, um einen Kunden zu treffen, bevor er 20 km zurück ins Büro fährt. Joe legte 83 Meilen zurück, während er zur Arbeit unterwegs war. Da der Standardmeilensatz 65.5 (0.655 $ Standardmeilensatz x 36 gefahrene Geschäftsmeilen) betrug, müssen Sie ihm 54.37 $ zurückzahlen.
Formular zur Kilometerrückerstattung
Mitarbeiter können mit Stift und Papier ihre täglichen Geschäftskilometer verfolgen. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern ein Meilenrückerstattungsformular an. Mitarbeiter können dann das Meilenrückerstattungsformular jedes Mal ausfüllen, wenn sie eine Aufgabe im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ausführen.
Ein Formular zur Kilometererstattung fordert Informationen zur Reise an. Das Formular fragt normalerweise nach Informationen wie Datum, Geschäftszweck, Start, Ziel, Anzahl der zurückgelegten Meilen und Gesamtmeilen. In der Regel füllen Mitarbeiter, die eine Erstattung für die Nutzung ihres Fahrzeugs für Arbeitszwecke erhalten möchten, ein Kilometerrückerstattungsformular aus.
Damit Mitarbeiter Informationen zu mehreren Reisen eingeben können, haben Formulare häufig mehrere Zeilen oder Leerzeichen. Während einige Unternehmen nur einmal im Jahr Kilometerberichte verlangen, bitten andere Mitarbeiter möglicherweise, sie monatlich einzureichen.
Die Daten wären zwischen digitalen und Papierformularen identisch. Darüber hinaus eliminiert die Verwendung eines digitalen Kilometerformulars das Risiko, dass Mitarbeiter ein Papierformular verlegen oder verlieren, was zum Verlust von Kilometerdaten führen könnte.
Wie hoch ist die Bundesmeilenerstattungsrate für 2023?
Der Regelmeilensatz beträgt für alle Geschäftsmeilen 65.5 Cent pro Meile, für Umzugs- oder Krankheitskosten 22 Cent pro Meile und für gemeinnützige Zwecke 14 Cent pro Meile.
Wie berechne ich die Kilometervergütung?
Die Multiplikation Ihrer Geschäftsmeilen mit dem aktuellen Meilensatz des IRS oder Ihres Arbeitgebers ergibt den Betrag Ihrer Meilenerstattung. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind diesen Monat 800 Meilen aus beruflichen Gründen gefahren und Ihr Arbeitgeber hat Ihnen den Standardsatz erstattet. Wenn ja, können Sie dies tun, indem Sie die folgende Formel verwenden, um Ihre Kilometererstattung zu bestimmen: 800 Meilen x 65.5 Cent entsprechen 524 USD an Kilometervergütung.
Für Mary, eine Mitarbeiterin des Unternehmens, ist ein Termin mit einem Kunden in der nächsten Stadt notwendig. Sie reist, trifft den Kunden und macht dann einen kurzen Abstecher zurück in sein Büro. Mary verbrachte insgesamt 74 Meilen mit dem Fahren. Beim Fahren ergibt die Multiplikation von 74 Meilen mit 0.655 $ 48.47 $
Wie funktioniert die Kilometerrückerstattung?
Ein Arbeitgeber erstattet den Arbeitnehmern die im Rahmen der Tätigkeit anfallenden Fahrzeugkosten zu einem Satz von Cent pro Kilometer. Gemäß den IRS-Vorschriften beträgt der Standardmeilensatz für 2023 65.5 Cent.
Dieser Satz wird mit der Entfernung multipliziert, die Sie innerhalb eines Zahlungszeitraums zurücklegen, um Ihre Kilometererstattung zu ermitteln. Nehmen wir an, Sie sind diesen Monat 120 Meilen gereist. Sie erhalten eine Meilenrückerstattung in Höhe von 78.6 USD
Wie zahlen Unternehmen für Kilometer?
Ein Arbeitgeber erstattet den Arbeitnehmern die im Rahmen der Tätigkeit anfallenden Fahrzeugkosten zu einem Satz von Cent pro Kilometer. Die Mitarbeiter erhalten vom Unternehmen eine Erstattung in Cent pro Kilometer, um die Kosten für die Nutzung ihres Fahrzeugs für arbeitsbezogene Zwecke zu decken.
Welchen Nachweis benötige ich, um Meilen zu beanspruchen?
Für den klassischen Kilometerabzug benötigen Sie Ihr Fahrtenbuch. Sie benötigen Quittungen, die Ihre Ausgaben detailliert beschreiben, wenn Sie tatsächliche Ausgaben verwenden. Um festzustellen, welche Methode zu einem höheren Abzug führt, sollten Sie wahrscheinlich Ihren Kilometerstand im Auge behalten.
Kann ich als Mitarbeiter Meilen sammeln?
Solange Sie kein unabhängiger Unternehmer sind, kann ein Mitarbeiter, der sein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzt, Anspruch auf eine Kilometererstattung von seinem Arbeitgeber haben. Diese Erstattung soll die Kosten für Benzin und Verschleiß auf Dienstreisen decken.
Zusammenfassung
Ihr Arbeitgeber kann eine Kilometererstattung gewähren, wenn Sie ein privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, um Ihre Ausgaben zu decken. Trotz einiger Landesgesetze gibt es kein Bundesgesetz, das Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter für die Nutzung ihrer Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke zu bezahlen.
Massachusetts, Kalifornien, Illinois und andere Bundesstaaten erlegen Arbeitgebern Verpflichtungen auf, für Reisekosten und andere damit verbundene Kosten aufzukommen, die Mitarbeitern während der Geschäftstätigkeit entstehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine Kilometererstattung leisten müssen, sollten Sie die Gesetze in Ihrem Bundesland recherchieren und mit einem Anwalt sprechen.
Häufig gestellte Fragen zur Meilenrückerstattung im Jahr 2023
Was ist die Kilometervergütung?
Die Entschädigung, die Sie für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs zu beruflichen Zwecken erhalten, wird als Kilometervergütung bezeichnet
Welchen Nachweis benötige ich, um Meilen zu beanspruchen?
Sie benötigen Ihr Fahrtenbuch, wenn Sie die Kilometer nach der Standardmethode abziehen möchten, oder Sie benötigen Quittungen, in denen Ihre Ausgaben aufgeführt sind, wenn Sie tatsächliche Ausgaben verwenden.
Wie hoch ist die Bundesmeilenerstattungsrate für 2023?
Der Regelmeilensatz beträgt für alle Geschäftsmeilen 65.5 Cent pro Meile, für Umzugs- oder Krankheitskosten 22 Cent pro Meile und für gemeinnützige Zwecke 14 Cent pro Meile.
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Bibliographie
