„Nun, wo habe ich dieses Inventar gelassen?“ fragen Sie sich, während Sie benommen durch Ihr Lager wandern. Dieses Szenario ist ein bisschen dramatisch, aber es kann sich so anfühlen, wenn Sie feststellen, dass Ihre Inventarnummern falsch sind. Die richtige Verfolgung der Bestandsnutzung und -abweichung ist der Schlüssel zur optimalen Nutzung Ihrer Produkte. Glücklicherweise muss es nicht so schwierig sein, wie es scheint. Wir haben einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen helfen kann, die Grundlagen eines Bestandsverfolgungssystems zu verstehen, einschließlich einiger kostenloser Software, die Sie für Ihr kleines Unternehmen verwenden können, und eines Blatts, das Sie durch den Prozess führt. Machen wir ohne weiteres weiter!
Was ist ein Inventartracker?
Bestandsverfolgung bezieht sich, wie der Name schon sagt, auf die Verfolgung von Lagerbeständen während des gesamten Betriebs eines Unternehmens. Diese ändern sich ständig, wenn Kunden Einkäufe tätigen und neue Lagerbestände eingeführt werden, sei es, um an diese Kunden verkaufte Artikel zu ersetzen oder um sich ändernde Nachfragemuster zu antizipieren.
Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft besitzen, ob groß oder klein, besteht Ihre wichtigste Verantwortung darin, die richtigen Lagerbestände in den richtigen Mengen zu halten – und dazu benötigen Sie ein genaues Bestandsverfolgungssystem als Teil Ihres Lagerverwaltungssystems.
Es gibt zwei Gründe, warum die Bestandsverfolgung so wichtig ist. Der erste ist die Befriedigung der Verbrauchernachfrage, und der zweite ist der Geldbetrag, um den es geht. Unternehmen müssen die Bestandsverwaltung rationalisieren, um sicherzustellen, dass Kunden die richtigen Produkte finden und dass Unternehmen kein Geld für überschüssige Bestände verschwenden.
Größere Unternehmen können mehr Ressourcen für die Lagerverwaltung und Bestandskontrolle aufwenden. Einige haben sogar spezielle Abteilungen, die sich ganz auf diese Arbeit konzentrieren. Dies ist offensichtlich eine weniger praktikable Option für kleinere Unternehmen. Nichtsdestotrotz können Tools wie Bestandsverfolgungssoftware diese kleinen Unternehmen bei der Verwaltung von Lagerhaltung, Abwicklung und anderen Aufgaben unterstützen.
Die Vorteile der Bestandsverfolgung
Die Bestandsverfolgung hat zahlreiche Vorteile, da Bestandshöhen in Echtzeit einen direkten Einfluss auf Ihre Lager- und Verkaufsabläufe haben. Die Top XNUMX sind wie folgt:
#1. Sie werden in der Lage sein, fundierte Produktbestellentscheidungen zu treffen.
Die Berechnung optimaler Nachbestellpunkte, die Durchführung von Bedarfsplanung und -prognosen und vieles mehr wird einfacher, wenn Sie Einblick in Lagerbestände und -bewegungen haben. Infolgedessen verbessert sich die Fähigkeit, den Umsatz zu steigern und den Gewinn zu maximieren.
#2. Sie sparen Geld auf ganzer Linie.
Wenn Sie Ihren Lagerbestand unter Kontrolle haben, können Sie Geld für Lagerung, Warentransfer, Einkauf und Mitarbeitergehälter sparen. Mit weniger Geld, das für Inventar reserviert ist, können Sie es in E-Commerce-Marketing investieren, um den Umsatz zu steigern und Ihr Geschäft auszubauen.
#3. Ihre Lagermitarbeiter werden es zu schätzen wissen, Einblick in Ihre genauen Lagerbestände und Standorte zu haben.
Sie werden produktiver sein, wenn sie mehr Informationen haben. Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie mit der Verwendung von Lagerverwaltungssoftware beginnen. Die Auftragsabwicklung wird ebenfalls beschleunigt, und Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, nach fehlenden Artikeln zu suchen oder eine große Menge an Inventar zu sortieren. Dies führt auch zu zufriedeneren Kunden.
Die Herausforderungen der Bestandsverfolgung
Während die Vorteile der Bestandsverfolgung für sich sprechen, ist es wichtig, sich auch der Nachteile bewusst zu sein. Das Verständnis dieser Herausforderungen ist von entscheidender Bedeutung, da es Unternehmen dabei helfen kann, nicht zu ihren Opfern zu werden.
#1. Es ist zeitaufwändig
Obwohl wir bereits erwähnt haben, dass die Bestandsverfolgung Unternehmen dabei helfen kann, Zeit, Mühe und Geld zu sparen, ist hier anzumerken, dass die Bestandsverwaltung an und für sich zeitaufwändig sein kann. Es wird komplexer, wenn Unternehmen in neue Kanäle expandieren und der Umsatz steigt, was bedeutet, dass mehr analysiert und verfolgt werden muss.
Es versteht sich von selbst, dass Einzelhandelsunternehmer eine Fülle von zeitlichen Anforderungen haben. Multichannel-Händler haben viel zu tun, sei es bei der Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, der Durchführung von Marketingkampagnen oder der Suche nach neuen Geschäftsmöglichkeiten. Die Bestandsverwaltung ist eine zusätzliche Aufgabe zu allem anderen.
#2. Es ist nicht immer einfach, den Überblick zu behalten.
Ein weiteres Problem bei der Bestandsverfolgung besteht darin, dass Bestellungen häufig von einem Standort zum anderen verschoben werden. Es ist nicht so einfach, sie alle in einem Lager zu lagern, bis die Kunden sie benötigen. Gegenstände können von einem Ort zu einem anderen bewegt werden, bevor sie einen Verbraucher erreichen.
Wenn Gegenstände von einem Ort zum anderen bewegt werden, wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten, wo sie sich befinden und wie viele es sind. Dies kann negative Folgen haben. Dies impliziert insbesondere, dass ein Risiko von Bestandsschwund (z. B. aufgrund von Verlust oder Diebstahl), nicht ausgeführten oder verspäteten Bestellungen und ungenauen Finanzunterlagen besteht.
#3. Größere Lagerbestände sind schwieriger zu verwalten.
Wir haben es bereits erwähnt, aber größere Bestände sind schwieriger zu verwalten. Offensichtlich suchen ambitionierte Unternehmer immer nach Expansionsmöglichkeiten. Aber wenn die Verkäufe steigen, steigt auch der Lagerumschlag, und dies zu verwalten, ist zweifellos schwierig.
Möglicherweise tragen Sie mehrere Varianten desselben Produkttyps bei sich, daher besteht die Aufgabe hier darin, den Überblick über alle zu behalten – in all ihren verschiedenen Größen, Farben, Stilen und so weiter. Sie verwalten nicht nur ihre Preise, sondern stellen gleichzeitig sicher, dass Ihr Unternehmen genug von jedem hat, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Die Ausweitung der Bestandsverfolgung ist daher eine der schwierigsten Herausforderungen für wachsende Unternehmen.
Wie verfolgen Sie den Bestand effektiv?
Die Methoden zur Bestandsverfolgung variieren, wobei einige effektiver sind als andere. Werfen wir einen Blick auf einige davon.
#1. Stift und Papier
Einige Unternehmen (in der Regel ältere, kleinere) verwenden weiterhin manuelle Stift-und-Papier-Methoden und notieren die Details jeder Transaktion auf einem Kartensystem. Dies ist jedoch eindeutig eine suboptimale Methode, und die Mehrheit der Unternehmen hat solche Praktiken längst aufgegeben.
#2. Excel-Tabellen
Um den Überblick über den Bestand zu behalten, verwenden einige Unternehmen einfach Excel-Tabellen. Für kleine Unternehmen mit sehr geringem Auftragsvolumen ist das in Ordnung, aber selbst für mittelständische Unternehmen dürfte es sich als unzureichend erweisen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass diese Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen.
#3. Google Sheet-Inventar-Tracker
Obwohl Tabellenkalkulationen eine Verbesserung gegenüber Papierkopien darstellen, müssen Informationen immer noch manuell eingegeben werden. Wenn Sie jedoch Google Sheet verwenden, können Sie Ihren Inventartracker automatisch aktualisieren, wenn er sich ändert.
#4. Logistik von Drittanbietern
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Auftragsabwicklung an ein externes Logistikunternehmen auszulagern, das den gesamten Prozess übernimmt. Da diese Unternehmen Ihre Bestellungen bearbeiten, sind sie auch für Ihre Inventarisierung, Verpackung und Versandaufträge an Kunden verantwortlich. Sie können auch detaillierte Lagerbestandsberichte in Echtzeit bereitstellen und die genauen Lagerbestände im Auge behalten.
#5. Mobile Apps
Viele Unternehmen (einschließlich vieler kleiner Startups) verwenden zunehmend iOS- und Android-Apps anstelle einer Tabellenkalkulation als Bestandsverfolgung. Wenn Unternehmen jedoch wachsen und ihre Anforderungen komplexer werden, können diese Apps etwas einschränkend werden.
#6. Bestandsverfolgungssoftware
Bestandsverfolgungssoftware bietet ein viel detaillierteres Bild des Bestands. Während die Bestellungen bearbeitet werden, können Lagermitarbeiter 2D-Barcode-Etiketten scannen, um sofort aufzuzeichnen, welche Artikel auf Lager sind, welche zur Neige gehen und welche überfüllt sind. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die Automatisierung sowohl Unternehmen als auch ihren Mitarbeitern das Leben erleichtert.
Beste kostenlose Bestandsverfolgungssoftware 2023
Kostenlose Inventarsoftware kann kleinen Unternehmen eine kostengünstige Möglichkeit bieten, ihr Inventar zu verwalten. Sie bekommen jedoch, wofür Sie bezahlen. Diese Bestandsverfolgungssysteme sind in der Regel funktionsarm. Wenn Sie also nach der richtigen Software suchen, stellen Sie sicher, dass sie zumindest Ihren aktuellen Betrieb unterstützt. Wir haben einige für Sie ausgewählt, die Sie verwenden können. Sie sind wie folgt:
#1. Odoo
Odoo, ein vollständig Open-Source-Bestandssystem, ist die beste kostenlose Bestandsverwaltungssoftware, weil sie so viel leistet, einschließlich automatisierter Bestellungen (POs) und Ablaufdatumsverfolgung. Es ist völlig unbegrenzt, was es ideal für kleine Unternehmen mit großen Lagerbeständen macht, und gegen eine geringe Gebühr können Sie es mit den Dutzenden anderen Vertriebs- und Marketing-Tools von Odoo verbinden. Odoo lässt sich auch in E-Commerce-Systeme integrieren.
#2. Zoho
Zoho Inventory wurde für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt und unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Verkäufen, der Erstellung von Bestellungen und der genauen Bestandsverfolgung. Es lässt sich in eine Reihe von Online-Marktplätzen integrieren, darunter Amazon, Etsy und eBay. Es unterstützt auch Shopify und ist auf allen Plattformen verfügbar. Diese Version ist kostenlos und enthält 20 Online- und Offline-Bestellungen, 20 Versandetiketten, 20 Sendungsverfolgungen und ein Lager. Es umfasst Bestands- und Lagerverwaltung, Multichannel-Verkauf, Berichterstattung und andere Funktionen.
#3. SalesBinder
SalesBinder bietet eine hervorragende Bestandssoftware, die in über 130 Ländern und mehreren Währungen funktioniert. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht auch eine umfassende Anpassung, sodass Sie genau so arbeiten können, wie Sie es brauchen, egal wo auf der Welt Sie sich befinden. Der kostenlose Plan von SalesBinder unterstützt keine Integrationen; Ziehen Sie stattdessen Zoho oder Odoo in Betracht. Sein kostenloser Plan schränkt auch die Anzahl der monatlichen Datensätze ein, die er als Inventarartikel, Konten oder Bestellungen zählt – kein anderes Inventarverfolgungssystem auf unserer Liste tut dies für ein kleines Unternehmen oder eine große Firma. Es verfügt jedoch über robuste Bestandsaufzeichnungs- und -verfolgungsfunktionen sowie starke Verkaufs- und CRM-Funktionen.
#4. Artlich
Sortly ist eine Cloud-basierte Bestandsverwaltungsplattform, die Funktionen wie Aktivitätsverfolgung, Verfolgung mehrerer Standorte, Barcodes und Audit-Trails umfasst. Das bemerkenswerteste Merkmal ist jedoch die integrierte mobile App für Barcodes und QR-Scanner, die auch dann funktioniert, wenn das Gerät ausgeschaltet ist. Selbst wenn Ihre Telefon-App kein Signal empfängt, können Sie ein- und ausgehendes Inventar scannen – Sortly wird automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Sortly ist aufgrund seiner Offline-Fähigkeiten und der Nachverfolgung an mehreren Standorten ideal für die Bestandsverwaltung unterwegs an mehreren Standorten. Während die mobile App von Zoho über einen Offline-Modus verfügt, bietet Sortly Inventar für mehrere Standorte an.
#5. Quadrat
Square ist vor allem für seine Point-of-Sale (POS)-Funktionen für Einzelhändler und Restaurants bekannt und steht ganz oben auf unserer Liste der besten POS-Systeme und führenden kostenlosen POS-Systeme. Es enthält jedoch auch die Bestandsverwaltungstools von Square völlig kostenlos für bis zu 300 Standorte. Angesichts all der Funktionen, die Square-Konten beinhalten – Verkäufe im Geschäft, E-Commerce-Integrationen, mobile Funktionen und POS – ist es die beste All-in-One-Lösung für Einzelhändler, die ihre Bestände kostenlos verwalten und im Geschäft, online, per Rechnung und mobil.
Lesen Sie auch: BESTANDSVERFOLGUNGSSYSTEM: Best Practices
So wählen Sie eine kostenlose Bestandsverwaltungssoftware aus
Um festzustellen, welche kostenlose Inventarisierungssoftware am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren und wägen Sie sie im Kontext Ihres Unternehmens ab.
#1. Multi-Channel-Management
Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder eine große Firma mit einem Einzelhandelsgeschäft und einem Online-Shop besitzen, benötigen Sie ein kostenloses Bestandsverfolgungssystem, das die Bestände von beiden Standorten synchronisiert. Es sollte sich in Ihre POS- und E-Commerce-Software integrieren lassen, um dies zu erreichen. Square zum Beispiel ist dafür eine gute kostenlose Inventarisierungslösung, Stockpile von Canvus jedoch nicht.
#2. Zusätzliche Integrationen
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware Inventarberichte enthält, kann es sich lohnen, eine kostenlose Inventar-App zu wählen, die sich darin integrieren lässt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, einen kostenpflichtigen Bestandsverwaltungsplan zu abonnieren, um auf erweiterte Berichte zugreifen zu können. Es gibt noch weitere Gründe, warum Ihre Buchhaltungssoftware und Inventarsoftware verknüpft werden sollten: Inventory Tracker wird als Vermögenswert in Ihrer Bilanz eingestuft.
#3. Die Anzahl der Benutzer
Wie viele Personen benötigen Zugriff auf Ihre Bestandsverwaltungs-App? Freie Software hat häufig ein kleines Benutzerlimit, das manchmal nur einen Benutzer zulässt. Schließen Sie sich selbst, jeden, der Inventar füllt oder zählt, und möglicherweise sogar Ihren Buchhalter ein.
# 4. Budget
Kostenlose Bestandsverfolgungssoftware ist für jedes kleine oder große Unternehmen erschwinglich. Aber wenn ein etwas teureres Bestandsverfolgungssystem Ihnen Zeit spart, die Sie sonst mit der manuellen Verfolgung Ihres Inventars verbringen würden – oder kostspielige Fehler bei der Bestellung oder Verfolgung von Artikeln verhindert –, kann es auf lange Sicht den Preis wert sein.
#5. Merkmale
Das kostenlose Bestandsverfolgungssystem für kleine Unternehmen oder große Firmen umfasst in der Regel weniger Funktionen als kostenpflichtige Optionen, wie z.
Was ist der beste Weg, um den Bestand zu verfolgen?
Die grundlegendste Methode der Bestandsverfolgung besteht darin, Ihren Bestand alle zwei Wochen manuell zu zählen und die Zahlen mit den Verkäufen zu vergleichen. Dies wird als periodische Inventur bezeichnet. Es gibt auch eine ständige Bestandsführung, bei der Bestandsverwaltungssysteme verwendet werden, die in die Kasse Ihres Unternehmens integriert sind.
Wie kann ich kostenlos meinen Bestand verfolgen?
Stift und Papier, eine Bestandsverfolgungstabelle oder kostenlose Bestandsverwaltungssoftware können alle verwendet werden, um den Bestand kostenlos zu verfolgen. Du kannst mit jedem gehen, der zu dir passt.
Kann Excel zur Bestandsverfolgung verwendet werden?
Excel ist ein kostengünstiges kostenloses Bestandsverfolgungssystem für kleine Unternehmen oder große Unternehmen, aber es hat Einschränkungen (und Raum für Fehler), die Bestandsverwaltungssoftware nicht hat. Eine Tabellenkalkulation hat praktisch unendlich viele Spalten zum Kategorisieren und Sortieren der benötigten Informationen.
Was sind die drei Methoden zur Bestandsverfolgung?
Die Push-Technik, die Pull-Technik und die Just-in-Time-Technik sind die drei beliebtesten Bestandsverwaltungstechniken.
Was sind die beiden Methoden zur Bestandsverfolgung?
Es gibt zwei Ansätze: die traditionelle Methode, den Warenfluss in und aus Ihrem Unternehmen manuell zu verfolgen und aufzuzeichnen, oder der praktischere automatisierte Ansatz mithilfe von Technologie.
Welche Arten von Bestandsverfolgungssystemen gibt es?
Bestandsverwaltungssysteme werden in drei Typen eingeteilt: manuell, periodisch und dauerhaft.
Warum sollten Sie den Bestand verfolgen?
Wenn Sie Ihren Bestand im Auge behalten, können Sie Bestandsfehler und Ineffizienzen vermeiden. Wenn Sie die Waren, die Ihr Unternehmen auf Lager hat, sorgfältig im Auge behalten, können Sie Ihre Gewinne steigern und effizienter arbeiten.
Zusammenfassung
Die Bestandsverfolgung ist einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Unternehmens. Ein kluger Bestandsverwalter, Lagerverwalter oder Geschäftsinhaber führt mindestens vierteljährlich eine vollständige Bestandsaufnahme durch und verwendet Daten aus physischen oder ständigen Bestandsaufnahmen, um seine Bestandsverwaltungspraktiken zu verbessern (siehe Gehalt des Lagerverwaltungsleiters und Lagerverwaltergehalt).
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Bibliographie
