Unternehmen bewerten ihre gegenwärtige Leistung anhand ihrer gewünschten und erwarteten Leistung mithilfe einer Gap-Analyse. Diese Bewertung wird durchgeführt, um festzustellen, ob ein Unternehmen seine Ressourcen sinnvoll einsetzt und die Kundenerwartungen erfüllt. In diesem Artikel erfahren wir die Bedeutung der Gap-Analyse und sehen uns Beispiele an.
Durch die Bewertung von Zeit, Geld und Arbeit kann ein Unternehmen seinen aktuellen Zustand ermitteln. Das Managementteam kann einen Aktionsplan entwickeln, um die Organisation voranzubringen und Leistungslücken zu schließen, indem es diese Lücken identifiziert und analysiert.
Was ist Lückenanalyse?
Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, wenn sie ihre Vermögenswerte, ihr Geld und ihre Technologie nicht voll ausschöpfen. Hier kann eine Lückenanalyse hilfreich sein.
Jede Art von Organisationsleistung profitiert von einer Gap-Analyse, auch Anforderungsanalyse genannt. Es ermöglicht Unternehmen, ihre aktuelle Position und den gewünschten zukünftigen Zustand einzuschätzen. Durch die Lückenbewertung können Unternehmen ihre Ziele neu bewerten, um festzustellen, ob sie auf dem richtigen Weg sind, sie zu erreichen.
In den 1980er Jahren wurden Gap-Analysen häufig mit Duration-Analysen verwendet. Eine Gap-Analyse kann verwendet werden, um die Exposition gegenüber einer Reihe von Laufzeitstrukturbewegungen abzuschätzen, obwohl sie weniger verbreitet ist und als schwieriger zu verwenden angesehen wird als eine Durationsbeurteilung.
So führen Sie eine Gap-Analyse durch
Die folgenden Schritte sind in einigen Gap-Analyse-Frameworks in vier Prozesse unterteilt. Einige sind etwas komplexer und unterteilen die Analyse in einige weitere Phasen. Ihre aktuelle Situation zu verstehen, zu entscheiden, wohin Sie gehen möchten, und eine Strategie zu entwickeln, um dorthin zu gelangen, sind alles Bestandteile einer Lückenanalyse, unabhängig von der Situation.
#Schritt 1: Identifizieren Sie Ihren aktuellen Zustand
Sich darauf zu konzentrieren, wo Ihr Unternehmen derzeit tätig ist, ist der erste Schritt einer Gap-Analyse. Dies beinhaltet die Untersuchung der Waren, die es verkauft, der Kunden, die es bedient, und der Vergünstigungen, die es seinen Mitarbeitern bietet. Diese Daten können quantitativ (z. B. Finanzunterlagen, die im Rahmen der Einreichungsanforderungen eingereicht werden) oder qualitativ (z. B. Umfragen oder Kommentare wichtiger Interessengruppen) sein.
Häufig führt ein Unternehmen eine Gap-Analyse durch, weil es Erkenntnisse hat oder sich bereits eines Problems bewusst ist. Das Unternehmen möchte untersuchen, warum Kundenfeedback-Umfragen zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen geführt haben, und Korrekturmaßnahmen ergreifen. Es muss verstehen, warum diese Fehler auftreten, wann sich Probleme bilden und wer die Change-Management-Führungskräfte sein müssen, bevor sie sich vorstellen können, was es werden möchte.
#Schritt 2: Identifizieren Sie Ihren zukünftigen Zustand
Dieser Schritt, in dem ein Unternehmen entscheiden muss, was es werden möchte, ist die Essenz der Gap-Analyse. In dieser Phase ist Vorsicht geboten, da die Identität, die ein Unternehmen haben möchte, die strategischen Schritte bestimmt, die es unternehmen muss, um diese Ziele zu erreichen.
Für den größten langfristigen Erfolg muss sich ein Unternehmen bei der Gap-Analyse definierte, quantifizierbare Ziele setzen. Es wäre beispielsweise für das Unternehmen ineffektiv, das Ziel zu haben, „den Kundenservice zu verbessern“. Das Unternehmen muss stattdessen messbarere Ziele wählen, wie z. B. das Erreichen einer Kundenzufriedenheit von 90 % innerhalb von 12 Monaten.“
Analysieren, was konkurrierende Unternehmen oder andere Marktteilnehmer tun, kann Ihnen auch dabei helfen, das beabsichtigte Ergebnis zu ermitteln. Es kann einfacher sein, zu erkennen, was ein anderes Unternehmen richtig macht, und zu versuchen, es zu kopieren.
#Schritt 3: Identifizieren Sie die Lücken
Es ist an der Zeit, einen Vergleich zwischen der gegenwärtigen Situation und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu ziehen, um die wichtigsten Unterschiede zu identifizieren. In unserem hypothetischen Beispiel stellt ein Unternehmen an diesem Punkt möglicherweise fest, dass es unterbesetzt ist, seine Mitarbeiter nicht angemessen geschult hat oder nicht über die technischen Kapazitäten verfügt, um auf Verbraucherbedenken einzugehen.
#Schritt 4: Bewertung der Lösungen
Ein Unternehmen muss nun Pläne entwickeln, wie es seinen gewünschten Zustand erreichen will, nachdem es seine Mängel definiert hat. In einigen Fällen kann es nur eine Antwort geben, während in anderen Fällen die Lückenanalyse mehrere gleichzeitige Verbesserungen erfordern kann, die zusammenarbeiten müssen.
Eine Lösung muss häufig mit Tools zur Überwachung von Änderungen quantifiziert werden, um festzustellen, ob sie erfolgreich sein werden. Für unser Beispiel zur Verbesserung des Kundenservices könnte ein einfacher Indikator wie der Prozentsatz zufriedener Kunden verfügbar sein. Andere Ergebnisse der Lückenanalyse, wie z. B. Schwächen bei der Markenidentifikation, erfordern möglicherweise originellere, bewusstere Abhilfemaßnahmen, die noch bewertet werden können.
#5: Führen Sie die Änderung durch
Es ist an der Zeit, die besten Vorschläge aus Schritt 4 in die Tat umzusetzen, nachdem Sie die besten ausgewählt haben. In dieser Phase bemüht sich das Unternehmen, die identifizierte Lücke zu schließen. Durch die Implementierung der Lösungen verfolgt die Organisation das Ziel, sich in einem bestimmten Geschäftsfeld zu verbessern oder eine Schwäche zu beheben.
In dieser Implementierungsphase sind häufig ein bestimmter Rhythmus und ein detaillierter Satz von Prozessen erforderlich. Das Unternehmen hat ein bestimmtes Ziel für die Gap-Analyse im Auge, daher muss darauf geachtet werden, dass nicht mehr Schaden als nötig verursacht wird. Denken Sie zum Beispiel an Mitarbeiter, die durch langwierige Schulungen ermüdet und demoralisiert sind. Wenn Sie sich bemühen, die Fähigkeiten der Arbeiter zu verbessern, kann dies zu Produktionseinbußen oder niedriger Arbeitsmoral führen.
#Schritt 6: Änderungen im Auge behalten
Aus diesem Grund muss das Unternehmen auch nach Abschluss seiner Gap-Analyse nach Änderungen suchen. Manchmal trifft das Unternehmen die idealen Entscheidungen. In anderen Fällen war die Lücke möglicherweise größer als das Unternehmen ursprünglich angenommen hatte. In jedem Fall kann die Gap-Analyse ein kreisförmiger Prozess sein, in dem das Unternehmen seine aktuelle Position neu bewerten kann und wie sie im Vergleich zu alternativen zukünftigen Zuständen abschneidet, nachdem Anpassungen vorgenommen wurden.
Arten der Gap-Analyse
Lassen Sie uns jetzt ein wenig weiter graben und über die vielen Arten von Gap-Analysen sprechen.
#1. Produkt- oder Marktlückenanalyse
Es ist eine traurige Statistik, dass 95 % der auf den Markt gebrachten Artikel scheitern.
Eine Gap-Analyse ist eine ausgezeichnete Methode, um Probleme zu finden, bevor Sie Zeit und Geld in eine gescheiterte Produkteinführung investieren, da es viele verschiedene Gründe gibt, warum ein Produkt möglicherweise nicht erfolgreich ist.
Eine Marktlückenstudie, manchmal auch als „Produktlückenanalyse“ bezeichnet, bewertet den Zustand des Marktes. Es analysiert die Bereitschaft des Zielmarktes, etwaige Konkurrenzprodukte und die Aktionen konkurrierender Unternehmen. Es hilft bei der Identifizierung von Schwächen in den Produkteigenschaften, dem Branding, der Einführungsstrategie und den Werbeaktivitäten, damit das Unternehmen die Marktaussichten voll ausschöpfen kann.
#2. Strategische Lückenanalyse
Die strategische Gap-Analyse, auch bekannt als Performance-Gap-Analyse, ist eine offiziellere interne Bewertung der Funktionsweise eines Unternehmens. In der Studie wird die Leistung häufig mit langfristigen Standards wie einem Fünfjahresplan oder einem strategischen Plan verglichen.
Eine strategische Gap-Analyse kann auch durchgeführt werden, um zu bewerten, wie gut ein Unternehmen im Vergleich zu seinen Konkurrenten abschneidet. Diese Art von Forschung könnte aufzeigen, wie andere Unternehmen Mitarbeiter oder Ressourcen auf cleverere, strategischere Weise einsetzen. Diese Art von Informationen kann schwierig zu beschaffen sein, insbesondere wenn ausscheidende Mitarbeiter Geheimhaltungsvereinbarungen getroffen haben und das Unternehmen der Öffentlichkeit nur wenige prozessbezogene Informationen vorenthält.
#3. Finanz-/Gewinnlückenanalyse
Durch die Konzentration auf finanzielle Maßnahmen kann ein Unternehmen entscheiden, direkt zu bewerten, wo es im Vergleich zu seinen Konkurrenten möglicherweise fehlt. Preisvergleiche, prozentuale Gewinnspannen, einfach nur die Bereitstellung zusätzlicher Schulungen für aktuelle Mitarbeiter, um neue Fähigkeiten zu erwerben, oder die Suche nach externem Fachwissen, um neue Mitarbeiter einzustellen.
Für innovative Unternehmen, die darauf angewiesen sind, über spezifische Fähigkeiten zu verfügen, um wettbewerbsfähig (oder branchenführend) zu bleiben, ist diese Art von Studium besonders wichtig. Darüber hinaus ist eine Qualifikationslückenstudie für kleine Unternehmen, die auf eine kleinere Belegschaft angewiesen sind, unerlässlich, um zu funktionieren. In dieser Situation benötigen die Menschen häufig ein breites Spektrum an anpassungsfähigen Fähigkeiten, die in zahlreichen unternehmensbezogenen Bereichen wertvoll sein können.
#5. Compliance-Gap-Analyse
Eine Compliance-Gap-Analyse vergleicht die Leistung eines Unternehmens mit einer Reihe externer Vorschriften, die festlegen, wie etwas getan werden soll. Für diese Analyse werden häufig interne Revisionsdienste in Anspruch genommen. Beispielsweise kann ein Unternehmen eine interne Bewertung seiner Rechnungslegungs- und Berichterstattungsverfahren durchführen, bevor es einen externen Wirtschaftsprüfer mit der Bewertung seines Jahresabschlusses beauftragt.
Im Vergleich zu anderen strategischen Formen der Gap-Analyse ist die Compliance-Analyse defensiver und präventiver. Anstatt Lücken zu analysieren, um Marktanteile zu gewinnen, zielt beispielsweise die Compliance-Gap-Analyse häufig darauf ab, Regeln einzuhalten, Strafen zu vermeiden, Meldepflichten zu erfüllen und sicherzustellen, dass externe Fristen eingehalten werden können.
#6. Gap-Analyse der Produktentwicklung
Lückenanalysen können durchgeführt werden, wenn ein Unternehmen neue Produkte entwickelt, um festzustellen, welche Merkmale die Verbrauchernachfrage befriedigen. Bei der Entwicklung von Software oder Artikeln, deren Erstellung lange dauert, wird diese Form der Gap-Analyse häufig verwendet.
Ein Unternehmen kann beurteilen, welche Elemente des Produkts oder der Dienstleistung effektiv implementiert, verzögert oder absichtlich gelöscht wurden. Das Unternehmen kann dann kontinuierlich beurteilen, wie sich sein Produktplan ändert und ob es über die internen Ressourcen verfügt, um die internen Lücken zu schließen. Diese Lücken werden für den Abschluss der Produktentwicklung benötigt, indem die verschiedenen oben genannten Arten der Lückenanalyse kombiniert werden.
#7. Gap-Analyse erforderlich
Ähnlich wie bei einer Qualifikationslückenanalyse betrachtet eine Bedarfslückenanalyse alle Dinge, die eine Organisation benötigt, nicht nur die Fähigkeiten der Mitarbeiter, um ein Ziel zu erreichen. Welche Materialien benötigen Sie? Ausrüstung, Wissen, Finanzen und Einhaltung von Vorschriften
Es gibt keine Regeln; Bei der Durchführung einer Anforderungsanalyse können und sollten Sie alle Ressourcen berücksichtigen, die erforderlich sind, um die Lücke zwischen der gegenwärtigen Situation und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu schließen. Es kann etwas Bedeutendes sein, wie ein neues Regionalbüro, oder etwas Bescheidenes, wie zusätzlicher Kaffee für Überstunden.
#8. Gesundheitslückenanalyse
Der aktuelle Gesundheitssektor ist ein kompliziertes Netz aus HMOs, Versicherungsanbietern, medizinischen Einrichtungen, Kliniken, Krankenhäusern und Patienten. Außerdem gibt es einen harten Wettbewerb. Gesundheitsdienstleister müssen große Anstrengungen unternehmen, um gesetzliche Anforderungen wie HIPAA zu erfüllen und gleichzeitig erstklassige Patientenversorgung zu bieten, um wettbewerbsfähig zu sein.
Die Gap-Analyse wird von einer Vielzahl von Gesundheitsorganisationen verwendet, um sicherzustellen, dass sie konsequent Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele machen. Dazu gehören öffentliche Krankenhäuser, private Gesundheitsunternehmen und internationale Gesundheitsorganisationen wie die WHO. Beispielsweise können Gap-Analysen Gesundheitsorganisationen dabei unterstützen, festzustellen, welche externen Anbieter Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) von Patienten haben. Es muss sich daher an die HIPAA-Vorschriften halten, indem es ein Business Associate Agreement (BAA) unterzeichnet.
Was enthält eine Gap-Analyse-Vorlage?
Obwohl Gap-Analyseansätze sowohl konzeptionell als auch konkret sein können, umfassen Gap-Bewertungsvorlagen häufig die folgenden Kernelemente:
#1. Die gegenwärtige Situation
Die erste Spalte in einer Lückenanalysevorlage kann den Titel „Aktueller Stand“ tragen. Es verwendet sachliche Terminologie, um die Verfahren, Merkmale und Merkmale zu identifizieren, die ein Unternehmen verbessern möchte.
Schwerpunktbereiche können weit gefasst sein und auf das gesamte Unternehmen abzielen, oder klein sein und sich auf eine einzelne Geschäftsaktivität konzentrieren. Die Entscheidung basiert auf den Zielen, die die Organisation zu erreichen hofft.
Diese Schwerpunkte können quantitativ analysiert werden – zum Beispiel durch Zählen der Anzahl der angenommenen Kundenanrufe in einem bestimmten Zeitraum – oder qualitativ, indem die Arbeitsplatzvielfalt betrachtet wird.
#2. Kommender Zustand
Darüber hinaus sollte eine Spalte mit dem Titel „Future State“, die den gewünschten Zustand für die Organisation beschreibt, in den Bedarfsanalysebericht aufgenommen werden.
Dieser Teil kann auch in spezifische, messbare Begriffe geschrieben werden, wie „Versuch, die Anzahl der bearbeiteten Kundenanrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen“. Alternativ könnte man es allgemein als „auf eine integrativere Bürokultur hinarbeiten“ formulieren.
#3. Lückenerklärung
Erstens sollte diese Spalte bestimmen, ob es einen Unterschied zwischen dem gegenwärtigen Zustand eines Unternehmens und seinem Potenzial gibt. Wenn dies der Fall ist, sollte die Lückenbeschreibung angeben, was die Lücke ist und welche zugrunde liegenden Probleme zu ihr geführt haben.
Diese Faktoren werden in dieser Spalte in einer unvoreingenommenen und verständlichen Weise aufgeführt. Diese Elemente können quantitativ oder qualitativ sein, ähnlich wie die Zustandsbeschreibungen. Sie könnten auf Dinge wie das Fehlen von Diversity-Programmen oder die Diskrepanz zwischen der tatsächlichen und der gewünschten Anzahl von bearbeiteten Anrufen hinweisen.
#4. Vorschläge und nächste Schritte
Ein Bericht zur Lückenanalyse sollte eine letzte Spalte enthalten, in der alle möglichen Korrekturen aufgelistet sind, die implementiert werden könnten. Damit soll die Kluft zwischen dem gegenwärtigen und dem angestrebten zukünftigen Zustand überbrückt werden.
Diese Ziele müssen konkret sein, sich speziell auf die in der Lückenbeschreibung identifizierten Elemente beziehen und in einer überzeugenden, aktiven Sprache ausgedrückt werden. Sie sollten konkrete Ziele und eine Frist für deren Erreichung haben.
Die folgenden Schritte können die Einstellung einer bestimmten Anzahl zusätzlicher Mitarbeiter zur Beantwortung von Kundenanrufen, die Implementierung von Anrufvolumenberichten oder den Start bestimmter Diversity-Programme und -Ressourcen im Büro umfassen.
Beispiele für Lückenanalysen
Die Gap-Analyse gibt Ihnen einen Bezugsrahmen für die Bewertung der Leistung von Strategien, Technologien und Verfahren für Ihr Unternehmen. Dies hilft der Organisation, ihr Ziel zu erreichen und gleichzeitig Risiken und Fehler auf dem Weg zu beseitigen.
Sehen wir uns einige Beispiele für die Gap-Analyse an:
#1. Individuelle Auswertung
Mitarbeiter können mit der Gap-Analyse prüfen, wo ihre Leistung schwach ist und wie sie die Lücke durch zusätzlichen Aufwand schließen können.
Einzelpersonen werden in dieser Analyse berücksichtigt. Wenn eine Abteilung in einer Organisation mit der Erzielung des gewünschten Ergebnisses in Verzug gerät, müssen die Teammitglieder in dieser Abteilung ihre Leistung bewerten, um festzustellen, wo die Bemühungen verschwendet werden.
#2. Ein brandneues Produktdebüt
Ein Unternehmen kann nach der Einführung eines neuen Produkts eine Lückenanalyse durchführen. Dies soll dabei helfen, festzustellen, wo die Verkäufe schwanken, und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen.
Das Produkt liefert möglicherweise nicht das, was erwartet wird, was erklären würde, warum die Verkäufe hinter den Erwartungen zurückbleiben. In diesen Situationen sollte das Produktionsteam mit alternativen Methoden der Produktherstellung experimentieren, um sie effektiver und marktfähiger zu machen.
Was sind die drei grundlegenden Komponenten einer Gap-Analyse?
Ist-Zustand, Soll-Zustand und Lücke sind die drei Kernelemente einer Bedarfsanalyse. Die Art und Weise, wie Unternehmenspraktiken und -prozesse verwendet werden, ist die aktuelle Situation. Wo das Unternehmen in Zukunft sein möchte, ist der Idealzustand. In der Regel bedeutet dies auch eine gesteigerte Wirksamkeit und Effizienz.
Was ist ein anderer Name für die Gap-Analyse?
Eine „Bedarfsanalyse“ oder „Bedarfsanalyse“ kann auch verwendet werden, um eine Lückenanalyse zu beschreiben. Der Raum zwischen „wo wir als Unternehmen stehen“ (der aktuelle Zustand) und „wo wir sein wollen“ (der Soll- oder Soll-Zustand) wird im Gap-Assessment-Prozess als „Lücke“ bezeichnet.
Ist eine SWOT-Analyse eine Gap-Analyse?
Ein Beispiel für eine Gap-Analyse ist eine SWOT-Analyse. Die Verwendung eines SWOT-Diagramms ist ein wunderbarer Ansatz, um die aktuelle Situation eines Unternehmens, seine Marktposition, Dinge, die es richtig macht, und Bereiche, in denen es sich verbessern kann, zu bewerten. Ein Werkzeug zur Identifizierung von Schwachstellen in einem Unternehmen oder kommerziellen Unterfangen ist also eine SWOT-Analyse.
Zusammenfassung
Eine Gap-Analyse ist eine Methode, mit der Unternehmen beurteilen können, wo sie sich gerade befinden. Es kann auch verwendet werden, um zu entscheiden, wo sie in Zukunft sein möchten, und eine Strategie zu entwickeln, um die Lücke zu schließen. Ein Unternehmen, das operative Schwierigkeiten hat oder strategischer werden möchte, kann sich für eine Gap-Analyse entscheiden. In beiden Szenarien können mehrere Tools das Unternehmen bei der Erstellung und Durchführung eines langfristigen Plans unterstützen, einschließlich SWOT-Analyse, PEST(LE)-Analyse usw.
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Bibliographie
