Jede Branche im Geschäftsumfeld hat Regeln und Vorschriften, die sie von lokalen und föderalen Stellen leiten. Es gibt keine Entschuldigung dafür, sich nicht an diese Vorschriften zu halten. Darüber hinaus sind die Folgen einer Nichteinhaltung in der Regel nicht günstig. Unternehmen integrieren deshalb ein Compliance-Management-System in ihre Verwaltung, um die Einhaltung nationaler und selbst auferlegter Vorschriften zu überwachen. Mitarbeiter können von nationalen Vorschriften abweichen und den Unternehmen die Schuld geben. Um auch dies zu vermeiden, kamen einige Unternehmen auf die Idee, Software in ihrem Compliance-Management-System einzusetzen. Auf diese Weise wird alles von der Richtlinienerstellung bis zur Einhaltung, Überwachung, Prüfung und Berichterstattung perfekt kontrolliert.
Was ist ein Compliance-Management-System?
Das Compliance-Management-System umfasst alle Strukturen, Prozesse und Maßnahmen, die ein Unternehmen oder eine Organisation eingerichtet hat, um die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften, die ihre Existenz regeln, sicherzustellen. Es sind unternehmensweit etablierte Richtlinien für regelkonformes Verhalten. CMS ist mit jeder organisatorischen Rolle und Abteilung verwoben. Eines der Hauptziele ist nicht nur die Erfüllung unterschiedlicher Anforderungen und Vorschriften, sondern auch die proaktive Beseitigung potenzieller Risiken, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können.
Laut Kompli, ist ein Compliance-Management-System ein integriertes System, das aus schriftlichen Dokumenten, Funktionen, Prozessen, Kontrollen und Instrumenten besteht, die eine Organisation dabei unterstützen, gesetzliche Anforderungen einzuhalten und Schäden für Verbraucher infolge von Rechtsverstößen zu minimieren. Ein gutes Compliance-Managementsystem sollte eine Methode zur Entwicklung, Änderung, Verbreitung und Überwachung von Compliance-Richtlinien beinhalten.
Warum ist ein Compliance-Management-System wichtig?
Die wichtigste Bedeutung eines Compliance-Management-Systems besteht darin, dass es Risiken verwaltet, die zu Rechtsstreitigkeiten, Geldverlusten und möglicherweise Gerichtsverfahren führen können, die sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken können. Tatsächlich integrieren Unternehmen Compliance-Systeme, um sich zu schützen.
Auf lange Sicht kann es sich als nützlich erweisen und einem Unternehmen helfen, mit allen Aktivitäten fertig zu werden, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken könnten. Dies kann von Betrug, Missbrauch, Diskriminierung und anderen Praktiken reichen.
Nach Angaben der Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) besteht die größte Bedeutung von CMS darin, dass es mögliche Risiken verwaltet, die zu Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und anderen Formen der formellen Bestrafung führen können
Was sind die 7 Compliance-Elemente?
- Umsetzung von Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards
- Ernennung eines Compliance-Beauftragten und eines Compliance-Ausschusses
- Durchführung effektiver Aus- und Weiterbildungen
- Haben Sie eine funktionierende Kommunikationsleitung
- Interne Überwachung und Revision.
- Setzen Sie Standards durch gut publizierte Disziplinarrichtlinien durch.
- Erkennen von Verstößen und Korrekturmaßnahmen
#1. Umsetzung von Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards
Haben Sie nicht nur eine Richtlinie, stellen Sie sicher, dass sie geschrieben ist. Sie müssen auch sicherstellen, dass die schriftlichen Verfahren und Verhaltensstandards leicht verständlich sind, um die Einhaltung bei der Ausübung von Arbeitsfunktionen sicherzustellen.
#2. Ernennung eines Compliance-Beauftragten und eines Compliance-Ausschusses
Ein Compliance-Beratungsausschuss stellt normalerweise sicher, dass angemessene Ressourcen zur Verfügung stehen, die die Struktur der Organisationen unterstützen. Sie stellen auch Compliance-Programme sicher, fördern Verhaltensstandards und schaffen ein klares Kommunikationsmittel für die Meldung von Verstößen. Einfacher ausgedrückt erkennen sie Verstöße und behandeln sie, bevor sie zu einem Problem werden.
#3. Effektive Aus- und Weiterbildung durchführen
Die Aus- und Weiterbildung einer Organisation muss nicht jeden Tag oder jede Woche stattfinden, aber sie muss mindestens einmal im Jahr stattfinden. Wenn die Mitarbeiter erinnert und auf den neuesten Stand gebracht werden, falls es eine Änderung der Vorschriften gibt, können sie sich leicht an die Vorschriften anpassen. Das bedeutet einfach, dass Ihr Compliance-Ausschuss über die jüngsten Ereignisse in Ihrer Branche auf dem Laufenden sein muss. Sie können dies tun, indem sie sich mit Fachleuten in ihrer jeweiligen Branche vernetzen, Artikel lesen, an Konferenzen teilnehmen oder Teil einer Gruppe sind.
#4. Haben Sie eine funktionierende Kommunikationsleitung
Unternehmen können eine anonyme Hotline, E-Mail-Adresse oder Umfrage integrieren, die sie verwenden können, um das Feedback zu maximieren.
#5. Interne Überwachung und Auditierung
Erstellen Sie einen jährlichen Arbeitsplan für die interne Überwachung und Prüfung, identifizieren Sie alle Risikobereiche und prüfen und überprüfen Sie das Compliance-Programm proaktiv. Auf diese Weise gibt es an keiner Stelle Schlupflöcher.
#6. Setzen Sie Standards durch gut veröffentlichte Disziplinarrichtlinien durch
Es reicht nie, Vorschriften zu erlassen, auch Disziplinarmaßnahmen müssen definiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich jeder unabhängig von seinem Rang oder seiner Position an die Regeln hält.
#7. Erkennung von Verstößen und Korrekturmaßnahmen
Neben dem Prüfungs- und Überwachungsteam muss es ein System geben, das Verstöße erkennt. Es muss auch eine Möglichkeit geben, vorgenommene Korrekturen nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass es keine Aufzeichnungen über Abweichungen gibt. Wenn keine Korrekturmaßnahmen vorhanden sind, nützt die Einhaltung nichts.
Wie implementiert man ein Compliance-Management-System?
Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Implementierung Ihres CMS
- Führen Sie eine Risikobewertung durch.
- Mitarbeiterschulung
- Erstellt Richtlinien und Verfahren
- Richten Sie einen guten Kommunikationskanal ein
- Feedback-System zur Meldung von Verstößen
#1. Führen Sie eine Selbstrisikobewertung für Ihr Unternehmen durch
Der erste Schritt zur Implementierung eines Compliance-Systems ist die Durchführung einer Risikobewertung des betreffenden Unternehmens. Unternehmen setzen Compliance-Management-Systeme ein, um sich vor Risiken zu schützen. Da verschiedene Branchen mit unterschiedlichen Risiken konfrontiert sind, müssen Sie definieren, welche Risiken für Ihr Unternehmen bestehen. Der perfekte Weg, dies zu tun, ist die Durchführung eines Risikobewertungstests, der auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können Sie COSO ausprobieren. Sie werden immer gerne helfen. Dies wird Ihnen helfen, alle identifizierten Risiken anzugehen und strategische Lösungen für diese möglichen Risiken bereitzustellen. Aber dann müssen Sie auch bereit sein, Dinge zu ändern, sobald die Notwendigkeit entsteht.
#2. Erstellen Sie Richtlinien und Verfahren
Wenn es darum geht, Compliance in einem Unternehmen umzusetzen, braucht es eine Richtlinie. Ein politisches Testament ist die Zusammenstellung aller Regeln und Vorschriften, die das Geschäftsgebaren leiten. Die Geschäftspolitik unterscheidet sich sogar für ähnliche Branchen. Es ist einfach ein Verhaltenskodex.
#3. Angestellten Training
Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist einer der Bestandteile des Compliance-Management-Systems. Jedes Unternehmen muss ein Schulungsmodell integrieren, das seine Mitarbeiter über das Compliance-System des Unternehmens aufklärt. Wenn die Mitarbeiter gut informiert sind, können sie für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden und sich somit an das Compliance-Programm halten.
#4. Richten Sie einen guten Kommunikationskanal ein
Kommunikation ist so gut wie die Festlegung der Richtlinien, die den Betrieb leiten. Es ist auch notwendig sicherzustellen, dass die Schulung Ihrer Informationsmitarbeiter wirkungsvoll ist.
#5. Feedback-System für die Meldung von Verstößen
Auch dies ist eines der Elemente des Compliance-Systems. Unternehmen müssen sicherstellen, dass es eine Hotline oder eine anonyme Möglichkeit gibt, Verstöße zu melden. Zweitens muss es eine geeignete Möglichkeit geben, den Bericht zu investieren. Dann geeignete Korrekturmaßnahmen, auch Unternehmen helfen, die Einhaltung zu gewährleisten.
Wer ist für das Compliance-Management verantwortlich?
Der Vorstand oder ein vom Vorstand ernannter Compliance-Beauftragter ist für das Compliance-Management innerhalb einer Organisation verantwortlich. Sie sind jedoch in der Regel mit anderen Aufgaben beschäftigt, und die Gestaltung eines Compliance-Management-Systems ist eine Möglichkeit, sich darum zu kümmern. Neben der Gestaltung eines Compliance-Management-Systems weisen die Direktoren auch einen Compliance-Beauftragten zu, der die Dinge in ihrem Namen überwacht.
Was sind Compliance-Aktivitäten?
Compliance-Aktivitäten umfassen alle Maßnahmen, die auf die Einhaltung des Compliance-Managementsystems einer Organisation abzielen. Dazu gehören Richtlinienerstellung, Berichterstattung, Mitarbeiterschulung, Nachverfolgung, Prüfung, Korrekturmaßnahmen und so weiter.
Was sind Compliance-Tools?
Compliance-Tools sind im Allgemeinen Software, die das Managementsystem automatisiert oder vereinfacht, das jedes Unternehmen implementieren muss, um seine branchenspezifischen, rechtlichen, sicherheitsbezogenen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Sie werden auch als Software bezeichnet.
Vorlage für ein Compliance-Management-System
Das Erstellen einer Vorlage ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens-Compliance-Management-Systems. Wenn Sie Probleme beim Erstellen einer allgemeinen Compliance-Management-Vorlage haben, können Sie sie in einzelne Teile aufteilen. Sie können beispielsweise eine Vorlage für Risikobewertung, Mitarbeiterschulung, Überwachung und Prüfung, Richtlinien, Korrektur von Verstößen usw. erstellen.
Was ist CMS und Beispiel?
Benutzer können mithilfe eines Content-Management-Systems (CMS), bei dem es sich um eine Software handelt, digitale Informationen erstellen, bearbeiten, bearbeiten, veröffentlichen und speichern. CMS werden hauptsächlich für Web Content Management und Enterprise Content Management (ECM) (WCM) verwendet.
Welche 2 Arten von Compliance gibt es?
Unternehmens- und behördliche Compliance sind die beiden Schlüsselkategorien, die die Quelle des Frameworks angeben. Ein Rahmen von Gesetzen, Regeln und Verfahren, die befolgt werden müssen, bildet sowohl die Unternehmens- als auch die behördliche Compliance.
Was ist der KPI für Compliance?
Wie funktionieren Compliance-KPIs? Gemessen an Compliance-Metriken und Key Performance Indicators (KPIs), der Fähigkeit der Compliance-Abteilung, die Einhaltung interner und externer Richtlinien sowie gesetzlicher Anforderungen durch das Unternehmen zu gewährleisten.
Was sind die Big 6 Compliance-Bereiche?
Alle Vermieter müssen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften einhalten. Brandschutz, Gassicherheit, elektrische Sicherheit, Aufzugssicherheit, Asbestmanagement und Legionellen sind die sechs wichtigsten Compliance-Anliegen, mit denen Vermieter umgehen müssen.
Was ist ein anderer Name für Compliance?
Dieser Artikel listet 71 Begriffe auf, die Synonyme, Antonyme oder mit dem Wort Compliance verknüpft sind. Zu diesen Wörtern gehören Konformität, Zustimmung, Duldung, Zugänglichkeit, Zustimmung und Gefälligkeit.
Compliance-Management-System-Software
In Anbetracht der enormen Arbeit, die mit der Integration von CMS in Unternehmen verbunden ist, ist es großartig, eine Software zu haben, die hilft, seine Aktivitäten ohne viel Aufsicht zu koordinieren. Die Frage ist also, gibt es Software oder Anwendungen, die einem Unternehmen bei seinem Compliance-System helfen? Natürlich gibt es sie, aber bevor wir die beste CMS-Software auflisten, wollen wir herausfinden, was es ist.
Was ist Compliance-Management-System-Software?
Compliance-Management-Systemsoftware ist ein Programm, das kontinuierlich verfolgt, überwacht und prüft, ob Geschäftsprozesse mit geltenden Gesetzen, Unternehmensrichtlinien und Verbraucher- und Geschäftspartnerstandards übereinstimmen. Mit CMS-Software kann ein Unternehmen sein gesamtes Compliance-Wissen einfach zentralisieren und diese Compliances regulieren.
Wir können Compliance-Management-Software auch als ein Programm definieren, das ein Unternehmen in sein System integriert, um die Einhaltung seiner selbst auferlegten Vorschriften, Unternehmensrichtlinien, Branchenanforderungen und anderer behördlicher Vorschriften kontinuierlich zu verfolgen, zu überwachen und zu prüfen.
Welche Arten von Software für Compliance-Management-Systeme gibt es?
Derzeit sind drei Arten von CMS-Software verfügbar. Ihre geschäftlichen Anforderungen müssen in eine passen. Aber dann müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Notwendigkeit Ihrer Branche verstehen, die richtige Software auszuwählen. Im Folgenden sind die Arten von Software für Compliance-Management-Systeme aufgeführt.
- Universelle Compliance-Management-Plattformen.
- Branchenspezifische Compliance-Management-Tools
- Software für Governance, Risiko und Compliance (GRC).
#1. Allzweck-Compliance-Management-Plattformen
Eine Allzweck-, auch als All-in-One-Compliance-Management-Plattform bezeichnet, kann die Compliance in jedem Sektor verwalten.
#2. Branchenspezifische Compliance-Management-Tools
Dies gilt insbesondere für stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen, den Finanzsektor, das verarbeitende Gewerbe usw.
#3. Software für Governance, Risiko und Compliance (GRC).
Die Governance-, Risiko- und Compliance-Software (GRC) ist tatsächlich fortschrittlicher als die branchenspezifischen Compliance-Management-Tools. Diese Software für ein Compliance-Management-System verfügt über ein breiteres Spektrum an Funktionen für das Risikomanagement und die Unternehmensführung als nur das generische Compliance-Management. GRC ist die einzige Compliance-Management-Systemsoftware, die IT-Risikomanagement, Geschäftskontinuitätsplanung und Rechtsmanagement integriert.
Was sind die Funktionen der Compliance-Management-Systemsoftware?
Im Folgenden sind die Funktionen der CMS-Software aufgeführt;
- Es gibt keinen Raum für Fehler.
- Es verwaltet das Compliance-Register und Richtliniensätze.
- CMS-Software ermöglicht E-Learning-Schulungen.
- Es gewährleistet die Überwachung der Einhaltung.
- Es gewährleistet Kontrolle und Berichterstattung
- Bewältigt Konflikte
- Es hat eine mehrsprachige Benutzeroberfläche
- Es dient als Erhebungsinstrument
- Verhinderung und Bekämpfung von Betrug.
- Kompetenter Umgang mit Übergängen und Kenntnis der geltenden Regeln
Kauf einer Compliance-Management-System-Software
CMS-Vermarkter versuchen überall, Unternehmen davon zu überzeugen, ihre Software zu kaufen. Unternehmen müssen ihre Anforderungen vollständig einschätzen, bevor sie ihre Compliance-Tools kaufen oder aktualisieren. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen;
#1. Bestimmen Sie das Ausmaß Ihres Geschäftsrisikos
Es stimmt zwar, dass CMS-Software Unternehmen dabei hilft, ihr Compliance-Risiko zu managen, aber nicht jedes Unternehmen benötigt Software. Definieren Sie also zunächst Ihr Geschäftsrisiko, indem Sie Ihre Risikobewertung durchführen.
#2. Definieren Sie die Geschäftslinie und den Bedarf
Befindet sich Ihr Unternehmen in einer stark regulierten Branche? Es gibt Branchen mit strengen Vorschriften, wie Finanzdienstleistungen und Gesundheit. Zweitens können Sie andere relevante Anforderungen in Ihrer CMS-Software konsolidieren, aber Sie müssen zuerst Ihre geschäftlichen Anforderungen definieren.
#3. Es braucht
Es ist wichtig, Ihre IT-Anforderungen zu definieren, bevor Sie Ihr CMS integrieren. Um Kosten zu sparen, sollten Sie Softwarepakete im Auge behalten, die mit der IT geliefert werden. Auf diese Weise müssen Sie nicht mit zusätzlichen Kosten rechnen.
Beispiele für Compliance-Management
Hey, jedes Unternehmen fällt in die eine oder andere Branche, daher sind die meisten Compliance-Management-Systeme, die Sie online sehen werden, wahrscheinlich Vorschläge. Sie müssen das Compliance-Managementsystem Ihres Unternehmens anhand Ihrer Branchenvorschriften und Ihrer Risikobewertungs-Reposts erstellen, kein Online-Beispiel.
#1. Identifizieren Sie Vorschriften, die Ihrer Branche entsprechen
Wie bereits erwähnt, hat jede Branche eine Reihe von Regeln oder Vorschriften, an die sie sich halten muss. Bevor Sie ein CMS-Programm oder Managementsystem erstellen, erstellen Sie eine Liste der Regeln, die Ihr Unternehmen einhält.
#2. Gesetze nach Wichtigkeit ordnen
Das bedeutet nicht, dass es unwichtige Vorschriften gibt. Es bedeutet nur, dass einige mehr Aufmerksamkeit erfordern als andere, aber insgesamt muss allen gehorcht werden. Wenn Sie sie nach Wichtigkeit ordnen, können Sie bestimmen, wie oft Sie diese Vorschriften überprüfen möchten. Es gibt einige, die eine ständige Überprüfung, Prüfung und Überwachung erfordern. Es gibt einige, die nicht viel Aufmerksamkeit erfordern, und für diese ist eine jährliche Überprüfung perfekt.
#3. Überlegen Sie sich Be Review-Regeln
Nachdem Sie eine Liste Ihrer Hauptaufgaben zusammengestellt haben, versuchen Sie, sie in monatliche „To Do“-Listen zu unterteilen. Wann sollte der Vorstand von diesen Themen erfahren? Schreibe sie auf, damit du sie nicht vergisst. Wann treten diese neuen Regelungen in Kraft? Senden Sie die aktuellste Version und das Fälligkeitsdatum etwa einen Monat vorher per E-Mail an die für die Überprüfung zuständige Person.
#4. Mitarbeiterschulung planen
Übersehen Sie nicht die Bedeutung der Schulung, sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Führung.
#5. Erstellen Sie einen To-Do-Listen-Kalender
Eine To-do-Liste für den Compliance-Kalender hilft Ihnen dabei, die Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen.
Zusammenfassung
Das Risikomanagement ist immer besser, als es außer Kontrolle geraten zu lassen. Wenn Sie also ein Unternehmen ohne Compliance-System haben, integrieren Sie eines. Der Effekt, keinen zu haben, war, dass es mehr kostete, als einen einzurichten. Und wenn Sie eines haben, stellen Sie sicher, dass Sie es überwachen, prüfen und gegebenenfalls ändern, um mit Ihren Branchenvorschriften Schritt zu halten.
Häufig gestellte Fragen zum Compliance-Management-System
Was sind die vier wesentlichen Bestandteile eines Compliance-Management-Systems?
- Aufsichtsrat und Geschäftsführung,
- Compliance-Programm
- Reaktion auf Verbraucherbeschwerden
- Compliance-Audit
Welche drei Phasen des Compliance-Managements gibt es?
- SOD-Tipps
- Identifizieren und katalogisieren Sie die Bedrohungen, denen das Unternehmen ausgesetzt ist
- Kontinuierliche Prüfung und Compliance.
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Bibliographie
