Wie können Sie alle in Ihrem Team davon überzeugen, etwas auf die gleiche Weise wahrzunehmen, wenn alle so unterschiedliche Persönlichkeiten und Standpunkte haben? Und wie bringen Sie Ihre gesamte Belegschaft dazu, eine Aufgabe oder einen Prozess stets auf die gleiche Weise auszuführen? Geschäftsprozesskarten sind ein Rahmenwerk, das genau das erreichen soll: einen Prozess grafisch darstellen, sodass jeder ihn verstehen und ihm auf die gleiche Weise folgen kann. In diesem Tutorial behandeln wir sowohl grundlegende als auch fortgeschrittene Probleme bei der Abbildung von Geschäftsprozessen, einschließlich Software, Geschichte, Zertifizierung, Methodik, Beispiele und Vorteile.
Was ist Geschäftsprozess-Mapping?
Eine visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen wird als Business Process Mapping bezeichnet. Prozesskarten, die als Flussdiagramme oder durch BPMN-Symbole (Business Process Modeling and Notation) dargestellt werden können, veranschaulichen die Beziehungen zwischen den Phasen, die zur Fertigstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung erforderlich sind.
Geschäftsprozesskarten befassen sich mit Geschäftsabläufen, Zwecken, Erfolgsstandards, Rollen und Pflichten sowie dem Zeitpunkt und Ort, an dem bestimmte Prozesse stattfinden. Sie sind Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements (BPM). Die Abbildung von Geschäftsprozessen fördert die Transparenz für alle Beteiligten, insbesondere diejenigen, die sich für Compliance interessieren, sowie für diejenigen, die innerhalb der Organisation arbeiten.
Geschäftsprozessmodellierung und Geschäftsprozessabbildung werden häufig verwechselt. Wenn Experten Geschäftsprozesse modellieren, geht es ihnen eher darum, wie die Abläufe durchgeführt werden und wer (oder welche Abteilung) sie ausführt.
Geschichte der Geschäftsprozessabbildung
Die American Society of Mechanical Engineers (ASME) war 1921 Pionier der Geschäftsprozesskartierung. Die Geschäftsprozesskarten wurden dann von Ingenieuren und Produktionsstätten übernommen und zu den Softwareprogrammen weiterentwickelt, die wir heute verwenden.
„Erste Schritte bei der Suche nach der besten Arbeitsweise“ stellten Frank und Lillian Gilbreth das Flussprozessdiagramm in einer Präsentation mit dem Titel „Prozessdiagramme im Jahr 1921“ vor. Die Purdue University verfügt über ein Archiv dieser Materialien, falls Sie mehr erfahren möchten. Um die Konsistenz dieser Art von Diagrammen sicherzustellen, schuf die ASME 1947 ein Symbolsystem.
Warum benötigen Sie eine Geschäftsprozessabbildung?
Ein entscheidender Bestandteil der Führung eines erfolgreichen Unternehmens ist die Abbildung von Geschäftsprozessen. Mitarbeiter müssen über die Best Practices in Ihrem Unternehmen spekulieren und irren, ohne eine visuelle Darstellung der vorhersehbaren Prozesse dort zu erhalten. Es bleibt jeder Abteilung und Person überlassen, ihre eigene Reihenfolge und Zuweisung zu entwickeln, wenn ein Geschäftsprozess nicht durch Mapping genau definiert ist. Wenn die Stelleninhaber nicht genannt werden, führt dies zu Verwirrung, Aufruhr und Schuldzuweisungen.
Geschäftsprozess-Mapping-Software
Wissen Sie, da sich die Dinge geändert haben, ist auch die Notwendigkeit, Prozesslandkarten zu erstellen, gestiegen. Es gibt Anwendungen und Software, die den Prozess erheblich vereinfachen. In den folgenden Zeilen werden wir uns die Tools und Software ansehen, die es gibt.
Eine cloudbasierte oder Online-Anwendung namens Business Process Mapping Software ermöglicht es Benutzern, die Schritte, die zur Ausführung eines bestimmten Geschäftsprozesses erforderlich sind, anhand von Diagrammen und Grafiken grafisch darzustellen. Auf der Karte wird ein Flussdiagramm mit Standardarbeitsanweisungen, Aufgabenbeschreibungen und allen prozessbezogenen Aktivitäten wie Eingabe/Ausgabe angezeigt.
Warum ist eine Geschäftsprozess-Mapping-Software so wichtig?
Das Hauptziel jeder Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen besteht darin, Einzelpersonen, Organisationen oder Unternehmen bei der Erledigung ihrer täglichen Geschäfte effektiver zu machen. Diese außergewöhnlichen Technologien ermöglichen es dem Management, Arbeitsabläufe effektiv zu überwachen, um ein umfassendes Verständnis der gesamten Organisation und ihrer verschiedenen Abläufe zu erlangen.
Prozesszuordnungstools helfen auch dabei, die Komplexität oder Komplikation von Geschäftsprozessen zu zerlegen und das Verständnis von Prozessabläufen zu verbessern. Dadurch können Benutzer die Phasen der Prozessverbesserung festlegen.
Da Sie Prozesse verstehen müssen, bevor Sie Maßnahmen zu deren Verbesserung ergreifen können, kann eine Geschäftsprozess-Mapping-Software daher ein äußerst nützliches Werkzeug für Ihr Unternehmen sein. Diese Prozesszuordnungstools sollen Ihnen dabei helfen, das Wesentliche eines jeden Prozesses zu verstehen und genau das zu tun, was sie tun sollen.
Hier ist eine Liste einiger der besten Geschäftsprozess-Mapping-Software, die aufgrund ihrer enormen Anzahl positiver Bewertungen und hoher Kundenzufriedenheit ausgewählt wurden.
Top-Softwareprogramme zur Geschäftsprozessabbildung:
#1. Promapp
Promapp ist eine benutzerfreundliche Prozesszuordnungsanwendung, die die Prozessverbesserung durch eine erhebliche Vereinfachung des Prozesszuordnungsprozesses fördert. Diese fantastische Online-Plattform macht es Benutzern einfach, HR-Prozesse zu entwickeln, zu ändern und zu teilen. Es ermöglicht Risikomanagement, Qualitätskontrolle und Geschäftskontinuität.
#2. Zeichnen.io
Prozessflussdiagramme und andere Arten von Diagrammen können mit der einfachen Prozessabbildungsanwendung Draw.io erstellt werden. Es können auch aufwändige Visualisierungen wie das SIPOC-Diagramm erstellt werden.
#3. SmartDraw
Benutzer von SmartDraw können problemlos Diagramme und Diagramme mit professionellem Erscheinungsbild erstellen. Aufgrund seines unglaublich intuitiven Designs ist es benutzerfreundlich und bietet eine große Auswahl an Funktionen und Funktionalitäten.
#4. Microsoft Excel
Microsoft Excel ist fast jedem ein bekannter Name. Es ist zweifellos eine der am weitesten verbreiteten und beliebtesten Tabellenkalkulationen, die heute verwendet werden. Allerdings wissen nicht viele Menschen, dass Excel, das Programm, das in der Microsoft Office-Suite enthalten ist, eine Reihe von Funktionen enthält, mit denen Sie Prozesskarten erstellen können.
#5. CWA Process & QM Suite
Diese Prozessabbildungssoftware kann für Workflow-Management, Qualitätsmanagement und Geschäftsprozessmanagement verwendet werden. Mit dieser bahnbrechenden Technologie lassen sich Dokumente und Prozesse unkompliziert modellieren, optimieren und verbreiten.
#6. LucidChart
Dieses Tool wurde speziell zur Erstellung von Geschäftsprozesskarten entwickelt. Aus diesem Grund verfügt es über zahlreiche Tools und Funktionalitäten, die die Prozessabbildung vereinfachen. Zur Veranschaulichung: LucidChart enthält eine Vielzahl von Vorlagen, die jeder zum Erstellen jeder Art von Prozesslandkarte verwenden kann, einschließlich SIPOC, BPMN2, Wertstrom und andere.
#7. Microsoft Visio
Microsoft verfügt über ein spezielles Programm namens Visio, das zum Erstellen von Geschäftsprozesskarten verwendet wird. Allerdings werden den Benutzern auch die zahlreichen zusätzlichen Features und Funktionalitäten gefallen, die diese nützliche Anwendung bietet. Die beste heute verfügbare Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen, Microsoft Visio, ist auch eines der teuersten Tools auf dieser Liste.
Beispiele für die Abbildung von Geschäftsprozessen
Der Hauptzweck von Prozesskarten besteht darin, zu erklären, wie ein Prozess funktioniert. Sie können das Verständnis Ihrer Mitarbeiter für bestimmte Geschäftsfunktionen verbessern, indem Sie die entsprechende Prozesslandkarte auswählen und implementieren. Schauen wir uns einige beliebte Symbole an, die bei der Abbildung von Geschäftsprozessen verwendet werden, bevor wir uns mit unseren Beispielen befassen.
#1. Aktivität/Prozess:
Ein Schritt oder eine Aktion innerhalb eines Prozesses wird durch eine Aktivität oder einen Prozess dargestellt. Es wird oft durch ein Rechteck dargestellt.
#2. Fließen
Normalerweise ist die Strömungsform eine Linie mit einem Pfeil an einem Ende. Ein Flow zeigt dem Betrachter die Reihenfolge, in der die Schritte eines Prozesses ausgeführt werden.
#3. Fall
Ein Prozess beginnt, ändert sich oder endet aufgrund eines Ereignisses. Fehler, Meldungen, Stornierungen und Links sind einige Beispiele für Vorkommnisse, die Sie sichtbar machen möchten. Abhängig von der Art der Veranstaltung werden Ereignisse durch einen Kreis symbolisiert, der zusätzliche Symbole enthält.
#4. Entscheidung
Die rautenförmige Entscheidungsform zeigt an, dass eine Entscheidung erforderlich ist, damit der Prozess fortgesetzt werden kann. Es könnte eine einfache Ja-oder-Nein-Entscheidung sein, oder es könnte eine kompliziertere Entscheidung mit einer Reihe von Optionen sein, wie eine Fallanweisung in einem Computerprogramm.
Beispiele für die Abbildung von Geschäftsprozessen enthalten häufig die oben genannten Formen.
Beispiele für Prozessabbildungen
#1. Serviceschalter
Um Kosten zu senken und einen effektiven Service zu bieten, haben mehrere Unternehmen einen Teil ihrer Service-Desk-Verfahren automatisiert. Anfragen müssen priorisiert und entsprechend den Arbeitsabläufen an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
#2. Rekrutierung
Traditionell war die Personalbeschaffung ein zeitaufwändiger und mühsamer HR-Aufwand. Personalvermittler nutzen zunehmend Robotic Process Automation (RPA) und andere Automatisierungstools, um Bewerberbewerbungen durchzugehen und sie entsprechend ihren Qualifikationen zu kategorisieren.
#3. Beschaffung
Die Arbeitsabläufe im Beschaffungsprozess können kompliziert sein. Manuelle Anfragen und Genehmigungen können zu langen Verzögerungen und mangelnder Transparenz führen. Eine an die Einkaufsabteilung gesendete Anfrage startet einen Beschaffungsworkflow. Das Beschaffungspersonal recherchiert dann potenzielle Anbieter, holt Angebote ein und wählt einen aus.
#4. Kunden-Onboarding
Ein positives Onboarding-Erlebnis ist für die Kundenbindung unerlässlich. Aufgrund der zunehmenden Kundenkontaktpunkte sind die Onboarding-Prozesse komplizierter geworden. Dies gilt insbesondere für Sektoren wie das Bankwesen, die stark reguliert sind.
Zertifizierung zur Geschäftsprozessabbildung
Das Erlernen neuer Fähigkeiten kann durch den Erwerb einer Business Process Mapping-Zertifizierung erleichtert werden. Diese Fähigkeiten können Ihnen helfen, Ihren Lebenslauf zu stärken und eine Anstellung auf höherer Ebene zu sichern. Projektmanager können ihr Fachwissen und ihre Produktivität erweitern und gleichzeitig lernen, wie sie Geschäftspraktiken verbessern können.
Hier ist eine Liste verschiedener Zertifizierungen, die verfügbar sind, wenn Sie an der Abbildung von Geschäftsprozessen interessiert sind:
#1. ITIL-Zertifizierung
Für die Information Library Foundations Certification (ITIL) gibt es keine Voraussetzungen, lediglich eine bestandene Prüfungspunktzahl. Es beinhaltet auch Übungsprüfungen und hat kein Ablaufdatum. Darüber hinaus bietet es Beispiele aus tatsächlichen Situationen, die Ihnen helfen zu verstehen, wie die durch diese Zertifizierung vermittelten Fähigkeiten am Arbeitsplatz eingesetzt werden können.
#2. CMA
Die Zertifizierung zum Certified Management Accountant wird von der Association of Accountants and Financial Professionals in Business vergeben. Nach dem Abitur sind mehr als zwei Jahre Studium oder Ausbildung, mehr als zwei Jahre Berufserfahrung und das Bestehen einer mündlichen oder schriftlichen Prüfung erforderlich. Nach einem Jahr verliert diese Zertifizierung ihre Gültigkeit.
#3. Organisatorisches Änderungsmanagement: APMG CM Practitioner-Zertifizierung
Organisatorisches Änderungsmanagement: Die APMG CM Practitioner-Zertifizierung ist über Learning Tree verfügbar. Zur Erlangung dieser lebenslang gültigen Zertifizierung ist lediglich das Bestehen der mündlichen oder schriftlichen Prüfung erforderlich. Im Kurs können Sie sich nützliches Wissen aneignen, das Sie bei der Organisation von Geschäftsabläufen durch die Umsetzung von Change Management nutzen können.
#4. Global Business Services Certificate (CertGBS)
Das Certificate in Global Business Services ist eine Zertifizierung der ACCA. Für diese Zertifizierung müssen Sie lediglich die Kurse abschließen. Darüber hinaus ist diese Zertifizierung unbefristet.
#5. CITP
Ein Fachmann für Informationstechnologie kann eine Zertifizierung vom American Institute of CPAs (AIPA) erwerben. Nach dem Abitur sind mehr als zwei Jahre Studium oder Ausbildung, mehr als zwei Jahre Berufserfahrung und das Bestehen einer mündlichen oder schriftlichen Prüfung erforderlich. Die dreijährige Zertifizierungsfrist ist abgelaufen.
Geschäftsprozess-Mapping-Methodik
Die Geschäftsprozess-Mapping-Methodik gibt es in verschiedenen Formen. Eine lange Liste könnte Folgendes umfassen, jedes mit seinen eigenen besonderen Stärken: Gantt-Diagramme, UML-Diagramme, Notation zur Geschäftsprozessmodellierung, Flussdiagramme, Datenflussdiagramme, Rollenaktivitätsdiagramme, integrierte Definition für Funktionsmodellierung, Petri-Netze, objektorientierte Methoden, Workflow-Technik und Simulationsmodelle.
Die Geschäftsprozess-Mapping-Methodik umfasst Folgendes:
#1. Workflow-Methoden
Workflows sind Sammlungen von Aufgaben, die von Einzelpersonen innerhalb einer Organisation oder von Softwareprogrammen ausgeführt werden. Diese Verfahren gehen über die einfache Modellierung hinaus. Sie unterstützen auch die Prozessanalyse und -verbesserung. Informationserfassung, Geschäftsprozessmodellierung, Workflow-Modellierung, Implementierung, Überprüfung und Ausführung sind einige der Phasen eines Workflows.
#2. Geschäftsprozessmodellierungsnotation (BPMN)
Die von Prozessprofis bevorzugte Methode ist BPMN. Es handelt sich um eine standardisierte Sprache, die sich hervorragend für Situationen eignet, in denen Sie tief in Prozesse eintauchen müssen, um Fehler und Ausnahmen zu beheben. Auch wenn dies recht häufig vorkommt, könnte die Anwendung dieser Strategie nach hinten losgehen, wenn Sie kein Business-Analyst sind.
#3. Datenflussdiagramme
Datenflussdiagramme, auch Yourdon-Ansatz genannt, zeigen Ihnen, wie Informationen von einem Ort zum anderen gelangen. Sie zeigen, wie der Prozess mit der Außenwelt interagiert und Verbindungen zu verschiedenen Datenspeichern herstellt.
#4. UML-Diagramme (Unified Model Language).
UML-Diagramme eignen sich ideal zur Abbildung der Softwareentwicklung. Die UML unterteilt Diagramme in zwei Kategorien: Verhaltensdiagramme und Strukturdiagramme. UML eignet sich nicht für die Gestaltung von Prozessabläufen, da es als spezielles Mapping-Tool für bestimmte Branchen gilt.
#5. SIPOC-Diagramme
High-Level-Prozesskarten sind ein weiterer Name für SIPOC-Diagramme. Sie vermitteln einen Prozess visuell, ohne tief in die Tiefe zu gehen. Der Prozess ist in einem SIPOC-Diagramm in die folgenden Bereiche unterteilt: Lieferanten, Input, Prozess, Output und Kunden.
Schritte in der Geschäftsprozesszuordnung
Um mit der Abbildung Ihres Geschäftsprozesses zu beginnen, entscheiden Sie, welcher Prozess abgebildet werden muss. Ändern Sie den Prozess nach Bedarf, indem Sie Daten über das aktuelle Verfahren sammeln und analysieren. Halten Sie Ausschau nach Möglichkeiten, den Prozess zu verbessern.
Durchführen der Geschäftsprozesszuordnung
Die Prozesse, die Sie in der Geschäftsprozesszuordnung abbilden möchten, wirken sich darauf aus, wie nützlich Ihre Karten sind. Indem Sie berücksichtigen, wie sie sich auf Ihre Kunden und Ihre gesamte Geschäftsstrategie auswirken, können Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsprozesskarten die größtmögliche Wirkung haben.
Im Folgenden stellen wir drei Techniken zur Auswahl der am besten abzubildenden Prozesse vor:
#1. Organisieren Sie Ihre Abläufe danach, wie sie sich auf Ihre Kunden auswirken:
Dies sind grundlegende, hilfreiche und richtungsweisende Prozesse. Ihre Kunden sind direkt von Kernverfahren betroffen, die den Zweck des Unternehmens widerspiegeln. Prozesse der Unternehmensführung werden als Enabling-Prozesse bezeichnet. Prozesse, die bei der Planung und Steuerung des Unternehmens eingesetzt werden, werden als Leitprozesse bezeichnet.
#2. Verknüpfen Sie Ihre Prozesse und Aufgaben mit Ihrer Gesamtstrategie:
Der erste Schritt dazu ist die Ermittlung der strategischen Ziele Ihrer Organisation. Sobald Sie fertig sind, können Sie es als Grundlage für die Erstellung einer Prozessarchitektur für Ihre aktuellen Prozesse verwenden. Dabei entscheiden Sie, welche Prozesse für die Umsetzung der Strategie Ihres Unternehmens am wichtigsten sind, wie Sie sie so entwickeln, dass sie am besten mit dieser übereinstimmen, und wie Sie einen Verbesserungsplan für die Zukunft festlegen.
#3. Zwangsverbesserung:
Dabei geht es eher um eine Reaktion aus der Not heraus als um eine vorsätzliche Strategie. Ein Versuch zur Prozessverbesserung kann beispielsweise durch ein fehlgeschlagenes Audit oder eine Managementanweisung erzwungen werden. Die in dieser Situation notwendigen Prozesse werden identifiziert und abgebildet.
Was sind die sechs Hauptmethoden zur Erstellung von Geschäftsprozesskarten?
Es gibt sechs Hauptmethoden zum Erstellen von Prozesslandkarten:
- Durch Einzelgespräche oder Mitarbeitergespräche in kleinen Gruppen.
- Durch geführte Entdeckungsworkshops.
- Durch Überprüfung der vorhandenen Dokumentation.
- Geschäftsanalyse und Design.
- Durch direktes Beobachten der Arbeit.
- Durch den Import bereits vorhandener Prozesslandkarten.
Was sind die fünf grundlegenden Schritte zur Erstellung einer Prozesslandkarte?
Erstellen einer Prozesslandkarte:
- Wählen Sie einen Prozess oder ein Problem aus, das Sie abbilden möchten.
- Listen Sie die durchgeführten Aktivitäten auf.
- Die Schritte sollten schriftlich aufgeführt werden.
- Erstellen Sie mithilfe von Symbolen aus der Prozesszuordnung ein Flussdiagramm.
- Stellen Sie die Prozesslandkarte fertig und verteilen Sie sie.
- Untersuchen Sie die Karte, um potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einer Prozesslandkarte?
Ein Workflow besteht aus den wiederkehrenden Schritten, die zum Erledigen einer Aufgabe erforderlich sind. Alle Komponenten, die zum Erreichen eines wichtigeren Unternehmensziels erforderlich sind, werden als Prozess bezeichnet. Die gängige Ansicht ist, dass sich Prozesse auf umfassendere Ergebnisse beziehen, wohingegen Arbeitsabläufe winzige Details bis hin zu kleinräumigen Zielen berücksichtigen.
Was sind die verschiedenen Arten von Prozesslandkarten?
Es gibt sechs verschiedene Arten von Prozesslandkarten:
- Grundlegendes Flussdiagramm.
- Wertstromkarte.
- Karte der Wertschöpfungskette.
- Funktionsübergreifende Karte.
- Detaillierte Prozesslandkarte.
- SIPOC.
Was sind die drei Vorteile der Erstellung einer Prozesslandkarte?
Die Vorteile der Prozessabbildung:
- Um einen Prozess besser zu verstehen.
- Überlegen Sie, wie ein Prozess verbessert werden könnte.
- Zeigen Sie anderen die Schritte in einem Prozess.
- Steigern Sie die Kommunikation zwischen den Teilnehmern desselben Prozesses.
Zusammenfassung
Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist mehr als nur ein einfacher Prozess mit ansprechenden Grafiken. Aber wenn es nicht richtig oder ernsthaft durchgeführt wird, kann es zu Problemen und Problemen führen, die Sie lieber vermeiden möchten.
Die Prozesszuordnung ist von Bedeutung, da Sie damit nicht nur defekte Dinge identifizieren, sondern auch reparieren und kritische Lücken schließen können. Der Einsatz geeigneter Geräte und Software ist die beste und einfachste Methode, dies zu erreichen.
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Bibliographie
