Die Führung eines kleinen Unternehmens kann ohne die entsprechenden Managementsysteme sehr stressig sein. Von der Verwaltung von Produkten und Dienstleistungen über die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit bis hin zur Sicherstellung, dass Ihre Kunden Sie pünktlich bezahlen, könnten Sie mit der Hilfe eines guten Abrechnungssystems wirklich auskommen. In diesem Leitfaden haben wir einige der besten Abrechnungssysteme für Ihr Unternehmen aufgelistet, mit Tipps, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Was ist ein Abrechnungssystem?
Abrechnungssysteme sind Softwareplattformen, die es einem Unternehmen ermöglichen, abrechenbare Artikel und Dienstleistungen zu verfolgen. Es ist häufig in anderen Anwendungen wie Buchhaltungssoftware enthalten, kann aber auch als eigenständiger Dienst bereitgestellt werden.
Abrechnungssysteme automatisieren viele sich wiederholende Abrechnungsvorgänge, um manuelle Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Abhängig von der Kostenstruktur bieten die meisten Anwendungen eine Vielzahl von Funktionalitäten, wie zum Beispiel:
- Zeiterfassung der Mitarbeiter für Abrechnungszwecke
- Online-Rechnungsstellung (Erstellung/Lieferung von Vorlagen)
- Erstellen personalisierter Zahlungserinnerungen und Zeitpläne
- Zeiterfassung für Kundenprojekte
- Zahlungsabwicklung über das Internet (Kreditkarte, PayPal, ACH, Multiwährung)
- Analysen und Berichte, z. B. Cashflow, verspätete Zahlungen und Ausgaben
Beste Abrechnungssysteme für kleine Unternehmen
Nachdem wir nun die Grundlagen geschaffen haben, werfen wir einen Blick auf einige der besten verfügbaren Abrechnungssysteme für kleine Unternehmen:
#1. Zoho-Rechnung
Zoho ist eine ausgezeichnete Wahl für Organisationen mit einem begrenzten Budget für Unternehmenssoftware. Warum? weil es ein kostenloser Service ist. Zoho ist nicht nur eine der besten Rechnungssoftwareanwendungen, sondern bietet auch Projektmanagement- und Kostenverfolgungsfunktionen. Eine der größten Funktionen von Zoho Invoice ist die Option, für jeden Kunden ein Portal mit seinem eigenen eindeutigen Login zu erstellen, sodass Sie Informationen mit Kunden in voller Transparenz austauschen können.
#2. Quickbooks online
Quickbooks ist eine Cloud-basierte Abrechnungsanwendung, die sich ideal für Unternehmen eignet, die unterwegs auf Informationen zugreifen und Daten geräteübergreifend synchronisieren müssen. Während es Ihnen ermöglicht, maßgeschneiderte Rechnungen zu erstellen, ist Quickbooks eher ein Buchhaltungsprogramm als eine Rechnungssoftware. Quickbooks bietet auch eine 60-tägige Geld-zurück-Garantie, was für Unternehmen von Vorteil ist, die zögern, sich zu verpflichten.
#fünfzehn. Xero
Xero ist eine Abrechnungs- und Buchhaltungslösung, die Organisationen eine Fülle nativer Schnittstellen zu Geschäfts- und Finanzsystemen bietet. Es bietet einige der fortschrittlichsten verfügbaren Zahlungsoptionen, einschließlich automatischer Zahlungserinnerungen, um wichtige Verwaltungszeit zu sparen. Da es sich jedoch um eine der teureren Zahlungsalternativen handelt, müssen Sie sicher sein, dass Sie die in den übergeordneten Plänen enthaltenen Funktionen nutzen werden.
#4. Frische Bücher
FreshBooks ist bei weitem eines der beliebtesten Abrechnungssysteme auf dem Markt, und es ist leicht zu verstehen, warum. Es wurde für die schnelle Entwicklung kleiner Unternehmen entwickelt und verfügt über starke Integrationen mit Stripe, Shopify und PayPal sowie eine mobile App, die sowohl für Android als auch für iOS verfügbar ist. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Zeit und Ausgaben zu protokollieren, Rechnungen zu stellen und automatisierte Zahlungserinnerungen zu erhalten. Unternehmen können auch eine 30-tägige kostenlose Testversion nutzen.
#5. Rechnung Ninja
Invoice Ninja verfügt über alle Hauptfunktionen, die eine kostenlose Rechnungssoftware haben sollte, wie z. B. die Integration der Zeiterfassung, die Möglichkeit, von den Verbrauchern im Voraus eine Anzahlung zu verlangen, und die Möglichkeit, Steuern und Rabatte zu Rechnungen hinzuzufügen. Die kommerziellen Versionen enthalten zusätzliche wichtige Funktionen wie die Massenrechnungsstellung, aber die kostenlose Version ist so leistungsfähig, dass Sie möglicherweise nie ein Upgrade benötigen, wenn Sie nicht mehr als 20 Kunden haben.
#6. Bienenstock
Hiveage zeichnet sich durch seine Einfachheit aus, wenn Sie sich von all den Funktionen, die andere Softwareanwendungen bieten, überwältigt fühlen und alles, was Sie für Ihr freiberufliches Geschäft tun müssen, Rechnungen senden und Geld annehmen müssen. Das Erstellen einmaliger und regelmäßiger Rechnungen ist einfach, das Dashboard ist einfach zu bedienen, und sogar die kostenlose Version umfasst Zeit-, Ausgaben- und Kilometerüberwachung. Über Zapier kann Hiveage auch mit Buchhaltungs-, CRM- und Projektmanagement-Tools verknüpft werden.
#7. Ernte
Harvest ermöglicht es den Projektteammitgliedern, ihre Stunden und Ausgaben sehr detailliert zu dokumentieren, häufig in den Apps, die Projektmanager verwenden. Manager können ein Projektbudget erstellen und Ausgaben und Stunden nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Teams produktiv arbeiten. Die Kostenvoranschlags-, Rechnungs- und Zahlungseinzugstools von Harvest sind einfach zu verwenden und enthalten nützliche Funktionen wie automatische E-Mail-Erinnerungen an Verbraucher.
#8. RechnungEule
Dies ist ein großartiges Abrechnungssystem für Kleinunternehmer und Freiberufler. Es ermöglicht Ihnen, schnell professionelle und trendige Rechnungen zu erstellen und bezahlt zu werden. Die Software übernimmt den gesamten Abrechnungsprozess, von der Schätzung über die Erfassung, Generierung der Umsatzsteuer und Berichterstattung.
#9. Quadratische Rechnung
Squarerechnungen ist auch ein gutes Abrechnungssystem für kleine Unternehmen. Es ist ein kostenloses Rechnungstool, und die einzigen Gebühren, die Sie zahlen müssen, sind Bearbeitungsgebühren, wenn Sie Online-Zahlungen als E-Zahlungen annehmen. Es akzeptiert Bargeld und Schecks und erhebt keine monatliche Transaktionsgebühr.
Die Rechnungssoftware sendet auch automatische Zahlungserinnerungen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Die automatischen Erinnerungstools benachrichtigen Sie über zukünftige Fälligkeiten sowie überfällige Rechnungen. Darüber hinaus können Sie mit der Square-Rechnungsstellung Rechnungen in Echtzeit verfolgen, und Verbraucher können ihre Kreditkarteninformationen für eine bequeme Zahlung speichern.
#10. Rechnung2go
Invoice2go ist eine weitere hervorragende Rechnungssoftware für kleine Unternehmen. Im Vergleich zu anderen kostenlosen Abrechnungsprogrammen wird es hauptsächlich zum Erstellen von Rechnungen verwendet, enthält jedoch eine Vielzahl zusätzlicher Buchhaltungsfunktionen.
Mit dieser Buchhaltungssoftware können Sie verschiedene Rechnungen, Schätzungen und Finanzberichte erstellen, damit Sie und Ihr Team auf dem gleichen Stand bleiben. Sie können auch Zahlungen mit Visa, MasterCard und American Express über zahlreiche akzeptieren Zahlungs-Gateways.
#11. Zipbooks
Dieses Programm vereinfacht die Buchhaltung, indem es professionelle und einfache Rechnungsvorlagen bereitstellt, mit denen Sie schnell Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellen können. Es ist einfach, Ihre Rechnungen anzupassen, und Sie können Ihr Firmenlogo und andere notwendige Markeninformationen hinzufügen.
Mit dem kostenlosen Abonnement von ZipBooks können Sie Kundenrechnungen senden und verfolgen. Mit dem automatisierten Abrechnungstool können Sie Geld schneller und einfacher einziehen. ZipBooks verfolgt auch Forderungen, sodass Sie immer wissen, wie viel Ihre Kunden Ihnen schulden.
#12. Paypal
Paypal ist eine kostenlose Rechnungssoftware, die für Mobilgeräte geeignet ist. Auf jedem digitalen Gerät können Sie Rechnungen in wenigen Minuten erstellen und versenden, Online-Rechnungsvorlagen für eine schnelle Eingabe speichern und Zahlungserinnerungen verwalten. Paypal ist auch als Zahlungsgateway bekannt, da es Zahlungen von Kunden auf der ganzen Welt akzeptiert und Karten- und Bankzahlungen verarbeitet. Mit einer Vielzahl einfacher Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, ist das Versenden einer professionellen Rechnung mit Paypal ganz einfach. Diese kostenlose mobile Rechnungsstellungssoftware ist seit fast 20 Jahren in Betrieb!
#13. Nusscafe
Nutcache ist eine Rechnungsstellungs- und Projektverfolgungssoftware, die sich ideal für kleine Unternehmen eignet. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen erstellen, anpassen und überwachen, Ihr Projekt in Rechnung stellen, verspätete Zahlungen verwalten und schneller bezahlt werden. Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung haben, automatisieren Sie sie einfach, um eine pünktliche Zahlung zu gewährleisten. Ihr kostenloser Plan ist auf 20 Benutzer und 1 GB Speicherplatz begrenzt.
Gibt es eine kostenlose Abrechnungssoftware?
Die meisten der in diesem Handbuch aufgeführten Abrechnungssoftwareoptionen haben kostenlose Pakete. Sie können jeden auswählen, der Ihren Bedürfnissen entspricht.
So wählen Sie die besten Abrechnungssysteme für Ihr Unternehmen aus
Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches Abrechnungssystem für Sie am besten geeignet ist, stellen Sie sich diese Fragen.
#1. Ist er erweiterbar?
Denken Sie daran, sowohl die Zukunft als auch die Gegenwart zu berücksichtigen. Da die meisten Fakturierungsprogramme die Preise auf der Anzahl der Kunden basieren, kann eine Geschäftsausweitung zu höheren Ausgaben führen. Suchen Sie nach Software, die das Geschäft unterstützt, das Sie in einem Jahr führen möchten, ohne dass Sie gezwungen sind, auf eine viel höhere Preisstufe umzusteigen.
#2. Ist es für Sie und Ihre Kunden einfach zu bedienen?
Die meisten Anbieter von Fakturierungssoftware bieten potenziellen Benutzern kostenlose Testversionen an. Verwenden Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, wie Sie die erforderlichen Funktionen verwenden. Wählen Sie Zahlungs-Gateways, die die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen können, insbesondere wenn Sie Kunden aus anderen Ländern haben und zahlreiche Währungen unterstützen müssen. Nehmen Sie sich die Zeit, das Programm auch aus der Perspektive des Kunden zu bewerten.
#3. Funktioniert es mit der Software, die Sie bereits haben?
Wenn Sie bereits andere Tools verwenden, suchen Sie nach einer Rechnungslösung, die mit diesen verknüpft ist. Viele der Optionen auf dieser Liste interagieren mit anderer Software über Zapier, die Benutzer selbst einrichten müssen. Bevor Sie sich auf eine Anwendung festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Integrationen testen.
Mit dem richtigen Fakturierungssoftware, können Sie möglicherweise einige Ihrer Aufgaben an einem einzigen Ort zusammenfassen. Erwägen Sie den Wechsel von einer Zeiterfassungs-App zu einer Rechnungssoftware mit nativen oder integrierten Konnektoren, die diesen Anforderungen ebenfalls gerecht werden.
#4. Was ist der Preis?
Das „Freemium“-Konzept der meisten Fakturierungssoftwarepakete kann die Kostenprognose erschweren. Änderungen in Ihrem Kundenstamm oder Ihrer Mitarbeiterzahl können Sie in eine andere Preisklasse drängen. Darüber hinaus könnten einige wichtige Funktionen kostenpflichtige Add-Ons sein.
Warum ist es wichtig, die besten Abrechnungssysteme für Ihr Unternehmen auszuwählen?
Abrechnungssysteme scheinen eine langweilige Investition zu sein. Es ist jedoch eine der wichtigsten administrativen Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann.
Wieso den? Denn die Arbeitsabläufe, mit denen Sie Ihre professionellen Rechnungen, das Projektmanagement und die Zahlungsabwicklung arrangieren, werden von Abrechnungssystemen bestimmt. Je nach Anpassungs- und Automatisierungsgrad Ihrer Abrechnungs- und Fakturierungslösung kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität Ihres Unternehmens haben.
Die Auswahl Ihrer Abrechnungssoftware kann sich auf die folgenden Funktionen auswirken:
#1. Haben Sie alle Ihre Rechnungsinformationen an einem Ort
Wenn Sie separate Buchhaltungs- und Rechnungssoftware verwenden müssen, um Ihre Abrechnung zu verwalten, dauert die ordnungsgemäße Verwaltung viel länger. Ihre Mitarbeiter werden ständig zwischen Schnittstellen wechseln, um Informationen wie Kreditorenbuchhaltung oder Kreditorenbuchhaltung einzusehen und zu aktualisieren Kostenverfolgung. Dies erschwert ein klares Bild der Geschäftstätigkeit und kann zu Zahlungsverzug führen.
Mit einem All-in-One-Abrechnungssystem können Sie alle wichtigen Rechnungsinformationen in Echtzeit auf einem einzigen Dashboard oder sogar unterwegs über eine mobile App anzeigen. Dies hilft Ihnen, Ihre Verfahren zu rationalisieren und potenzielle Abrechnungsprobleme proaktiv zu erkennen.
#2. Kommunikationsautomatisierung
Für viele kleine Unternehmen ist die Verfolgung von Rechnungen und Forderungen eine Vollzeitbeschäftigung. Wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Kunden zu tun haben, ist es für Kommunikationen wie E-Mails einfach, zwischen den Lücken zu wechseln.
Sie müssen nicht mehr Stunden pro Woche damit verbringen, Kunden nachzujagen, wenn Sie einen automatischen Abrechnungsdienst verwenden. Sie können Follow-ups per E-Mail oder SMS automatisieren oder Ihren Kalender mit Telefonanrufen von Kunden vorplanen, die noch antworten müssen. Außerdem integrieren Sie eindeutige URLs in anpassbare Rechnungen, um den Zahlungsvorgang für Ihre Kunden so einfach wie möglich zu gestalten; sie werden es sicherlich zu schätzen wissen.
#3. Rechnungsprüfung ist einfach.
Unerwartete Betriebsprüfungen aus steuerlichen oder rechtlichen Gründen sind ein unvermeidbarer Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Aber es gibt nichts Schlimmeres, als Finanzdaten aus verschiedenen Tabellenkalkulationen sammeln zu müssen, weil Sie kein System haben, das Berichte automatisch erstellen kann.
Dies verbraucht wertvolle Personalzeit und fügt den Geschäftsabläufen erhebliche Reibungsverluste hinzu. Mit einer soliden Abrechnungssoftware, die Audits einfach und schmerzlos macht, ist dies jedoch vollständig vermeidbar.
#4. Verbesserte Kundenbeziehungen
Wenn ein Kunde keine Bestätigung erhält, dass eine Zahlung eingegangen ist, kann er oder sie besorgt sein, dass die Zahlung nicht verarbeitet wurde. Darüber hinaus ist es unwahrscheinlich, dass nicht einmal ein einfaches „Dankeschön“ die Bindung zum Verbraucher stärkt.
Wenn Ihre Interaktionen mit Ihren Kunden reibungslos und ehrlich sind, bauen Sie Vertrauen und profitablere Beziehungen auf, weil sich Ihre Kunden wohl fühlen, wenn sie mit Ihnen Geschäfte machen. Als eine Art Kundenbeziehungsmanagementt (CRM) können Sie mit der Abrechnungssoftware das Kundenerlebnis erheblich effektiver verwalten. Die Kundenabwanderung kann reduziert werden, wenn Kunden immer wissen, wo sie stehen.
#5. Hervorragende Analytik
Excel-Tabellen eignen sich hervorragend zum Aufzeichnen von Daten, aber nicht zum Kommunizieren von Erkenntnissen. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie lange ein Kunde durchschnittlich benötigt, um eine Rechnung zu bezahlen (und ob es wiederholt zu spät zahlende Personen gibt), müssen Sie viel Zeit damit verbringen, Zahlen zu zerkleinern, was nicht effizient ist der Personalzeit.
Hat QuickBooks ein Abrechnungssystem?
Ja, QuickBooks verfügt über ein Abrechnungssystem, mit dem Sie viele Zahlungsmethoden akzeptieren können, sodass Kunden Sie einfach bezahlen können.
Wie hoch ist die QuickBooks-Rechnung?
Der Startpreis für die QuickBooks-Rechnung beträgt 7.50 $ und steigt nach 15 Monaten auf 3 $.
Ist QuickBooks ein einmaliger Kauf?
Die QuickBooks-Zahlung ist abonnementbasiert. Es ist kein einmaliger Kauf.
Ist QuickBooks schwer zu erlernen?
Lernen, QuickBooks zu verwenden ist einfach für jemanden, der mit Buchhaltungsideen und der Funktionsweise von Buchhaltungssoftware vertraut ist, aber es könnte schwierig sein für jemanden, der technologisch herausgefordert ist oder keine Buchhaltungserfahrung hat.
Ist Square Invoice kostenlos?
Ja, Square Invoice ist eine kostenlose Abrechnungssoftware. Es gehört zu den besten kostenlosen Optionen für ein kleines Unternehmen.
Was sind die verschiedenen Arten von Abrechnungssystemen für kleine Unternehmen?
Es gibt verschiedene Arten von Abrechnungssystemen für kleine Unternehmen, einschließlich Cloud-basierter Abrechnungssysteme, die online gehostet werden und auf die von überall mit einer Internetverbindung zugegriffen werden kann. Desktop-basierte Abrechnungssysteme: Diese Systeme werden auf einem lokalen Computer oder Server installiert. -Rechnungssoftware: Diese Systeme dienen zum Erstellen und Versenden von Rechnungen. Zahlungsabwicklungssoftware: Diese Systeme sind für die Abwicklung von Zahlungen konzipiert.
Wie viel kostet ein Abrechnungssystem für ein kleines Unternehmen?
Die Kosten eines Abrechnungssystems für kleine Unternehmen können je nach Ausstattung und Funktionalität des Systems sowie der Anzahl der Benutzer variieren. Einige Systeme werden auf monatlicher oder jährlicher Abonnementbasis angeboten, während andere als einmaliger Kauf angeboten werden.
Wie richte ich ein Abrechnungssystem für mein Kleinunternehmen ein?
Die Einrichtung eines Abrechnungssystems für Ihr kleines Unternehmen umfasst in der Regel die Auswahl eines Systems, das Ihren Anforderungen entspricht, den Kauf und die Installation der Software sowie die Konfiguration des Systems für die Zusammenarbeit mit Ihren vorhandenen Systemen und Prozessen.
Kann ein Abrechnungssystem für kleine Unternehmen mit anderer Software integriert werden?
Ja, die meisten Abrechnungssysteme für kleine Unternehmen bieten ein gewisses Maß an Integration mit anderer Software, wie z. B. Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen und E-Commerce-Plattformen. Dies kann helfen, Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern.
Kann ein Abrechnungssystem für kleine Unternehmen wiederkehrende Abrechnungen verarbeiten?
Ja, viele Abrechnungssysteme für kleine Unternehmen verfügen über Tools zur Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen, z. B. die Möglichkeit, wiederkehrende Kundenabonnements oder Rechnungen zu erstellen. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses für wiederkehrende Kunden können Unternehmen Zeit und Mühe sparen.
Wie kann ein Abrechnungssystem für kleine Unternehmen den Cashflow verbessern?
Durch die Automatisierung des Abrechnungsprozesses, die automatische Ausstellung von Rechnungen und Mahnungen und die Überwachung von Zahlungen trägt ein Abrechnungssystem zur Verbesserung des Cashflows bei. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Konten in Echtzeit überprüfen und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
Abschließend,
Da viele Optionen für Abrechnungssysteme verfügbar sind, kann die Auswahl des richtigen für Ihr Unternehmen ein großer Aufwand sein. Aus diesem Grund haben wir die Arbeit erledigt, indem wir die besten verfügbaren Optionen für Sie ausgewählt haben. Sie können Ihre Recherche fortsetzen, um mehr Klarheit zu gewinnen, bevor Sie Ihre Wahl treffen.
Häufig gestellte Fragen
Welche drei Arten von Abrechnungssystemen gibt es?
Die drei verschiedenen Arten von Abrechnungssystemen sind offene, geschlossene und isolierte Systeme.
Gilt die Rechnungsstellung als Buchhaltung?
Obwohl die beiden Begriffe ähnlich sind, sind sie nicht gleich. Das Rechnungswesen befasst sich mit der Erfassung, Klassifizierung und Zusammenfassung von Finanztransaktionen. Auf der anderen Seite konzentriert sich Billing auf die Bereitstellung von Rechnungen und das Einziehen von Geldern.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Rechnung?
Eine Rechnung umfasst das Geld, das Ihre Kunden Ihnen schulden, aber eine Rechnung ist das Geld, das Sie Ihren Gläubigern schulden.
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