Unternehmen kaufen zunehmend Finanzberichtssoftware, um anspruchsvolle Prozesse zu vereinfachen, die für genaue und zuverlässige Ergebnisse spezielle Fähigkeiten erfordern. Aber angesichts der übermäßig teuren Optionen für Rechnungs- und Abrechnungs-Apps wird es ziemlich verwirrend, eine Entscheidung zu treffen.
Lesen Sie weiter, um einen Überblick über die besten kostenlosen Rechnungs- und Abrechnungs-Apps zu erhalten.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein mit einem Zeitstempel versehenes Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer detailliert aufführt und aufzeichnet. Wurden Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit erworben, sind in der Rechnung in der Regel die Konditionen der Transaktion sowie die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten aufgeführt.
Beispiele für Rechnungen sind ein Papierbeleg, ein Kaufvertrag, eine Lastschrift, eine Verkaufsrechnung oder eine elektronische Online-Aufzeichnung.
Die grundlegenden Elemente einer Rechnung
Bei einer Rechnung muss auf der Vorderseite der Rechnung angegeben sein, dass es sich um eine Rechnung handelt. Oft hat sie eine eindeutige Identität, die sogenannte Rechnungsnummer, die sowohl für interne als auch externe Referenzen verwendet werden kann. In den meisten Fällen enthält eine Rechnung Kontaktinformationen des Verkäufers oder Dienstleisters für den Fall eines Abrechnungsproblems.
#1. Bedingungen
In einer Rechnung sind Zahlungsbedingungen sowie Informationen zu etwaigen Rabatten, Details zur vorzeitigen Zahlung oder finanziellen Belastungen enthalten, die bei verspäteten Zahlungen anfallen. Außerdem werden die Stückkosten des Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, Fracht-, Bearbeitungs- und Versandkosten sowie die anfallenden Steuerkosten sowie der geschuldete Gesamtbetrag angezeigt.
#2. Timing und Druck
Unternehmen können eine monatliche Monatsendabrechnung als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen versenden. In diesem Fall muss in der Abrechnung angegeben werden, dass keine weiteren Rechnungen versendet werden. In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier dokumentiert, wobei zahlreiche Kopien angefertigt wurden, um sicherzustellen, dass sowohl Käufer als auch Verkäufer über die Transaktion informiert waren.
Computergenerierte Rechnungen sind mittlerweile weit verbreitet. Sie können auf Anfrage erstellt oder per E-Mail an jede Partei verteilt werden. Elektronische Aufzeichnungen erleichtern außerdem das Auffinden und Sortieren von Transaktionen nach Nummer, Datum, Ware oder Kunde.
#3. Proforma
Eine Pro-forma-Rechnung ist ein Kaufvertragsentwurf, der Käufern ausgehändigt wird, bevor Waren versendet oder geliefert werden. In den meisten Fällen werden auf der Rechnung die gekauften Artikel sowie andere wichtige Details wie Versandgewicht und Transportgebühren beschrieben. Bei Auslandstransaktionen werden Pro-forma-Rechnungen häufig verwendet, insbesondere für Zollzwecke bei Einfuhren.
#4. Datum der Abrechnung
Als Rechnungsdatum gilt das Datum, an dem die Artikel in Rechnung gestellt wurden und die Transaktion rechtsgültig dokumentiert wurde. Da das Rechnungsdatum die Kreditlaufzeit und das Fälligkeitsdatum der Rechnung definiert, liefert es wichtige Zahlungsinformationen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite wie Net 30 anbieten, was bedeutet, dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig ist.
Ebenso haben Unternehmen, die ihren Kunden die Rückgabe von Artikeln gestatten, in der Regel eine Frist, die auf einer bestimmten Anzahl von Tagen ab dem Kaufdatum basiert, das auf der Rechnung angegeben ist.
#5. Elektronische Rechnungsstellung
Seit Beginn des Computerzeitalters ist es für Menschen und Unternehmen einfacher, sich auf die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zur Papierrechnung zu verlassen. Bei der elektronischen Rechnungsstellung, oft auch als E-Rechnung bekannt, handelt es sich um eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, bei der Transaktionsdokumente zwischen Parteien erstellt, aufbewahrt und verfolgt werden. Dadurch werden die Verpflichtungen aus ihren Vereinbarungen erfüllt.
Was sind die Vorteile der Verwendung der Rechnungs- und Abrechnungs-App?
Es kann die betriebliche Effizienz, Datengenauigkeit und Sichtbarkeit von Finanzinformationen eines Unternehmens erheblich steigern. Buchhaltungssoftware wird häufig zur Automatisierung und Vereinfachung der täglichen Buchhaltungsabläufe eingesetzt.
Inzwischen bieten andere Produkte zusätzliche Vorteile für aufstrebende Unternehmen, wie etwa globales Steuermanagement und die Einhaltung globaler Rechnungslegungsstandards. Zusätzlich zu den oben beschriebenen Vorteilen gehören zu den wichtigen Vorteilen einer guten Finanzberichtssoftware:
#1. Erhöhte Genauigkeit
Durch die Automatisierung der Dateneingabe und anderer Buchhaltungsvorgänge minimiert Buchhaltungssoftware die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich. Durch die Speicherung aller Finanzdaten in einem einzigen System verringert sich die Möglichkeit von Fehlern beim Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Programmen.
#2. Verbesserte betriebliche Effizienz
Buchhaltungssoftware verbessert die betriebliche Effizienz, indem sie tägliche Finanzaufgaben wie Transaktionseingabe, Rechnungserstellung und Rechnungszahlung automatisiert. Die Automatisierung erhöht den ROI von Buchhaltungssoftware erheblich, da sie den Mitarbeitern mehr Zeit gibt, sich auf die Problemlösung und Analyse zu konzentrieren, und gleichzeitig die Bearbeitung von Unterlagen beschleunigt.
Es unterstützt die Schnittstelle zu ERP-Systemen und ermöglicht es Unternehmen, ihre gesamte Organisation mit einem einzigen Satz von Apps zu verwalten, wodurch sich wiederholende Dateneingaben minimiert, Arbeitsabläufe beschleunigt und die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert werden.
#3. Echtzeit-Transparenz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen
Manager und Teammitglieder erhalten sofortigen Zugriff auf Finanzdaten wie Zahlungen, Kontostände und Verkäufe und bieten so einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten des Unternehmens.
Mit anpassbaren Berichten, Dashboards und anderen Analysetools können sie schnell die Stärken eines Unternehmens bewerten und alle Probleme erkennen, die gelöst werden müssen. Manager können aus Unternehmensdaten wichtige Erkenntnisse gewinnen, die es ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen über die Umsetzung neuer Strategien und die Anpassung an Marktentwicklungen zu treffen.
Heutzutage bietet Buchhaltungssoftware dem Unternehmen sofortigen Zugriff auf präzise und umfassende Informationen aus allen Abteilungen.
#4. Skalierbarkeit
Die für Ihr Unternehmen geeignete Buchhaltungssoftware kann Ihnen beim Wachstum helfen, indem sie eine effektive Skalierung ermöglicht. Cloudbasierte Buchhaltungssoftware vereinfacht das Unternehmenswachstum, da keine teure Hardware oder Softwareinstallation vor Ort mehr erforderlich ist, was eine effiziente Funktions- und Benutzererweiterung ermöglicht.
Buchhaltungssoftware soll den komplizierten Anforderungen expandierender Unternehmen gerecht werden, beispielsweise Auslandsbetrieben, zahlreichen Währungen und Tochtergesellschaften.
#5. Beschleunigte Finanzprozesse
Buchhaltungssysteme rationalisieren Finanzprozesse, die sonst zeitaufwändig wären. Sie helfen Unternehmen dabei, Informationen zu konsolidieren und abzugleichen, um Finanzabschlussverfahren zu beschleunigen und den Aufwand am Ende jedes Zeitraums zu reduzieren.
Dank der integrierten Finanzberichterstattung können Unternehmen Finanzberichte effizienter erstellen und Berichtsfristen einhalten.
#6. Verbesserte Budgetierung und Prognose
Durch die Analyse historischer und aktueller Geschäftsdaten nutzen führende Buchhaltungssysteme Budgetierung und Prognosen, um die zukünftigen Einnahmen, Ausgaben und Rentabilität eines Unternehmens effektiv vorherzusagen.
#7. Einhaltung der Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften
Buchhaltungssoftware ist für Unternehmen ein wichtiges Werkzeug, um die Einhaltung der Buchhaltungsvorschriften in jedem Land, in dem sie tätig sind, sicherzustellen.
Einige Softwareprogramme können beispielsweise die Einhaltung von US-GAAP und internationalen IFRS automatisieren, sodass Unternehmen ihre Buchhaltungsvorgänge reduzieren können.
#8. Erhöhte Sicherheit und Konsistenz
Buchhaltungssoftware nutzt Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und individuelle Zugriffsbeschränkungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf kritische Daten haben. Buchhaltungssysteme speichern Finanzdaten häufig in der Cloud und ermöglichen so einen kontinuierlichen Zugriff auch bei Stromausfällen oder Naturkatastrophen.
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware erfordert eine gründliche Untersuchung der Funktionen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und mögliche Fehler im Auswahlprozess vermieden werden.
Die besten kostenlosen Rechnungs- und Abrechnungs-Apps
#1. Xero: Hervorragend für Startups
Unternehmen jeder Größe und aus den unterschiedlichsten Branchen nutzen Xero als beliebtes Buchhaltungstool. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Finanzberichtslösung, die alle von kleinen Unternehmen und Start-ups benötigten Funktionen umfasst.
Die Software umfasst automatisierte Abstimmungen, Bankguthabenschätzungen, KI-gestützte Cashflow-Prognosen und einfach anpassbare Finanzberichte. Xero bietet eine flexible Plattform mit zahlreichen Währungen, unbegrenzten Kunden und Benutzerkonten sowie umfassendem Support und Online-Kursen.
Über 1,000 Apps sind in die Plattform integriert, darunter unter anderem Shopify, HubSpot, MailChimp, Float und Accelo.
Xero ist unglaublich wirtschaftlich und bietet mehrere Vorteile, wie z. B. unbegrenzte Benutzer, Rechnungsfunktionen und automatische Belegerfassung. Die Nachteile sind die eingeschränkten Funktionen des Einstiegsplans und die exklusive Verfügbarkeit mehrerer Währungen im Topplan.
#3. Tipalti
Tipalti ist eine marktführende Finanzautomatisierungssoftware mit umfangreichen Finanzberichtsfunktionen. Finanzberichterstattung, Automatisierung, interne Kontrollen der Finanzberichterstattung (ICFR), Beschaffung und internationale Kreditorenbuchhaltungstechnologien sind alle über das System verfügbar.
Die Plattform umfasst Funktionen zur automatischen Lieferantenvalidierung vor der Genehmigung, zur internen Kontrolle und zur Risikobewertung. Es durchsucht Lieferanten effizient nach fragwürdigen Zahlungsempfängern auf Anti-Drogen-, Anti-Terror- und OFAC-Listen und ermöglicht so einen sofortigen Abgleich und die Erkennung betrügerischer Zahlungen.
#4. Salbei Intacct
Sage Intacct ist eine cloudbasierte Softwarelösung für die Finanzberichterstattung für wachsende Unternehmen mit internen Buchhaltern oder Buchhaltungsteams. Aufgrund seiner individuellen Arbeitsabläufe, automatischen Finanzberichtsfunktionen und umfassenden Prüfprotokolle ist es eine sehr empfehlenswerte Lösung für sich entwickelnde Unternehmen.
Das Tool „Intelligent GL“ (General Ledger) ermöglicht eine schnelle Überprüfung Tausender Transaktionen, um Auffälligkeiten und Fehler zu finden und so Konsolidierungen zu beschleunigen.
Sage Intacct ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Tochtergesellschaften, die ihre Finanzkonsolidierungs- und Berichtsverfahren verbessern möchten. Zu den integrierten Plattformen gehören Salesforce, Workato, Solver, Versapay, Omnidek, Tipalti, Paychex und Workiva.
Sage Intacct bietet verschiedene Vorteile, darunter eine benutzerfreundliche Schnittstelle zur Workflow-Automatisierung und branchenspezifische Lösungen. Zu den Nachteilen des Systems gehören die undurchsichtige Preisgestaltung und die Unmöglichkeit, manuelle Zahlungen zu ändern.
#5. Oracle NetSuite: Am besten für globale Unternehmen:
NetSuite ist eine vollständige Finanzberichtslösung, die Finanzen, Bestandsverwaltung, Enterprise Resource Planning (ERP), Handel und Lieferkettenmanagement umfasst.
Die Software ist äußerst anpassungsfähig und verfügt über erweiterte Funktionen wie eingebettete Analysen, benutzerfreundliche Schnittstellen und die Möglichkeit, spezifische Daten für jeden Zeitraum abzurufen.
Oracle-Dashboards sind sehr rollenspezifisch und anpassbar, sodass Benutzer ihre Erfahrung an ihre individuellen Anforderungen anpassen können. Zu den Integrationen gehören Shopify, Amazon Supply Chain, ShipStation, Adobe Commerce, Microsoft Excel, BIRST, Adaptive und Oracle Analytics Cloud.
Zu den Vorteilen dieser Software gehören ihre erhebliche Anpassbarkeit, vorgefertigte Dashboards und Analysen sowie ERP-Funktionen. Es weist erhebliche Einschränkungen auf, wie z. B. hohe Startkosten und eine steile Lernkurve.
#6. Würfel: Hervorragend zum Entwickeln geeignet
Der Cube ist ein webbasiertes Finanzplanungs- und Analysetool, das Unternehmen dabei hilft, strategische Pläne zu erstellen, Sensitivitätsstudien durchzuführen und Daten über zahlreiche Plattformen hinweg zu synchronisieren.
Cube wurde aufgrund seiner Konnektivität mit Excel und Google Sheets ausgewählt, die es Teams ermöglicht, Budgetierung, Prognosen und Finanzdatenberichte durch konfigurierbare Workflows einfacher zu verwalten.
Für Finanzkonsolidierungen und Hauptbuchkontenzuordnungen umfasst die Software Funktionen wie automatisierte Prüfprotokolle, benutzerdefinierte Dashboards und gespeicherte Datenregeln. Quickbooks, Salesforce, Sage Intacct, Xero, NetSuite, Google Sheets und HubSpot werden ebenfalls unterstützt.
Das Programm bietet verschiedene Vorteile, darunter die Möglichkeit, eine Verbindung zu mehreren Datenquellen herzustellen, eine benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Kundenunterstützung. Die Hauptnachteile dieses Produkts sind sein exorbitanter Preis und die fehlende Fähigkeit zur Nullpunktunterdrückung.
#7. Freshbooks: Hervorragend geeignet für diejenigen mit einem knappen Budget
Freshbooks ist eine kostengünstige, benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die sich ideal für kleine Unternehmen, Freiberufler und Solopreneure eignet.
Die Lösung verfügt über herausragende Funktionen wie Jahres- und Zwischenabschlüsse, Synchronisierung von Bankkonten und umfassende Steuerberichte. Freshbooks bietet zusätzlich zu den grundlegenden Berichtsfunktionen eine Reihe von Optionen für die Finanzberichterstattung, wie z. B. Rechnungsstellung, Kundenverwaltung, Zahlungen und Ausgabenverwaltung.
Zu den Konnektoren gehören Hubspot, QuickBooks, Google Sheets, PayPal, Gmail, WooCommerce, Square und Shopify. Darüber hinaus ist die Software einfach zu bedienen; Für eine einfache Abstimmung stellt es eine Schnittstelle zu Ihrer Bank her und bietet konfigurierbare Rechnungen und E-Mail-Layouts.
#8. Budgyt: Hervorragend für kleine Projekte geeignet
Diese cloudbasierte Software bietet erweiterte Finanzplanungs- und Berichtstools.
Die Budgetverwaltungssoftware ist einfach zu bedienen und umfasst Funktionen wie abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Datenanalyse auf Transaktionsebene, agile Prognosen, Audit-Trails und benutzerbasierte Zugriffskontrollen.
Darüber hinaus bietet Budgyt eine Fülle von Lehrressourcen und Anleitungen wie Webinare, Videos, persönliche Schulungen und Dokumentationen, die Benutzer sinnvoll nutzen können.
Budgyt unterstützt Quickbooks-, Xero-, ConnectWise-, Great Plains-, Oracle NetSuite-, Sage Intacct-, SAP-, PeopleSoft- und Lawson-Integrationen.
Zu den Vorteilen dieser Lösung gehören Budgetierungs- und Prognosefunktionen, gute Kundenunterstützung, umfassende Produktunterstützung und umfassende Schulungsleitfäden. Es verfügt über begrenzte Integrationsmöglichkeiten und ist für kleine Organisationen etwas teuer.
#9. Insight Software: Hervorragend für individuelle Berichte
Der Datenexport aus ERP- oder EPM-Systemen nach Excel wird mithilfe der Insight-Software erleichtert und ermöglicht die Erstellung personalisierter Dashboards. Aufgrund der individuellen Excel-Berichte, der Verbindung zur Abteilungsplanung und des effektiven Workflow-Managements habe ich Insight-Software zu meiner Liste hinzugefügt.
Die Alterung der Kreditoren- (A/P) und Account Revisable (A/R), vorkonfigurierte Abfragen, Prüfpfade und ein einfaches Formular-, Berichts- und Dashboard-Design sowie automatische Vorbereitungs- und Formatierungsfunktionen sind allesamt in der enthalten Software.
Der Berichtsgenerator erleichtert die Erstellung maßgeschneiderter Finanzberichte für Teammitglieder. Zu den Integrationen gehören Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Oracle NetSuite und SAP.
Diese Anwendung bietet Vorteile wie eine benutzerfreundliche Tabellenkalkulationsoberfläche, schnelle Datenimporte und benutzerdefinierte Berichtsoptionen. Es gibt Einschränkungen bei Insight-Software, wie z. B. eingeschränkte Analysetools, und sie kann für kleine Teams unerschwinglich teuer sein.
#10. Tabellenkalkulationsserver: Die effektivste Excel-basierte Lösung
Der Spreadsheet Server der Insights-Software ist ein benutzerfreundliches Add-In für Microsoft Excel, das Analysen und Live-Berichte von Daten aus Ihrer ERP-Lösung ermöglicht.
Spreadsheet Server ist eine hochgradig anpassbare Finanzberichtsanwendung, mit der Benutzer Daten aus wichtigen ERP-Systemen in Excel importieren und eine Vielzahl von Berichten und Dashboards erstellen können.
Zu den von der Software bereitgestellten Funktionen gehören Berichtsvorlagen, benutzerdefinierte Dashboards, rollenbasierte Benutzerberechtigungen, Abweichungsanalysen und Ad-hoc-Berichtstools. Zu den Integrationen gehören Excel, Oracle NetSuite, SAP Business One, CMiC, SYSPRO, Workday, MYOB, Sage und BannerFlow.
Zu den Vorteilen dieses Tools gehören der hohe Individualisierungsgrad, vorkonfigurierte Datensuchen und die reibungslose Anbindung an Excel. Ein Nachteil der Software besteht darin, dass sie nur acht Sprachen unterstützt und es möglicherweise eine Lernkurve für Personen gibt, die mit Excel-basierten Lösungen noch nicht vertraut sind.
Gibt es eine Möglichkeit, kostenlos Rechnungen zu erstellen?
Mit dem kostenlosen Rechnungsersteller von Canva können Sie schnell professionell aussehende Rechnungen für Ihre Kunden erstellen. Behalten Sie die Markenkonsistenz bei, indem Sie schnell Ihr eigenes Logo, Ihre eigenen Markenfarben und Schriftarten zu Hunderten anpassbaren Rechnungsvorlagen hinzufügen.
Wie versende ich eine Rechnung ohne Gebühren?
Da es keine versteckten Gebühren gibt, ist Zoho Invoice eine der besten kostenlosen Rechnungssoftwarelösungen. Wenn Kunden eine Rechnung bezahlen, müssen Sie etwaige Transaktionsgebühren bezahlen. Authorize.net, Stripe, Braintree und ACH Payments sind nur einige der von Zoho Invoice unterstützten Zahlungsgateways.
Sind Google-Rechnungen kostenlos?
Mit Google Docs können Sie kostenlos cloudbasierte maßgeschneiderte Rechnungen erstellen, indem Sie entweder eine vollständig konfigurierbare professionelle Vorlage herunterladen oder die Rechnung von Anfang an entwerfen.
Verfügt Google über ein Rechnungssystem?
Google Workspace Marketplace – Auf Rechnung. Übersicht Invoiced ist ein Rechnungssystem, das es Unternehmen jeder Größe einfach macht, online Rechnungen zu stellen und Zahlungen zu erhalten (elektronische Rechnungsvorlage und Zahlung). Wir ermöglichen Unternehmen, in Sekundenschnelle Online-Zahlungen zu akzeptieren, einschließlich Kreditkarten, ACH, Bitcoin und PayPal …
Zusammenfassung
Ohne Finanzberichtssoftware wird die Einhaltung von Buchhaltungsregeln und -vorschriften schwierig. Finanzberichtssoftware verringert außerdem Fehler und Inkonsistenzen in Finanzberichten, die durch manuelle Vorgänge verursacht werden.
Bevor Sie jedoch eine Lösung implementieren, sollten Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Finanzberichtssoftware sorgfältig abwägen und Ihre Teams in eine Beratung einbeziehen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Um einen reibungslosen und erfolgreichen Finanzberichtsprozess zu gewährleisten, sollten Sie sich schließlich die Zeit nehmen, aufmerksam zuzuhören und die Informationen zu durchdenken.
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Bibliographie
