ADI, was für „Automated Dialing System“ steht, bedeutet, mit einem Computer zu telefonieren, anstatt Nummern von Hand zu wählen. Viele Unternehmen verwenden dieses automatische Wählsystem, weil es Geld, Zeit und Mühe spart. Sie können auch automatische Dialer verwenden, um mehr Umsatz zu erzielen und Geld bei Ferngesprächsgebühren zu sparen.
Dieser Artikel behandelt im Grunde alles, was Sie über ein automatisches Wählsystem wissen sollten.
Automatisches Wählsystem
Ein automatischer Dialer ist eine Software, mit der Sie Anrufe mit einer vorab aufgezeichneten Nachricht tätigen können. Dies ist eine der beliebtesten Methoden, um Telefonmarketing-Verkaufsanrufe zu tätigen, insbesondere wenn Sie viele Personen auf Ihrer Liste haben, die nicht mit Voicemail-Nachrichten belästigt werden möchten.
Automatische Wählsysteme werden verwendet, um automatisch Telefongespräche zu führen. Sie können auch als automatische Dialer oder kurz „automatisch“ bezeichnet werden.
Das System wird verwendet, um Personen auf einer Liste von Telefonnummern anzurufen.
Die Idee hinter automatischen Dialern ist einfach: Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Nachricht aufzuzeichnen und in ihrem System zu speichern, sodass jemand, wenn er den Hörer abnimmt, genau das hört, was Sie hören möchten (und nicht mehr). Auf diese Weise können Unternehmen wie Ihres, die sich möglicherweise auf hochwertige Verkaufsgespräche spezialisiert haben, auf noch mehr Kunden zugreifen, als wir sonst finden könnten!
Sind automatische Dialer illegal?
Automatische Wählsysteme sind in den Vereinigten Staaten legal, aber Sie sollten wissen, dass es einige Einschränkungen gibt. Beispielsweise kann Ihre lokale Regierung ihre Verwendung einschränken oder verbieten, wenn Sie in einem Bundesstaat wie Kalifornien leben, der keine automatischen Wählsysteme zulässt. Sie können sich auch bei Ihrer lokalen Regierung erkundigen, ob sie Vorschriften für automatisierte Dialer hat.
Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, welche Art von automatisierter Anrufsoftware gesetzlich zulässig ist und wie sie für Ihr Geschäftsmodell und Ihre Ziele am besten funktioniert, sprechen Sie mit einem Anwalt, der auf diesen Bereich spezialisiert ist, bevor Sie sich entscheiden.
Automatische Wählsoftware
Automatische Wählsoftware ist ein Computerprogramm, mit dem eine große Anzahl von Telefonnummern in kurzer Zeit angerufen werden kann. Diese Art von Dialer kann vorhersagen, welche Nummern am wahrscheinlichsten Anrufe erhalten, daher ist es nur sinnvoll, dass diese Software von Unternehmen verwendet wird, die ihre Mitarbeiter oder Kunden auf ihrer Seite haben möchten.
Predictive Dialer werden von Unternehmen eingesetzt, um Kunden, potenzielle Kunden und Mitarbeiter effizienter zu kontaktieren als manuelle Prozesse. Die besten Predictive Dialer helfen Ihnen dabei, schnell Kontakt aufzunehmen, ohne Zeit mit unwichtigen Anfragen oder unnötigen Kontakten wie Voicemailboxen zu verschwenden, bei denen gerade niemand erreichbar ist – und das alles, ohne Geld auszugeben!
Es gibt drei Wählmodi: Predictive Dialer, Progressive Dialer und Preview Dialer.
Autodialer sind seit Jahrzehnten auf dem Markt erhältlich. Traditionell laden Unternehmen Telefonnummernlisten für Outbound-Kampagnen hoch. Das Tool wählt dann automatisch die Nummern auf der Liste.
Dialer-Fähigkeiten haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Die meisten Lösungen umfassen heute mindestens drei Wählmodi: Predictive Dialer, Progressive Dialer und Preview Dialer.
Predictive Dialer-Software
Predictive Dialer rufen mehrere Nummern gleichzeitig an und gehen davon aus, dass ein bestimmter Prozentsatz der Anrufe abgebrochen oder nicht beantwortet wird. Agenten werden Live-Anrufen je nach Verfügbarkeit und Wartezeit zugewiesen.
Predictive Dialing-Systeme sammeln Informationen wie den Prozentsatz der beantworteten Anrufe, die durchschnittliche Anzahl der Klingelzeichen vor einer Antwort und die durchschnittliche Anrufdauer. Diese Informationen werden dann statistisch analysiert, um vorherzusagen, wann Agenten verfügbar sein werden. Das Predictive Dialing-System verwendet diese Prognose, um die Rate zu bestimmen, mit der es Nummern wählt, und maximiert so die Zeit, die Agenten am Telefon verbringen.
Diese Software filtert unter anderem auch Besetztzeichen, Voicemails und unbeantwortete Anrufe heraus und vermeidet Nummern in der National Do Not Call Registry. Diese Funktionen stellen sicher, dass nur Live-Anrufe von Agenten bearbeitet werden.
In PIMS Dialer können Sie einen Dialer für eine ausgehende Kampagne programmieren.
Power Dialer/Progressive Dialer-Software
Progressive Dialer-Software (auch Power Dialer-Software genannt) wählt jeweils einen Anruf für jeden verfügbaren Agenten. Sie können Call-to-Agent-Verhältnisse festlegen, was bedeutet, dass das System für jeden Agenten eine festgelegte Anzahl von Leitungen wählt. Der Power Dialer durchläuft die Anruflisten mehrerer Kampagnen und taktet sich selbst auf der Grundlage der Abbruchraten (wenn die Raten zu steigen beginnen, verlangsamt das System seine Wählgeschwindigkeit).
Anrufe werden automatisch mit einem progressiven oder Power-Dialer getätigt. Bestimmte Anrufe (z. B. unbeantwortete Anrufe) werden vom System aussortiert, aber in einigen Fällen müssen Agenten feststellen, ob sie mit einem Menschen oder einer Voicemail verbunden sind.
Vorschau der Dialer-Software
Vor dem Wählen rufen Vorschau-Dialer eine Nummer nach der anderen an und übermitteln Kontaktdatensätze an Agenten. Auf diese Weise können Agenten die Kontaktinformationen vor dem Anruf noch einmal überprüfen. Benutzer können angeben, wie lange Agenten Datensätze überprüfen können, und Agenten können wählen, ob eine Zahl übersprungen werden soll oder nicht.
Andere Modi der Autodialer-Software
Zu den Standardmodi gehören Predictive Dialer, Progressive Dialer und Preview Dialer, aber es gibt einige erweiterte Modi, die Sie beachten sollten:
- Bei agentenlosen Kampagnen liefert Message Laydown Dialing eine vorab aufgezeichnete Nachricht an die Empfänger.
- Outbound Interactive Voice Response (IVR) zeigt den Empfängern ausgehender Anrufe eine Nachricht zusammen mit einem IVR-Menü an, aus dem sie antworten können (z. Wenn die IVR die Anforderungen des Kontakts nicht erfüllen kann, kann der Anruf an einen Agenten weitergeleitet werden.
Wie funktioniert die automatische Wahl?
Herkömmliche Auto-Dialer funktionieren mit Software und Sprachmodems, um menschliche Agenten zu unterstützen, indem sie zeitaufwändige Prozesse wie das Wählen von Telefonnummern automatisieren. Ein Auto-Dialer kann einen Anruf mit einem Live-Agenten verbinden oder eine vorab aufgezeichnete Nachricht abspielen, nachdem sie beantwortet wurde. Wenn der Anruf an die Voicemail geht, können Autodialer entweder eine Nachricht hinterlassen oder die Nummer in ihrem System markieren, damit sie später angerufen werden kann.
Diese Technologien ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf die Anforderungen ihrer Kunden zu konzentrieren, anstatt sich mit klingelnden oder ignorierten Anrufen herumschlagen zu müssen. Im Allgemeinen funktionieren automatische Wählsysteme in vier Stufen:
#1. Auto-Dialer-Software
Computersoftware ermöglicht die Verwendung von automatischen Wählsystemen. Die von Ihnen gewählte Software und der Dienstanbieter bestimmen alle zugänglichen Funktionen und Fähigkeiten eines Auto-Dialers. Die meisten grundlegenden automatischen Wählsysteme können auf Standardcomputern ausgeführt werden, wobei eine direkte Beziehung zwischen CPU-Leistung und Audioqualität besteht. Für Contact Center mit mehr als 10,000 Kanälen benötigen Sie jedoch ein leistungsstarkes Server-Rack mit vielen CPU-Kernen, viel RAM und einer schnellen Breitbandverbindung, um Ihr System zu betreiben.
#2. Menschliche Agenten
Während einige Systeme mit automatischer Anwahl vorab aufgezeichnete Nachrichten verwenden, spielen Live-Operatoren in vielen Fällen mit automatischer Anwahl eine wesentliche Rolle. Sie benötigen mindestens einen Mitarbeiter, der Nachrichten aufzeichnet, die richtige Anrufliste auswählt, den Anrufmodus einstellt und das System startet. Um eingehende Anrufe abzuwickeln, erfordern viele automatische Wählsysteme eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitern.
#3. Voice-Modem
Sprachmodems sind erforderlich, um Sprachaufzeichnungen über ein Telefon zu senden und zu empfangen. Da diese Technologie für die Daten- und Faxkommunikation entwickelt wurde, stellen Sie sicher, dass jedes Modem oder Gerät, das Sie verwenden, Sprachübertragungen unterstützen kann. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Modem für Sprachkommunikation geeignet ist, suchen Sie nach Hinweisen, dass es mit Voicemail-Software geliefert wird.
#4. VoIP oder Festnetz
Anrufe können mithilfe von automatischen Wählsystemen über VoIP oder Festnetz verbunden werden. Auf der anderen Seite verlagern sich große automatische Wählsysteme zu Cloud-basierten, integrierten Systemen, die mit Top-CRM-Softwarelösungen verbunden sind und eine Fülle fortschrittlicher Funktionen enthalten, die möglicherweise die Notwendigkeit eines Sprachmodems überflüssig machen.
Sie wurden wahrscheinlich durch ein automatisches Wählsystem mit Rückruffunktion geleitet, wenn Sie jemals eine Kundendienstabteilung angerufen haben und die Wahl hatten, in der Leitung zu bleiben oder jemanden zurückzurufen, sobald ein Mitarbeiter verfügbar ist. Angenommen, Sie möchten kontaktiert werden, wenn der Kundendienst verfügbar ist. In diesem Fall warten Sie effektiv darauf, dass die Autodialer-Software den nächsten Agenten findet und Ihren Anruf tätigt, wenn einer verfügbar wird.
Wer benötigt Wählsoftware?
Viele Unternehmen verwenden Auto-Dialing-Software, darunter Outbound-Verkäufe, Kundensupport, Wohltätigkeitsorganisationen, politische Gruppen, Kommunalverwaltungen und Inkassobüros.
Große Kundenbetreuungsteams mit einem hohen Volumen an eingehenden Anrufen können Auto-Dialing-Software verwenden, um längere Wartezeiten zu vermeiden und stattdessen auf einen Rückruf zu warten. Während der Wahlzyklen verwenden politische Organisationen und Kampagnen Auto-Dialing-Software, um potenzielle Wähler mit vorab aufgezeichneten Nachrichten zu erreichen, um die Entscheidungsfindung zu beeinflussen. Lokale Regierungen und Schulen setzen Dialer-Lösungen ein, um Einwohner über Naturkatastrophen oder Schulschließungen aufgrund von Unwettern zu informieren.
Wichtige Funktionen der Auto Dialer-Software
Es gibt mehrere Funktionen in der Autodialer-Software, die steuern, wie der Dialer Listen verwaltet, Anrufe initiiert und Daten meldet. Einige dieser Funktionen sind üblich, während andere nur von wenigen Anbietern verfügbar sind:
- Disposition anrufen
- Aufnahmen von Anrufen
- Antwortmaschine
- Entdeckung
- Scripting aufrufen
- Lokale Anrufer-ID
- Kampagnenmanagement
Die Vor- und Nachteile von Autodialern
Während Autodialer aufgrund ihrer Verbindung mit Robocalling und unerbetenem Telemarketing stigmatisiert wurden, kommt ihr weitverbreiteter Einsatz Unternehmen und Kunden zugute.
Benefits
Reduzierte Wartezeiten für Agenten:
Die leistungsstärksten Auto-Dialer-Systeme von heute enthalten eine ausgeklügelte Spracherkennungstechnologie, die ihnen in Echtzeit mitteilt, wann sie einen Anruf an einen Live-Operator weiterleiten müssen. Da keine Ausfallzeiten durch das Warten auf klingelnde und unbeantwortete Anrufe entstehen, können Agenten schnell von Anrufer zu Anrufer wechseln.
Erhöhte Konversionsraten:
Die von Vorschau-Dialern angebotenen Daten können verwendet werden, um jede menschliche Verbindung zu personalisieren. Vorschau-Dialer geben Vertriebsmitarbeitern auch die Informationen, die sie benötigen, um hochwertige Interessenten zu identifizieren, sodass sie ihre Bemühungen darauf konzentrieren können, wo sie für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten sind.
Reduzierte Wartezeiten für Kunden:
Mit der Rückruffunktion ermöglichen diese Systeme eingehenden Anrufern, einen Agenten einfach zu erreichen, anstatt in die Warteschleife gestellt oder an eine automatische Weitervermittlung oder Voicemail weitergeleitet zu werden.
Nachteile
Mehr Arbeiter:
Für prädiktive automatische Wählsysteme ist oft eine große Arbeitskraft erforderlich. Die Predictive Dialing-Algorithmen leiten Anrufe nicht nach Verfügbarkeit weiter; Stattdessen prognostizieren sie, wie lange ein Agent für jedes Gespräch benötigt, und beginnen einige Sekunden, bevor der Agent auflegt, die folgende Nummer auf seiner Liste zu wählen. Wenn alle Ihre Agenten in einem kleinen Team beschäftigt sind, kann die Person am anderen Ende der Leitung möglicherweise nicht sofort mit Ihnen sprechen.
Fehler bei der Identifizierung von Live-Anrufen:
Einige Auto-Wähl-Software kann in Anrufsituationen mit geringer Qualität Schwierigkeiten haben, zwischen einer Live-Stimme und einer Voicemail-Begrüßung zu unterscheiden. Voicemail-Begrüßungen werden in diesen Fällen an Live-Agenten weitergeleitet, die dann entscheiden müssen, ob sie eine Voicemail hinterlassen oder auflegen, was beides nicht die optimale Nutzung der Zeit eines Agenten ist.
Welcher Käufertyp sind Sie?
Nicht alle Käufer haben die gleichen Anforderungen. Je nachdem, in welche Kategorie Sie fallen, müssen Sie bei der Bewertung von Softwareanbietern die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Sammlungskäufer benötigen in der Regel vollständige Predictive Dialer mit vertikalen Wählfunktionen. Bestimmte Call-Center-Anbieter verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen in der Inkassobranche und bieten robuste Dialer-Lösungen.
- Ein progressiver Dialer kann für Käufer im B2B-Vertrieb vorteilhafter sein. Möglicherweise möchten Sie kein Predictive Dialing, wenn Sie eine Liste mit sehr wertvollen Leads haben.
- Käufer, die Dialer in führende Customer-Relationship-Management-Systeme (CRMs) integrieren möchten, sollten sich nach Softwareanbietern umsehen, die solche Integrationen anbieten.
- Käufer, die nach proaktiven Kundenservice-Dialern suchen, sollten nach Optionen suchen, die automatisiertes Messaging für Multi-Channel-Benachrichtigungen und Inbound/Outbound-Blending beinhalten, um die Outbound-Funktionalität in Call Centern zu unterstützen.
Ist Predictive Dialing illegal?
In den USA ist Predictive Dialing legal. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Anrufe möglicherweise erst am Ende einer Anrufsequenz oder sogar nach dem Auflegen Ihres Telefons getätigt werden.
In Kanada ist Predictive Dialing illegal, obwohl es immer noch verwendet werden kann, wenn es Teil eines Systems ist, das es Benutzern ermöglicht, Anrufe zu tätigen, ohne für jede Nummer, die sie wählen, aufgefordert zu werden. Dasselbe gilt für Australien und das Vereinigte Königreich; Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass die Leute ihre Anrufe durchstellen, wenn sie dort Predictive Dialing ausprobieren.
Indien hat auch strenge Gesetze darüber, wie diese Technologie funktioniert, aber auch hier benötigen Sie Zugang zu modernerer Technologie (wie VoIP), um sie hier ohnehin effektiv nutzen zu können!
Kostenlose Autodialer-Software
Kostenlose Autodialer-Software ist eine großartige Möglichkeit, mit automatisierten Anrufen zu beginnen. Es ist einfach zu bedienen und kann in wenigen Minuten auf Ihren Computer oder Ihr Telefon heruntergeladen werden.
Die beste kostenlose Autodialer-Software kann Folgendes tun:
- Zeichnen Sie Ihre Anrufe zu Schulungszwecken auf
- Senden Sie Echtzeitberichte darüber, wer wann und wie oft anruft
- Wählen Sie automatisch mehrere Nummern hintereinander
Wie stelle ich die automatische Wahl ein?
Automatisches Wählen ist eine großartige Möglichkeit, Zeit, Geld und Energie zu sparen:
- Sie können einen Autodialer einrichten, um Ihre Kunden auf ihren Telefonen anzurufen. Dies erspart Ihnen, dies jedes Mal manuell zu tun, wenn sie anrufen.
- Sie können auch Predictive Dialer verwenden, damit jemand, der anruft, automatisch mit der Person verbunden wird, die vor ihm oder nach ihm angerufen hat, basierend auf seiner Interaktionshistorie mit anderen Personen, die mit diesem Unternehmen oder dieser Organisation verbunden sind (z. B. Freunde über Facebook).
- Schließlich können Sie Mehrleitungssysteme verwenden, bei denen jedem Kunden mehrere Leitungen zugewiesen werden, sodass, wenn eine Person anruft, jemand anderes am Empfänger bereit ist und in der Warteschleife wartet, bis er selbst wieder ans Telefon geht!
Zusammenfassung
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat zu verstehen, was ein automatisches Wählsystem ist, wie es funktioniert und was es für Ihr Unternehmen tun kann.
Automatisiertes Wählen: Referenzen
