Ein Reinigungsunternehmen ist sehr kundenorientiert. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich so sehr auf das Glück der Kunden konzentrieren, dass Sie (sozusagen) Ihr Hinterteil unbedeckt lassen!
Da Sie sich gut um die Bedürfnisse Ihrer Privat- und Geschäftskunden kümmern, müssen Sie sich auch um Ihre Bedürfnisse kümmern.
Der einzige Weg, dies zu tun, besteht darin, sicherzustellen, dass der Reinigungsvertrag, den Sie mit dem Kunden abschließen, so umfassend wie möglich abdeckt. Egal, ob es sich um einen einmaligen oder regelmäßigen Reinigungsauftrag handelt, beginnen Sie nicht ohne eine rechtskräftige Vereinbarung.
Hier besprechen wir die 8 Dinge, die ein Reinigungsvertrag beinhalten sollte. Sie sind:
1. Die Dienstleistungen, die Ihre Reinigungsfirma erbringt
Der Reinigungsvertrag muss die Pflichten, die Sie erbringen sollen, klar darlegen. Als ein Hausmeisterfirma, müssen Sie natürlich den Umfang der Arbeit in Abhängigkeit von den Bedürfnissen Ihres Kunden skizzieren.
Geben Sie alle Dienstleistungen, die Sie anbieten, namentlich und in einer klaren Sprache an. Der Auftraggeber kann künftig keine Leistung verlangen, die nicht im Vertrag enthalten ist.
Einige der häufigsten Arbeiten, die ein Hausmeisterservice anbietet, sind:
- Den Boden wischen
- Staubs
- Die Möbel entstauben
- Entleeren und Auskleiden der Mülleimer
- Waschen von Bettwäsche/Wäsche
- Reinigung der Waschräume
- Fenster putzen
Tragen Sie in die Liste ein, wann und wie oft ein bestimmter Dienst ausgeführt werden soll. Geben Sie alles klar und deutlich an, damit es keinen Raum für Fehlinterpretationen gibt. Beispielsweise kann die Reinigung der Fenster monatlich erfolgen; Das Wischen der Lobby kann wöchentlich erfolgen, während das Entfernen der Abfallbehälter täglich erfolgen kann.
2. Datum und Uhrzeit jeder Dienstleistung
Das erste in der Vereinbarung zu erwähnende Datum ist das Datum der Unterzeichnung. Der zweite sollte der erste Tag sein, an dem Sie Ihre Reinigungsdienste anbieten.
Der Kunde sollte klare Fristen angeben, in denen Sie Ihre Aufgaben erfüllen können. Zeitpläne sind wichtig, damit sich Ihre Reinigungskräfte und die Mitarbeiter des Kunden nicht ständig gegenseitig im Weg stehen.
Geben Sie für die Fensterreinigung an, zwischen welchen Zeiten Sie sie durchführen werden. Geben Sie die Uhrzeit an, zu der Sie die Lobby wischen werden.
Denken Sie daran, die Dauer Ihrer Dienste anzugeben. Wenn es sich um einen Jahresvertrag handelt, geben Sie dies an und lassen Sie Raum für Neuverhandlungen und Verlängerungen.
Einige Kunden ziehen es vor, eine zu behalten offener Vertrag, aber mit einer Klausel über die Beendigung der Beziehung. Die Dauer der Benachrichtigung, die sie geben sollten.
Wenn es sich um eine einmalige Reinigungsarbeit handelt, geben Sie das Datum und die Uhrzeit an (z. B. zwischen 9.00:XNUMX und XNUMX:XNUMX Uhr) und wenn der Eigentümer des Hauses oder Geschäfts die Reinigungsprodukte zur Verfügung stellt, geben Sie dies auch an.
Wenn sich etwas bezüglich des Timings ändert, können Sie den Vertrag einfach aktualisieren. Die meisten Privatkunden haben ihre bevorzugten Reinigungszeiten, die Sie im Vertrag vermerken sollten.
Gewerbliche Kunden sind zeitlich flexibler, aber es ist auch am besten, alle diese Details im Vertrag festzuhalten.
3. Reinigungsorte
Machen Sie eine Liste aller Standorte, in allen Gebäuden und der Art der Reinigungsleistung, die Sie dort durchführen werden.
Gewerbliche Kunden, die Niederlassungen im ganzen Bundesstaat oder in mehreren Bundesstaaten haben, ziehen es manchmal vor, ihre Reinigungslösungen zu zentralisieren.
Sie bevorzugen möglicherweise einen Reinigungsdienstleister für alle ihre Reinigungsanforderungen, anstatt einen anderen für jede ihrer Filialen zu verwenden. Wenn dies der Fall ist, notieren Sie sich die Details der einzelnen Standorte.
Geben Sie gegebenenfalls alle Details der Bereiche an, die der Kunde Ihrem Reinigungsteam nicht zugänglich machen möchte.
Es ist wichtig, die Aufgaben klar aufzuschlüsseln, damit Sie Ihre Reinigungskraft über die Besonderheiten der einzelnen Standorte informieren können.
Die meisten Privatkunden haben Räume, zu denen Reinigungskräfte keinen Zutritt haben sollen. Tragen Sie diese Informationen in den Vertrag ein, damit Sie Ihre Reinigungskraft informieren können.
4. Reinigungsgeräte und -materialien
Die Vereinbarung muss angeben, wessen Reinigungsgeräte und Materialien/Produkte Sie verwenden werden.
Wenn Sie Ihre Reinigungsgeräte und -produkte verwenden, geben Sie dies an und weisen Sie darauf hin, dass Sie keine Materialien des Kunden verwenden werden.
Wenn der Kunde möchte, dass bestimmte Reinigungsprodukte auf seinen Grundstücken verwendet werden, geben Sie dies im Vertrag an. Geben Sie an, ob der Kunde das Material bereitstellt und wie er es verteilt.
Wenn es Bereiche gibt, die mit speziellen Geräten gereinigt werden müssen, sollte der Vertrag klar angeben, wer diese bereitstellt.
5. Zahlungsdetails
Zahlungsdetails sollten übersichtlich angeordnet sein und keine Grauzonen enthalten. Hier die wichtigsten Details:
Gesamtkosten verrechnet – Geben Sie an, wie viel Geld Sie für Ihre Dienste verlangen. Wenn Sie stündlich, wöchentlich, monatlich oder zu einem festen Satz abrechnen, der zu einem bestimmten Zeitpunkt zahlbar ist, z. B. zweimal im Monat, geben Sie dies deutlich im Vertrag an.
Anzahlungen/Anzahlungen – Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, geben Sie den Betrag oder Prozentsatz an und geben Sie an, dass Sie erst nach Zahlung der Anzahlung mit der Arbeit beginnen können.
Bezahlverfahren – Der Vertrag sollte auch die Zahlungsmethode und die Regelmäßigkeit der Zahlung enthalten. Dies kann etwa jeden Montag eine Überweisung sein, jede Woche eine PayPal-Zahlung und so weiter.
Einige Kunden bevorzugen die Zahlung per Überweisung und einige möchten Sie vielleicht sogar vor Ort in bar bezahlen. Wenn das für Sie funktioniert, können Sie es hinzufügen. Andernfalls sollte der Vertrag Ihre bevorzugte Zahlungsmethode enthalten.
6. Kündigungsdatum und -fristen
Der Vertrag muss angeben, wann er beginnt und wann er endet. Es muss auch angeben, wie lange jede Partei kündigen sollte, wenn sie den Vertrag kündigen möchte.
Darin ist auch anzugeben, ob der Vertrag verlängert werden kann. Wenn die Notwendigkeit besteht, den Vertrag vor Ablauf seiner Laufzeit zu kündigen, geben Sie die Art der Mitteilung an – Brief, E-Mail, Telefonanruf usw.
7. Wen Sie bei Bedarf kontaktieren können
Dieser Teil der Vereinbarung enthält die Kontaktdaten der Person, an die sich der Kunde im Streitfall wenden kann.
Sie können sich an diese Person wenden, wenn sie den Vertrag kündigen oder verlängern müssen. Manchmal, wenn der Kunde die Reinigungsmaterialien bereitgestellt hat und diese Anordnung ändern muss, kann er sich an die benannte Person wenden.
Stellen Sie sicher, dass die Kontaktperson, die Sie im Vertrag angeben, alles über das Reinigungsgeschäft und den aktuellen Vertrag weiß. Wenn du eine ... bist nationales Reinigungsunternehmen, sollten Sie einen Kundenbetreuer haben.
8. Alle Ausnahmen und Unterschriften
Abhängig vom Kunden, den Sie bedienen, kann es einige Ausnahmen geben. Wenn Ihr Kunde eine medizinische Einrichtung ist, verfügen Sie möglicherweise nicht über die richtige Ausrüstung für den Umgang mit medizinischen Abfällen. Diese würden Sie von der Vereinbarung ausnehmen.
Um die Vereinbarung zu besiegeln, müssen Sie beide Ihre Unterschriften an die Vereinbarung anhängen. Zum vereinbarten Termin können Sie dann zeitnah mit der Arbeit beginnen.
Die Vereinbarung ist bindend und niemand sollte sie verletzen, ohne die vorgesehenen Wege zu beschreiten.
Zusammenfassung
Die Unterzeichnung einer Vereinbarung ist der erste Schritt zu einer (hoffentlich) langen Arbeitsbeziehung mit Ihrem Kunden. Es ist auch ein wichtiger Schritt, wenn Sie es sind Starten Sie Ihr Reinigungsgeschäft.
Dieser Vertrag muss nicht zwingend auf Papier vorliegen. Es kann elektronisch sein, wenn Ihre Landesgesetze dies anerkennen.
Elektronische Vereinbarungen lassen sich leicht an verschiedenen Orten speichern und leicht bearbeiten. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Dokument an Ihren Kunden senden. Sie werden es lesen, elektronisch unterschreiben und zurücksenden.
Wenn Sie nervös sind, wie man einen Reinigungsvertrag schreibt, können Sie das tun Vorlagen online herunterladen. Sie können es genau an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie weitere Details hinzufügen und einige entfernen, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind.
Schließlich müssen Sie einen Anwalt konsultieren, um den Vertrag durchzugehen. Sie möchten sicher sein, dass es rechtsverbindlich und durchsetzbar ist.
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