Wie verwirrt waren Sie, als Sie zum ersten Mal mit der Aufgabe konfrontiert wurden, eine Ausschreibung für ein Unternehmen zu erstellen? Hatten Sie eine Ahnung, worum es ging, oder waren Sie völlig ahnungslos? Oder hatten Sie vielleicht schon eine Weile keinen mehr geschrieben?
Was auch immer der Fall sein mag, ich bin hier, um mit diesem Leitfaden Abhilfe zu schaffen. Gemeinsam befassen wir uns mit den Besonderheiten dessen, was ein RFP eigentlich ist, warum Sie eines benötigen und wie Sie noch heute Ihr erstes RFP erstellen.
Aber zuerst sollten Sie wahrscheinlich wissen, wofür RFP im Geschäftsleben steht.
Wichtige Punkte
- Eine Angebotsanfrage (RFP) ist sowohl der Prozess als auch die Dokumentation, die bei der Einholung von Angeboten für potenzielle Geschäfts- oder IT-Lösungen verwendet werden, die von einem Unternehmen oder einer Regierungsbehörde benötigt werden.
- Das RFP-Dokument beschreibt in der Regel eine Anforderungserklärung (SOR), die von potenziellen Befragten erfüllt werden muss, die ein Angebot zur Bereitstellung der erforderlichen Lösungen abgeben möchten.
- Es kann sich um Produkte und/oder Dienstleistungen handeln, die den gegebenen Anforderungen entsprechen.
- RFPs werden von den meisten Regierungsbehörden und vielen privaten Unternehmen und Organisationen verwendet.
Was bedeutet ein RFP im Geschäftsleben?
Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Geschäftsdokument, das ein Projekt ankündigt, es beschreibt und Angebote von qualifizierten Auftragnehmern für die Fertigstellung einholt. Die meisten Organisationen ziehen es vor, ihre Projekte mithilfe von RFPs zu starten, und viele Regierungen verwenden sie immer.
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Bei der Nutzung einer RFP ist das Unternehmen, das die Angebote anfordert, dafür verantwortlich, die Machbarkeit der eingereichten Angebote, die finanzielle Lage der bietenden Unternehmen und die Fähigkeit jedes Bieters, das Projekt durchzuführen, zu bewerten.
RFPs werden für komplexe Projekte verwendet, für die häufig mehrere Subunternehmer erforderlich sind. Sie beschreiben die Organisation, die die Ausschreibung herausgibt, den Umfang des durchgeführten Projekts und die Kriterien für die Bewertung der Beiträge. Sie erläutern auch den Ausschreibungsprozess und die Vertragsbedingungen.
Zu den Anfragen gehört eine Leistungsbeschreibung, in der die vom erfolgreichen Bieter auszuführenden Aufgaben sowie der Zeitplan für die Fertigstellung der Arbeiten beschrieben werden.
RFPs beraten Bieter auch bei der Vorbereitung von Vorschlägen und geben konkrete Hinweise dazu, wie die Angebote formatiert und präsentiert werden sollten. Sie enthalten im Allgemeinen Anweisungen dazu, welche Informationen der Bieter enthalten muss und welches Format erwünscht ist.
Was beinhaltet ein RFP?
Ein RFP umfasst im Allgemeinen Hintergrundinformationen zur ausstellenden Organisation und ihren Geschäftsbereichen (LOBs), eine Reihe von Spezifikationen, die die gesuchte Lösung beschreiben, sowie Bewertungskriterien, die offenlegen, wie Vorschläge bewertet werden.
Die Ausschreibung enthält in der Regel einen Abschnitt, manchmal auch „Statement of Work“ (SOW) genannt, der den Arbeitsumfang oder den Umfang der zu erbringenden Dienstleistungen definiert. In diesem Abschnitt werden die Aufgaben besprochen, die der erfolgreiche Bieter ausführen muss, sowie ein Zeitplan für die Bereitstellung der Leistungen.
Die Angebotsanfrage enthält auch Hinweise für Bieter zur Erstellung eines Angebots. In diesem Abschnitt finden Sie Einzelheiten zum Angebotsformat sowie Anweisungen zum Aufbau und zur Organisation der RFP-Antwort.
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Die meisten RFPs werden von Regierungsbehörden und anderen Organisationen im öffentlichen Sektor herausgegeben. Sie sind im Allgemeinen verpflichtet, den Wettbewerb zwischen privaten Unternehmen zu öffnen und Vorurteile aus dem Prozess zu beseitigen. Die Agenturen wollen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.
Allerdings kann jede private oder öffentliche Organisation eine Ausschreibung veröffentlichen, um mehrere Angebote und unterschiedliche Sichtweisen auf das Projekt zu erhalten.
Beispielsweise kann ein Unternehmen, das seinen Berichtsprozess von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System umstellen möchte, eine Ausschreibung für Hardware, Software und ein Benutzerschulungsprogramm einreichen, um das neue System einzurichten und in das Unternehmen zu integrieren. Ein Ausschreibungsverfahren könnte ihnen einen besseren Einblick in die verfügbaren Alternativen verschaffen.
Beim Verfassen einer RFP und SOW ist es wichtig, die organisatorischen Prozesse und Best Practices im Auge zu behalten, um die Effektivität zu maximieren.
Erklären des RFP-Prozesses
Meine erste Begegnung mit einem RFP war, als ich einen Vorschlag für ein Geschäftsangebot einreichen musste; Ich werde Sie nicht mit den Details langweilen. Aber das erste, was ich gelernt habe, ist, dass das Unternehmen, das die Arbeit anfordert, eine Ausschreibung erstellen muss. Dadurch erhalten potenzielle Auftragnehmer eine bessere Vorstellung davon, wonach Ihr Unternehmen sucht.
Sobald die Ausschreibung verschickt wurde, können Auftragnehmer oder Anbieter diese prüfen und ihre besten Angebote abgeben, um sich um den Auftrag zu bewerben.
Folgendes habe ich in meinen Vorschlag aufgenommen:
- Ein Aktionsplan, wie ich das Problem lösen würde
- Eine Zeitleiste dessen, was das Unternehmen erwarten sollte
- Alle notwendigen Hintergrundinformationen
- Wie viel erwarte ich für das gesamte Projekt?
Es gab auch bestimmte Fälle, in denen ich zurückkommen und auf bestimmte Komponenten der Ausschreibung hinweisen musste, die aufgrund meiner Erfahrung in der Branche angepasst werden mussten.
An diesem Punkt können Sie entweder ihr Feedback überprüfen und eine neue Ausschreibung erstellen, um die Änderungen anzupassen, oder Sie können das Original unverändert lassen und es im Hinterkopf behalten, während Sie die anderen eingereichten Angebote berücksichtigen.
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Anforderungen für die Erstellung eines RFP in der Wirtschaft
Eine Ausschreibung muss das Projekt ausreichend detailliert beschreiben und definieren, um sinnvolle Antworten zu erhalten.
Als potenzieller Bieter sollten Sie in der Lage sein, die Natur des Unternehmens und die Ziele, die es mit dem Projekt erreichen möchte, zu verstehen. Das Projekt muss so detailliert definiert werden, dass Sie seinen Umfang und alle Produkte und Dienstleistungen, die für die Durchführung bereitgestellt werden müssen, klar verstehen.
Auch das Format der erwarteten Vorschläge muss detailliert beschrieben werden. Für den Vergleich und die Gegenüberstellung von Angeboten sind einheitliche Antworten erforderlich.
Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, die den Prozess zur Erstellung des perfekten RFP detailliert beschreibt:
So schreiben Sie eine Ausschreibung
RFPs folgen einem ziemlich starren Format, obwohl dieses Format je nach Agentur und Unternehmen, die sie erstellen, variieren kann. Dieses Beispiel von RTI International in North Carolina zeigt die Elemente einer typischen Ausschreibung, darunter eine Einleitung und Hintergrundinformationen, eine Beschreibung der zu erbringenden Leistungen und Informationen zu den Auswahlkriterien.
Stufen, um die besten RFP-Gebote zu erhalten
1. Bewerten Sie, was Sie brauchen
Bevor Sie eine Ausschreibung entwerfen, müssen Sie sich ein wenig vorbereiten, um herauszufinden, was Sie brauchen und was Sie erreichen möchten. Dieser Prozess hilft Ihnen, Ihre Ziele und den Projektumfang zu definieren und Hindernisse zu erkennen.
Nutzen Sie diese Zeit, um Wettbewerber- und Branchenrecherchen durchzuführen, um zu bewerten, wo Sie stehen. Halten Sie sich an aktuelle Industriestandards und Richtlinien? Ist Ihr Produkt auf Augenhöhe mit dem Angebot der Konkurrenz oder fehlen Ihnen Features, die einen Mehrwert bringen würden?
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2. Listen Sie alle technischen Spezifikationen auf
Wenn Sie technische Spezifikationen im Voraus in Ihre RFP aufnehmen, können Anbieter feststellen, ob sie das liefern können, was Sie benötigen. Dies schützt auch Ihr Unternehmen, denn für den Fall, dass ein Anbieter zustimmt, dass er Ihre Spezifikationen zunächst erfüllen kann, aber nach Übernahme des Projekts nicht liefert, können Sie ihn für die in der Ausschreibung aufgeführten Spezifikationen zur Rechenschaft ziehen.
3. Verteilen Sie das RFP
Sobald die Ausschreibung geschrieben ist, ist es Zeit, sie zu versenden. Sie können es auf Ihrer Website veröffentlichen und vielleicht sogar eine spezielle Landingpage dafür erstellen. Nutzen Sie alle branchenbezogenen Berufsgruppen, in denen Sie Mitglied sind, und machen Sie dort Werbung. Wenn Sie lieber mit einem lokalen Anbieter zusammenarbeiten möchten, ist die Nutzung Ihrer örtlichen Handelskammer auch ein hervorragender Ort, um Ihre Ausschreibung bekannt zu geben.
4. Bewerten Sie Ihre Angebote
Sobald Sie alle Angebote erhalten haben, ist es fast mühelos, sie zu vergleichen und festzustellen, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Aus dem Stapel der Bieter sollten Sie dies auf eine Handvoll Ihrer drei, fünf oder 10 Top-Favoriten eingrenzen, die Sie in Betracht ziehen können, je nachdem, wie viele Sie erhalten oder an denen Sie interessiert sind. Von hier aus möchten Sie dies tun Verbringen Sie Zeit damit, potenzielle Anbieter weiter zu prüfen, um festzustellen, wer wirklich ideal für die Stelle geeignet ist.
5. Wählen Sie den besten Anbieter für den Job aus
Einige Unternehmen fordern möglicherweise nach Beginn dieses Verhandlungsprozesses ein weiteres bestes und endgültiges Angebot von ihren Top-Anbietern an. Dadurch soll sichergestellt werden, dass sie nicht nur die richtige Person oder das richtige Unternehmen für den Job finden, sondern auch zum richtigen Preis.
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Auch wenn dies wie ein zusätzlicher Schritt klingt, kann es Ihnen später Geld, Zeit und Kopfschmerzen ersparen.
Was Sie hilft nicht nur Was ist mit einem RFP im Unternehmen zu tun?
Wenn Sie den richtigen Anbieter finden möchten, muss Ihre Ausschreibung spezifisch sein. Nur „Ja“- oder „Nein“-Fragen zu stellen, bringt Sie nicht weiter. Deshalb müssen Sie spezifische Fragen erstellen, die durchdachte Antworten erfordern. Stellen Sie offene Fragen, die von ihnen verlangen, ihren Denkprozess bei der Lösung eines Problems zu erklären.
Versuchen Sie, ähnliche Sätze wie diese zu verwenden:
- Können Sie ein Beispiel nennen, wie Sie dieses oder ein ähnliches Problem für ein anderes Unternehmen gelöst haben? Sind Sie auf unvorhergesehene Hindernisse gestoßen? Was würden Sie dieses Mal gleich oder anders machen?
- Wie lange würde eine technisch nicht versierte Person nach Ihrer vorgeschlagenen Neugestaltung brauchen, um das neue Registrierungsformular auszufüllen? Wie viel Zeit könnte dadurch Ihrer Meinung nach gespart werden?
Beispielantwort auf eine RFP
Wenn Sie eine Ausschreibung herausgegeben haben und Antworten sammeln, fragen Sie sich möglicherweise, worauf Sie bei effektiven Ausschreibungsantworten achten sollten. Nachfolgend finden Sie eine Beispielvorlage für eine beeindruckende RFP-Antwort:
Beispielantwort auf eine RFP
Dies führt uns aber auch zu einer großen Frage: Ist ein RFP im Geschäftsleben wirklich notwendig? Können Sie sich nicht einfach die Zeit nehmen, zwei oder drei Anbieter selbst zu prüfen?
Wie Sie gleich sehen werden, ist dieser Weg definitiv nicht in Ihrem besten Interesse.
Warum Sie in Ihrem Unternehmen ein RFP nutzen sollten
Eine RFP kann aus verschiedenen Gründen ausgestellt werden.
In manchen Fällen erfordert die Komplexität eines IT-Projekts eine formelle Ausschreibung. Bei der Suche nach einer integrierten Lösung, die eine Mischung aus Technologien, Anbietern und möglichen Konfigurationen erfordert, können Sie von mehreren Bietern und Perspektiven profitieren. Angenommen, Ihr Unternehmen stellt beispielsweise von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System um. In diesem Fall können Sie Vorschläge für die gesamte Hardware, Software und Benutzerschulung anfordern, die für die Einrichtung und Integration des neuen Systems in die Organisation erforderlich sind.
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Im Gegensatz dazu erfordert ein einfaches Hardware-Upgrade möglicherweise nur die Ausstellung einer Angebotsanfrage (RFQ) an einen einzelnen Anbieter.
Einige Unternehmen, beispielsweise Regierungsbehörden, müssen möglicherweise RFPs ausstellen, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu gewährleisten.
Sie können auch eine Ausschreibung veröffentlichen, um den Wettbewerb anzukurbeln und die Kosten einer Lösung zu senken. Allerdings ist ein Angebot, das auf der Grundlage angenommen wird, dass es den Spezifikationen einer Ausschreibung am besten entspricht, möglicherweise nicht immer das günstigste Angebot. Da viele Unternehmen mit Ihnen um Geschäfte konkurrieren, ist es für Anbieter wichtig, erfolgreiche RFP-Antworten zu verfassen.
Die Fähigkeiten, mit denen ein Kunde eine Ausschreibung erstellt, können die Qualität der Antwort eines Bieters und damit den Erfolg oder Misserfolg der resultierenden IT-Lösung bestimmen. Sind die spezifizierten Anforderungen zu vage, kann es passieren, dass ein Bieter bei der Konzeption und Umsetzung der Lösung am Ziel vorbeigeht. Zu detaillierte und restriktive Anforderungen schränken jedoch die Kreativität des Bieters ein und ersticken Innovationen.
Unternehmen müssen gegenüber den Anbietern klare Erwartungen formulieren, um eine qualitativ hochwertige Antwort zu erhalten.
Mit einem RFP können Sie Folgendes tun:
- Skizzieren Sie Projektdetails und Erwartungen: Stakeholder skizzieren die Anforderungen des Projekts und geben Details an, um potenziellen Bietern und Auftragnehmern zu helfen, den Umfang des Projekts und die Kriterien des Unternehmens für die Auswahl eines Anbieters zu verstehen.
- Fordern Sie Angebote an: Ein RFP leitet den Ausschreibungs- oder Angebotsprozess ein. Durch die Veröffentlichung einer RFP holen Unternehmen Beiträge von Auftragnehmern ein. RFP-Dokumente sind im öffentlichen Sektor weit verbreitet, und viele Regierungsbehörden nutzen das RFP-Auswahlverfahren als primäre Möglichkeit, qualifizierte Dienstleister zu finden.
- Bewerten Sie mehrere Anbieter: Sobald Unternehmen und Freiberufler ihre Vorschläge einreichen, prüft das Unternehmen diese und wählt den besten Anbieter für ihre Bedürfnisse aus. Das Unternehmen nutzt eine RFP, um Gespräche mit vielen verschiedenen Anbietern oder Bietern zu beginnen, bevor es einen erfolgreichen Bieter auswählt, ein endgültiges Angebot unterbreitet und einen Vertrag für sein Projekt unterzeichnet.
Was ist ein RFP im Marketing?
Im Marketing wird ein RFP häufig verwendet, um alle Marketingaktivitäten auszulagern, die Ihrer Marke helfen könnten, die Reichweite zu erhöhen. Diese Aktivitäten umfassen alle Marketingaktivitäten, die Sie nicht intern durchführen können.
Wenn Sie beispielsweise bei einem kleinen Startup arbeiten, können Sie eine Ausschreibung erstellen, um eine Full-Service-Kommunikations- und Marketingfirma zu finden, die einen integrierten Marketingplan für Ihr Unternehmen erstellt. Wenn dies der Fall ist, würden Sie in Ihrer Ausschreibung angeben, dass Sie nach einer Firma suchen, die Ihnen hilft, „SEO-Präsenz zu erhöhen“ oder „Social-Media-Follower zu gewinnen“ usw.
Wenn Sie hingegen für eine Marketingagentur arbeiten, sollten Sie nach RFPs in Ihrer Nähe Ausschau halten, die sich auf die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen beziehen. Wenn Sie beispielsweise für ein Webdesign-Unternehmen arbeiten, sollten Sie nach Unternehmen suchen, die RFPs für Webdesign-Dienste erstellt haben.
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Was ist ein RFP im Vertrieb?
Im Vertrieb wird eine RFP häufig erstellt, wenn ein Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen möchte, die seinen Anforderungen entspricht. Wenn beispielsweise ein Unternehmen nach einer neuen CRM-Software sucht, kann das Unternehmen eine Ausschreibung veröffentlichen, die umreißt, wonach es sucht und was es mit der neuen CRM-Software zu erreichen hofft.
Aus diesem Grund können RFPs eine entscheidende Rolle im Verkaufszyklus eines Unternehmens spielen. Unternehmen, die RFPs ausstellen, suchen häufig nach Unternehmen, die ihnen IT-Support, Sicherheit, Onboarding und Schulung sowie andere zusätzliche Dienstleistungen bieten können. Um diese größeren Kunden zu schließen, ist es wichtig, dass Ihr Vertriebsteam über einen RFP-Antwortprozess vorbereitet ist und innerhalb der vorgegebenen Zeit effizient auf diese großen Unternehmen reagieren kann.
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RFI vs. RFP
Ein RFI (Request for Information) ist eine nachträgliche Interessenbekundung während des RFP-Ausschreibungsverfahrens. Das Unternehmen bittet um weitere Details zu den Fähigkeiten, Leistungen, professionellen Dienstleistungen, Funktionalitäten, Zeitplänen oder anderen Anbieterinformationen eines Auftragnehmers. Der Unterschied zu einer Ausschreibung besteht darin, dass sie sich an einen bestimmten Anbieter richtet (und nicht als allgemeiner Aufruf an interessierte Anbieter).
Bei einer RFI werden bestimmte Details statt allgemeiner Informationen abgefragt.
RFQ vs. RFP
Ein RFQ (eine Angebotsanfrage oder Angebotsanfrage) ist ein Folgedokument im RFP-Prozess; Das Unternehmen, das die Ausschreibung herausgegeben hat, bekundet Interesse am Angebot des Auftragnehmers und bittet um einen Kostenvoranschlag und eine Aufschlüsselung seiner Leistungen. Als RFP-Antwort gilt eine RFQ für einen bestimmten Anbieter auf der Auswahlliste (und nicht für einen allgemeinen Anruf an interessierte Anbieter).
Es konzentriert sich nur auf den Preis und nicht auf andere Projektdetails.
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Was ist ein RFP (Request For Proposal): Alles, was Sie wissen müssen
ANGEBOTSVORSCHLAG: Was es ist und wie man einen schreibt
Bibliographie
