Der Kauf von Produkten und Dienstleistungen für ein Unternehmen von einem Lieferanten außerhalb des Unternehmens wird als Geschäftsbeschaffung bezeichnet. Der Beschaffungsprozess umfasst das Auffinden von Dingen, das Aushandeln der Verkaufsbedingungen, den Kauf der Waren, ihre sorgfältige Prüfung und die sorgfältige Aufzeichnung aller Schritte. Sie können den reibungslosen Betrieb des Unternehmens, für das Sie arbeiten, aufrechterhalten, indem Sie mehr über die Unternehmensbeschaffung erfahren. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Beschaffung im Geschäftszyklus ist, welche Beschaffungsarten es gibt, welche Lieferkette es gibt und wie sie sich vom Einkauf unterscheidet.
Was ist Beschaffung in der Wirtschaft?
Der Vorgang, bei dem ein Unternehmen einen Artikel oder eine Dienstleistung für den internen Gebrauch kauft, wird als Geschäftsbeschaffung bezeichnet. Um ihrer Routine nachzukommen, kaufen Unternehmen häufig Waren und Dienstleistungen. Im Vergleich zu größeren Unternehmen tätigen kleinere Unternehmen häufig deutlich geringere Einkäufe von Waren und Dienstleistungen. Rohstoffe, Wartungsmaterialien, Konsumgüter, verarbeitete Materialien, Büroausstattung, Standortgestaltung, Marketingdienstleistungen und Personalbeschaffung sind nur einige Beispiele für die Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen kaufen könnte.
So funktioniert die Beschaffung
Das Management von Beschaffungs- und Beschaffungsprozessen kann einen beträchtlichen Prozentsatz der Ressourcen eines Unternehmens verschlingen. In der Regel sehen Beschaffungsbudgets Managern einen festgelegten Betrag vor, mit dem sie die von ihnen benötigten Produkte oder Dienstleistungen kaufen können. Da die Fähigkeit, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu kaufen, Einfluss darauf haben kann, wie lukrativ die Geschäftstätigkeit ist, ist der Beschaffungsprozess häufig ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie. Prozesse zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen werden häufig durch Unternehmensstandards geregelt, die häufig durch Buchhaltungskontrollen der Kreditorenbuchhaltung (AP) zentralisiert werden. Die Vorbereitung und Bearbeitung einer Nachfrage sowie der abschließende Zahlungseingang und die Freigabe gehören zum Beschaffungsprozess.
Dies kann ein breites Spektrum an Aktivitäten umfassen, darunter Lieferantenrecherche und -auswahl, Standardsetzung, Preisverhandlung und Bestandskontrolle. Daher benötigen viele große Unternehmen für eine erfolgreiche Beschaffung möglicherweise die Unterstützung einiger verschiedener Unternehmensabteilungen. Der Beschaffungsprozess umfasst eine Reihe von Schritten, darunter:
- Auswahl der notwendigen Waren und Dienstleistungen
- Füllen Sie ein Kaufanfrageformular aus und bitten Sie mehrere Lieferanten um Kostenvoranschläge.
- Erarbeiten Sie mit dem Lieferanten einen Deal und einen Preis und schließen Sie dann die Bestellung ab.
- Erhalten Sie die Lieferung und führen Sie dann die Zahlung durch.
Buchhaltung für den Einkauf
Da es bei der Beschaffung um die Beschaffung von Waren und/oder Dienstleistungen für die Umsatzziele der Organisation geht, werden Beschaffungsausgaben typischerweise in die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens einbezogen. Daher beschäftigen einige Unternehmen möglicherweise einen Chief Procurement Officer (CPO), der diese Initiativen überwacht. Ein CPO deshalb:
- Steuert Beschaffungsanforderungen
- Arbeitet mit der Kreditorenbuchhaltung zusammen, um eine effektive Zahlung und die Integration von Beschaffungsstandards zu gewährleisten
- Nimmt an Teams teil, die Entscheidungen über die Beschaffung treffen, wenn mehrere konkurrierende Angebote vorliegen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Beschaffungsabwicklung aufzuteilen und zu untersuchen. Daher verwalten Unternehmen und Branchen die Übernahme direkter und indirekter Kosten auf unterschiedliche Weise. Außerdem verwalten Unternehmen, die Waren verkaufen, im Gegensatz zu Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten, ihre Kosten ebenfalls anders.
Beschaffungszyklus
Es gibt mehrere Phasen im Beschaffungszyklus, die eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung erfordern. Die Beschaffungsstrategie des Unternehmens wird zu einem großen Teil von jedem Schritt bestimmt. Die sechs Phasen des Beschaffungszyklus sind wie folgt:
#1. Beschaffungsplanungszyklus
In dieser Phase wird das Problem erkannt und eine Vorprüfung durchgeführt, um die Einzelheiten des Problems zu bestätigen. Beispiele hierfür sind die Art des benötigten Produkts und die beste Herangehensweise an das jeweilige Problem.
#2. Anforderungsdefinition Beschaffungszyklus
Der nächste Schritt nach der Planung ist die Anforderungsdefinition. Eine Leistungsbeschreibung ist ein Dokument, das alle Voraussetzungen zur Lösung von Problemen auflistet. Dies ist eine wichtige Phase, da die Spezifikationen zeigen, wie gut die potenziellen Anbieter das Problem verstehen.
#3. Beschaffungszyklus
Das Unternehmen wird sich zu diesem Zeitpunkt mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und ihm alle Einzelheiten der Beschaffung mitteilen, beispielsweise die Geschäftsbedingungen, Liefertermine und Spezifikationen für die Ware oder Dienstleistung. Lieferanten werden das Angebot eines Unternehmens prüfen, untersuchen und einen Vorschlag unterbreiten.
#4. Bewertungs- und Auswahlbeschaffungszyklus
Das Unternehmen wählt aus den von den Lieferanten eingereichten Angeboten nach deren Bewertung das beste Angebot aus. Die Entscheidung richtet sich danach, wie klar die Lösung im Vorschlag dargelegt wird.
#5. Auftragsvergabe-Beschaffungszyklus
Der ausgewählte Lieferant erhält den Vertrag. Wenn das Unternehmen weitere Einzelheiten zu einem bestimmten Bereich des Plans wünscht, werden weitere Gespräche geführt.
#6. Beschaffungszyklus für die Vertragsverwaltung
Sobald der Vertrag an den Lieferanten ausgestellt wurde, ist es von entscheidender Bedeutung, ihn zu verwalten, um mögliche rechtliche Probleme zu lösen. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass der Anbieter alle Vertragsbedingungen einhält. In dieser Phase wird alles verwaltet, von der pünktlichen Lieferung bis hin zu den Kosten der zu liefernden Produkte.
Arten der Beschaffung
Direkte, indirekte und Dienstleistungsbeschaffung sind die drei verschiedenen Kategorien. Die Verwendung einer Bestellung oder eines Vertrags, um Produkte oder Dienstleistungen direkt von einem Lieferanten zu beziehen, wird als Direktbeschaffung bezeichnet. Der Kauf von Produkten oder Dienstleistungen von einer Quelle erfolgt indirekt über einen Vermittler, beispielsweise einen Agenten oder Händler. Der Prozess des Einkaufs von Dienstleistungen bei einem Dienstleister wird als Dienstleistungsbeschaffung bezeichnet. Schauen wir uns die folgenden Beschaffungsarten an:
#1. Indirekte Beschaffung
Der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Hauptgeschäft der Organisation stehen, wird als indirekte Beschaffung bezeichnet. Artikel wie Büromaterial, Hausmeisterdienste und IT-Ausrüstung sind alle Arten der indirekten Beschaffung.
Dies erfordert häufig andere Verfahren und Standards für die Lieferantenauswahl und wird von einem Team außerhalb des direkten Beschaffungsteams kontrolliert. Ziel der indirekten Beschaffung ist es, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, ohne auf Qualität zu verzichten.
#2. Direktbeschaffung
Der Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen direkt von Lieferanten, die Teil der Lieferkette Ihres Unternehmens sind, wird als First-Tier- oder Direktbeschaffung bezeichnet. Anders ausgedrückt bezieht sich Direktbeschaffung auf die Praxis, Waren oder Dienstleistungen direkt von einem Lieferanten oder Hersteller zu kaufen, typischerweise ohne die Einschaltung eines Zwischenhändlers. Direkte Beschaffungsarten haben verschiedene Vorteile, darunter günstigere Preise und eine bessere Qualitätskontrolle. Direktbeschaffungsarten können auch bestimmte Nachteile haben, wie lange Vorlaufzeiten und weniger Flexibilität.
#3. Dienstleistungsbeschaffung
Der Prozess, Dienstleistungen von einem Dritten zu beziehen, wird als Dienstleistungsbeschaffung bezeichnet. Der Hauptunterschied zwischen dem Kauf von Produkten und dem Kauf von Dienstleistungen besteht darin, dass Sie bei Dienstleistungen ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis kaufen und nicht eine greifbare Ware. Vor dem Kauf von Dienstleistungen ist es wichtig, genau zu ermitteln, was Sie vom Anbieter benötigen. Sobald Sie sich über Ihre Anforderungen im Klaren sind, können Sie mit der Erstellung von Kriterien für die Bewertung möglicher Dienstleister beginnen.
Was ist Beschaffung in der Lieferkette?
Eine erfolgreiche Beschaffungsdienstleistung trägt zur Steigerung der Unternehmensrentabilität bei. Die Beschaffung ist ein entscheidender Bestandteil des Supply Chain Managements. Dazu gehören Beschaffung, Feilschen, Kaufen und Nachverfolgen von Lieferungen sowie die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Da uns die technologischen Verbesserungen in den letzten Jahren zu einem schnelllebigen Lebensstil geführt haben, ist die Bedeutung der Beschaffung im Supply Chain Management gewachsen. Auch wenn wir seit der Zeit, in der wir jeden Kauf physisch dokumentieren mussten, weit entfernt sind, ist es immer noch von entscheidender Bedeutung, die für Geschäftstransaktionen erforderlichen Produkte und Dienstleistungen sorgfältig auszuwählen.
Wichtige Leistungsindikatoren der Beschaffung:
Eine Organisation muss regelmäßig eine Reihe von KIPs einhalten, um die Effektivität des Beschaffungsprozesses zu verbessern, den Fortschritt zu überwachen und das Team an den Geschäftszielen auszurichten. Zu diesen KPIs gehören Folgendes:
- Zykluszeit für eine Bestellung
- Durchlaufzeit, Fehlerrate und Lieferverfügbarkeit der Lieferanten
- Anzahl der Anbieter
- Erfüllungsgenauigkeit
- ROI des Beschaffungsprozesses
Schritte des Beschaffungsprozesses:
- Identifizierung: Der erste Schritt ist die Identifizierung, bei der ein Beschaffungsteam den anfänglichen Bedarf der Organisation an bestimmten Produkten und Artikeln ermittelt. Für neue oder bereits bestellte Waren kann eine Wiederauffüllung der Lagerbestände erforderlich sein.
- Einreichung der Anfrage: Das Beschaffungsteam muss dem Unternehmen eine formelle Anfrage mit Einzelheiten zu Artikel, Menge und Preis für jeden Kauf von Produkten in großen Mengen vorlegen. Nach der Genehmigung durch das Finanzteam kann das Beschaffungsteam mit dem Kaufplan fortfahren.
- Lieferantenbewertung: Das Team muss entscheiden, welche Dinge gekauft werden müssen, bevor es die Lieferanten bestimmt, bei denen es einkaufen möchte.
- Verhandlung: Das Beschaffungsteam verhandelt mit dem Verkäufer, um den Preis auf den besten Wert zu senken oder den Verkauf nach Erhalt des Angebots neu zu verhandeln.
- Bestellung: Sobald Menge und Preis vereinbart sind, wird eine Bestellung mit allen Einzelheiten der Bestellung erstellt, die der Lieferant erfüllen muss.
- Inspektion der gelieferten Produkte: Das Beschaffungsteam muss nach der Lieferung die Menge der gelieferten Produkte und etwaige beschädigte Waren überprüfen.
- Rechnungserstellung und Buchführung: Nachdem die Waren geliefert wurden, wird eine Rechnung erstellt und vom Finanzpersonal der Organisation bezahlt.
Beschaffung vs. Einkauf
Die Wörter Beschaffung und Einkauf scheinen im Klartext dasselbe zu bedeuten. Im geschäftlichen Umfeld ist dies jedoch bei weitem nicht der Fall. Während beide gewisse Parallelen aufweisen, befasst sich das eine eher mit Transaktionsaufgaben und das andere mit dem strategischen Produktbeschaffungsprozess. Bei Diskussionen über Beschaffung vs. Einkauf ist Verwirrung keine Seltenheit. Tatsächlich spielt diese Unterscheidung für kleinere Unternehmen keine große Rolle. Wenn Sie den Unterschied zwischen beiden jedoch nicht verstehen, kann dies Ihrem Unternehmen bei seiner Expansion schaden. Hier untersuchen wir diese Unterscheidung genauer.
Was ist Einkauf in der Wirtschaft? Beschaffung vs. Einkauf
Das Verfahren, das immer dann angewendet wird, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation Artikel oder Dienstleistungen erwirbt, um ihre Ziele zu erreichen, wird als Einkauf bezeichnet. Wenn dies aus Unternehmensmitteln erfolgt, gelten die Zahlung der Gehälter der Mitarbeiter, die Anmietung neuer Büroräume oder sogar der Kauf einer neuen Mikrowelle für die Speisekammer im Büro als Anschaffungen.
Was ist Beschaffung in der Wirtschaft? Beschaffung vs. Einkauf
Die Beschaffung, Verhandlung und Auswahl von Waren und Dienstleistungen, die für das Unternehmen typischerweise von größerer Bedeutung sind, werden in einer technischeren Sprache als Beschaffung bezeichnet. Eine bewusstere Methode zur Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen im Unternehmen ist die Beschaffung.
Hauptunterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung
Auch wenn man in einem ähnlichen Umfeld arbeitet, sind Einkauf und Beschaffung nicht dasselbe. Um ein erfolgreiches System einzurichten, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen beiden genau zu verstehen. Im Folgenden sind einige wichtige Unterschiede zwischen Einkauf und (vs) Beschaffung aufgeführt:
#1. Ziele
Beim Einkauf steht der Preis Ihrer Bestellung im Fokus, bei der Beschaffung hingegen der generierte Wert und die Gesamtbetriebskosten.
#2. Preise und Wert
Bei der Unternehmensbeschaffung steht der langfristige Wert im Mittelpunkt, den die beschafften Produkte oder Dienstleistungen dem Unternehmen bringen. Auf der anderen Seite konzentriert sich der Einkauf auf den Preis oder die Kosten, die mit den gewünschten Materialien verbunden sind.
#3. Lieferantenpartnerschaft
Der Aufbau von Beziehungen zu Lieferanten hat im Einkaufsmanagement im Allgemeinen keine oberste Priorität, da er nur mit dem aktuellen Lieferantenstamm funktioniert. Andererseits ist es eine der Hauptaufgaben des Beschaffungsmanagements, langfristige, kooperative Partnerschaften mit strategisch rekrutierten Lieferanten aufzubauen.
#4. Transaktionaler vs. relationaler Fokus
Ein weiterer Unterschied zwischen Einkaufs- und Beschaffungsverfahren besteht darin, dass Einkaufsprozesse relational sind, Beschaffungsprozesse hingegen transaktional.
#5. Ansatz: Proaktiv vs. Reaktiv
Die Prozesse, Begründungen und Ziele beider weisen darauf hin, dass der Einkauf einen proaktiven Ansatz verfolgt, während der Einkauf eher reaktiv ist. Sofern sie ein höheres Maß an Planung und Strategie vor, während und nach der Beschaffung der erforderlichen Ressourcen erfordern, sind Beschaffungsprozesse proaktiv.
#6. Risikobewertung und -minderung
Da es sich beim Kauf um eine rein transaktionale Tätigkeit handelt, ist keine Risikobewertung und -minderung möglich. Bei der Interaktion mit Anbietern oder Lieferanten kann ein Unternehmen auf eine Reihe von Gefahren in der Lieferkette stoßen. Operationelles Risiko, finanzielles Risiko, Risiken bei der Datensicherheit usw.
#7. Operationssequenz
Der Prozessablauf bei der Beschaffung ist wesentlich komplexer als beim Einkauf. Es umfasst alles, einschließlich Bedarfsermittlung, Beschaffung, Vertragsabschluss und Aufzeichnungen. Bestellen, Beschleunigen und Bezahlen sind die drei Schritte, die den Großteil des Kaufprozesses ausmachen.
Was sind die 5 wichtigsten Dinge im Einkauf?
Jeder einzelne von ihnen birgt einen Teil des Geheimnisses erfolgreicher Beschaffung:
- Ablauf der Beschaffungskette
- Lieferantenrisikomanagement
- Aufbau einer Kapazität für Predictive Analytics
- Eine zentralisierte Lieferantendatenbank
- Einbindung in das kollektive Innovationssystem des Unternehmens.
Was sind die vier Hauptaufgaben der Beschaffung?
Beschaffung, Verhandlung, Vertragsverwaltung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen sind die vier Hauptfunktionen der Beschaffung.
Was ist der Zweck der Beschaffung?
Die entscheidende Geschäftsfunktion der Beschaffung umfasst eine Vielzahl von Maßnahmen, die einer Organisation bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen helfen. Das Ziel der Beschaffung besteht darin, Lieferanten zu wettbewerbsfähigen Kosten zu finden, die den größten Wert bieten.
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Bibliographie
