Ein Stundenzettel oder Stundenzettel ist ein reales oder virtuelles Instrument, mit dem Sie Ihre Arbeitszeit erfassen und nachverfolgen können. Als Arbeitgeber können Sie genau wissen, wie viele Stunden jede Person gearbeitet hat. Möchten Sie wissen, was Stundenzettel für Ihr Unternehmen leisten können? In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über einen Stundenzettel oder Arbeitszeitnachweis wissen müssen, einschließlich einer kostenlosen Vorlage und wie ein Mitarbeiter den Rechner verwenden kann. Lass uns anfangen!
Was ist ein Stundenzettel?
Ein Arbeitszeitblatt oder Stundenzettel verfolgt, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für Aufgaben aufwendet. Stundenzettel sind a Gehaltsliste Technik, die vom Management, der Personalabteilung und der Buchhaltung verwendet wird, um die Zeit zu erfassen und die Mitarbeiter auf der Grundlage des Nachweises der geleisteten Gesamtstunden zu bezahlen. Stempelkarten oder Stechuhren sind die häufigsten Assoziationen.
Arbeitszeittabellen haben sich auch im Projektmanagement für Unternehmen als unschätzbar erwiesen, um ihre Zeit zu überwachen und Projekte im Zeitplan zu halten. Sie können auch als Verwaltungstool zur Verfolgung von Ausgaben, Kapazitätsplanung und Schätzung der Teamverfügbarkeit verwendet werden.
Wie sieht ein Stundenzettel aus?
Ein Standard-Stundenzettel oder Stundenzettel, ob auf Papier oder in Software, verwendet ein Raster, um die Zeit darzustellen, die pro Tag für bestimmte Aufgaben und/oder Projekte aufgewendet wird.
Stundenzettel enthalten in der Regel die folgenden Informationen:
- Name des Mitarbeiters
- Zahlungszeitraum
- Datum gearbeitet
- Jeden Tag gearbeitete Stunden
- Gesamtarbeitszeit pro Woche
Sie können jedoch verlangen, dass Mitarbeiter zusätzliche Informationen wie ihre ID-Nummer (falls relevant), Stundensatz, Überstunden, Mittagspausen, Kilometerstand, Freizeit usw. eingeben. Es kann auch von Vorteil sein, wenn Mitarbeiter, insbesondere Berater und Auftragnehmer, ihre Arbeitswoche nach Aufgabe und Projekt aufteilen.
Warum sollten meine Mitarbeiter Timesheets verwenden?
Ein Timesheet oder Stundenzettel hat folgende Vorteile:
#1. Die Lohnabrechnung wird vereinfacht
Wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeitern haben, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, wie viele Stunden jeder einzelne pro Woche gearbeitet hat. Wenn Sie einen Mitarbeiter für weniger Zeit bezahlen, als er gearbeitet hat, können Sie außerdem den Anschein erwecken, als würden Sie Einnahmen stehlen. Da Stundenzettel die vollständige Anzahl der von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden leicht verfügbar machen, reduzieren sie zahlreiche Probleme bei der Gehaltsabrechnung.
#2. Transparente interne Praktiken
Indem Sie von allen Mitarbeitern verlangen, einen Arbeitszeitnachweis oder Stundenzettel zu verwenden, können Sie einer häufigen Mitarbeiterbeschwerde entgegenwirken, dass einige Teammitglieder weniger arbeiten und mehr bezahlt werden. Ihr Team wird wissen, dass alle die gleichen Richtlinien befolgen und dass ihre Stunden erfasst werden, wenn Sie Zeiterfassungssoftware verwenden.
#3. Transparente Kundenabrechnung
Wenn Sie Ihren Kunden stundenweise abrechnen, besteht immer die Möglichkeit, dass einer von ihnen den von Ihnen berechneten Gesamtbetrag anfechten würde. Sie können Ihren Stundenzettel verwenden, um nachzuweisen, dass Sie die Zeit gearbeitet haben, für die Sie den Kunden bezahlen. Die Bezahlung sollte dann (hoffentlich) gleich um die Ecke sein.
#4. Verbessertes Projektmanagement
Arbeitszeittabellen helfen bei der Verfolgung und Verwaltung von Projekten in zwei Hauptbereichen. Erstens zeigen Arbeitszeittabellen, wie viel Zeit verschiedene Jobs benötigen, die Sie dann in zukünftige Initiativen einbeziehen können. Zweitens zeigt ein Stundenzettel, welcher Mitarbeiter am wenigsten Zeit braucht, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. So wissen Sie, welches Personal Sie Ihren wichtigsten Aufgaben zuweisen müssen.
#5. Effizienz am Arbeitsplatz
Sie können die Geschwindigkeit und Effizienz Ihres Betriebs steigern, indem Sie Ihre produktivsten Mitarbeiter identifizieren. Sie können auch Geld sparen, weil schnellere Arbeiter mehr Jobs annehmen können.
Anwendungen von Stundenzetteln
Ein Stundenzettel kann in einer Vielzahl von Situationen nützlich sein, darunter:
#1. Lohn-und Gehaltsabrechnung
Arbeitgeber verwenden Arbeitszeittabellen, um Arbeitsstunden, Urlaub, Rückstellungen und Änderungen für die Gehaltsabrechnung zu verfolgen. Arbeitgeber können auch Zeiterfassungssoftware verwenden, um einen nachverfolgbaren Workflow für die Genehmigung der Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die häufigste Ursache für Probleme bei der Gehaltsabrechnung ist eine fehlerhafte Dateneingabe. Softwaresysteme zur Zeiterfassung reduzieren Dateneingabefehler und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Gehaltsabrechnung.
# 2. Management Accounting
Arbeitszeittabellen sind ein äußerst nützliches Werkzeug im Management Accounting. Sie unterstützen Manager bei der Aufzeichnung von Start- und Endzeiten von Aufgaben. Dies ist nützlich, wenn Manager wissen müssen, welche Jobs die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und Bereiche identifizieren müssen, die zu Verzögerungen bei der Arbeit führen.
Dienstleistungsbranchen:
#1. Arbeitszeittabellen der Anwaltskanzlei
Für Anwaltskanzleien ist es von entscheidender Bedeutung, genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten und die Dienstleistungen zu führen, die sie ihren Kunden erbringen. Anwaltskanzleien können Arbeitszeittabellen verwenden, um Rechnungen basierend auf den Kundendienstzeiten nachzuverfolgen.
#2. Stundenzettel für Freiberufler
Für unabhängige Auftragnehmer ist Zeit Geld. Da viele Freiberufler Kunden stundenweise abrechnen, ist die richtige Zeitmessung von entscheidender Bedeutung. Das Wissen um die Zeit, die für Projekte aufgewendet wird, wird für Menschen schwierig, die in einem anderen Bereich als ihre Kunden arbeiten. Ein Freiberufler kann die aufgewendete Zeit genau überwachen und die Aufzeichnungen mit Kunden teilen, indem er ein Zeiterfassungssystem verwendet. Auf diese Weise können Kunden nachvollziehen, wohin ihr Geld fließt, und Freelancer erhalten genaue Aufzeichnungen.
#3. Stundenzettel für Buchhalter
Die Gewinne von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften werden davon bestimmt, wie effizient ihre Mitarbeiter ihre Zeit mit Kunden verbringen. Hohe Auslastung und Abrechnungsfähigkeit führen zu großen Einnahmen. Buchhaltungsfirmen können Stundenzettel und Zeiterfassungssoftware verwenden, um sowohl ihre Rechnungen als auch ihre Zeit im Auge zu behalten. Die Wahl der richtigen Software ist daher ein zentrales Thema für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.
Vorlage für Stundenzettel
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Stundenzettel oder Arbeitszeitnachweis erstellen, werden Sie höchstwahrscheinlich die besten Ergebnisse erzielen, wenn Sie mit einer Vorlage beginnen. Im Folgenden finden Sie zwei Microsoft-Vorlagen für Arbeitszeittabellen:
Die erste Arbeitszeittabellenvorlage ist ein einfacher Stundenzettel, der die Start-, End- und Mittagspausenzeiten des Mitarbeiters für jeden Arbeitstag anzeigt. Sie erhalten auch eine Aufschlüsselung der Gesamtarbeitszeit in Normal- und Überstunden sowie eine Erinnerung daran, wie viele Stunden die Arbeitswoche Ihres Unternehmens ausmachen. Oben werden Ihr Name und der Name des Mitarbeiters angezeigt.
Die zweite Stundenzettelvorlage ist für Geschäftsinhaber gedacht, die ihre Kunden stundenweise abrechnen. Diese wöchentliche Arbeitszeittabelle enthält neben dem Namen, der Adresse und der Unterschrift Ihres Unternehmens einen Kundencode, einen Projektcode und die abrechenbaren Arbeitsstunden. Wenn Ihre Mitarbeiter jeden Tag an vielen abrechenbaren Aufgaben arbeiten, fügen sie möglicherweise zusätzliche Zeilen hinzu. Viele Zeit- und Anwesenheitssoftwarelösungen ermöglichen es Ihnen, personalisierte Stundenzettel zu erstellen.
Kostenloser Stundenzettel-Rechner
Ein kostenloser Stundenzettelrechner kann Ihnen sagen, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben. Ist es wirklich so einfach? Sie müssen einen Mitarbeiter für die geleistete Arbeitszeit bezahlen, was die Verwendung eines kostenlosen Rechners erfordert, um seine Stunden auf einem Arbeitszeitblatt zu berechnen. Dies hilft Ihnen bei der Budgetierung und Bezahlung Ihres Personals.
Lesen Sie auch: ZEITBLATT: Wie es funktioniert, Vorlage & Unterschiede
Ein kostenloser Arbeitszeittabellenrechner kann Ihrer Organisation helfen, indem er sicherstellt, dass die Mitarbeiter für die geleisteten Arbeitsstunden entlohnt werden. Ein kostenloser Arbeitszeitblattrechner hilft auch dabei, Fehler darüber zu reduzieren, wann ein Mitarbeiter seine Arbeit begonnen und beendet hat. Manuelle Arbeitszeittabellenberechnungen können negative Auswirkungen auf viele Unternehmen haben.
Arbeiter können Fehler machen, selbst wenn sie die besten Absichten haben, ihre Stundenzettel zu vervollständigen. So leicht kann ein Unternehmen aufgrund eines einzigen Blattes Papier oder einer einfachen Tabellenkalkulation Geld verlieren. Ohne eine genaue Aufzeichnung werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter falsch sein, und Sie werden den Preis dafür zahlen.
Muss ich eine bestimmte Zeitmessungsmethode verwenden?
Sie können jede gewünschte Zeiterfassungsmethode verwenden, solange sie die vom Arbeitsministerium geforderten Informationen genau aufzeichnet.
Arbeitgeber verwenden normalerweise einen von zwei Ansätzen, um die Zeit zu erfassen:
#1. Stundenzettel
Ein Stundenzettel erfasst die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters pro Tag und Woche. Sie sind häufig flexibler als Stechuhren und lassen sich leichter ändern, wenn ein Mitarbeiter einen Fehler macht. Sie sind jedoch weniger genau als Stechuhren, da der Mitarbeiter jeden Stundenzettel manuell ausfüllen muss.
#2. Stechuhren
Stempeluhren zeichnen die genaue Zeit auf, zu der Mitarbeiter ein- und ausstempeln (dh mit der Arbeit begonnen und aufgehört haben). Wenn ein Mitarbeiter ausstempelt, berechnen die meisten Stempeluhren automatisch die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Wenn Sie verfolgen möchten, wann Mitarbeiter arbeiten und Pausen machen, kann dies eine hervorragende Lösung sein. Es kann schwieriger sein, Probleme zu beheben, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter vergisst, sich ein- und auszustempeln.
Tipps zur Verwendung von Arbeitszeittabellen
Arbeitszeittabellen können ein hervorragendes Werkzeug sein, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und die FLSA-Vorschriften einzuhalten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch nie Arbeitszeittabellen verwendet haben, finden Sie hier einige Hinweise für den Einstieg:
- Untersuchen Sie jeden Stundenzettel, bevor Sie ihn genehmigen. Wenn ein Stundenzettel falsch ist, geben Sie ihn an den Mitarbeiter zurück, damit alle notwendigen Änderungen vorgenommen werden können.
- Für jeden Gehaltszyklus müssen die Mitarbeiter die Arbeitszeittabellen bis zum selben Tag einreichen. Sie können zwar kein Gehalt einbehalten, wenn ein Mitarbeiter es versäumt, einen Stundenzettel einzureichen, aber die Einführung dieser Regel kann dazu beitragen, die Gewohnheit aufzubauen und sicherzustellen, dass Sie solide Aufzeichnungen führen.
- Fordern Sie Mitarbeiter auf, alle geleisteten Arbeitszeiten aufzuzeichnen, einschließlich Schulungen, Fahrten zur Arbeit und Zeit, die Sie außerhalb des Büros verbracht haben. Wenn eine Person beispielsweise ihre geschäftlichen E-Mails außerhalb ihres normalen Arbeitstages überprüft, sollte sie die Zeit im Auge behalten.
- Aufzeichnungen machen. Um Ihre Aufzeichnungen konsistent und organisiert zu halten, verwenden Sie für jeden Mitarbeitertyp dieselbe Art von Arbeitszeittabellen.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Software. Digitale Stundenzettel können Ihnen helfen, Zeit bei administrativen Aufgaben zu sparen, alle Stundenzettel einheitlich zu halten und das Auffinden von Informationen zu erleichtern. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter nicht verpflichtet, ein physisches Stück Papier zu führen oder einen Nachweis über ihre Arbeit zu erbringen.
Was ist eine Stundenzettel-Software?
Timesheet-Software wird verwendet, um Teamarbeitsstunden zu verfolgen und den Gehaltsabrechnungsprozess zu vereinfachen. Moderne Software hat sich auch so entwickelt, dass sie Funktionen enthält, die die Zeit verfolgen, die für die Ausführung jeder Aufgabe benötigt wird, und Manager dabei unterstützt, das Projekt auf Kurs zu halten.
Tatsächlich kann eine Timesheet-Software praktisch jede Facette des Zeitmanagements in einem Projekt überwachen und nachverfolgen. Neben der einfachen Aufzeichnung der Zeit, die ein Team für eine Aufgabe aufwendet, kann die Software auch Zeitpläne, Ressourcen und andere Variablen im Zusammenhang mit der Aufgabenausführung verfolgen.
Herkömmliche Stundenzettel vs. Online-Zeitzettel-Software
Arbeitszeittabellen sind notwendig, um die Teamstunden im Auge zu behalten, aber lohnt es sich, in eine Online-Zeiterfassungssoftware zu investieren, oder kann eine herkömmliche Zeiterfassungstabelle ausreichen? Beachten Sie die folgenden Unterscheidungen:
#1. Anpassbar
Ein Vorteil der Verwendung eines Online-Stundenzettels gegenüber herkömmlichen Methoden wie Zeiterfassungsblättern und Zeitkarten besteht darin, dass Sie sie an die Struktur Ihres Unternehmens anpassen können. Nicht alle Unternehmen sind gleich; Sie sind in verschiedenen Branchen tätig und haben einzigartige Anforderungen an die Gehaltsabrechnung.
# 2. Berichterstattung
Das Problem bei Arbeitszeittabellenvorlagen in Papierform sowie bei elektronischen Arbeitszeittabellen, die in Excel oder Google Sheets erstellt wurden, besteht darin, dass es sich um Dateninseln handelt. Sie sind funktional, gehen aber nicht über die Mindestanforderungen eines Stundenzettels hinaus. Im Gegensatz dazu bietet ein Online-Stundenzettel ein zentrales Repository, auf das zugegriffen werden kann, um Berichte zu erstellen, die Managern einen Einblick in die Arbeitsweise ihrer Teams sowie Informationen zur Verfolgung der Projektzeit geben.
#3. Sicherheit
Der Besitz einer Online-Zeiterfassungssoftware ermöglicht es, diese elektronisch zu sperren, sodass niemand die darin enthaltenen Informationen ändern kann. Sobald das Management eine Arbeitszeittabelle eines Mitarbeiters genehmigt hat, kann es diese schützen, um sicherzustellen, dass das, was bei der Gehaltsabrechnung eingeht, mit dem übereinstimmt, was es beobachtet hat. Niemand kann hereinkommen und die Zahlen fälschen.
#4. Einfacher Zugriff
Gedruckte Stundenzettel müssen physisch ausgestellt und digitale Kopien elektronisch gesendet werden. Eine Online-Zeiterfassungssoftware hingegen ist jederzeit und von jedem Ort aus verfügbar. Wenn Sie Teams leiten, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, können sie sich in ihre Arbeitszeittabelle einloggen, um sie zu aktualisieren, ohne darauf warten zu müssen, dass Sie sie ihnen geben.
Wie kann ich mein eigenes Arbeitszeitblatt erstellen?
Für die Erstellung Ihres Stundenzettels benötigen Sie folgende Angaben:
- Das Datum
- Der Job oder die Schicht
- Die Zeiten, zu denen sie einstempeln (vor und nach dem Mittagessen)
- Die Zeiten, die sie ausstempeln (vor und nach dem Mittagessen)
- Ihre Gesamtstundenzahl
- Die Gesamtzahl der Überstunden
- Ihre Gesamtzahl der Krankenstunden
Welche 3 Arten von Arbeitszeittabellen gibt es?
Es gibt drei Arten von Stundenzetteln:
- Tägliche Stundenzettel.
- Wöchentliche Stundenzettel.
- Zweiwöchentliche Stundenzettel.
Was ist ein Stundenzettel für Arbeitszeiten?
Ein Stundenzettel ist eine Möglichkeit, die Zeit zu verfolgen, die Mitarbeiter mit der Arbeit verbringen – dieser Ansatz umfasst das Ausfüllen der Start- und Endzeiten für Mitarbeiter sowie der Projekte und Aktivitäten, an denen sie gearbeitet haben, im Allgemeinen auf Papier.
Sind Stundenzettel notwendig?
Arbeitszeittabellen sind ein wesentlicher Bestandteil der Gehaltsabrechnung, der Kundenrechnungsstellung und der Gehaltsabrechnung für Remote-Mitarbeiter. Stundenzettel dienen als gesetzliche Grundlage, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter eine angemessene Vergütung, Sozialleistungen und Freizeit erhalten.
Kann ich Excel für Arbeitszeittabellen verwenden?
Sie können sicherlich. Mit dieser Excel-Arbeitszeitblattvorlage können Sie Ihre Stunden für jeden Wochentag erfassen, einschließlich Überstunden, Krankheit, Urlaub und Urlaubszeit. Die Vorlage enthält Algorithmen zur Berechnung der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und des zu zahlenden Betrags in Abhängigkeit von Ihrem Stundensatz.
Wie erstellt man eine Arbeitszeittabelle in Word?
Durch die Nutzung von Microsoft. Starten Sie einfach die Software und folgen Sie aufmerksam den Schritten, bis Sie Ihre Ziele erreichen.
Wer ist für Stundenzettel verantwortlich?
Die Geschäftsinhaber. Der Arbeitgeber ist nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) verpflichtet, Aufzeichnungen über die von den Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden zu führen, und während viele Unternehmen auf die Unterstützung der Mitarbeiter über einen Stundenzettel oder eine Stechuhr angewiesen sind, ist der Arbeitgeber letztendlich verantwortlich.
Wie pflegt man ein Arbeitszeitblatt?
Sie können Ihre Arbeitszeittabellen verwalten, indem Sie Ihren Teammitgliedern den Wert der Zeiterfassung vermitteln, die Mitarbeiter dazu ermutigen, Arbeitszeittabellen täglich auszufüllen, Automatisierung nutzen und Auftragsschätzungen erstellen.
Was ist ein anderer Name für Time Sheet?
Stundenzettel werden auch als Tabelle, Liste, Dienstplan, Stundenplan, Strichliste und Anhang bezeichnet.
Zusammenfassung
Wenn Sie Bedenken haben, Arbeitszeittabellen in Ihrer Organisation zu implementieren, denken Sie daran, dass sie nicht schwer sein müssen. Die meisten Zeiterfassungsprogramme enthalten Anleitungen oder Videos, die Ihnen helfen, Zeiteinträge hinzuzufügen und alles zu verwalten, was Sie brauchen. In der heutigen Zeit der Telearbeit ist es entscheidend, von papierbasierten Stundenzetteln auf digitale umzusteigen.
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Bibliographie
